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解鎖電子郵件的未來:使用 Kutools 的 AI 郵件助理提高 Outlook 效率

與您一起踏上變革之旅 庫工具' 人工智慧郵件助手,您的 Outlook 不再只是一個電子郵件用戶端,而是一個高效、清晰和洞察力的燈塔。這項開創性的工具超越了傳統的電子郵件管理,提供了複雜性和簡單性的結合,重新定義了您的溝通。透過利用 GPT-3.5 和 GPT-4 等先進 AI 模型的強大功能,AI 郵件助理全面提升了您的電子郵件體驗。它帶來了四個關鍵特徵: 回覆電子郵件,反應如此細緻入微,讓人感覺是您親自設計的; 最佳化電子郵件,完善您的資訊以獲得最大影響; 電子郵件摘要,將複雜的線索提煉成簡潔的概述;和 翻譯電子郵件,毫不費力地打破語言障礙。這不僅是對您的電子郵件例行程序的增強;這是一次徹底的檢修。

Kutools for Outlook 中的 AI 郵件助理是什麼?

為什麼要為您的 Outlook 選擇 AI 郵件助理?

如何設定AI郵件助理以提高郵件效率?

在您的工作流程中使用 AI 郵件助理並舉例

最大化AI郵​​件助理效率的技巧


Kutools for Outlook 中的 AI 郵件助理是什麼?

庫工具' 人工智慧郵件助手,其中脫穎而出 100+ 的進階功能 Kutools for Outlook,是精心打造的傑作 擴展辦公室。它代表了電子郵件創新的頂峰,將 GPT-3.5 和 GPT-4 等 AI 模型的功能與 Outlook 用戶的日常需求相融合。這 人工智慧郵件助手 透過四個關鍵功能改變您的 Outlook 體驗:

  • 回覆電子郵件:精心設計的回應能夠反映您的個人風格和語氣,得益於其深度學習功能,每個回應都彷彿直接來自您。
  • 最佳化電子郵件:增強您的電子郵件以確保清晰度和專業性,應用先進的語言模型來完善和潤色您的訊息。
  • 電子郵件摘要:對冗長的電子郵件線索進行簡潔摘要,採用自然語言處理來提取和呈現要點,節省您的時間和精力。
  • 翻譯電子郵件:透過將電子郵件翻譯成多種語言,使用複雜的語言模型進行準確且與上下文相關的翻譯,從而消除語言障礙。

透過將這些功能整合到您的日常電子郵件例程中, 人工智慧郵件助手 不僅簡化您的工作流程,還豐富您的溝通,確保您發送或接收的每封電子郵件都符合效率和效果的最高標準。

升級您的電子郵件體驗 Kutools for Outlook!釋放收件匣的潛力 超過100種方便的工具 旨在簡化您的電子郵件日常工作,滿足基本和高級需求。探索所有功能,無需承擔任何風險,即可獲得變革性的電子郵件體驗。 立即下載並簡化您的電子郵件任務!

為什麼要為您的 Outlook 選擇 AI 郵件助理?

在當今快節奏的數位世界中,有效的溝通是關鍵。這 人工智慧郵件助手 利用尖端的人工智慧技術,確保您的電子郵件不僅被閱讀,而且被感受、理解和欣賞。這是為了提升您的電子郵件遊戲,讓每次互動都更有意義、更有影響力。無論您是要管理大量的日常電子郵件還是專注於一條關鍵訊息,AI 郵件助理都是您的策略合作夥伴,確保您在通訊遊戲中保持領先地位。以下是一些 主要好處 此功能提供:

⚙️ 與 Outlook 無縫整合: 它專為 Outlook 設計,可在熟悉的環境中增強您的電子郵件體驗,確保直覺且有效率的工作流程。

📧 個人化電子郵件回覆: 它利用 GPT-3.5、GPT-4 和 Gemini 等人工智慧模型,製作反映您獨特風格和語氣的回复,確保每封電子郵件都感覺是您親自撰寫的。

