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解鎖電子郵件的未來:使用 Kutools AI 提高 Outlook 效率

新增一名作者 最後修改時間:2024-10-21

在快節奏的數位通訊世界中,效率至關重要,有效管理電子郵件可以為您節省大量時間和精力。進入 Kutools人工智慧 for Outlook,一款功能強大的工具,旨在透過引入簡化工作流程的智慧技能來增強您的電子郵件體驗。無論您是在起草電子郵件、翻譯內容或回覆訊息, Kutools人工智慧 提供一系列可以改變您與電子郵件互動方式的功能。在本教程中,您將了解 Kutools人工智慧 對於 Outlook,為什麼它是必備工具、如何設定它以及如何將其整合到您的日常電子郵件例程中以最大限度地提高工作效率。

Kutools AI for Outlook 閱讀面板
Kutools AI for Outlook 的寫作面板

什麼是 Kutools AI for Outlook?

Kutools人工智慧 for Outlook 是由 ExtendOffice,無縫整合來自領先模型的人工智慧技術,例如 OpenAI Google人工智慧 進入您的日常電子郵件程式。作為綜合套件的一部分 以上100 Kutools for Outlook 中的工具,它改變了您管理電子郵件和與電子郵件互動的方式。憑藉其直覺的介面, Kutools人工智慧 提供強大的功能來提高您的電子郵件閱讀和寫作效率。

Kutools人工智慧 窗格可以在 閱讀板 書寫板.

在每個面板中,您可以輕鬆存取專為閱讀或撰寫電子郵件而客製化的專用工具,幫助您簡化工作流程。

此外,您可以自訂功能以滿足您的特定需求,確保更個人化和高效的電子郵件管理體驗:

閱讀面板技巧(用於分析和回覆收到的電子郵件)

  • 總結:取得簡潔的摘要,快速理解冗長電子郵件的重點。
  • 回复:利用人工智慧有效率、詳細地回覆電子郵件。 (支援根據已發送的電子郵件獲取相關資訊。)有或沒有電子郵件歷史記錄學習產生的回覆之間的差異
  • 快速回复:呈現不同的回覆選項並根據您選擇的方向產生回應。 (支援根據已發送的電子郵件獲取相關資訊。)有或沒有電子郵件歷史記錄學習產生的回覆之間的差異
  • 謝謝回覆:產生一封簡潔的感謝信,幫助您快速表達謝意。
  • 翻譯:立即將收到的電子郵件翻譯成您的首選語言,確保無縫溝通。
  • 分析:分析電子郵件內容的情緒傾向,幫助您判斷情緒是正面、負面還是中性。
  • 提取:從電子郵件中提取姓名、地點、日期、金額等結構化訊息,幫助您快速了解內容中的關鍵數據。
  • 客製化技能 :透過自訂角色提示、命令提示和添加其他選項來創建您自己的技能,以滿足您獨特的電子郵件管理需求。

寫作技能面板(用於撰寫和完善外發電子郵件)

  • 構成:使用人工智慧輔助並透過客製化建議加速電子郵件起草過程。
  • 波蘭語:自動增強電子郵件草稿的語法、語氣和風格,確保專業的完成效果。
  • 繼續寫作:讓 AI 提供基於上下文的建議和補全,幫助您繼續寫草稿。
  • 翻譯:輕鬆將您的電子郵件草稿翻譯成其他語言,為全球受眾做好準備。
  • 格紋:檢查並更正電子郵件中的拼字和語法錯誤,以確保語言準確性。
  • 拓展:展開郵件的關鍵訊息,並提供詳細的解釋,使內容更加全面。
  • 建議:透過邏輯分析或內容審核,提供邏輯改進或敏感內容的建議。
  • 客製化技能 :透過自訂角色提示、命令提示和添加其他選項來創建您自己的技能,以滿足您獨特的電子郵件管理需求。
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為什麼選擇 Kutools AI 為您的 Outlook?

