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在Outlook中發送電子郵件時自動抄送或密送

新增一名作者 最後修改時間:2024-06-26

如果在Outlook中發送電子郵件時始終需要抄送或密送電子郵件副本,則每次都需要手動密送(密件抄送)或抄送(碳抄)。 在Outlook中發送電子郵件時,沒有簡單的方法可以自動抄送或密送電子郵件,但是 Kutools for Outlook自動CC / BCC 實用程序,您可以輕鬆地為所有外發電子郵件自動抄送或密件抄送,或者自定義規則以處理Outlook中的抄送或密件抄送電子郵件。

對所有外發電子郵件自動抄送或密件抄送

在發送電子郵件時輕鬆自定義用於控制抄送或密件抄送的規則


對所有外發電子郵件自動抄送或密件抄送

您可以輕鬆地副本或密送自己或特定人員所有外寄電子郵件的電子郵件副本,如下所示:

1.請點擊來應用該實用程序 庫工具 > CC /密件抄送 > 規則管理員.

2。 在裡面 自動CC / BCC管理器 對話框中,單擊 全新 按鈕建立新的副本/密件副本規則。

射擊自動 cc 密件抄送 2

3.在第一 規則嚮導, 下一頁 直接選擇按鈕,無需選擇任何條件。 然後一個 Kutools for Outlook 彈出對話框,提醒您該規則將應用於所有發送電子郵件,單擊 Permium Partner 按鈕。

4.在第二 規則嚮導,點擊 下一頁 按鈕,不選擇任何例外。

5.最後 規則嚮導 對話框,您需要配置如下。

5.1)在 規則名稱 在框中,輸入規則的名稱;
5.2)在 規則備註 框,輸入對該規則的簡短說明;
5.3)點擊 接受者 按鈕以指定抄送或密件抄送收件人;
5.4)點擊 OK 按鈕。

備註: 在裡面 設定規則 方案 部分,如果您檢查 立即針對“收件箱”中的郵件運行此規則 選項,創建的規則將立即在“收件箱”文件夾中執行; 默認情況下, 啟用此規則 選項已選中,如果您不想立即啟用此規則,請取消選中它。

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注意: 點擊後 收件人 按鈕,一個 選擇名字 彈出對話框,請點擊選擇一個或多個聯絡人,點擊 CC or BCC 按鈕將所選聯繫人添加到“抄送”或“密件抄送”字段中,然後單擊 OK 按鈕。

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6.返回到 自動CC / BCC管理器,您會看到其中列出了您剛才創建的規則,請點擊 OK 保存規則。
小提示: 您可以創建多個規則,如果您取消選中規則,則這些未選中的規則將不會生效。

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7.現在,您需要通過單擊啟用功能 庫工具 > CC /密件抄送 > 啟用自動CC / BCC 使該規則生效。

筆記:您可以輕鬆啟用或禁用自動CC / BCC功能,如下所示:

自動CC / BCC已啟用:

自動CC / BCC已禁用:


在發送電子郵件時輕鬆自定義用於控制抄送或密件抄送的規則

您可以輕鬆自訂發送電子郵件時控制副本/密件副本的規則 自動CC / BCC管理器 如你所願。
您可以:
建立抄送/密件副本規則,以在從特定帳戶發送電子郵件時自動副本/密件副本;
建立抄送/密件副本規則,當發送郵件的主題包含特定關鍵字時自動抄送/密件副本;
建立抄送/密件副本規則,當發送郵件的附件名稱包含特定關鍵字時自動抄送/密件副本;
建立抄送/密件副本規則,以便在向特定人員發送電子郵件等時自動副本/密件副本。

無論抄送/密件副本規則是簡單還是複雜,您都可以輕鬆地在 自動CC / BCC管理器.

