解鎖郵件的未來：透過 KUTOOLS AI 助手全面提升 Outlook 效率

在快節奏的數位溝通時代，效率至關重要——有效管理電子郵件，能為您省下大量寶貴時間與精力。這正是 KUTOOLS AI 助手 for Outlook 的核心價值所在！這款強大工具透過智慧功能，全面簡化您的工作流程，徹底升級電子郵件體驗。無論是撰寫郵件、翻譯內容或快速回覆訊息，KUTOOLS AI 皆提供多元實用功能，重新定義您與電子郵件的互動方式。本教學將帶您深入認識 KUTOOLS AI 助手 for Outlook，了解它為何是您不可或缺的效率利器、如何快速設定，以及如何無縫融入日常郵件流程，助您發揮最大生產力！

• 在收件郵件中使用 KUTOOLS AI 的範例：
  • 郵件摘要
  • 快速回覆
• 在寄件郵件中使用 KUTOOLS AI 的範例：
  • 撰寫郵件
  • 繼續撰寫

• 自訂與添加技能以供個人化使用
• 運用郵件歷史洞察，量身打造回覆內容
• 控制手動/自動模式，並自訂顯示偏好設定

• KUTOOLS AI 窗格中的快速控制與存取
• 在技能方塊中管理生成內容
• 使用 KUTOOLS AI 的最佳實務

KUTOOLS AI for Outlook 是什麼？

KUTOOLS AI for Outlook 是由 ExtendOffice 開發的進階功能，無縫整合 OpenAI 與 GoogleAI 等領先 AI 模型技術，全面融入您的日常郵件流程。作為 Kutools for Outlook 完整套件的一部分——內含 超過 100 項實用工具——它徹底革新您管理與互動電子郵件的方式。搭配直覺化介面，KUTOOLS AI 在郵件閱讀與撰寫兩大環節皆提供強大支援，助您大幅提升工作效率！

閱讀面板中的技能（用於分析與回覆收到的郵件）

• 摘要：一鍵獲取簡明摘要，快速掌握冗長郵件的核心重點！
• 回覆：運用 AI 高效且詳盡地回覆郵件。（支援引用已寄出郵件中的相關資訊。）
• 快速回覆：提供多種回覆選項，並根據您選擇的方向產生回應。（支援引用已寄出郵件中的相關資訊。）
• 感謝回覆：立即生成簡潔得體的感謝信，助您快速傳達誠摯謝意！
• 翻譯：即時將收到的郵件翻譯成您的慣用語言，確保溝通無縫暢通！
• 分析：深入解析郵件內容的情緒傾向，助您快速判斷情感為正面、負面或中立！
• 擷取：從郵件中快速擷取姓名、地點、日期與金額等結構化資訊，輕鬆掌握內容關鍵資料！
• 自訂技能 ：透過自訂角色提示與指令提示，並新增額外選項，打造專屬於您、完美契合獨特郵件管理需求的專屬技能！

撰寫面板中的技能（用於撰寫與潤飾寄件郵件）

• 撰寫：運用 AI 輔助，透過客製化建議加速郵件草稿的撰寫流程！
• 潤飾：自動優化郵件草稿的文法、語氣與風格，確保呈現專業水準。
• 繼續撰寫：讓 AI 根據上下文提供智能建議與內容補全，助您流暢延續草稿創作！
• 翻譯：輕鬆將郵件草稿翻譯成多種語言，立即準備好面向全球受眾！
• 檢查：立即檢查並修正郵件中的拼字與文法錯誤，確保語言準確無誤！
• 擴充：擴充郵件關鍵資訊並提供詳細說明，讓內容更全面完整！
• 建議：透過邏輯分析或內容審查，針對邏輯優化或敏感內容提供專業建議。
• 自訂技能 ：透過自訂角色提示與指令提示，並新增額外選項，打造專屬於您、完美契合獨特郵件管理需求的專屬技能！