✏️ 增強清晰度和專業性: 利用先進的語言模型來優化您的電子郵件,確保您發送的每個訊息的清晰度和專業性。

📄 高效率的電子郵件摘要: 採用自然語言處理來提供冗長電子郵件線程的簡明摘要,僅提取和呈現基本資訊。

🌍 語言翻譯能力: 透過複雜的模型打破語言障礙,實現準確翻譯,讓全球溝通變得輕鬆。

🔄 適應性學習: 不斷了解您的電子郵件行為和偏好,以更好地滿足您的需求,隨著時間的推移改進其幫助,在使用回覆電子郵件功能時提供更個人化的支援。系統會根據您的互動模式進行調整,以提高您回覆的準確性,確保回覆更加準確並適合您的溝通風格,最終帶來更有效率、更有效的電子郵件管理體驗。

節省時間的自動化: 自動執行日常電子郵件任務,例如組織電子郵件和安排後續行動,從而騰出時間來處理更重要的任務並提高整體工作效率。

🖥️ 用戶友好的界面: 具有直覺且易於導航的介面,使所有技術水平的使用者都能輕鬆增強電子郵件管理和溝通。

🔐 增強的隱私和安全性: 使用最新的加密和安全協定來確保您的電子郵件資料受到保護,讓您在通訊安全方面高枕無憂。


如何設定AI郵件助理以提高郵件效率?

改變您的電子郵件體驗 人工智慧郵件助手 距離酒店僅幾步之遙。在這裡,我們向您展示如何設定的逐步指南 人工智慧郵件助手 在您的 Outlook 中。

步驟一:安裝AI郵件助手

導航到 下載頁面 下載並安裝 Kutools for Outlook.


第二步:開啟AI郵件助理功能

1.安裝後 Kutools for Outlook,轉到 庫工具 選項卡,然後單擊 人工智慧郵件助手.

2。 “ 人工智慧郵件助手 窗格顯示在 Outlook 視窗的右側。

3. 同時, AI郵件助理使用指南 彈出對話框。介紹了AI郵件助理的四大功能。點選 下一頁 按鈕繼續。

備註:該彈框僅在您首次啟動AI郵件助理時才會出現。如果您以後想再次訪問本指南,只需單擊 按鈕。

4.另一個 AI郵件助理使用指南 彈出對話框。它介紹了 使用條款 這個工具的。點選 OK 關閉對話框。或點擊 上一頁 返回上一個 AI Mail Assistant 指南對話框。

保養竅門:
  • 目前我們不提供中間AI伺服器服務,也不提供客製化的AI模型 ExtendOffice。要使用 Al Mail Assistant,您需要註冊帳戶並從我們支援的 Al 提供者取得 API 金鑰。
  • 我們提供三種人工智慧提供者:
    OpenAI (受到推崇的), Google人工智慧 (免費),以及 蔚藍人工智慧.
    如果您不知道如何取得每個 AI 提供者的 API 金鑰,請按一下 學習如何 上面對話框中的連結可轉到教學頁面。
    或者如果您想快速取得API金鑰,您可以點擊 立即取得您的API金鑰 上面對話方塊中 OpenAI 和 GoogleAI 的連結可直接建立您的 API 金鑰。
  • 隱私和安全:
    ExtendOffice 嚴格保護您的個人隱私,不收集您的私人資料。您的敏感資訊(例如 API 金鑰)將被加密並僅儲存在您的電腦上。與 Al 的所有資料交換僅限於 Al 提供者和您的電腦之間,並且絕不會發送至 ExtendOffice.

步驟 3:設定 AI Mail Assistant 設定以供個人化使用

在AI郵件助理面板中,請點選 人工智慧配置 圖標打開 人工智能設置 對話框。您可以從三個方面進行設定: 人工智慧配置, 行動知識.