在當今快節奏的數位世界中,有效的溝通是關鍵。 Kutools人工智慧 利用尖端的人工智慧技術,確保您的電子郵件不僅被閱讀,而且被感受、理解和欣賞。這是為了提升您的電子郵件遊戲,讓每次互動都更有意義、更有影響力。無論您是要管理大量的日常電子郵件還是專注於一條重要訊息, Kutools人工智慧 是您的策略合作夥伴,確保您在溝通遊戲中保持領先地位。以下是一些 主要好處Kutools人工智慧 提供:

節省時間的自動化: 自動執行日常電子郵件任務,例如電子郵件摘要和快速回复,從而騰出時間來處理更重要的任務並提高整體工作效率。

🌐 多功能人工智慧整合: Kutools人工智慧 支援OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI、SenseNovaAI等多種AI平台,讓您靈活選擇最佳的AI模型,以實現精準高效的郵件管理。

🖥️ 用戶友好的界面: 具有直覺且易於導航的介面,使所有技術水平的使用者都能輕鬆增強電子郵件管理和溝通。

🌓 雙模式功能: Kutools人工智慧 提供 手動模式 自動模式。在自動模式下,會自動產生電子郵件摘要和快速回覆等任務。只需單擊即可無縫切換模式,讓您可以自訂工具以適應您的工作流程。

💡 客製化技能: 裁縫 Kutools人工智慧 透過創建您自己的技能來滿足您的特定電子郵件管理需求。自訂角色提示、命令提示和其他選項,以確保 AI 完全按照您想要的方式運作,從而在處理電子郵件時實現最大的靈活性和效率。

📚 電子郵件歷史學習: 生成回覆時, Kutools人工智慧 使用您過去的電子郵件互動(新增歷史電子郵件後)來提供情境感知回應,根據先前的討論提供準確的答案。隨著時間的推移,回覆會變得更加準確,並根據您的溝通風格進行客製化,以實現個人化互動。

🌍 語言翻譯能力: 透過複雜的模型打破語言障礙,實現準確翻譯,讓全球溝通變得輕鬆。

⚙️ 與 Outlook 無縫整合: 它專為 Outlook 設計,可在熟悉的環境中增強您的電子郵件體驗,確保直覺且有效率的工作流程。

✏️ 增強清晰度和專業性: 利用先進的語言模型來優化您的電子郵件,確保您發送的每個訊息的清晰度和專業性。

🔐 增強的隱私和安全性: 使用最新的加密和安全協定來確保您的電子郵件資料受到保護,讓您在通訊安全方面高枕無憂。


如何設定 Kutools AI for Outlook 以提高電子郵件效率?

改變您的電子郵件體驗 Kutools人工智慧 距離酒店僅幾步之遙。在這裡,我們向您展示如何設定的逐步指南 Kutools人工智慧 在您的 Outlook 中。

步驟1:安裝Kutools AI

導航到 下載頁面 下載並安裝 Kutools for Outlook Kutools人工智慧.


步驟2:啟動Kutools AI

1.安裝後 Kutools for Outlook,轉到 庫工具 選項卡,然後單擊 AI.

Outlook 功能區上的 Kutools AI

2。 “ Kutools人工智慧指南 彈出對話框。它介紹了以下技能 Kutools人工智慧 優惠。點選 下一頁 按鈕繼續。

備註:只有首次啟動時才會出現此彈出對話框 Kutools人工智慧。如果您以後想再次訪問本指南,只需單擊 尋求幫助 按鍵 在右上角 Kutools人工智慧 窗格。

Kutools AI 指南 - Kutools AI 能為您做些什麼

3。 “ 使用條款 會出現。點選 下一頁.

Kutools AI 指南 - 使用條款

更多竅門:
  • 若要了解如何從特定 AI 提供者取得 API 金鑰,請按一下對應的 學習如何操作 上述對話方塊中的連結可存取教學頁面。
  • 若要建立帳戶並從特定提供者取得 API 金鑰,請按一下 立即取得 API 金鑰 連結旁邊 OpenAI, Google人工智慧, DashScope人工智慧, 百度人工智慧, 智普AI, 或者 SenseNovaAI 在上面的對話框中。
  • 庫工具Al 推薦使用OpenAl、GoogleAl等先進的AI模型,根據具體需求動態選擇最合適的模型來處理您的請求。此外,您還可以免費使用所有人工智慧功能 100 次。 了解如何取得 KutoolsAI 金鑰。

4. 現在,您可以激活 Kutools人工智慧 透過選擇一個 人工智慧提供者 並輸入對應的 API密鑰. 完成後,單擊 OK.

Kutools AI 指南 - 啟動 Kutools AI

小提示: 要將來訪問 AI 設置,請單擊 跑步裝備 圖標 在右上角 Kutools人工智慧 窗格。
隱私和安全: ExtendOffice 嚴格保護您的個人隱私,不會收集您的私人資料。您的 API 金鑰和其他敏感資訊將被加密並僅儲存在您的電腦上。與Al的所有資料交換僅限於Al提供者和您的計算機,並且永遠不會發送到 ExtendOffice.

點擊後 OK是, Kutools人工智慧 窗格出現在 Outlook 視窗的右側,如下所示。繼續閱讀有關如何使用它的範例!

