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在Outlook中發送電子郵件時自動抄送或密送

如果在Outlook中發送電子郵件時始終需要抄送或密送電子郵件副本,則每次都需要手動密送(密件抄送)或抄送(碳抄)。 在Outlook中發送電子郵件時,沒有簡單的方法可以自動抄送或密送電子郵件,但是 Kutools for Outlook自動CC / BCC 實用程序,您可以輕鬆地為所有外發電子郵件自動抄送或密件抄送,或者自定義規則以處理Outlook中的抄送或密件抄送電子郵件。

對所有外發電子郵件自動抄送或密件抄送

在發送電子郵件時輕鬆自定義用於控制抄送或密件抄送的規則


對所有外發電子郵件自動抄送或密件抄送

您可以輕鬆地抄送或密送自己或特定人員的所有外發電子郵件副本,如下所示:

1.請點擊來應用該實用程序 庫工具 > CC /密件抄送 > 規則管理員.

2。 在裡面 自動CC / BCC管理器 對話框中,單擊 按鈕以創建新的cc / bcc規則。

3.在第一 規則嚮導, 下一頁 直接選擇按鈕,無需選擇任何條件。 然後一個 Kutools for Outlook 彈出對話框,提醒您該規則將應用於所有發送電子郵件,單擊  按鈕。

4.在第二 規則嚮導,點擊 下一頁 按鈕,不選擇任何例外。

5.最後 規則嚮導 對話框,您需要配置如下。

5.1)在 規則名稱 在框中,輸入規則的名稱;
5.2)在 規則說明 在框中,輸入規則的簡短註釋;
5.3)點擊 接受者 按鈕以指定抄送或密件抄送收件人;
5.4)點擊 OK 按鈕。

備註: 在裡面 設定規則 方案 部分,如果您檢查 立即針對“收件箱”中的郵件運行此規則 選項,創建的規則將立即在“收件箱”文件夾中執行; 默認情況下, 啟用此規則 選項已選中,如果您不想立即啟用此規則,請取消選中它。

備註: 點擊後 收件人 按鈕,一個 選擇名字 對話框將會彈出,請單擊以選擇一個或多個聯繫人,然後單擊 CC or BCC 按鈕將所選聯繫人添加到“抄送”或“密件抄送”字段中,然後單擊 OK 按鈕。

6.返回到 自動CC / BCC管理器,您會看到其中列出了您剛才創建的規則,請點擊 OK 保存規則。
小提示: 您可以創建多個規則,如果您取消選中規則,則這些未選中的規則將不會生效。

7.現在,您需要通過單擊啟用功能 庫工具 > CC /密件抄送 > 啟用自動CC / BCC 使該規則生效。

筆記:您可以輕鬆啟用或禁用自動CC / BCC功能,如下所示:

自動CC / BCC已啟用:

自動CC / BCC已禁用:


在發送電子郵件時輕鬆自定義用於控制抄送或密件抄送的規則

您可以輕鬆自定義在發送電子郵件時控制抄送/密件抄送的規則 自動CC / BCC管理器 如你所願。
您可以:
從特定帳戶發送電子郵件時,創建抄送/密件抄送規則以自動抄送/密件抄送;
當發送電子郵件的主題包含特定關鍵字時,創建抄送/密件抄送規則以自動抄送/密件抄送;
當發送電子郵件的附件名稱包含特定關鍵字時,創建cc / bcc規則以自動cc / bcc;
向特定人員發送電子郵件等時,創建一個cc / bcc規則以自動cc / bcc。

無論cc / bcc規則是簡單還是複雜,您都可以輕鬆地在 自動CC / BCC管理器.

1.請點擊來應用該實用程序 庫工具 > CC /密件抄送 > 規則管理器。

2。 在裡面 自動CC / BCC管理器 對話框中,單擊 按鈕以創建新的cc / bcc規則。

3.在第一 規則嚮導,選擇並指定所需的條件,然後單擊 下一頁 按鈕。

4.在第二 規則嚮導,根據需要選擇例外,然後單擊 下一步按鈕。
備註: 當規則中項目之間發生衝突時,例外條件優先於條件。

5.最後 規則嚮導 對話框,請進行以下配置。

5.1)在 規則名稱 在框中,輸入規則的名稱;
5.2)在 規則說明 在框中,輸入規則的簡短註釋;
5.3)點擊 接受者 按鈕以指定抄送或密件抄送收件人;
5.4)點擊 OK 按鈕。