AI配置設定

轉到 人工智慧配置 在標籤 人工智能設置 對話框,請依照下列步驟操作:

1. 選擇AI提供者(OpenAI, Google人工智慧, 或者 蔚藍人工智慧) 來自 人工智慧提供者 下拉列表。

2. 將您的 API 金鑰複製並貼上到 API密鑰 文本框。

筆記:
  • 預設情況下,API 金鑰在貼上後將被隱藏。點擊並按住 圖標來顯示它。
  • 如果您不知道如何建立API金鑰,請點選對應的 如何在 OpenAI/GoogleAI/AzureAI 中建立 API 金鑰 對話框中的連結。

3. 選擇型號(GPT-3.5-渦輪, gpt-4-turbo-預覽, 或者 GPT-4) 來自 型號 下拉列表。

備註:“ gpt-4-turbo-預覽 model 支援回覆冗長的電子郵件,而 gpt-3.5-turbo 可能不支援。

4.最後,點擊 節省 按鈕。

尖端:
  • 如果您不配置 人工智慧提供者 訊息,當您使用 人工智慧郵件助手 實用程序,一個警告對話框 Kutools for Outlook 會彈出。 點擊 人工智能設置 AI提供者配置介面,以便您可以正常使用該實用程式。或者您可以點擊 沒有 暫時不要設定。
操作設定

AI提供者資訊配置完成後,進入 行動 選項卡來定義模型的角色,並指定它應在該角色中執行的任務。

行動 部分,有四個選項卡: 回覆電子郵件, 最佳化電子郵件, 電子郵件摘要翻譯電子郵件。導航到每個選項卡以自訂 角色提示命令提示符 根據您的喜好。

備註:為了您的方便,角色提示字元和命令提示字元的預設設定已預先配置。請隨意修改這些或建立新的以更好地滿足您的需求。

動作配置範例

例如,我想將電子郵件翻譯成法文。您可以執行以下操作:

  1. 導航到 翻譯電子郵件 ,在 行動 部分。
  2. 修改 命令提示符 在文本框中。
    在這裡,更改文字“請將以下內容翻譯成 繁體中文:” 到正文“請將以下內容翻譯成 法國:“。
  3. 點擊 節省 按鈕。

備註: 如果你想使用預設的 角色提示命令提示符 再次單擊 重設 按鈕。
尖端:如果您不知道角色提示字元和命令提示字元的含義,讓我們將它們分解為更簡單的術語。
  • 角色提示:這就像告訴 AI 戴什麼帽子或穿什麼鞋走路。如果你說,“成為客戶服務代理”,AI 就會戴上客戶服務帽子,像客戶服務代理一樣說話和思考。它使用客戶服務人員會使用的語言和建議。
  • 命令提示符:這就像給人工智慧一項特定的工作或任務。例如,如果您說“對此電子郵件寫一封友好的回复”,您就是在告訴人工智慧您需要它做什麼。然後,人工智慧會專注於以友好的方式撰寫回复,就像您所要求的那樣。

總之,角色提示設定了人工智慧假裝的身份,而命令提示告訴它在扮演該角色時要做什麼。

知識設定

若要提高 AI 回覆的準確性和上下文相關性,請訪問 知識 選項卡新增歷史電子郵件。

知識的作用是什麼?

知識 充當集中式本機資料庫,儲存歷史電子郵件資料。它透過分析和學習過去的電子郵件通訊來提高人工智慧回應的準確性和上下文相關性。

知識的運用

您可以 手動將歷史電子郵件新增至知識庫。 或 啟用自動新增功能 使得郵件發送後立即加入知識庫中,幫助AI系統更好地學習和適應。

手動添加

1。 點擊 手動添加 按鈕。

2.在彈出窗口中 手動添加 在對話方塊中,選擇您想要了解的電子郵件並點擊 OK.

  • 選擇 帳戶的所有電子郵件,勾選帳戶前的複選框
  • 選擇 一封一封的電子郵件,選取電子郵件前的複選框。
  • 選擇 最近一個月的電子郵件,點擊 最近一個月的電子郵件 鏈接;
    或選擇 最近一年的電子郵件,點擊 最近一年的電子郵件 鏈接。

3. 彈出對話框提醒您需要學習的電子郵件數量。點選 .

4. 彈出另一個對話框,提醒您已成功學習的電子郵件數量。點選 OK.