1.請點擊來應用該實用程序 庫工具 > CC /密件抄送 > 規則管理器。

2。 在裡面 自動CC / BCC管理器 對話框中,單擊 全新 按鈕建立新的副本/密件副本規則。

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3.在第一 規則嚮導,選擇並指定您需要的條件,然後按一下 下一頁 按鈕。

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4.在第二 規則嚮導,根據需要選擇例外,然後單擊 下一步按鈕。
注意: 當規則中項目之間發生衝突時,例外條件優先於條件。

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5.最後 規則嚮導 對話框,請進行以下配置。

5.1)在 規則名稱 在框中,輸入規則的名稱;
5.2)在 規則備註 框,輸入對該規則的簡短說明;
5.3)點擊 接受者 按鈕以指定抄送或密件抄送收件人;
5.4)點擊 OK 按鈕。

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注意:

1)在 設定規則 方案 部分,如果您檢查 現在對「收件匣」中已有的郵件執行此規則 選項,創建的規則將立即在“收件箱”文件夾中執行; 默認情況下, 啟用此規則 選項已選中,如果您不想立即啟用此規則,請取消選中它。
2)在 步驟 2 框,您可以直接單擊帶下劃線的文本以根據需要修改規則條件。

6.返回到 自動CC / BCC管理器,點擊 OK 按鈕以保存規則。

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7。 點擊 庫工具 > CC /密件抄送 > 啟用自動CC / BCC 啟用此功能。

注意:

1.為自動抄送/密件抄送規則指定電子郵件帳戶

在這裡演示如何為自動CC / BCC規則指定電子郵件帳戶。

(1)在第 規則嚮導 (要指定永不阻止電子郵件帳戶,請轉到第二個 規則嚮導),在 通過指定的帳戶條件 並單擊帶下劃線的值;
(3)在開頭 文本包含 對話框中,檢查所需的電子郵件帳戶,然後單擊 OK 按鈕。 看截圖:

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2.在創建或編輯自定義自動抄送/密送規則時添加多個關鍵字

建立或編輯自訂自動副本/密件副本規則時,您可以新增多個關鍵字來過濾主題、附件名稱、「收件者:」位址或正文。這裡我以主題關鍵字為例。

(1)在 規則嚮導打勾 主題包含特定單字 框,然後是 c舔帶下劃線的文字;
(2)在 文本包含 對話框中,單擊 全新 按鈕;
(3)在 搜尋文字 對話框中,輸入關鍵字,然後單擊 添加 按鈕。 如有必要,您可以重複此操作以添加多個關鍵字,這些關鍵字之間的關係為“。 然後點擊 OK 按鈕儲存新新增的關鍵字。

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(6)現在回到 文本包含 對話。 如果某些關鍵字項已經存在,您可以看到 關鍵字項目之間的關係是“OR。 點擊 OK 按鈕保存設置。

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3. 在自訂自動副本/密件副本規則中,當封鎖條件與永不封鎖條件衝突時,將先執行永不封鎖條件。
4.在Auto CC / BCC管理器中,工具欄中有按鈕。
  • :單擊此按鈕可以創建新的自動抄送/密送規則。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕進行編輯。
  • :選擇一個自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其複制。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其刪除。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其向上移動。
  • :選擇自動cc / bcc規則,然後單擊此按鈕將其向下移動。
  • :單擊此按鈕可以導出所有自動cc / bcc規則。
  • :單擊此按鈕可將自動cc / bcc規則導入管理器。
  • 拍攝日誌按鈕:點擊此按鈕查看操作
  • :如果勾選此選項,則上面的規則說明 規則說明 框將根據管理器寬度自動包裝。

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5. 選中啟用旁邊的複選框以啟用所有規則。

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6.支援Ctrl或Shift鍵選擇多條規則,並使用右鍵選單批次複製或刪除選取的規則。

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7. 如果在精靈的最後一步中不編輯備註,則會在規則清單中顯示部分規則,但備註實際上保持為空。


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Comments (4)
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On this step:
3. If you want to cc or bcc yourself when sending emails, please select... bla bla bla...
- When window pop-ups... there is no filter field and the "Recipients" button is not completely visible, what kind of 4.5px WTF? ʅ_(ツ)_ʃ

··· Looked through the manual, but frankly, I still don't know what it's for. Need specific examples with videos
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Is there any way you can turn off the notification that an email has been auto BCC'd? Very annoying! Thanks.
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Agreed! The pop up is distracting. There should be a way to turn it off.
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I've tried using Auto BCC but it is not working. I've followed the instruction as detailed above. What am I missing?
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