解鎖郵件未來，Kutools AI Assistant 全面提升 Outlook 效率

在數位通訊快速發展的時代，效率就是關鍵，妥善管理郵件能夠大幅節省你的時間與精力。Kutools AI Assistant for Outlook 是一款強大的工具，透過引入智能技能來優化郵件體驗，讓你的工作流程更加順暢。不論是撰寫郵件、翻譯內容或回覆郵件，Kutools AI 提供多元功能，徹底改變你處理郵件的方式。本教學將介紹 Kutools AI Assistant for Outlook，說明其必要性、安裝流程，以及如何將其融入日常郵件工作，以實現極致生產力。

• Kutools AI 實用範例 - 應用於 收件 郵件：
  • 郵件摘要
  • 快速回覆
• Kutools AI 實用範例 - 應用於 發件 郵件：
  • 郵件撰寫
  • 續寫郵件內容

• 自訂並新增技能，打造專屬個人化使用體驗
• 根據郵件歷史洞察，客製化回覆內容
• 手動／自動模式切換及顯示偏好自訂

• 在 Kutools AI 窗格中快速控管與存取
• 在技能框中管理 AI產生的內容
• Kutools AI 使用最佳實踐建議

什麼是 Kutools AI for Outlook？

Kutools AI for Outlook 為 ExtendOffice 所開發的先進功能，將領先的 AI 技術如 OpenAI 和 GoogleAI 完美整合至你的日常郵件流程。該功能隸屬於 Kutools for Outlook 超過100 種工具的全面套件，革新你管理及互動郵件的方式。Kutools AI以其直覺式介面，為郵件閱讀與撰寫帶來強大的生產力提升。

閱讀面板技能（用於分析及答覆收到的郵件）

• 摘要：獲取簡潔郵件摘要，迅速掌握長篇郵件的重點內容。
• 答覆: 運用 AI，高效提供詳盡郵件回覆。 （可以基於已發送郵件擷取相關信息。）
• 快速回覆: 呈現多種回覆選項，根據你的選擇方向產生回覆。 （可以基於已發送郵件擷取相關信息。）
• 感謝回覆：由 AI 快速生成簡潔的感謝信，輕鬆表達你的感激之情。
• 翻譯：即時將收件郵件翻譯為你偏好的語言，讓溝通無障礙。
• 分析：解析郵件內容情感傾向，協助判斷正面、負面或中性。
• 提取：從郵件中提取結構化資訊，例如姓名、地點、日期、金額，幫助你快速掌握內容重點資料。
• 自定義技能：可自訂角色指令、命令提示及新增其他選項，打造個人專屬郵件管理技能。

撰寫面板技能（用於撰寫及優化發件郵件）

• 撰寫：運用 AI 協助，加速郵件草擬流程，並提供專屬建議。
• 潤飾：自動提升郵件草稿的語法、語氣及文風，保證專業呈現。
• 續寫內容：AI依據上下文提出撰寫建議與補充，協助你完整草稿。
• 翻譯：輕鬆將郵件草稿翻譯為其他語言，面向全球收件人。
• 檢查：檢查並修正郵件中的拼寫及語法錯誤，確保語言準確。
• 擴展：擴充郵件重點訊息，提供詳細解釋，使內容更完整。
• 建議：透過邏輯分析或內容審查，針對合理性或敏感內容提供修正建議。
• 自定義技能：可自訂角色指令、命令提示及新增其他選項，打造個人專屬郵件管理技能。

為什麼選擇 Kutools AI Assistant來提升你的 Outlook 處理效率？

在現今數位化節奏快速的世界，溝通能力至關重要。Kutools AI Assistant 結合尖端 AI 技術，確保你的郵件不僅被閱覽，更能被理解與重視。這是提升郵件溝通層級，讓每一次互動都更具意義與影響力的關鍵。無論你是在處理大量日常郵件，還是專注於重要信件，Kutools AI 都是你的策略夥伴，確保你在溝通中領先一步。以下是 Kutools AI 提供的幾項重要優勢：

⏰ 自動化省時： 自動處理例行郵件任務，例如郵件摘要及快速回覆，釋放你的寶貴時間專注更重要的工作，全面提升工作效率。

🌐 多元 AI 整合： Kutools AI 支援多種主流 AI 平台，包括 OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI 與 SenseNovaAI，讓你彈性選擇，精準高效管理郵件。