備註:如果該郵件已經學習過,或有重複郵件,或郵件內容過長,系統會自動跳過。
自動添加
  1. Check the 自動添加 複選框。
  2. 透過標記每個地址旁邊的複選框來選擇您想要新增的電子郵件地址。
  3. 點擊 節省 按鈕。

保養竅門:
  • 電子郵件加入 Knowledge 後,您可以看到 對話次數 總共學過的內容在右上角 知識 部分 人工智能設置 對話。
  • 無論你是否選擇 手動添加 or 自動添加 知識資料庫中的電子郵件 人工智能設置 對話框,電子郵件僅來自 發送的郵件 文件夾中。
    它只從對話中學習,這意味著存在來回對話。如果電子郵件只是發送出去而不是回覆鏈的一部分,則它將不會包含在學習過程中。

在您的工作流程中使用 AI 郵件助理並舉例

配置完成後 人工智慧郵件助手,您現在可以使用AI郵件助理的四大關鍵功能了。

回覆電子郵件:透過分析過去的電子郵件通訊來撰寫回复

想像一下,您收到了客戶發送的一封電子郵件,詢問有關您幾週前討論過的項目的詳細資訊。您無需手動梳理電子郵件,而是使用 人工智慧郵件助手's 回覆電子郵件 特徵。透過分析您過去的電子郵件通信,人工智慧會製作出全面且連貫的回复,捕捉有關項目的所有必要細節,反映您的個人語氣並確保通信的連續性。

1. 選擇您要回覆的電子郵件或電子郵件中的文字後,按一下 回覆電子郵件 中的圖標 人工智慧郵件助手 窗格。

備註:如果您選擇電子郵件中的文本,它將回复所選內容。否則,它將回覆整封電子郵件。

2。 點擊 產生 按鈕。

備註:生成過程中,如果您不想產生內容,可以點選 停止 按鈕。

3. 您可以看到產生的回覆會自動作為草稿插入到電子郵件正文中。

保養竅門:
  • 你可以點擊 複製 按鈕複製整個內容。
  • 你可以點擊 刷新 按鈕重新產生新回應。
  • 它還允許您複製文字的選定部分。反白顯示要複製的文字後,只需按 按Ctrl + C 鍵或右鍵單擊突出顯示的部分並選擇 複製 Ctrl+C 從上下文菜單。
  • AI產生的內容可能不正確,請在發送回覆之前考慮驗證重要資訊。
  • 點擊 選項 按鈕可以直接存取 操作設定 為了 回覆電子郵件 的功能 人工智能設置 頁。
    點擊 知識 按鈕可以直接存取 知識設定 ,在 人工智能設置 頁。

優化電子郵件:重新措詞使其清晰

在發送一封重要的電子郵件之前,您決定完善其內容以提高清晰度和影響力。透過選擇您的草稿並點擊 最佳化電子郵件 圖標, 人工智慧郵件助手 重新表達您的訊息,使其更加簡潔、有說服力和專業。這可以確保您的建議不僅得到好評,而且還得到充分理解,從而增加您獲得積極回應的機會。

1. 選擇草稿電子郵件或草稿電子郵件中要改寫的文字後,按一下 最佳化電子郵件 中的圖標 人工智慧郵件助手 窗格。

備註:如果您在電子郵件中選擇文本,它將優化所選內容。否則,它將優化整個電子郵件。

2。 點擊 產生 按鈕。

備註:生成過程中,如果您不想產生內容,可以點選 停止 按鈕。

3. 優化內容生成後,點選 插入 按鈕將其插入電子郵件正文中。

保養竅門:
  • 你可以點擊 複製 按鈕複製內容。
  • 你可以點擊 刷新 按鈕重新產生新回應。
  • 它還允許您複製文字的選定部分。反白顯示要複製的文字後,只需按 按Ctrl + C 鍵或右鍵單擊突出顯示的部分並選擇 複製 Ctrl+C 從上下文菜單。
  • AI產生的內容可能不正確,請在發送回覆之前考慮驗證重要資訊。
  • 點擊 選項 按鈕可以直接存取 操作設定 為了 最佳化電子郵件 的功能 人工智能設置 頁。

