解鎖郵件的未來：提升 Outlook 效率與 Kutools AI

在數位通訊的快節奏世界中，效率是關鍵，有效管理您的郵件可以節省大量時間和精力。Kutools AI for Outlook 是一款強大的工具，旨在透過引入智能技能來提升您的郵件體驗，簡化您的工作流程。無論您是在撰寫郵件、翻譯內容還是答覆郵件，Kutools AI 提供了一系列功能，可以改變您與郵件互動的方式。在本教程中，您將了解 Kutools AI for Outlook，為何它是必備工具，如何設置，以及如何將其整合到您的日常郵件例行中以達到最大生產力。

• 使用 Kutools AI 的範例在 接收的 郵件：
  • 郵件概要
  • 快速答覆
• 使用 Kutools AI 的範例在 發送的 郵件：
  • 郵件撰寫
  • 繼續撰寫

• 自定義並新增技能以供個人化使用
• 根據郵件歷史提供的見解來調整答覆
• 控制手動/自動模式並自定義顯示偏好

• 在 Kutools AI 窗格中快速控制和訪問
• 在技能框中管理生成的內容
• 使用 Kutools AI 的最佳實踐

什麼是 Kutools AI for Outlook？

Kutools AI for Outlook 是由 ExtendOffice 開發的高級功能，將 OpenAI 和 GoogleAI 等領先模型的 AI 技術無縫整合到您的日常郵件例行中。作為 Kutools for Outlook 超過100 種工具的一部分，它改變了您管理和互動郵件的方式。Kutools AI具有直觀的界面，提供強大的功能來提升您在郵件閱讀和撰寫方面的生產力。

閱讀面板中的技能（用於分析和回應接收的郵件）

• 概要：獲取簡明的摘要，以快速了解冗長郵件的要點。
• 答覆：利用 AI來高效且詳細地回應郵件。 （支持從已發送的郵件中提取相關信息。）
• 快速答覆：提供不同的答覆選項，並根據您選擇的方向生成答覆。 （支持從已發送的郵件中提取相關信息。）
• 感謝答覆：生成簡明的感謝信，幫助您快速表達感激之情。
• 翻譯：即時將接收的郵件翻譯成您偏好的語言，確保無縫溝通。
• 分析：分析郵件內容的情感傾向，幫助您判斷情感是正面、負面還是中性。
• 提取：從郵件中提取結構化信息，如姓名、地點、日期和金額，幫助您快速了解內容中的關鍵數據。
• 自定義技能：通過自定義角色提示、命令提示和添加其他選項來創建您自己的技能，以滿足您獨特的郵件管理需求。

撰寫面板中的技能（用於撰寫和完善發送的郵件）

• 撰寫：使用 AI 協助加速郵件撰寫過程，提供自定義建議。
• 波蘭語：自動增強您的郵件草稿的語法、語氣和風格，確保專業的完成。
• 繼續撰寫：讓 AI 提供基於上下文的建議和完成，幫助您繼續撰寫草稿。
• 翻譯：輕鬆將您的郵件草稿翻譯成其他語言，為全球受眾做好準備。
• 檢查：檢查並糾正郵件中的拼寫和語法錯誤，以確保語言準確性。
• 擴展：擴展郵件的關鍵信息，並提供詳細解釋，以獲得更全面的內容。
• 建議：通過邏輯分析或內容審查，提供邏輯改進或敏感內容的建議。
• 自定義技能：通過自定義角色提示、命令提示和添加其他選項來創建您自己的技能，以滿足您獨特的郵件管理需求。

為什麼選擇 Kutools AI for Outlook？

在當今快節奏的數位世界中，有效的溝通是關鍵。Kutools AI 利用尖端的 AI 技術，確保您的郵件不僅被閱讀，還被感受、理解和欣賞。這是關於提升您的郵件水平，使每次互動更有意義和影響力。無論您是在管理大量的日常郵件，還是專注於那一封關鍵郵件，Kutools AI 是您的戰略夥伴，確保您在溝通遊戲中保持領先。以下是 主要優勢：Kutools AI 提供的一些

⏰ 節省時間的自動化：自動化例行郵件任務，如郵件概要和快速答覆，釋放您的時間以處理更重要的任務，並提高您的整體生產力。

🌐 多功能 AI 集成：Kutools AI 支持多種 AI 平台，包括 OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI 和 SenseNovaAI，讓您可以靈活選擇最佳的 AI 模型來實現準確和高效的郵件管理。

🖥️ 用戶友好的界面：具有直觀且易於導航的界面，使所有技術水平的用戶都能輕鬆提升其郵件管理和溝通。

🌓 雙模式功能：Kutools AI 提供手動模式和自動模式。在自動模式下，像郵件概要和快速答覆這樣的任務會自動生成。模式之間的切換只需單擊一下，讓您可以自定義工具以適應您的工作流程。

💡 自定義技能：通過創建自己的技能來定制 Kutools AI以滿足您的特定郵件管理需求。自定義角色提示、命令提示和其他選項，確保 AI 按照您的要求運作，允許在處理郵件時最大限度地靈活和高效。

