郵件標籤－旗標、重要性等級、機密性等級與分類

1.1 在寄送前為單封郵件新增旗標或提醒

當您在郵件視窗中撰寫、回覆或轉寄郵件時，可輕鬆為郵件新增後續追蹤旗標、自訂旗標或設定提醒。

1.1.1 在寄送前為單封郵件新增後續追蹤旗標

在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點選郵件 > 後續追蹤，再依需求從下拉式選單中挑選旗標。

接著您會看到旗標資訊已新增至郵件標頭上方，如下圖所示：

提示：
（1）若回覆／轉寄的郵件內嵌於閱讀窗格中，請先點擊「彈出」按鈕，將郵件開啟於獨立視窗中。

（2）寄送此郵件後，後續追蹤旗標將自動顯示於郵件清單中已傳送郵件的旁邊，且該郵件也會自動加入待辦清單。

（3）此類後續追蹤旗標僅在寄件者的 Outlook 中有效，收件者不會收到該旗標。

1.1.2 在寄送前為單封郵件新增自訂旗標或提醒

如果您需要為目前撰寫、回覆或轉寄的郵件新增自訂旗標或提醒，請依下列步驟操作：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，按一下郵件 > 後續追蹤 > 自訂或新增提醒，依需求選擇。

備註：若回覆／轉寄的郵件內嵌於閱讀窗格中，請先點擊彈出按鈕，將郵件開啟於獨立視窗中。

2. 在「自訂」對話方塊中，前往為我標示旗標區段，並依下列步驟操作：
（1）在旗標文字方塊中輸入您的旗標文字；
（2）依需求設定開始日期與截止日期；
（3）如需為郵件新增提醒，請勾選提醒選項，並依需求指定提醒日期與時間。

3. 點擊確定按鈕。

4. 撰寫並寄送郵件。

1.2 自動為所有寄件郵件新增旗標

若需自動為所有寄件郵件新增旗標，可透過建立規則輕鬆達成。

1. 在郵件檢視畫面中，按一下首頁> 規則> 管理規則與警示。

2. 在「規則與警示」對話方塊中，於郵件規則索引標籤下，按一下新增規則。

3. 在規則精靈中，按一下以反白標示對我傳送的郵件套用規則，然後按一下下一步按鈕。

4. 在第二個規則精靈中，無需設定任何條件，直接點選下一步。接著，在跳出的 Microsoft Outlook 對話方塊中，點選是以繼續。

備註：若您只想為符合特定條件的郵件新增旗標，可勾選相應選項、設定條件後，點擊下一步按鈕。

5. 在第三個規則嚮導中：
（1）於 步驟 1 區段，勾選幾天後為郵件標示旗標選項；
（2）於 步驟 2 區段，點擊幾天後為郵件標示旗標的底線文字；
（3）在跳出的「為郵件標示旗標」對話方塊中，依需求設定旗標文字與提醒時間，然後按一下確定；
（4）返回規則嚮導後，立即按一下下一步。

6. 在第四個規則嚮導中，直接點選下一步。

提示：在此可設定例外狀況以執行此規則。如有需要，請依需求指定規則例外。

7. 在最後一個規則嚮導中，為規則命名並指定執行選項，然後點擊完成按鈕。

有時會跳出 Microsoft Outlook 警告對話方塊，請點擊確定按鈕將其關閉。

8. 返回「規則與警示」對話方塊後，按一下確定將其關閉。

從現在起，所有寄件郵件都會自動加上旗標。

注意事項：
（1）若關閉 Outlook，此規則將無法為寄件郵件加上旗標。
（2）此規則僅會為寄件者 Outlook 中的已傳送郵件加上旗標，收件人不會收到旗標資訊。

2.1 將單封郵件標示為重要

當您在 Outlook 中撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件時，可為該郵件新增或變更優先順序。
在撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，只需點擊高重要性或低重要性按鈕，即可立即設定目前郵件的優先順序！

注意事項：
（1）若高重要性或低重要性按鈕已處於醒目提示狀態，您可以再次按一下該按鈕，以取消郵件的重要性設定。

（2）或者，您也可以按一下位於標籤群組右下角的錨點，開啟訊息索引標籤的內容屬性對話方塊，從重要性下拉列表中指定重要性等級，然後關閉對話方塊。

（3）此外，在撰寫、回覆或轉寄郵件的新視窗中，您可點選檔案＞ 資訊＞ 內容屬性，開啟內容屬性對話方塊，並從重要性下拉式清單中指定重要性等級。

（4）當回覆或轉寄的郵件內嵌於閱讀窗格時，您可直接點擊位於訊息索引標籤（撰寫工具）上的高重要性或低重要性按鈕。

2.2 自動將所有新建郵件標示為重要

如果您希望自動將所有寄件郵件標示為高優先順序，可依下列步驟設定 Outlook 選項：

1. 在郵件檢視畫面中，按一下檔案＞ 選項，即可開啟 Outlook 選項對話方塊。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點選左側邊欄的郵件，前往傳送郵件區段，並從預設重要性等級下拉式選單中設定預設重要性。