筆記:

1)。 在裡面 設定規則 方案 部分,如果您檢查 立即針對“收件箱”中的郵件運行此規則 選項,創建的規則將立即在“收件箱”文件夾中執行; 默認情況下, 啟用此規則 選項已選中,如果您不想立即啟用此規則,請取消選中它。
2)在 步驟 框,您可以直接單擊帶下劃線的文本以根據需要修改規則條件。

6.返回到 自動CC / BCC管理器,點擊 OK 按鈕以保存規則。

7。 點擊 庫工具 > CC /密件抄送 > 啟用自動CC / BCC 啟用此功能。

筆記:

1.為自動抄送/密件抄送規則指定電子郵件帳戶

在這裡演示如何為自動CC / BCC規則指定電子郵件帳戶。

(1)在第 規則嚮導 (要指定永不阻止電子郵件帳戶,請轉到第二個 規則嚮導),在 通過指定的帳戶條件 盒子裡 步驟 框;
(2)在 步驟 框中,單擊帶下劃線的值;
(3)在開頭 文本包含 對話框中,檢查所需的電子郵件帳戶,然後單擊 OK 按鈕。 看截圖:

2.在創建或編輯自定義自動抄送/密送規則時添加多個關鍵字

創建或編輯自定義自動抄送/密送規則時,可以添加多個關鍵字來過濾主題,附件名稱,“收件人:”地址或正文。 在這裡,我以主題關鍵字為例。

(1)在 規則嚮導,勾選 主題包含特定字詞 盒子裡 步驟 部分;
(2)在 步驟 框;
(3)在 文本包含 對話框中,單擊 按鈕;
(4)在 搜尋文字 對話框中,輸入關鍵字,然後單擊 加入 按鈕。 如有必要,您可以重複此操作以添加多個關鍵字,這些關鍵字之間的關係為“.
(5)點擊 OK 按鈕以保存新添加的關鍵字。

(6)現在回到 文本包含 對話。 如果某些關鍵字項已經存在,您可以看到 關鍵字項目之間的關係是“OR。 點擊 OK 按鈕保存設置。

3.在自定義自動cc / bcc規則中,當阻止條件與禁止阻止條件衝突時,它將首先執行禁止阻止條件。
4.在Auto CC / BCC管理器中,工具欄中有按鈕。
  • :單擊此按鈕可以創建新的自動抄送/密送規則。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕進行編輯。
  • :選擇一個自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其複制。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其刪除。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其向上移動。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其向下移動。
  • :單擊此按鈕可以導出所有自動cc / bcc規則。
  • :單擊此按鈕可將自動cc / bcc規則導入管理器。
  • :如果選中此選項,則上面的規則說明 規則說明 框將根據管理器寬度自動包裝。


Kutools for Outlook-為Outlook帶來100個高級功能,並使工作更加輕鬆!

  • 自動CC / BCC 根據規則發送電子郵件; 自動前進 自定義多封電子郵件; 自動回复 沒有交換服務器,還有更多自動功能...
  • BCC警告 -當您嘗試全部答复時顯示消息 如果您的郵件地址在“密件抄送”列表中; 缺少附件時提醒,還有更多提醒功能...
  • 在郵件對話中回复(全部)帶有所有附件; 回复許多電子郵件 片刻之間; 自動添加問候語 回复時將日期添加到主題中...
  • 附件工具:管理所有郵件中的所有附件, 自動分離, 全部壓縮,重命名全部,保存全部...快速報告, 計算選定的郵件...
  • 強大的垃圾郵件 習俗 刪除重複的郵件和聯繫人... 使您能夠在Outlook中做得更聰明,更快和更好。
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    sergeydru68@gmail.com · 1 years ago
    On this step:
    3. If you want to cc or bcc yourself when sending emails, please select... bla bla bla...
    - When window pop-ups... there is no filter field and the "Recipients" button is not completely visible, what kind of 4.5px WTF? ʅ_(ツ)_ʃ

    ··· Looked through the manual, but frankly, I still don't know what it's for. Need specific examples with videos
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    Jo Wilson · 4 years ago
    Is there any way you can turn off the notification that an email has been auto BCC'd? Very annoying!
    Thanks.
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      Office User · 3 years ago
      Agreed! The pop up is distracting. There should be a way to turn it off.
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    Susan Justice · 6 years ago
    I've tried using Auto BCC but it is not working. I've followed the instruction as detailed above. What am I missing?