📚 郵件歷史學習：在生成答覆時，Kutools AI 使用您過去的郵件互動（當您添加歷史郵件後）來提供上下文感知的答覆，根據先前的討論提供準確的答案。隨著時間的推移，答覆變得更加準確，並適應您的溝通風格，以實現個性化互動。

🌍 語言翻譯能力：通過精密的模型實現準確翻譯，打破語言障礙，使全球溝通變得輕鬆自如。

⚙️ 與 Outlook 無縫集成：專為 Outlook 設計，在熟悉的環境中提升您的郵件體驗，確保直觀和高效的工作流程。

✏️ 增強的清晰度和專業性：利用先進的語言模型優化您的郵件，保證您發送的每封郵件都清晰且專業。

🔐 增強的隱私和安全性：使用最新的加密和安全協議來確保您的郵件數據受到保護，讓您在通信安全方面安心無憂。

如何設置 Kutools AI for Outlook以提升郵件效率？

使用 Kutools AI轉變您的郵件體驗只需幾個步驟。在這裡，我們將向您展示如何在 Outlook 中設置 Kutools AI 的逐步指南。

步驟1：安裝 Kutools AI

導航到下載頁面以下載並安裝 Kutools for Outlook以獲取 Kutools AI。

步驟2：啟用 Kutools AI

1. 安裝 Kutools for Outlook 後，轉到 Kutools 標籤，然後單擊 AI。

2. Kutools AI 指南 對話框彈出。它介紹了Kutools AI提供的技能。單擊下一步按鈕繼續。

3. 使用條款將出現。單擊下一步。

4. 現在，您可以通過選擇 AI 提供商並輸入相應的 API 密鑰來啟用 Kutools AI。完成後，單擊確定。

單擊確定後，Kutools AI 窗格將出現在 Outlook 視窗的右側，如下所示。繼續閱讀以獲取如何使用它的範例！

使用 Kutools AI 在您的工作流程中搭配範例

郵件概要：從冗長的郵件中提取關鍵點

您剛打開收件匣，發現一封來自客戶的長郵件，概述了各種項目更新和請求。與其在密集的文本中摸索，您可以依賴 Kutools AI 的概要技能。當您打開郵件時，AI迅速生成簡明的摘要，突出最重要的信息。這使您能夠快速掌握要點並優先考慮您的下一步，節省寶貴的時間，並確保您不會錯過任何重要細節。

1. 在 Kutools AI 窗格中，確保您處於閱讀面板中。
2. 選擇您想要摘要的郵件。

摘要框會自動生成郵件要點的簡明摘要，如下所示：

快速答覆：生成即時、上下文感知的答覆

與其花時間從頭撰寫答覆，Kutools AI 的快速答覆技能幫助您分析郵件的上下文，並建議幾個答覆基礎以進行詳細答覆。

1. 在 Kutools AI 窗格中，確保您處於閱讀面板中。
2. 選擇您想要答覆的郵件。 快速答覆 技能將自動生成幾個答覆基礎，如下所示。

   

   提示:

   • 如果您在郵件中選擇了文本，它將答覆選定的內容。否則，它將答覆整個郵件。
   • 如果沒有合適的答覆基礎，您可以單擊“不合適？”鏈接並輸入您想要的基礎。

3. 選擇一個答覆基礎以生成答覆。

4. 單擊答覆按鈕。答覆將插入到郵件草稿中，準備供您審閱、編輯和發送。

   

郵件撰寫：在 AI 指導下撰寫初始郵件

當您需要在會議後跟進客戶但不確定如何開始時，Kutools AI 的 撰寫 技能會介入，提供基於上下文的建議，幫助您撰寫郵件。當您向 Kutools AI 提供關鍵點時，它會根據您的需求建議短語和結構，讓您快速撰寫專業且清晰的郵件。

1. 在 Kutools AI 窗格中，確保您處於撰寫面板中。
2. 在撰寫框中輸入關鍵點，然後單擊生成按鈕。
3. 單擊插入以將生成的草稿添加到郵件正文中。

繼續撰寫郵件：從中斷處繼續

您開始撰寫一封詳細的郵件，但中途被打斷，不得不留下未完成的草稿。當您返回時，Kutools AI 的繼續撰寫技能準備好幫助您從中斷處繼續。AI會檢查您未完成草稿的上下文，並提供建議以幫助您繼續和完成郵件。

繼續撰寫技能的工作原理如下：當您在收件匣中啟動郵件答覆時，閱讀面板會自動切換到撰寫面板。當您開始撰寫答覆時，繼續撰寫技能會自動繼續草稿。內容生成後，單擊插入按鈕即可快速將其插入草稿中。

將 Kutools AI轉變為您的個人助理

從添加和個性化技能到讓 AI 從您的郵件歷史中學習，您可以優化 Kutools AI以成為您的個人助理。通過這些功能，您將獲得更準確、上下文感知的答覆，並能夠微調 AI 的技能以滿足您的特定需求。

