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電子郵件標籤–標誌,重要性級別,敏感度級別和類別

在Outlook中,我們可以輕鬆地為接收到的電子郵件添加標記,顏色類別,標記重要性狀態,敏感度級別等。 同樣,我們也可以為新的撰寫,回复或轉發電子郵件添加這些屬性。 在這裡,本教程將指導您添加這些屬性,以便在Outlook中輕鬆編輯電子郵件。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.在電子郵件中添加標誌或提醒

1.1發送前在單個電子郵件中添加標記或提醒

在消息窗口中編寫/回复/轉發電子郵件時,我們可以輕鬆地在電子郵件中添加後續標記,自定義標記或提醒。

1.1.1在發送前將跟踪標誌添加到單個電子郵件中

在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 您的訊息 > 課後跟進,然後根據需要從下拉菜單中選擇一個標誌。

然後,您將看到在消息標題上方添加了標誌信息,如下圖所示:

保養竅門:
(1)如果在閱讀窗格中嵌入了答复/轉發消息,則需要單擊彈出按鈕以在消息窗口中顯示答复/轉發消息。

(2)發送此電子郵件後,後續標記  將自動顯示在郵件列表中已發送電子郵件的旁邊,並且已發送電子郵件也將自動添加到待辦事項列表中。

(3)這些跟進標誌僅在發件人的Outlook中起作用。 收件人將不會獲得後續標誌。

1.1.2在發送前在單個電子郵件中添加自定義標誌或提醒

如果您需要在當前的撰寫,回复或轉發電子郵件中添加自定義標誌或提醒,則可以執行以下操作:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 您的訊息 > 課後跟進 > 習俗 or 添加提醒 如你所需。

筆記:如果閱讀窗格中嵌入了回复/轉發消息,則需要單擊 彈出 按鈕,首先在消息窗口中顯示答复/轉發消息。

2。 在“自定義”對話框中,轉到 為我標記 部分,並執行以下操作:
(1)在 標記為 框;
(2)根據需要指定開始日期和截止日期;
(3)如果您需要為電子郵件添加提醒,請勾選 提醒 選項,然後根據需要指定提醒日期和時間。

3。 點擊 OK 按鈕。

4。 撰寫並發送電子郵件。

1.2自動標記所有外發電子郵件

如果您需要自動標記所有外發電子郵件,則可以創建一個規則來實現。

1。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

2。 在“規則和警報”對話框中,單擊“ 新規則電郵規則 標籤。

3。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 將規則應用於我發送的郵件,然後點擊 下一頁 按鈕。

4。 在第二個“規則嚮導”中,不要檢查任何條件,然後單擊“確定”。 下一頁 直。 然後在彈出的Microsoft Outlook對話框中,單擊 繼續前進。

筆記:如果只想為符合特定條件的電子郵件添加標記,則可以勾選特定選項並指定條件,然後單擊 下一頁 按鈕。

5。 在第三個規則嚮導中:
(1)勾選 標記要在幾天內採取行動的消息 在選項 步驟 部分;
(2)單擊帶下劃線的文本 在數天內採取行動步驟 部分;
(3)在彈出的“標記消息”對話框中,指定標記的文本並根據需要提醒持續時間,然後單擊 OK;
(4)現在,返回到“規則嚮導”,然後單擊 下一頁.

6。 在第四個規則嚮導中,單擊 下一頁 直。

保養竅門:在這裡我們可以設置例外來運行此規則。 如有必要,請根據需要指定規則例外。

7。 在最後一個“規則嚮導”中,為規則命名,指定運行規則選項,然後單擊 按鈕。

有時會彈出警告Microsoft Outlook對話框,請點擊 OK 按鈕將其關閉。

8。 然後我們回到“規則和警報”對話框,單擊 OK 關閉它。

從現在開始,所有外發電子郵件將被自動標記。

筆記:
(1)如果我們關閉Outlook,該規則將不會標記傳出電子郵件。
(2)該規則只會在發件人的Outlook中為已發送項目添加標誌,收件人不會獲得該標誌信息。


2.設置電子郵件的重要級別

2.1將一封電子郵件標記為重要

在Outlook中撰寫新電子郵件或答复/轉發電子郵件時,可以添加或更改電子郵件的優先級。
在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,點擊 非常重要 or 低重要性 按鈕直接設置當前編輯電子郵件的優先級。

筆記:
(1)如果 非常重要 or 低重要性 按鈕已經突出顯示,您可以再次單擊該按鈕以從電子郵件中取消重要性優先級。

(2)或者,您可以單擊錨點  在右下角 標籤 組上 您的訊息 標籤以啟用“屬性”對話框,然後從 重要性 下拉列表,然後關閉對話框。

(3)順便說一句,在新的撰寫,回复或轉發消息窗口中,您還可以單擊 文件 > 聯繫我們 > 氟化鈉性能 打開“屬性”對話框,然後從 重要性 下拉列表。

(4)在閱讀窗格中嵌入答复或轉發消息後,您可以單擊 非常重要 or 低重要性 上的按鈕 您的訊息 標籤 (撰寫工具)直接。

2.2自動將所有新電子郵件標記為重要

如果要自動將所有傳出電子郵件標記為高優先級,則可以如下配置Outlook選項:

1。 在郵件視圖中,單擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側邊欄中,轉到 發送消息 部分,然後從中指定默認重要性 默認重要性級別 下拉列表。