為何選擇 Kutools AI 助手來強化您的 Outlook？

在當今快節奏的數位世界中，有效溝通至關重要。KUTOOLS AI 助手運用尖端 AI 技術，確保您的電子郵件不僅被閱讀，更能被感受、理解與欣賞。這不僅大幅提升您的郵件處理效率，更讓每次互動都充滿意義與影響力。無論您是應對大量日常郵件，還是專注於關鍵訊息，KUTOOLS AI 都是您在溝通競賽中的策略夥伴，助您始終領先一步！以下是主要優勢：KUTOOLS AI 所提供的：

⏰ 節省時間的自動化功能： 自動處理郵件摘要、快速回覆等例行郵件任務，釋放您的寶貴時間，專注於更重要的工作，全面提升生產力！

🌐 多元 AI 整合支援：KUTOOLS AI 支援 OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI 與 SenseNovaAI 等多種 AI 平台，讓您靈活選用最適合的 AI 模型，實現精準高效的郵件管理！

🖥️直覺友善的操作介面：採用直觀易用的導航設計，無論技術熟練度高低，所有使用者都能輕鬆提升郵件管理與溝通效率！

🌓 雙模式運作功能：KUTOOLS AI 提供手動模式與自動模式。在自動模式下，系統會自動生成郵件摘要與快速回覆；只需一鍵即可無縫切換模式，讓工具完美契合您的工作流程！

💡 自訂技能： 可針對您的特定郵件管理需求，自行建立專屬技能，量身打造 KUTOOLS AI！透過自訂角色提示、指令提示及其他選項，讓 AI 完全依照您的期望運作，處理郵件時實現極致彈性與效率。

📚 郵件歷史學習功能： 在您匯入歷史郵件後，KUTOOLS AI 將運用過往郵件互動記錄，在生成回覆時提供具備上下文感知的內容，並根據先前討論精準回應。隨著時間推移，回覆將越來越貼近您的溝通風格，打造高度個人化的互動體驗！

🌍 語言翻譯能力： 透過先進模型實現精準翻譯，輕鬆打破語言障礙，讓全球溝通零負擔！

⚙️與 Outlook 無縫整合：專為 Outlook 打造，讓您在熟悉的環境中享受更強大的郵件體驗，操作直覺、工作流程高效流暢！

✏️提升清晰度與專業度：運用先進語言模型優化您的郵件內容，確保每封訊息都清晰又專業！

🔐 強化隱私與安全性： 採用最新加密技術與安全協定，全面守護您的郵件資料，讓您通訊安心無憂！

如何設定 Kutools AI 助手，以大幅提升 Outlook 郵件處理效率？

透過 KUTOOLS AI 助手，僅需幾個簡單步驟，立即轉變您的郵件體驗！以下將逐步引導您完成在 Outlook 中設定 KUTOOLS AI 的完整流程。

步驟 1：安裝 KUTOOLS AI

立即前往下載頁面，下載並安裝 Kutools for Outlook，即可取得 KUTOOLS AI！

步驟 2：啟用 Kutools AI

1. 安裝完畢後，請前往 Kutools 選項卡，並點擊 AI 助手，即可使用 Kutools for Outlook！

2. 此時會彈出 AI 郵件助手指南對話方塊，介紹 KUTOOLS AI 所提供的各項技能。立即點擊下一步按鈕，繼續體驗！

3. 此時會出現使用前須知，請點擊下一步。

4. 現在，您只需選擇一個 KUTOOLS AI，並輸入對應的 AI 提供商，即可啟用 API 密鑰。設定完成後，點擊確定！

點擊確定後，KUTOOLS AI 窗格將出現在 Outlook 視窗右側，如下圖所示。立即閱讀下方範例，輕鬆掌握使用方法！

透過實際範例將 KUTOOLS AI 助手融入您的工作流程

郵件摘要：從冗長訊息中提取重點

當您開啟收件匣，發現客戶寄來一封詳述多項專案更新與請求的長郵件時，無需費力閱讀整篇內容，即可仰賴 KUTOOLS AI 的摘要功能！只要開啟郵件，AI 便會立即生成簡明摘要，凸顯最關鍵資訊，助您快速掌握重點、從容規劃後續行動——節省寶貴時間，絕不遺漏任何重要細節！

