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輕鬆從 Outlook 郵件中拆離附件

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-12

從郵件中移除附件可以釋放大量的 Outlook 空間。通常,您可以輕鬆地在 Outlook 中保存和刪除郵件中的附件。但是,逐一保存和移除多封郵件中的附件是非常耗時的。
這裡介紹 Kutools for OutlookDetach All 附件和 Auto Detach 附件功能。使用 Detach All 附件功能,選定郵件中的附件將被轉換為超連結,同時,拆離的附件將保存到特定資料夾中。Auto Detach 附件功能可以幫助在郵件到達時自動拆離附件。

快速從選定的郵件中拆離附件

在郵件到達時自動拆離附件


快速從選定的郵件中拆離附件

從選定的郵件中拆離所有附件

要同時從多封郵件中拆離附件,請按以下步驟操作:

1. 在郵件列表中選擇您想要拆離附件的郵件。

注意:按住 Ctrl 鍵,您可以逐一點擊選擇多封不連續的郵件。
按住 Shift 鍵,您可以點擊第一封和最後一封來選擇多封連續的郵件。

2. 然後點擊 Kutools Plus > 附件工具 > Detach All以啟用該功能。

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3. 在拆離設定對話框中,請執行以下操作:

(1.) 點擊 shot-attachment-tool-button 按鈕以選擇一個資料夾來保存拆離的附件;

(2.) 指定拆離附件的保存樣式如下:

  • 勾選 按以下樣式拆離附件 複選框。
    您可以將拆離的附件保存到特定的子資料夾中,請勾選 按以下樣式創建子文件夾 選項,然後選擇您需要的樣式;
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    您還可以重新命名拆離的附件,勾選 按以下樣式重新命名拆離出的附件,並指定您想使用的名稱樣式。
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  • 取消勾選按以下樣式拆離附件複選框,所有拆離的附件將直接保存到您設置的特定資料夾中。

(3.) 如果您想在郵件中保留附件圖標,請勾選拆離附件後,郵件依然保留附件圖標選項。

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4. 然後,點擊確定按鈕,另一個 Detach All 對話框彈出,點擊按鈕繼續。

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5. 現在所有附件都已從選定的郵件中拆離,並且所有附件都已保存到指定的資料夾中。您可以看到郵件正文中僅保留超連結,點擊超連結即可打開附件文件。

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根據規則從選定的郵件中拆離所有附件

除了拆離選定郵件的所有附件外,您還可以設置一些高級規則來拆離一些特定的附件,請按以下步驟操作:

1. 在拆離設定對話框中,點擊高級選項按鈕以展開此拆離設定對話框,然後在展開的框中設置您需要的條件,請參見截圖:

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注意:
  • 1. 如果您想拆離從某些特定人員到達的附件,請勾選 選項,然後將郵件地址輸入到文本框中,或點擊 shot-detach-attachments-button-1 按鈕從 從當前消息添加 選項或 從通訊簿添加 選項中選擇郵件地址。
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  • 2. 要根據主題或附件名稱拆離附件,您只需勾選主題包含附件名稱包含框,然後輸入您需要的關鍵字。
  • 3. 根據附件類型拆離附件,請勾選附件類型,然後將文件擴展名輸入到文本框中,例如:.docx;.png
  • 4. 您還可以根據附件的大小拆離附件,勾選 附件大小,然後指定您需要的條件。shot-detach-all-attachments-11

2. 設置完您需要的規則後,請點擊確定按鈕,只有符合規則的附件將立即被拆離。

注意:

拆離設定對話框中勾選不再顯示此拆離設定對話框在當前會話中,將在當前 Outlook 啟動時間內直接使用上次的設置拆離附件而不彈出對話框,當下次啟動 Outlook 時,此選項將預設為未勾選。

如果您想更改保存附件的目標資料夾或其他設置,請點擊 Kutools > 選項 ,這是一個在 附件組中的箭頭以打開附件選項對話框。在拆離標籤下,更改設置以符合您的需求,請參見截圖:

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在郵件到達時自動拆離附件

Auto Detach 附件功能可以幫助在郵件到達時拆離所有附件。此外,它支持創建規則以僅在郵件到達時拆離特定附件。請按以下步驟操作。


自動從到達的郵件中拆離所有附件

1. 點擊 Kutools Plus > Auto Detach > 啟用以啟用該功能。

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2. 然後,在彈出的提示框中,直接點擊確定,請參見截圖:

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3. 然後,Auto Detach Attachments 視窗彈出,請按以下步驟操作。

  • (1.) 選擇自動拆離所有收到的附件選項;
  • (2.) 點擊 shot-attachment-tool-button 按鈕以選擇一個資料夾來保存拆離的附件;
  • (3.) 指定拆離附件的保存樣式,勾選按以下樣式拆離附件複選框,然後選擇按以下樣式創建子文件夾 按以下樣式重新命名拆離出的附件以符合您的需求。
    (注意:取消勾選按以下樣式拆離附件複選框,所有拆離的附件將直接保存到您設置的特定資料夾中。)
  • (4.) 如果您想在郵件中保留附件圖標,請勾選拆離附件後,郵件依然保留附件圖示選項。

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4. 然後,點擊確定按鈕,從現在開始,當帶有附件的郵件到達時,所有附件將自動拆離並保存到特定資料夾中。


根據規則自動從到達的郵件中拆離所有附件

您可以創建規則以僅拆離從特定郵件地址發送的附件,包含某些主題或附件名稱等。

1. 在 Auto Detach Attachments 對話框中,選擇按規則自動拆離收到的附件選項,然後點擊新建按鈕,請參見截圖:

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2. 在彈出的 Auto Detach Attachments 對話框中,請執行以下操作:

  • (1.) 在規則名稱文本框中指定您需要的規則名稱;
  • (2.) 根據多個條件創建規則,例如帳號、從特定人員發送、主題、附件名稱、附件類型、附件大小等,請在 過濾條件列表框中設置。
  • (3.) 選擇一個資料夾來保存拆離的附件,並在 保存設置部分指定拆離附件的保存樣式;
  • (4.) 如果您想在郵件中保留附件圖標,請勾選拆離附件後,郵件依然保留附件圖標選項。

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3. 完成設置後,請點擊確定按鈕返回第一個對話框,您可以看到,創建的規則和規則描述已列入框中,請參見截圖:

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注意:
  • 1. 您可以通過選擇規則並點擊編輯刪除按鈕來編輯或刪除規則。
  • 2. 如果您的規則條件過長無法在當前列表框中顯示,您可以勾選規則描述換行顯示選項以使規則換行顯示。
  • 3. 勾選啟用旁邊的複選框以啟用所有規則。
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  • 4. 它支持 Ctrl 或 Shift 鍵選擇多個規則,並使用右鍵菜單批量刪除選定的規則。
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4. 現在,當符合您創建的規則的郵件到達時,附加的附件將自動拆離並保存到特定資料夾中。


注意:

1. 如果您在常規標籤下勾選 從純文本消息中拆離附件框,當接收到包含附件的純文本格式郵件時,附件拆離後將自動轉換為 HTML 格式。

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2. 上述兩種方法都會用超連結替換附件。然而,如果您在 Outlook 中啟用了自動下載警告,這些超連結將被識別為有害並被阻止。您可以按以下步驟禁用它:(1)點擊文件 > 選項 > 信任中心 > 信任中心設置以打開信任中心,(2)在左側欄中啟用自動下載標籤,(3)取消勾選在編輯、轉發或答覆郵件時下載內容前警告我選項,並(4)保存更改。

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