3。 點擊 OK 按鈕。

從現在開始,您發送的所有新電子郵件和回復將自動標記為指定的默認重要性級別。 但是,轉發電子郵件將仍然是原始電子郵件的重要性級別。

2.3注意事項

收件人收到標記為不同優先級的電子郵件時,他們將看到高優先級電子郵件以紅色感嘆號標記  ,低重要性電子郵件標有藍色向下箭頭  在消息列表中,如下圖所示。

收件人在閱讀窗格或消息窗口中閱讀電子郵件時,重要性級別信息將添加到消息標題下方,如上面的屏幕快照所示。


3.設置電子郵件的敏感度級別

3.1將郵件標記為機密,私人,私人或正常

在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,我們可以輕鬆地為當前電子郵件設置敏感狀態,如下所示:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 文件 > 聯繫我們 > 氟化鈉性能 打開“屬性”對話框。

保養竅門:
(1)另外,您也可以通過單擊錨點打開“屬性”對話框  在右下角 標籤 組上 您的訊息 標籤。

(2)如果閱讀窗格中嵌入了回复或轉發消息,則可以單擊錨點  在右下角 標籤 組上 您的訊息 標籤 (撰寫工具).

2。 在“屬性”對話框中,從 敏感 所需的下拉列表,然後關閉對話框。

現在,為當前電子郵件設置了敏感狀態,然後根據需要撰寫和發送。

3.2自動將所有新電子郵件標記為機密,私人,私人或正常

您還可以配置Outlook選項,以自動為所有新電子郵件添加指定的敏感狀態。

1。 在郵件視圖中,單擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側邊欄中,轉到 發送消息 部分,然後根據需要指定默認靈敏度級別。

3。 點擊 OK 按鈕。

從現在開始,所有新電子郵件將自動設置為默認的敏感狀態。

保養竅門:回復和轉發將保持原始電子郵件的敏感狀態。

3.3注意事項

收件人收到具有敏感狀態的電子郵件時,在閱讀窗格或消息窗口中閱讀郵件時,他們將在消息標題下方獲得敏感狀態信息。


4.在發送之前對電子郵件進行分類

我們還可以為Outlook中的新撰寫,回复或轉發電子郵件添加一個或多個類別。

4.1分類一封電子郵件

在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,您可以為電子郵件添加一個或多個類別,如下所示:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 文件 > 聯繫我們 > 氟化鈉性能 打開“屬性”對話框。

保養竅門:

(1)您也可以點擊錨點  在右下角 標籤 組上 您的訊息 選項卡以打開“屬性”對話框。

(2)如果閱讀窗格中嵌入了回复或轉發消息,則可以單擊錨點  在右下角 標籤 組上 您的訊息 標籤 (撰寫工具)以打開“屬性”對話框。

2。 在“屬性”對話框中,從 分類 所需的下拉列表,然後關閉對話框。

提示:
(1)您可以從 分類 一次下拉列表,然後重複添加多個顏色類別的操作。

(2)您也可以點擊 分類 > 所有類別 打開顏色類別對話框。 然後在新對話框中,根據需要創建,重命名或刪除類別,或者在必要時批量勾選多個類別。

(3)在“屬性”對話框中,單擊 分類 > 清除所有類別 從當前編輯電子郵件中刪除所有現有類別。
然後撰寫並根據需要發送電子郵件。

4.2自動對所有新電子郵件進行分類

在某些情況下,您可能需要自動對所有外發電子郵件或按特殊條件進行外發電子郵件分類,您可以創建一個規則來實現。

1。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

2。 在“規則和警報”對話框中,單擊 新規則 按鈕下 電郵規則 標籤。

3。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 將規則應用於我發送的郵件 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。

4。 在第二個“規則嚮導”中,單擊 下一頁 按鈕,不指定任何條件,然後單擊 Microsoft Outlook對話框中的按鈕。

保養竅門:如果需要按條件添加電子郵件的類別,則可以勾選相應的條件,並根據需要配置條件。

5。 在第三個規則嚮導中,請執行以下操作:
(1)勾選 將其分配給類別類別 在選項 步驟 部分;
(2)點擊帶下劃線的文字“ “在 步驟 部分;
(3)現在出現顏色類別對話框,請根據需要勾選一個或多個顏色類別;
(4)點擊 OK 按鈕;
(5)點擊 下一頁 規則嚮導中的按鈕。

6。 在第四個“規則嚮導”中,根據需要指定例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

7。 在最後一個“規則嚮導”中,在 步驟 部分中,根據需要在運行選項中打勾 步驟 部分,然後單擊 按鈕。

備註:如果彈出警告Microsoft Outlook對話框,請單擊 OK 按鈕繼續。

8。 現在,它返回到“規則和警報”對話框,單擊 OK 按鈕保存更改並關閉它。

從現在開始,所有外發電子郵件(或符合條件的電子郵件,如果已指定)將自動添加指定的顏色類別。
保養竅門:它要求Outlook定期運行。 如果Outlook未運行,則該規則不會對傳出電子郵件進行分類。

4.3注意事項

類別將通過電子郵件發送給收件人。 收件人在Outlook中收到這些電子郵件時,除了在郵件列表中的電子郵件之外,還將在閱讀窗格或消息窗口中的郵件內容頂部獲得顏色類別。


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