1. 在 KUTOOLS AI 窗格中，請確認您已位於閱讀窗格。
2. 選取您希望摘要的郵件。

如下圖所示，摘要框會自動生成郵件重點的簡明摘要：

快速回覆：即時生成具備上下文感知的回覆

與其從頭撰寫回覆內容，不如善用 KUTOOLS AI 的快速回覆功能，自動分析郵件上下文，並提供多種回覆建議，作為您撰寫詳盡回覆的絕佳基礎！

1. 在 KUTOOLS AI 窗格中，請確認您已位於閱讀窗格。
2. 選取您要回覆的電子郵件，快速回覆技能將自動產生多個回覆草稿，如下所示。
   提示：

   • 若您在郵件中選取部分文字，系統將針對所選內容回覆；若未選取，則會回覆整封郵件。
   • 若現有的回覆依據都不合適，可點擊「不合適？」連結，立即輸入您想要的回覆依據！

3. 請選取其中一種回覆依據，以產生回覆。

4. 點擊回覆按鈕，回覆內容將自動插入電子郵件草稿中，供您檢閱、編輯並傳送。

郵件撰寫：在 AI 引導下起草初始訊息

當您開完會議卻不知如何後續追蹤客戶時，KUTOOLS AI 的撰寫功能立即為您解圍，提供貼合情境的專業建議，助您輕鬆起草郵件！只要提供 KUTOOLS AI 關鍵要點，AI 便能即刻推薦符合需求的詞句與結構，讓您快速擬出清晰又專業的郵件。

1. 在 KUTOOLS AI 窗格中，請確認您已位於撰寫面板。
2. 在撰寫方塊中輸入要點後，立即點擊產生按鈕！
3. 點擊插入，即可將生成的草稿加入電子郵件內文！

繼續撰寫郵件：從上次中斷處接續

當您起草一封詳細郵件時中途被打斷而不得不暫停，重返工作後，KUTOOLS AI 的繼續撰寫功能將立即從中斷處無縫接續！AI 會分析未完成草稿的上下文，並提供流暢自然的續寫與完成建議，助您輕鬆恢復思路、高效完成郵件。

「繼續撰寫」技能的運作方式如下：當您在收件匣中啟動郵件回覆時，閱讀窗格會自動切換為撰寫窗格。當您開始起草回覆內容，繼續撰寫技能便會自動為您接續草稿。內容生成後，只需點擊插入按鈕，即可快速將內容加入草稿中！

將 KUTOOLS AI 打造成您的個人助理

從新增與個人化技能，到讓 AI 能從您的郵件歷史中學習，您都能優化 KUTOOLS AI，打造專屬於您的個人助理。透過這些功能，您將獲得更精準、具情境感知的回覆，並可微調 AI 技能，完美契合您的特定需求。

• 自訂並搭配添加技能，打造個人化使用體驗
• 根據郵件歷史洞察，量身打造回覆內容
• 控制手動／自動模式，並自訂顯示偏好設定

自訂與添加技能，打造個人化體驗

在 KUTOOLS AI 窗格底部，點擊技能庫管理按鈕，即可開啟技能庫管理對話方塊。

在技能庫管理對話方塊中，您可以為閱讀窗格與撰寫窗格設定技能：

1. 只要選取閱讀面板或撰寫面板，就能輕鬆管理該面板中的技能！
2. 勾選技能旁的核取方塊，即可啟用該技能並顯示於 KUTOOLS AI 窗格中；取消勾選則可停用該技能並從窗格中隱藏。
3. 選取一項技能以自訂其設定，包括：
   • 角色提示：引導 AI 展現特定行為與風格。
   • 指令提示：指示 AI 執行特定任務。
   • 其他選項：可進一步自訂，並透過添加按鈕新增更多設定。
4. 點擊添加技能按鈕，立即新增符合您特定需求的技能！

根據郵件歷史洞察，量身打造回覆內容

回覆技能在 KUTOOLS AI 中支援從歷史郵件對話中學習。透過建立儲存過往郵件資料的本機資料庫，AI 能深入分析先前的溝通內容，大幅提升回覆的準確性與情境相關性，為您提供更精準、具情境感知的回覆體驗！

