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Kutools for Office — 一套工具，五種功能。完成更多工作。

在Outlook中發送郵件時自動抄送或密送

Author Siluvia Last modified

Kutools for Outlook

如果您在Outlook中發送郵件時總是需要抄送或密送一份郵件副本，則每次都需要手動進行密送（Blind Carbon Copy）或抄送（Carbon Copy）。在Outlook中發送郵件時，沒有簡單的方法可以自動抄送或密送郵件，但借助Kutools for Outlook的自動抄送/密送功能，您可以輕鬆地為所有外寄郵件自動抄送或密送，或者自定義規則來管理Outlook中的抄送或密送郵件。

為所有外寄郵件自動抄送或密送

輕鬆自定義規則以控制發送郵件時的抄送或密送

為所有外寄郵件自動抄送或密送

您可以按照以下方式輕鬆為所有外寄郵件抄送或密送給自己或特定的人：

1. 請通過點擊 Kutools Plus > 自動 抄送 / 密送 > 規則管理 來應用該功能。

click Rule Manager feature

2. 在自動抄送/密送管理對話框中，點擊新建按鈕來創建一個新的抄送/密送規則。

click the New button to create a new cc/bcc rule

3. 在第一個規則嚮導中，直接點擊下一步按鈕，不選擇任何條件。然後會彈出一個 Kutools for Outlook 對話框，提醒您該規則將應用於所有發送的郵件，點擊 是 按鈕。

click the Next button directly without selecting any conditions

4. 在第二個 規則嚮導中，點擊下一步按鈕而不選擇任何例外。

click the Next button without selecting any exceptions

5. 在最後一個規則嚮導對話框中，您需要如下配置：

5.1) 在規則名稱框中，輸入規則的名稱；
5.2) 在 規則備註框中，輸入規則的簡要說明；
5.3) 點擊收件人按鈕以指定抄送或密送的收件人；
5.4) 點擊確定按鈕。

注意：在 設置規則選項部分中，如果您勾選了立即針對“收件匣”中的郵件運行此規則選項，創建的規則將立即在收件匣文件夾中執行；默認情況下，啟用此規則選項已勾選，如果您不想立即啟用此規則，請取消勾選它。

configure the operations in the dialog box

注意：點擊收件人按鈕後，會彈出選擇姓名對話框，請點擊選擇一個或多個聯繫人，點擊抄送或密送按鈕將所選聯繫人添加到抄送或密送字段，然後點擊確定按鈕。

click to select one or multiple contacts to add them to the CC or BCC fields

6. 當返回到 自動抄送/密送管理，您可以看到剛才創建的規則已列出，點擊 確定 保存規則。
提示： 您可以創建多個規則，如果取消勾選這些規則，這些未勾選的規則將不會生效。

the rule you created just now is listed inside

7. 現在您需要通過點擊 Kutools  Plus > 自動 抄送 / 密送 > 啟用自動抄送 / 密送 來啟用此功能，使此規則生效。

注意：您可以輕鬆啟用或禁用自動抄送 / 密送功能如下：

自動抄送 / 密送已啟用：
Auto CC / BCC is enabled

自動抄送 / 密送已禁用：
Auto CC / BCC is disabled

輕鬆自定義規則以控制發送郵件時的抄送或密送

您可以輕鬆自定義規則以控制在 自動抄送 / 密送管理 中發送郵件時的抄送或密送。
您可以：
創建一個抄送/密送規則，當從特定帳號發送郵件時自動抄送/密送；
創建一個抄送/密送規則，當發送郵件的主題包含特定關鍵字時自動抄送/密送；
創建一個抄送/密送規則，當發送郵件的附件名稱包含特定關鍵字時自動抄送/密送；
創建一個抄送/密送規則，當發送郵件給特定人員時自動抄送/密送等。

