郵件標籤 – 標誌、重要性等級、敏感度等級和類別

1.1 在發送前為單個郵件添加標誌或提醒

在郵件窗口中撰寫/回覆/轉寄郵件時，我們可以輕鬆地為郵件添加後續標誌、自定義標誌或提醒。

1.1.1 在發送前為單個郵件添加後續標誌

在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊郵件 > 後續，然後從下拉菜單中選擇所需的標誌。

然後您會看到標誌信息被添加到郵件頭上方，如下圖所示：

提示：
(1) 如果回覆/轉寄郵件嵌入在閱讀窗格中，則需要點擊彈出按鈕以在郵件窗口中顯示回覆/轉寄郵件。

(2) 發送此郵件後，後續標誌  將自動顯示在郵件列表中已發送郵件旁邊，並且已發送郵件也會自動添加到待辦清單中。

(3) 這類後續標誌僅在寄件者的Outlook中有效。收件人不會收到後續標誌。

1.1.2 在發送前為單個郵件添加自定義標誌或提醒

如果需要為當前撰寫、回覆或轉寄的郵件添加自定義標誌或提醒，您可以按照以下步驟操作：

1. 在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊郵件 > 後續 > 自定義或添加提醒（根據需要）。

注意：如果回覆/轉寄郵件嵌入在閱讀窗格中，則需要先點擊彈出按鈕以在郵件窗口中顯示回覆/轉寄郵件。

2. 在自定義對話框中，進入標記給我部分，並執行以下操作：
(1) 在標記至方框中輸入標記文字；
(2) 根據需要指定開始日期和截止日期；
(3) 如果需要為郵件添加提醒，請勾選提醒選項，並根據需要指定提醒日期和時間。

3. 點擊確定按鈕。

4. 撰寫並發送郵件。

1.2 自動標記所有外發郵件

如果需要自動標記所有外發郵件，可以創建規則來實現。

1. 在郵件視圖中，點擊首頁 > 規則 > 管理規則與警報。

2. 在規則與警報對話框中，點擊電子郵件規則標籤下的新建規則。

3. 在規則嚮導中，點擊以突出顯示應用規則於我發送的郵件，然後點擊下一步 按鈕。

4. 在第二個規則嚮導中，不勾選任何條件，直接點擊下一步。然後在彈出的Microsoft Outlook對話框中，點擊是繼續。

注意：如果您只想為符合特定條件的郵件添加標誌，可以勾選特定選項並指定條件，然後點擊下一步按鈕。

5. 在第三個規則嚮導中：
(1) 在第一步部分勾選在若干天內標記郵件的操作選項；
(2) 點擊第二步部分中帶下劃線的文字 在若干天內操作；
(3) 在彈出的標記郵件對話框中，根據需要指定標記文字和提醒持續時間，然後點擊確定；
(4) 現在返回到規則嚮導，點擊下一步。

6. 在第四個規則嚮導中，直接點擊下一步。

提示：在此處我們可以設置例外情況以運行此規則。如有必要，根據需要指定規則例外。

7. 在最後一個規則嚮導中，命名規則，指定運行規則選項，並點擊完成 按鈕。

有時候，會彈出警告Microsoft Outlook對話框，點擊確定 按鈕關閉它。

8. 然後我們回到規則與警報對話框，點擊確定關閉它。

從現在起，所有外發郵件都將自動標記。

注意：
(1) 如果我們關閉Outlook，該規則將不會標記外發郵件。
(2) 該規則只會在寄件者的Outlook中為已發送項目添加標誌，收件人不會收到標誌信息。

2.1 將一封郵件標記為重要

當您正在撰寫新郵件或在Outlook中回覆/轉寄郵件時，可以為郵件添加或更改優先順序。
在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊高優先順序或低優先順序按鈕，直接為當前編輯的郵件設置優先順序。

注意：

(1) 如果高優先順序或低優先順序按鈕已經被高亮顯示，您可以再次點擊該按鈕以取消郵件的優先順序。

(2) 或者，您可以點擊錨點  位於 標籤 組的右下角 郵件 標籤以啟用屬性對話框，從 重要性 下拉列表中指定重要性優先順序，然後關閉對話框。

(3) 另外，在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，您也可以點擊文件 > 信息 > 屬性以打開屬性對話框，然後從重要性下拉列表中指定重要性優先順序。