🖥️友善使用介面： 直覺好操作，無論技術程度如何，都可輕鬆優化郵件管理及溝通。

🌓 雙模式功能： Kutools AI 提供手動及自動模式。自動模式下，郵件摘要、快速回覆等任務將自動生成，一鍵切換讓你輕鬆自訂最適合的工作流程。

💡 自定義技能：你可依照郵件管理需求建立自己的技能，靈活自訂角色提示、命令指令及額外選項，AI 能依你所需高度客製化處理郵件，最大發揮效率與彈性。

📚 郵件歷史學習：生成回覆時，Kutools AI會利用你過往郵件互動（已新增歷史郵件）做為參考，提供更精準回覆。隨著累積，回覆會愈加符合你的溝通風格，打造專屬化互動體驗。

🌍 語言翻譯能力： 採用先進模型，即時準確翻譯郵件，破除語言障礙，助你無縫全球溝通。

⚙️ 完美整合 Outlook： 專為 Outlook 設計，於熟悉的界面下增強郵件用戶體驗，保證順暢高效流程。

✏️ 強化清晰與專業度： 運用先進語言模型，優化郵件內容，每一則訊息皆清晰且具專業水準。

🔐 隱私與安全提升： 採用最新加密技術及安全協議，保障你的郵件資料與通訊安全，讓你溝通更安心無憂。

如何設定 Kutools AI Assistant for Outlook 提升郵件效率？

只需簡單幾步，即可體驗 Kutools AI Assistant 帶來的郵件革新。本文將詳細教學如何在 Outlook 設定 Kutools AI。

步驟1：安裝 Kutools AI

進入下載頁面，下載並安裝 Kutools for Outlook，即可獲取 Kutools AI。

步驟2：啟用 Kutools AI

1. 安裝 Kutools for Outlook 後，前往 Kutools 分頁並點選 AI Assistant。

2. 將會彈出 Kutools AI 郵件助手指南 對話框，介紹 Kutools AI 提供的技能。點擊下一步以繼續。

3.會顯示使用前須知 ，按 下一步。

4. 選擇 AI 提供商並輸入對應 API 密鑰後，即可啟用 Kutools AI。完成操作後，點擊「確定」。

點擊「確定」後，Kutools AI 窗格將於 Outlook 視窗右側顯示，如下圖。接下來繼續閱讀示範如何運用！

運用 Kutools AI Assistant 範例，整合至你的工作流程

郵件摘要：提取冗長郵件中的關鍵重點

你剛開啟收件匣，發現來自客戶的一封長郵件，詳細說明多項專案進度與請求。與其逐字閱讀，直接用 Kutools AI 的 摘要 技能，於打開郵件的同時，AI便迅速生成一份簡潔摘要，精準標示最重要的資訊。讓你即刻掌握重點，有效規劃下一步，節省時間又不漏掉重要細節。

1. 在 Kutools AI 窗格中，請確認已切換至閱讀面板。
2. 選取你想摘要的郵件。

摘要框會自動生成該郵件內容的重點摘要，如下所示：

快速回覆：即時且具情境感知的回覆自動生成

不必每次都從頭撰寫回覆，Kutools AI 的快速回覆技能能協助分析郵件情境，並提出多種回覆方向供選擇，快速完成詳盡答覆。

1. 在 Kutools AI 窗格中，請確認處於閱讀面板。
2. 選取想回覆的郵件。 快速回覆 技能會自動生成多個回覆方向供你選擇，如下圖所示。

   

   注意事項:

   • 若你於郵件中選取文字，將只回覆該選取部分，否則為整封郵件。
   • 若所有回覆方向都不適合，可點擊「不適用？」連結，自行輸入所需回覆方向。

3. 選擇某一回覆方向以產生正式回覆內容。

4. 點擊答覆按鈕後，回覆內容將自動插入郵件草稿，方便你審閱、編輯及發送。

   

郵件撰寫：在 AI 導引下，輕鬆起稿

如需在會議後跟進客戶但不知如何開頭，Kutools AI 的撰寫技能將根據你的提供重點及需求，給予上下文建議，幫助你快速草擬清楚、專業的郵件。

1. 在 Kutools AI 窗格中，請確認已切換至撰寫面板。
2. 在撰寫框中輸入重點，再點擊生成按鈕。
3. 點擊插入，即可將 AI產生內容加入郵件正文。

續寫郵件：從中斷處接續草稿

你原本正在撰寫一封詳盡郵件，卻因中途有事被打斷而沒完成。當你回來時，Kutools AI 的續寫技能能協助你根據現有內容續寫，給出完善建議完成你的訊息。

續寫內容技能運作方式如下：你在收件匣回覆郵件時，閱讀面板會自動切換至撰寫面板。開始撰寫回覆時，續寫內容技能即自動產生剩餘內容。內容生成後，點擊插入按鈕，迅速將內容加入草稿中。

將 Kutools AI 打造為你的個人助理

從新增與個人化技能，到讓 AI 從郵件歷史中學習，你可以靈活調整 Kutools AI，助其成為專業個人助理。這些功能讓你獲得更精準、具情境的回覆，並能微調 AI 能力以滿足獨特需求。