無論抄送/密送規則是簡單還是複雜，都可以在自動抄送 / 密送管理中輕鬆創建。

1. 請通過點擊 Kutools Plus > 自動 抄送 / 密送 > 規則管理 來應用該功能。

click Rule Manager

2. 在 自動抄送 / 密送管理對話框中，點擊新建按鈕來創建一個新的抄送/密送規則。

click the New button to create a new cc/bcc rule

3. 在第一個規則嚮導中，選擇並指定所需的條件，然後點擊下一步按鈕。

select and specify the conditions

4. 在第二個 規則嚮導中，選擇所需的例外，然後點擊 下一步按鈕。
注意： 當規則項目之間存在衝突時，例外條件優先於條件。

select the exceptions

5. 在最後一個 規則嚮導對話框中，請如下配置：

5.1) 在規則名稱框中，輸入規則的名稱；
5.2) 在規則備註框中，輸入規則的簡要說明；
5.3) 點擊收件人按鈕以指定抄送或密送的收件人；
5.4) 點擊確定按鈕。

configure the operations

注意：

1) 在 設置規則選項部分中，如果您勾選了立即針對“收件匣”中的郵件運行此規則選項，創建的規則將立即在收件匣文件夾中執行；默認情況下，啟用此規則選項已勾選，如果您不想立即啟用此規則，請取消勾選它。
2) 在步驟 2 框中，您可以直接點擊帶下劃線的文字來修改規則條件。

6. 當返回到自動抄送 / 密送管理時，點擊確定按鈕保存規則。

click OK button to save the rule

7. 點擊 Kutools > 抄送 / 密送 > 啟用自動抄送 / 密送 來啟用此功能。

注意：

1. 指定電子郵件帳戶以自動抄送 / 密送規則

這裡演示如何為自動抄送 / 密送規則指定電子郵件帳戶。

(1) 在第一個規則嚮導（對於指定永不阻止電子郵件帳戶，請轉至第二個 規則嚮導），勾選 通過指定帳戶條件並點擊帶下劃線的值；
(3) 在打開的文本包含對話框中，檢查您需要的郵件帳戶，然後點擊確定按鈕。見截圖：

Specify email accounts for auto CC / BCC rules

2. 添加多個關鍵字當創建或編輯自定義自動抄送/密送規則

在創建或編輯自定義自動抄送/密送規則時，您可以添加多個關鍵字來過濾主題、附件名稱、“收件人：”地址或正文。這裡我將以主題關鍵字為例。

(1) 在規則嚮導中，勾選主題包含特定詞語框，然後點擊帶下劃線的文字；
(2) 在文本包含對話框中，點擊新建按鈕；
(3) 在 搜索文本對話框中，輸入關鍵字，然後點擊添加 按鈕。如有必要，您可以重複此操作以添加多個關鍵字，並且這些關鍵字之間的關係是“AND”。然後點擊確定按鈕保存新添加的關鍵字。

Add multiple keywords when creating or editing custom auto cc/bcc rule

(6) 現在您返回到文本包含對話框。如果某些關鍵字項目已經存在，可以看到關鍵字項目之間的關係是“OR”。點擊確定 按鈕保存設置。

or and criteria are added

3. 在自定義自動抄送/密送規則中，當阻止條件與永不阻止條件衝突時，將首先執行永不阻止條件。
4. 在自動抄送 / 密送管理中，工具欄上有按鈕。
  • new button：點擊此按鈕創建一個新的自動抄送/密送規則。
  • edit button：選擇一個自動抄送/密送規則，然後點擊此按鈕進行編輯。
  • copy button：選擇一個自動抄送/密送規則，然後點擊此按鈕進行複製。
  • delete button：選擇一個自動抄送/密送規則，然後點擊此按鈕刪除它。
  • move up button：選擇一個自動抄送/密送規則，然後點擊此按鈕將其上移。
  • move down button：選擇一個自動抄送/密送規則，然後點擊此按鈕將其下移。
  • export button：點擊此按鈕導出所有自動抄送/密送規則。
  • import button：點擊此按鈕將自動抄送/密送規則導入管理器。
  • log button：點擊此按鈕查看操作日誌。
  • dispaly rule in multiple lines：如果您勾選此選項，上方規則描述框中的規則描述將根據管理器寬度自動換行。

more options in the dialog box

5. 勾選啟用旁邊的復選框以啟用所有規則。

Check the checkbox beside Enable to enable all rules

6. 支持Ctrl或Shift鍵選擇多個規則，並使用右鍵菜單批量複製或刪除所選規則。

Ctrl or Shift keys to select multiple rules for copying or deleting

7. 如果您在嚮導的最後一步未編輯備註，它將在規則列表中顯示部分規則，但實際上備註保持空白。

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