您可以手動將歷史郵件加入「郵件學習」，或啟用自動新增功能，讓郵件在寄出後立即加入「郵件學習」，協助 AI 系統更精準地學習與適應！

手動新增

1. 點擊位於 KUTOOLS AI 窗格中的郵件學習按鈕，該窗格位於回覆或快速回覆方塊內。

2. 點擊手動新增按鈕。

3. 在跳出的手動新增對話方塊中，選取您希望 AI 學習的郵件，然後點擊確定。

• 若要選取某帳戶的所有電子郵件，請勾選該帳戶前方的核取方塊。
• 若要逐一選取電子郵件，請勾選郵件前方的核取方塊。
• 若要選取最近一個月的電子郵件，請點擊來自上月的電子郵件連結。
• 若要選取最近一年的電子郵件，請點擊來自去年的電子郵件連結。

4. 系統將彈出對話方塊，提醒您有待學習的郵件數量，請點擊是。

5. 系統將再次彈出對話方塊，通知您郵件數已成功學習，請點擊確定。

自動新增

點擊位於 KUTOOLS AI 窗格中的郵件學習按鈕（該窗格位於）回覆或快速回覆方塊內），然後依照下列步驟操作。

1. 勾選自動新增核取方塊。
2. 透過勾選每個地址旁的核取方塊來選取電子郵件帳戶，如此一來，從這些地址寄出的郵件將自動加入電子郵件學習功能。
3. 點擊儲存按鈕。

控制手動／自動模式，並自訂顯示偏好設定

KUTOOLS AI 可讓您自訂其操作方式與視覺介面，以符合您的個人偏好與工作流程：

• 部分技能預設為自動模式，其餘則以手動模式運作。若要切換特定技能的手動與自動模式，只需點擊該技能方塊右上角的切換按鈕即可。
  以下是閱讀面板與撰寫面板中自動化技能的差異：
  • 閱讀面板：設定為自動模式後，每次切換至新建郵件時都會自動執行。
  • 撰寫面板：設為自動模式的技能，會在草稿中選取範圍變更時自動執行；而「繼續撰寫」技能則僅在內容本身發生變更時才會觸發。
  提示：

  • 將技能切換為手動模式後，請點擊產生按鈕以取得結果。若在郵件中選取了文字，該技能僅會處理所選內容；否則將處理整封郵件。
  • 在自動模式下，選取郵件後，技能將自動處理整封郵件。若您只想處理郵件的特定段落，請先反白標示所需內容，再點擊左下角的重新產生圖示。
• 您可以選擇單頁視圖，一次在 KUTOOLS AI 窗格中瀏覽所有技能；或切換至選項卡視圖，將技能分門別類整理於不同分頁中，讓操作更清晰有序！
  

提升 KUTOOLS AI 效率的實用技巧

以下是在 Outlook中使用 KUTOOLS AI 的一些技巧與訣竅：

KUTOOLS AI 窗格中可快速控制與存取的功能

若要在閱讀面板與撰寫面板之間快速切換，請點擊閱讀/撰寫面板按鈕！ 若要在選項卡視圖與單頁視圖之間切換，請按一下單頁／選項卡視圖按鈕。 想輕鬆在 KUTOOLS AI 窗格中切換不同的 AI 提供商與模型？只要點擊 使用的 AI 模型下拉式選單，即可從清單中選擇您偏好的選項！ 若要為特定技能切換手動與自動模式，只需點擊該技能框中的切換按鈕即可。 如有需要，請點擊展開內容按鈕，即可檢視完整結果內容！ 技能預設會使用與您的 Outlook 設定相同的語言。您可透過點選技能框中的語言下拉式選單，立即切換至您偏好的語言！ 展開其他選項下拉式選單後，即可選擇選項，引導 AI 產生更具體的結果！ AI 生成的內容可能不正確，敬請確認重要資訊。

在技能方塊中可透過生成內容執行的操作