(4) 當回覆或轉寄郵件嵌入在閱讀窗格中時，您可以直接點擊郵件標籤（撰寫工具）上的高優先順序或低優先順序 按鈕。

2.2 自動將所有新郵件標記為重要

如果您希望自動將所有外發郵件標記為高優先順序，可以按照以下方式配置Outlook選項：

1. 在郵件視圖中，點擊文件 > 選項以打開Outlook選項對話框。

2. 在Outlook選項對話框中，點擊左側邊欄中的郵件，進入發送郵件部分，並從默認重要性等級下拉列表中指定默認重要性。

3. 點擊確定按鈕。

從現在起，所有新郵件和回覆將自動標記為指定的默認重要性等級。然而，轉寄郵件將保留原始郵件的重要性等級。

2.3 注意事項

當收件人收到標記為不同優先順序的郵件時，他們會看到高優先順序郵件被紅色感嘆號標記  ，而低優先順序郵件被藍色向下箭頭標記  在郵件列表中，如下圖所示。

當收件人在閱讀窗格或郵件窗口中閱讀郵件時，重要性等級信息會添加到郵件頭下方，如上圖所示。

3.1 將郵件標記為機密、私密、個人或普通

在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，我們可以輕鬆地為當前郵件設置敏感度狀態，如下所示：

1. 在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊文件 > 信息 > 屬性以打開屬性對話框。

提示:
(1) 或者，您也可以通過點擊錨點  位於 標籤 組的右下角 郵件 標籤以打開屬性對話框。

(2) 如果回覆或轉寄郵件嵌入在閱讀窗格中，您可以點擊錨點  位於 標籤 組的右下角 郵件 標籤（撰寫工具).

2. 在屬性對話框中，從敏感度下拉列表中選擇所需的敏感度狀態，然後關閉對話框。

現在已為當前郵件設置了敏感度狀態，然後根據需要撰寫並發送郵件。

3.2 自動將所有新郵件標記為機密、私密、個人或普通

您還可以配置Outlook選項，自動為所有新郵件添加指定的敏感度狀態。

1. 在郵件視圖中，點擊文件 > 選項以打開Outlook選項對話框。

2. 在Outlook選項對話框中，點擊左側邊欄中的郵件，進入發送郵件部分，並根據需要指定默認敏感度等級。

3. 點擊確定按鈕。

從現在起，所有新郵件將自動設置為默認敏感度狀態。

提示：回覆和轉寄將保留原始郵件的敏感度狀態。

3.3 注意事項

1. 當收件人收到帶有敏感度狀態的郵件時，他們在閱讀窗格或郵件窗口中閱讀郵件時，將在郵件頭下方獲得敏感度狀態信息。

2. 敏感度等級為私密的郵件不會被收件人的收件箱規則轉寄或重定向。

我們還可以在Outlook中為新撰寫、回覆或轉寄的郵件添加一個或多個類別。

4.1 分類單個郵件

在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，您可以為郵件添加一個或多個類別，如下所示：

1. 在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊文件 > 信息 > 屬性以打開屬性對話框。

提示：

(1) 您也可以點擊錨點  位於 標籤 組的右下角 郵件 標籤以打開屬性對話框。

(2) 如果回覆或轉寄郵件嵌入在閱讀窗格中，您可以點擊錨點  位於 標籤 組的右下角 郵件 標籤（撰寫工具）以打開屬性對話框。

2. 在屬性對話框中，根據需要從類別下拉列表中指定類別，然後關閉對話框。

提示：
(1) 每次可以從類別下拉列表中指定一種顏色類別，並重複操作以添加多個顏色類別。

(2) 您也可以點擊類別 > 所有類別以打開顏色類別對話框。在新對話框中，根據需要創建、重新命名或刪除類別，或者必要時批量勾選多個類別。

(3) 在屬性對話框中，點擊類別 > 清空所有類別以移除當前編輯郵件的所有現有類別。
然後根據需要撰寫並發送郵件。

4.2 自動分類所有新郵件

在某些情況下，您可能需要自動分類所有外發郵件，或根據特殊條件分類外發郵件，您可以創建規則來實現。

1. 在郵件視圖中，點擊首頁 > 規則 > 管理規則與警報。

2. 在規則與警報對話框中，點擊電子郵件規則標籤下的新建規則按鈕。

3. 在規則嚮導中，點擊以突出顯示應用規則於我發送的郵件選項，然後點擊下一步 按鈕。

4. 在第二個規則嚮導中，不指定任何條件，直接點擊下一步 按鈕，然後在彈出的Microsoft Outlook對話框中點擊是 按鈕。

提示：如果您需要根據條件添加類別，可以勾選相應條件，並根據需要配置條件。

5. 在第三個規則嚮導中，請執行以下操作：
(1) 在第一步部分勾選將其分配到類別類別選項；
(2) 點擊第二步部分中帶下劃線的文字“類別”；
(3) 此時顏色類別對話框彈出，請根據需要勾選一個或多個顏色類別；
(4) 點擊確定按鈕；
(5) 在規則嚮導中點擊下一步 按鈕。

6. 在第四個規則嚮導中，如有必要，指定例外情況，然後點擊下一步按鈕。

7. 在最後一個規則嚮導中，在第一步部分命名新規則，在第二步部分勾選所需的運行選項，然後點擊完成按鈕。

注意：如果彈出警告Microsoft Outlook對話框，請點擊確定按鈕繼續。

8. 現在返回到規則與警報對話框，點擊確定按鈕保存更改並關閉它。

從現在起，所有外發郵件（或符合條件的郵件，如果您已指定）將自動添加指定的顏色類別。
提示：需要Outlook正常運行。如果Outlook未運行，規則將不會對外發郵件進行分類。

4.3 注意事項

類別將隨郵件一起發送給收件人。當收件人在Outlook中收到這些郵件時，他們將在郵件列表中郵件旁邊看到顏色類別，以及在閱讀窗格或郵件窗口中郵件內容頂部看到顏色類別。