展望視窗


在您的工作流程中使用 Kutools AI 範例

在本節中,我將引導您了解每種情況的兩個範例:兩個關於分析和回覆傳入電子郵件的範例(以下方面的技能) 閱讀板),以及另外兩個關於撰寫和改進外發電子郵件的內容(技能 書寫板)。這些將向您展示如何 Kutools人工智慧 可以簡化這兩項任務並提高您的工作效率:

電子郵件摘要:從冗長的訊息中提取要點

您剛打開收件匣,發現一封來自客戶的長電子郵件,概述了各種項目更新和請求。您可以依靠 Kutools人工智慧's 總結 技能。當您開啟電子郵件時,人工智慧會迅速產生簡潔的摘要,突出顯示最重要的訊息。這使您可以快速掌握要點並確定下一步的優先順序,從而節省寶貴的時間並確保您不會錯過任何重要的細節。

  1. Kutools人工智慧 窗格,確保您位於 閱讀板.
  2. 選擇您要摘要的電子郵件。

總結 方塊會自動產生電子郵件要點的簡明摘要,如下所示:

提示:
  • 總結 技能初始設定為 自動模式,其中技能將在您選擇後處理整個電子郵件。如果您只想處理電子郵件的一部分,請反白顯示所需部分,然後按一下 再生 左下角的圖標。
  • 將技能切換至 手動模式,只需單擊 kutools-ai-09 軸體 技能框右上角的按鈕。
  • 切換到之後 手動模式,點擊產生 按鈕來取得結果。如果在電子郵件中選擇文本,則該技能將僅總結所選內容;否則,它將處理整個電子郵件。

    手動模式下的技能

快速回覆:產生即時、情境感知的回复

與其花時間從頭開始撰寫回复, Kutools人工智慧's 快速回复 技能可協助您分析電子郵件的上下文,並建議詳細回覆的幾種回覆基礎。

  1. Kutools人工智慧 窗格,確保您位於 閱讀板.
  2. 選擇您要回覆的電子郵件。這 快速回复 技能會自動產生如下圖所示的幾個回覆依據。

    快速回覆方塊中產生的回覆依據

    更多竅門:
    • 如果您在電子郵件中選擇文本,它將回复所選內容。否則,它將回覆整封電子郵件。
    • 如果沒有合適的回覆依據,您可以點選「不宜?”連結並輸入您自己想要的基礎。
  3. 選擇回覆依據之一來產生回應。

  4. 點擊 回复 按鈕。回覆將插入到電子郵件草稿中,供您查看、編輯和發送。

    產生的回應已準備好發送

電子郵件撰寫:在 AI 指導下撰寫初始訊息

當您需要在會後跟進客戶但不確定如何開始時, Kutools人工智慧's 構成 技能步驟,提供基於上下文的建議來幫助您精心設計您的訊息。一旦您提供 Kutools人工智慧 它會根據要點建議適合您需求的短語和結構,讓您快速起草專業且清晰的電子郵件。

  1. Kutools人工智慧 窗格,確保您位於 書寫板.
  2. 構成 框內輸入要點,然後點擊 產生 按鈕。
  3. 點擊 插入 將產生的草稿加入電子郵件正文中。
尖端:若要調整關鍵點或根據不同的輸入產生訊息,請按一下“修改郵件內容要點」。然後您可以輸入新的關鍵點並單擊 產生 按鈕建立新草稿。

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繼續撰寫電子郵件:從上次停下來的地方繼續

您開始起草一封詳細的電子郵件,但中途被打斷,不得不將其擱置。當你回來時, Kutools人工智慧's 繼續寫作 技能已準備好幫助您從上次停下的地方繼續。 AI 會審查不完整草稿的上下文,並提供繼續和完成訊息的建議。

繼續寫作技巧的工作原理如下: 當您對收件匣中的電子郵件發起回覆時, 閱讀板 自動切換到 書寫板。當您開始起草回覆時, 繼續寫作 技能會自動為你繼續草稿。內容生成後,按一下 插入 按鈕將其快速插入到草稿中。

更多竅門:
  • 也可以使用快捷鍵 Ctrl +〜 將產生的內容插入草稿中。
  • 生成過程中,如果您不想產生內容,可以點選 停止 按鈕。
  • 繼續寫作 技能設定為 自動模式 預設情況下。如果您希望手動控制技能何時繼續進行草稿,請點選切換按鈕 切換按鈕 將其更改為 手動模式.