3. 點擊確定按鈕。

從現在起，您傳送的所有新郵件與回覆郵件都會自動套用指定的預設重要性等級；轉寄郵件則會保留原始郵件的重要性設定。

2.3 注意事項

當收件人收到不同優先順序的郵件時，高優先順序郵件會在郵件清單中以紅色驚嘆號標示，而低重要性郵件則以藍色向下箭頭標示，如下圖所示。

當收件人在閱讀窗格或郵件視窗中查看郵件時，重要性等級資訊會如上圖所示，顯示於郵件標題下方。

3.1 將郵件標示為機密、私人、個人或一般

在新撰寫、回覆或轉寄郵件視窗中，我們可依下列步驟輕鬆為目前郵件設定機密性狀態：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，按一下檔案＞ 資訊＞ 內容屬性，即可開啟內容屬性對話方塊。

提示：
（1）您也可以點擊位於標籤群組右下角的錨點訊息索引標籤，即可開啟內容屬性對話方塊。

（2）若郵件的回覆或轉寄內容內嵌於閱讀窗格，請點擊位於標籤群組右下角的錨點，即可開啟訊息索引標籤（撰寫工具）。

2. 在內容屬性對話方塊中，請依需求從機密性下拉式選單中選擇適當的機密狀態，然後關閉對話方塊。

現在已為目前郵件設定機密性狀態，請依需求撰寫並傳送郵件。

3.2 自動將所有新建郵件標示為機密、私人、個人或一般

您也可以設定 Outlook 選項，讓所有新建立的郵件自動套用指定的機密性狀態。

1. 在郵件檢視畫面中，按一下檔案＞ 選項，即可開啟 Outlook 選項對話方塊。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點選左側邊欄的郵件，前往傳送郵件區段，並依需求設定預設機密性等級。

3. 點擊確定按鈕。

從現在起，所有新建郵件都會自動設定為預設機密性狀態。

提示：回覆與轉寄郵件時，將維持原始郵件的機密性狀態。

3.3 注意事項

1. 當收件人收到標有機密性狀態的郵件時，無論是在閱讀窗格或郵件視窗中開啟郵件，都會在郵件標題下方看到對應的機密性狀態資訊。

2. 機密性等級設為私人的郵件，將無法透過收件人的收件匣規則進行轉寄或重新導向。

我們也能為 Outlook 中新撰寫、回覆或轉寄的郵件新增一個或多個分類。

4.1 為單封郵件分類

在新撰寫、回覆或轉寄郵件視窗中，您可以依下列步驟為郵件新增一個或多個分類：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點選檔案＞ 資訊＞ 內容屬性，即可開啟內容屬性對話方塊。

提示：

（1）您也可以按一下位於標籤群組右下角的錨點，開啟訊息索引標籤，以開啟內容屬性對話方塊。

（2）若回覆或轉寄的郵件嵌入在閱讀窗格中，請點擊位於標籤群組右下角的錨點，即可在郵件索引標籤（編寫工具）中開啟內容對話方塊。

2. 在內容對話方塊中，請依需求從分類下拉選單指定分類，然後關閉對話方塊。

提示：
（1）您可以從分類下拉列表一次指定一個色彩類別，並重複此操作以新增多個顏色類別。

（2）您也可以點擊分類＞ 所有分類，即可開啟顏色類別對話方塊。在新對話方塊中，可依需求輕鬆建立、重新命名或刪除分類，必要時還能一次勾選多個分類！

（3）在內容對話方塊中，點擊分類＞ 清除所有分類，即可移除目前編輯郵件中的所有現有分類。
接著依需求撰寫並傳送郵件。

4.2 自動為所有新建郵件分類

在某些情況下，您可能希望自動為所有寄件郵件，或符合特定條件的寄件郵件進行分類，此時可透過建立規則輕鬆達成此目的。

1. 在郵件檢視畫面中，點擊首頁＞ 規則＞ 管理規則與警示。

2. 在「規則與警示」對話方塊中，點擊位於郵件規則索引標籤下方的新增規則按鈕。

3. 在規則精靈中，點選以反白顯示將規則套用於我傳送的郵件選項，然後點擊下一步按鈕。

4. 在第二個規則精靈中，無需設定任何條件，直接點擊下一步按鈕；接著在 Microsoft Outlook 對話方塊中，點擊是按鈕。

提示：若您想依條件為郵件新增分類，只需勾選對應條件，並依需求進行設定即可。

5. 在第三個規則嚮導中，請執行下列步驟：
（1）於 步驟 1 區段中，勾選「指派至分類類別」選項；
（2）於 步驟 2 區段中，點擊底線文字「分類」；
（3）在開啟的顏色類別對話方塊中，依需求勾選一個或多個顏色類別；
（4）點擊確定按鈕；
（5）於規則嚮導中點擊下一步按鈕。

6. 在第四個規則嚮導中，如有需要，請設定例外狀況，然後點擊下一步按鈕。

7. 在最後一個規則嚮導中，於 步驟 1 區段為新規則命名，並於 步驟 2 區段依需要勾選執行選項，然後點擊完成按鈕。

注意：若出現 Microsoft Outlook 警告對話方塊，請點擊確定按鈕以繼續。

8. 在返回「規則與警示」對話方塊後，請點擊確定按鈕以儲存變更並關閉對話方塊。

從現在起，所有寄件郵件（或符合您指定條件的郵件）將自動套用指定的顏色類別。
提示：此功能需 Outlook 持續執行。若 Outlook 未開啟，該規則將無法為寄件郵件分類。

4.3 注意事項

分類會隨郵件一併傳送給收件者。當收件者在 Outlook 中收到這些郵件時，便能在郵件清單中郵件旁側，以及閱讀窗格或郵件視窗內訊息頂端，看到對應的顏色類別。