電子郵件摘要:總結很長的電子郵件線程以便快速理解

面對包含各種參與者和討論要點的冗長電子郵件線程,您轉向 人工智慧郵件助手's 電子郵件摘要 特徵。只需單擊一下,該工具即可將線索提煉成簡潔的摘要,突出顯示關鍵決策和行動項目。此摘要使您能夠快速掌握討論的實質,而無需仔細閱讀整封長電子郵件。

1. 選擇要摘要的電子郵件或電子郵件中的文字後,按一下 電子郵件摘要 中的圖標 人工智慧郵件助手 窗格。

備註:如果您在電子郵件中選擇文本,它將總結所選內容。否則,它將總結整封電子郵件。

2。 點擊 產生 按鈕。

備註:生成過程中,如果您不想產生內容,可以點選 停止 按鈕。

3. 可以看到郵件摘要已成功產生。

保養竅門:
  • 你可以點擊 複製 按鈕複製內容。
  • 你可以點擊 刷新 按鈕重新產生新回應。
  • 它還允許您複製文字的選定部分。反白顯示要複製的文字後,只需按 按Ctrl + C 鍵或右鍵單擊突出顯示的部分並選擇 複製 Ctrl+C 從上下文菜單。
  • AI產生的內容可能不正確,請在發送回覆之前考慮驗證重要資訊。
  • 點擊 選項 按鈕可以直接存取 操作設定 為了 電子郵件摘要 的功能 人工智能設置 頁。

翻譯電子郵件:將外國客戶的電子郵件翻譯成您的首選語言

收到來自外國客戶的重要電子郵件,其語言是您不完全理解的,您可以使用 翻譯電子郵件 的功能 人工智慧郵件助手。透過選擇文字並啟動翻譯,人工智慧可以將準確且與上下文相關的翻譯翻譯成您的首選語言。這不僅打破了語言障礙,還確保您能夠做出適當的反應並保持順暢的溝通。

1. 選擇要翻譯的電子郵件或電子郵件中的文字後,按一下 翻譯電子郵件 中的圖標 人工智慧郵件助手 窗格。

備註:如果您選擇電子郵件中的文本,它將翻譯所選內容。否則,它將翻譯整封電子郵件。

2。 點擊 產生 按鈕。

備註:生成過程中,如果您不想產生內容,可以點選 停止 按鈕。

3. 可以看到翻譯內容已成功產生。

保養竅門:
  • 你可以點擊 複製 按鈕複製內容。
  • 你可以點擊 刷新 按鈕重新產生新回應。
  • 它還允許您複製文字的選定部分。反白顯示要複製的文字後,只需按 按Ctrl + C 鍵或右鍵單擊突出顯示的部分並選擇 複製 Ctrl+C 從上下文菜單。
  • AI產生的內容可能不正確,請在發送回覆之前考慮驗證重要資訊。
  • 點擊 選項 按鈕可以直接存取 操作設定 為了 翻譯電子郵件 的功能 人工智能設置 頁。

最大化AI郵​​件助理效率的技巧

  • 熟悉所有功能
    花一些時間探索 AI 郵件助理的每個功能,以充分了解其功能以及它如何最好地滿足您的需求。
  • 自訂設定供個人使用
    自訂每個操作標籤中的角色提示符號和命令提示字元設置,以符合您的溝通風格和偏好。這種客製化使人工智慧能夠提供更加個人化和有效的幫助。
  • 定期更新知識庫
    無論是手動還是自動,保持您的知識資料庫處於最新狀態,以增強人工智慧對您的溝通風格的理解並提高其回應的相關性。
  • 檢視人工智慧生成的內容
    在發送人工智慧產生的回應、摘要或翻譯之前,請務必對其進行審查並可能進行調整。這可以確保準確性並保持通訊品質。
  • 隨時了解更新
    密切注意AI郵件助理新增的更新和新功能,不斷提升您的郵件管理效率。

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