• 自定義並新增技能以供個人化使用
• 根據郵件歷史提供的見解來調整答覆
• 控制手動/自動模式並自定義顯示偏好

自定義並新增技能以供個人化使用

在 Kutools AI 窗格的底部，有一個 技能庫管理按鈕，單擊時會打開 技能庫管理對話框。

在技能庫管理對話框中，您可以配置閱讀面板和撰寫面板的技能：

1. 選擇閱讀面板或撰寫面板以管理該面板中的技能。
2. 勾選技能旁邊的框以啟用它並在 Kutools AI 窗格中顯示。取消勾選框以禁用技能並將其從窗格中隱藏。
3. 選擇一個技能以自定義其設置，包括：
   • 角色提示：指導 AI 採用特定的行為和風格。
   • 命令提示：指示 AI 執行特定任務。
   • 其他選項：允許進一步自定義，並可使用新增選項按鈕添加更多設置。
4. 通過單擊新增技能按鈕來新增一個技能，以創建一個符合您特定需求的技能。

根據郵件歷史提供的見解來調整答覆

Kutools AI 中的答覆技能支持從歷史郵件對話中學習。通過創建一個本地數據庫來存儲過去的郵件數據，AI 可以分析先前的通信，增強其答覆的準確性和上下文相關性，以獲得更精確、上下文感知的答覆。

您可以手動將歷史郵件添加到郵件學習中。或者 啟用自動添加功能 ，以便郵件在發送後立即添加到郵件學習中，幫助 Al 系統更好地學習和適應。

手動添加

1. 單擊 Kutools AI 窗格中答覆或快速答覆框中的郵件學習按鈕。

2. 單擊手動添加按鈕。

3. 在彈出的手動添加對話框中，選擇您想要學習的郵件，然後單擊確定。

• 要選擇一個帳號的所有郵件，請勾選帳號前的複選框。
• 要逐一選擇郵件，請勾選郵件前的複選框。
• 要選擇最近一個月的郵件，請單擊上個月的郵件鏈接。
• 要選擇最近一年的郵件，請單擊去年的郵件鏈接。

4. 彈出一個對話框提醒您需要學習的郵件數量。單擊是。

5.另一個對話框彈出，提醒您已成功學習的郵件數量。單擊確定。

自動添加

單擊 Kutools AI 窗格中答覆或快速答覆框中的郵件學習按鈕，然後按以下步驟操作。

1. 勾選自動添加複選框。
2. 通過勾選每個地址旁邊的複選框來選擇郵件帳號，以便從它們發送的郵件將自動添加到郵件學習中。
3. 單擊保存按鈕。

控制手動/自動模式並自定義顯示偏好

Kutools AI允許您自定義其操作和視覺界面，以適應您的個人偏好和工作流程：

• 某些技能最初設置為 自動模式，而其他則在 手動模式下運行。要為特定技能在手動和自動模式之間切換，只需單擊 切換 按鈕，位於技能框的右上角。
  

  以下是閱讀面板和撰寫面板中自動化技能的區別：

  • 閱讀面板：設置為自動模式的技能將在每次切換到新郵件時自動運行。
  • 撰寫面板：在自動模式下，當草稿中的選擇更改時，技能將自動運行，除了“繼續撰寫”技能，該技能僅在內容本身更改時運行。
  提示：

  將技能切換到手動模式後，單擊生成按鈕以獲取結果。如果在郵件中選擇了文本，技能將僅處理選定的內容；否則，它將處理整個郵件。 在自動模式下，技能將在您選擇郵件後處理整個郵件。如果您只想處理郵件的一部分，請突出顯示所需部分，然後單擊左下角的重新生成圖標。

• 您可以通過選擇單頁檢視來個性化顯示，以便在 Kutools AI 窗格中一次查看所有技能，或選擇標籤檢視將技能組織到單獨的標籤中。
  

最大化 Kutools AI 效率的提示

以下是一些在 Outlook 中使用 Kutools AI 的提示和技巧：

您可以在 Kutools AI 窗格中快速控制和訪問的內容

要在閱讀面板和撰寫面板之間切換，請切換閱讀/撰寫面板按鈕。 要在單頁檢視和標籤檢視之間切換，請切換單頁/標籤檢視按鈕。 要在 Kutools AI 窗格中輕鬆切換不同的 AI 提供商和模型，請單擊使用的 AI 模型下拉選單，然後從列表中選擇您偏好的選項。 要為特定技能在手動和自動模式之間切換，只需單擊 切換 按鈕，在該技能框中。 如有需要，單擊展開內容按鈕以查看結果的完整內容。 技能使用的語言將默認匹配您的 Outlook 設定。您可以通過在技能框中選擇語言下拉選單來更改它。 通過展開其他選項下拉選單，您可以選擇一個選項來指導 AI生成更具體的結果。 AI生成的內容可能不正確，請考慮驗證重要信息。

您可以在技能框中對生成的內容進行的操作