將 Kutools AI 轉變為您的個人助理

從添加和個人化技能到使人工智慧能夠從您的電子郵件歷史記錄中學習,您可以優化 Kutools人工智慧 成為您的私人助理。借助這些功能,您將收到更準確、上下文感知的回應,並能夠微調人工智慧的技能以滿足您的特定需求。

自訂並添加技能以供個人化使用

在底部 Kutools人工智慧 窗格中,有一個 技能庫管理 按鈕,這將打開 技能庫管理 點選時出現對話框。

Kutools AI 窗格上的技能庫管理按鈕

技能庫管理 對話方塊中,您可以為兩者配置技能 閱讀板 書寫板:

  1. 選擇 閱讀板 or 書寫板 管理該面板中的技能。
  2. 選中技能旁邊的複選框以啟動它並將其顯示在 Kutools人工智慧 窗格。取消選取該方塊可停用該技能並將其從窗格中隱藏。
  3. 選擇一項技能來自訂其設置,包括:
    • 角色提示:指示人工智慧採取特定的行為和風格。
    • 命令提示符:指示 AI 執行特定任務。
    • 其他選項:允許進一步自訂,可以選擇使用新增更多設置 添加選項 按鈕。
  4. 點擊新增技能 添加技能 按鈕來創建適合您特定需求的一個。

技能庫管理對話框

更多竅門:
  • 永遠記得點擊 節省 進行任何更改後單擊按鈕以確保應用程式更新。
  • 您可以將常用技能拖曳到頂部 技能列表 為了更方便地訪問 Kutools人工智慧 窗格。
  • 點擊後 添加技能 按鈕,會彈出一個對話框,您可以在其中命名技能並選擇模板,提供預設結構以方便地配置新技能。
    新增技能對話框
  • 如果您編輯了某個技能並希望將其恢復為原始設置,您可以將滑鼠懸停在該技能上並選擇 重設 按鈕。
    技能旁邊的重置按鈕
  • 還有其他可用選項 下拉式選單:可以 導入模板, 導出模板, 或者 重設 技能庫.
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裁縫回覆電子郵件歷史記錄中的見解

回复 技能 Kutools人工智慧 支援從歷史電子郵件對話中學習。透過建立儲存過去電子郵件資料的本地資料庫,人工智慧可以分析先前的通信,提高其回應的準確性和上下文相關性,以獲得更精確、上下文感知的回應。

有或沒有電子郵件歷史記錄學習產生的回覆之間的差異

您可以 手動將歷史電子郵件新增至電子郵件學習中。 或 啟用自動新增功能 以便郵件發送後立即添加到Email Learning中,幫助AI系統更好地學習和適應。

手動添加

1。 點擊 電子郵件學習 按鈕在 回复 or 快速回复 盒子裡 Kutools人工智慧 窗格。

2。 點擊 手動添加 按鈕。

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3.在彈出窗口中 手動添加 在對話方塊中,選擇您想要了解的電子郵件並點擊 OK.

  • 選擇 帳戶的所有電子郵件,勾選帳戶前的複選框。
  • 選擇 一封一封的電子郵件,選取電子郵件前的複選框。
  • 選擇 最近一個月的電子郵件,點擊 上個月的電子郵件 鏈接。
  • 選擇 最近一年的電子郵件,點擊 去年的電子郵件 鏈接。

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4. 彈出對話框提醒您需要學習的電子郵件數量。點選 可以.

5. 彈出另一個對話框,提醒您已成功學習的電子郵件數量。點選 OK.

備註:如果所選郵件已被學習過,或有重複郵件,或郵件內容過長,系統會自動跳過。
自動添加

點擊 電子郵件學習 按鈕在 回复 or 快速回复 盒子裡 Kutools人工智慧 窗格,然後執行下列操作。

  1. Check the 自動添加 複選框。
  2. 透過標記每個位址旁的核取方塊來選擇電子郵件帳戶,以便從它們發送的電子郵件將自動新增至電子郵件學習。
  3. 點擊 節省 按鈕。

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提示:
  • 郵件加入郵件學習後,您可以看到 對話次數 總共學過的內容在右上角 電子郵件學習 對話。

    kutools-ai-37

  • 無論你是否選擇 手動新增 or 自動添加 發送至電子郵件學習的電子郵件,僅來自 發送的郵件 資料夾將被學習。此外,Kutools AI 僅從屬於來回對話對話一部分的電子郵件中學習。不屬於回覆鏈的一部分所發出的電子郵件將不會包含在學習過程中。

控製手動/自動模式並自訂顯示首選項

Kutools人工智慧 允許您自訂其操作和視覺介面,以滿足您的個人喜好和工作流程:

  • 一些技能最初設定為 自動模式,而其他人則在 手動模式。要針對特定技能在手動和自動模式之間切換,只需單擊 kutools-ai-09 軸體 技能框右上角的按鈕。

    這是自動化技能之間的區別 閱讀板書寫板:

    • 閱讀小組: 技能設定為 自動模式 每次切換到新電子郵件時都會自動執行。
    • 書寫面板: 技能 自動模式 當草稿中的選擇發生變化時,會自動運行,但「繼續寫作」技能除外,該技能僅在內容本身發生變化時運行。
    提示:
    手動模式下的技能
    • 切換技能後 手動模式,點擊 產生 按鈕來取得結果。如果在電子郵件中選擇了文本,則技能將僅處理所選內容;否則,它將處理整個電子郵件。
    • In 自動模式,技能將在您選擇後處理整個電子郵件。如果您只想處理電子郵件的一部分,請反白顯示所需部分,然後按一下 再生 左下角的圖標。
  • 您可以透過選擇以下任一選項來個人化顯示 單頁視圖 查看所有技能 Kutools人工智慧 立即窗格,或 選項卡式視圖 將技能組織到單獨的選項卡中。

最大化 Kutools AI 效率的技巧

以下是一些使用提示和技巧 Kutools人工智慧 在展望中:

您可以在 Kutools AI 窗格中快速控制和存取什麼

Kutools AI 窗格
  1. 要在以下之間切換 閱讀板 書寫板, 切換 讀/寫面板 按鈕。
  2. 在之間切換 單頁視圖 選項卡式視圖, 切換 單頁/選項卡視圖 按鈕。
  3. 若要在 Kutools AI 窗格中輕鬆切換不同的 AI 供應商和模型,請按一下 使用的AI模型 下拉式選單並從清單中選擇您的首選選項。
  4. 要針對特定技能在手動和自動模式之間切換,只需單擊 kutools-ai-09 軸體 此技能框中的按鈕。
  5. 如果需要,請按一下 展開內容 按鈕查看結果的完整內容。
  6. 預設情況下,技能使用的語言將與您的 Outlook 設定相符。您可以透過選擇來更改它 語言 技能框裡的下拉式選單。
  7. 透過擴大 其他選項 在下拉式選單中,您可以選擇一個選項來指導人工智慧產生更具體的結果。
  8. AI產生的內容可能不正確,請考慮驗證重要資訊。

您可以使用技能箱中產生的內容做什麼

Kutools AI 窗格中的技能框

  1. 複製所選文字或從產生的結果中選擇所有內容。
    • kutools-ai-27 複製:複製全部內容。
    • kutools-ai-28 再生:如果結果不滿意,或在選擇不同的 AI 模型、更改語言或指定其他選項等後重新產生內容。
    • kutools-ai-43 嵌入學習對話:查看報價對話清單以供參考。 (此按鈕僅在使用 回复 快速回复 如果產生的結果引用自​​學習的電子郵件歷史記錄,則需要技能。

優化 Kutools AI 的最佳實踐

  • 熟悉所有技能
    花一些時間探索 Kutools AI 的每項技能,以充分了解其功能以及它如何最好地滿足您的需求。
  • 自訂設定供個人使用
    自訂每個操作標籤中的角色提示符號和命令提示字元設置,以符合您的溝通風格和偏好。這種客製化使人工智慧能夠提供更加個人化和有效的幫助。
  • 定期更新知識庫
    無論是手動還是自動,保持您的知識資料庫處於最新狀態,以增強人工智慧對您的溝通風格的理解並提高其回應的相關性。
  • 檢視人工智慧生成的內容
    在發送人工智慧產生的回應、摘要或翻譯之前,請務必對其進行審查並可能進行調整。這可以確保準確性並保持通訊品質。
  • 隨時了解更新
    密切注意 Kutools AI 新增的更新和新技能,以不斷提高您的電子郵件管理效率。

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🤖 Kutools人工智慧 : 使用先進的人工智慧技術輕鬆處理電子郵件,包括回覆、總結、優化、擴展、翻譯和撰寫電子郵件。

📧 電子郵件自動化: 自動回覆(適用於 POP 和 IMAP)  /  安排發送電子郵件  /  發送電子郵件時按規則自動抄送/密件副本  /  自動轉送(進階規則)   /  自動添加問候語   /  自動將多收件者電子郵件拆分為單獨的訊息 ...

📨 電子郵件管理: 撤回電子郵件  /  按主題和其他人阻止詐騙電子郵件  /  刪除重複的電子郵件  /  進階搜索  /  合併資料夾 ...

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