• 自訂並新增技能，以符合個人化需求
• 根據郵件歷史洞察，客製化回覆內容
• 手動／自動模式控管及顯示選項設定

自訂並新增技能，以符合個人化需求

在 Kutools AI 窗格下方，點擊 技能庫管理按鈕，即可開啟 技能庫管理對話框。

在技能庫管理對話框，可分別配置閱讀面板及撰寫面板技能：

1. 選擇閱讀面板或撰寫面板，以管理該面板中的技能。
2. 勾選技能項目前方方框啟用技能並在 Kutools AI 窗格顯示，取消勾選即停用並隱藏該技能。
3. 選取技能後可自訂其設定內容，包括：
   • 角色提示：引導 AI以特定行為與文風回覆。
   • 命令提示：指示 AI 執行特定任務。
   • 其他選項：可進一步細化設定，並使用新增選項按鈕加入更多自定內容。
4. 透過新增技能按鈕，即可創建符合你需求的全新技能。

根據郵件歷史洞察，客製化回覆內容

Kutools AI 的答覆技能支援從歷史郵件對話中學習，透過建立本地郵件資料庫，AI 能深入分析過往互動內容，使回覆更精確且具情境關聯。

你可以手動新增歷史郵件至郵件學習，或 啟用自動新增功能 ，讓郵件發送後即自動加入郵件學習，有助於 AI 系統快速學習與適應。

手動新增

1. 在 Kutools AI 窗格的答覆或快速回覆框，點擊郵件學習按鈕。

2. 點擊手動新增按鈕。

3. 彈出的手動新增對話框中，勾選欲學習郵件並點擊確定。

• 如需選取 帳號全部郵件，請勾選該帳號前方方框。
• 如需逐一選取郵件，請勾選郵件前方方框。
• 如需選取 最近一個月郵件，請點擊「 最近一個月的郵件 」連結。
• 如需選取 最近一年郵件，請點擊「 最近一年的郵件 」連結。

4. 將彈出對話框，提示需學習郵件數量。按是即可。

5.另一個對話框將提示已成功學習郵件的數量。按確定即可。

自動新增

於 Kutools AI 窗格的答覆或快速回覆框，點擊郵件學習按鈕，並依以下步驟操作。

1. 勾選自動新增 方框。
2. 標記帳號前方方框，選擇要自動新增郵件的帳號，寄出郵件後即自動加入郵件學習。
3. 點擊儲存按鈕。

手動／自動模式控管及顯示選項設定

Kutools AI 支援根據個人流程自訂運作及視覺介面設定，符合每位用戶偏好：

• 部分技能初始為 自動模式，其餘則以 手動模式運作。若要切換某技能模式，只需點擊 切換 按鈕（於該技能框右上角）即可。
  

  閱讀面板與撰寫面板自動技能有以下差異：

  • 閱讀面板：技能設為自動模式時，每當切換到新郵件即自動執行。
  • 撰寫面板：自動模式下，選取草稿內容時技能會自動執行，唯「續寫內容」技能僅於內容更動時自動執行。
  注意事項

  技能切換至手動模式後，需點選生成按鈕才會產生結果。選取郵件中特定內容時，技能僅處理該區段；否則將處理全封郵件。 自動模式下，技能會針對整封郵件運行。若只需處理局部內容，請標註該區段，然後點左下方重新生成圖示。

• 你可於顯示設置選擇 單頁檢視 一次瀏覽 Kutools AI 窗格所有技能，或 Kutools AI 窗格，或選擇 標籤檢視 讓所有技能分別排列於獨立分頁。
  

提升 Kutools AI 使用效率的訣竅

以下是在 Outlook 運用 Kutools AI 的貼心技巧：

Kutools AI 窗格的快速控管與存取功能

若要在閱讀面板及撰寫面板間切換，請點選閱讀／撰寫面板切換按鈕。 如需切換單頁檢視或標籤檢視，請點選單頁／標籤檢視切換按鈕。 若需切換 Kutools AI 窗格裡不同 AI 提供商與模型，點擊 AI 模型下拉清單，於列表選擇偏好選項。 如需切換技能的手動／自動模式，只要點擊 切換 按鈕（於該技能框中）。 若需要，請點擊展開內容按鈕以檢視完整結果內容。 技能所用語言預設會同步 Outlook 設定，可於技能框中語言下拉清單切換設定。 展開其他選項下拉清單，可挑選更精細的參數指引 AI生成更具體結果。 AI產生的內容有可能含錯誤，重要資訊請務必另行核對。

技能框中可管理 AI產生的內容