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Kutools for Outlook：強大的 Outlook 功能與工具

Kutools for Outlook 是一款功能強大的 Outlook 增益集，讓您擺脫大多數 Outlook 使用者每天都要執行的耗時操作！它包含多組工具，可為您節省大量時間！您可以從這裡獲取有關 Kutools for Outlook 的詳細功能教程。

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您可以通過在以下搜索框中輸入功能名稱或一些關鍵字來快速訪問功能教程。例如，如果您想知道如何使用批量轉發郵件，只需在搜索框中輸入「轉發」即可。

意見回饋：如果您找不到所需的功能，請透過電子郵件與我們聯繫，並提供您需求的詳細資訊。

熱門群組

Kutools AI：AI 郵件助手利用最先進的 AI 技術，幫助您快速、準確且智能地回覆郵件。此外，它還能優化郵件內容、總結郵件訊息、將其翻譯成多種語言，並從郵件內容中提取重要資訊，以及分析郵件。另外，您還可以創建新模板以滿足特定需求，例如識別合同漏洞。

AI 工作總結：AI 工作總結通過使用AI快速總結多封郵件，並直接在Outlook中生成詳細報告，幫助您簡化工作流程，使任務更高效且準確。

超級通訊簿：支援跨帳號聯絡人存取，讓您快速切換帳號並輕鬆搜尋聯絡人資訊。此外，它還提供了強大的全欄位搜尋與篩選功能，支援自定義聯絡人欄位顯示，並提供靈活的排序選項。

智慧收件人：透過跨帳戶聯絡人存取、高級搜索、輕鬆排序與篩選、可自定義的顯示選項，以及直觀的視覺指示，智慧收件人確保您的電子郵件溝通無縫且高效。

一次答覆多封郵件：透過此工具，您可以快速同時答覆多封收到的郵件，無需逐一手動答覆或建立複雜且耗時的規則。

將所選郵件的寄件者和多位收件人新增至聯絡人：此工具可幫助您快速將所選郵件中的所有寄件者和收件人一次性新增至聯絡人資料夾，且不會建立重複項目。

將所選電子郵件的發件人和多個收件人添加到聯繫人群組：此工具可以幫助快速將所選電子郵件的多個收件人或發件人的郵件地址添加到特定的聯繫人群組。

轉發多封郵件（不以附件形式）：當選擇多封郵件並使用轉發功能時，默認情況下，所有選定的郵件會作為附件插入到轉發郵件窗口中。通過此工具，您可以將多封郵件分別單獨轉發為普通郵件，而不是將它們作為附件發送。

將多封郵件儲存為 PDF 及其他格式：此工具可幫助您將多封郵件分別大量儲存為其他格式的文件。它支援六種文件格式，如下：HTML、TXT、Word、PDF、CSV 和 Excel。

查看群組

標籤欄：啟用此功能後，Outlook 將引入分頁界面。所有打開的 Outlook 窗口，包括郵件、聯繫人和任務窗口，都會在標籤欄中顯示，方便快速切換。

表情符号：在這個窗格中，您可以向郵件正文中添加多種吸引人的表情符号。它兼容所有Windows系統。此外，您還可以創建自定義群組來組織並添加您自己的表情符号。

自動圖文集窗格：幫助將常用的短語、圖片或形狀保存為Outlook中的自動圖文集條目。撰寫郵件時，只需點擊自動圖文集條目即可將其插入郵件正文中。

書籤窗格：就像在 Word 文件中一樣，您可以將書籤添加到郵件正文中。

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關閉時最小化：點擊關閉按鈕時將 Outlook 最小化，而不是關閉。

郵件提醒：根據指定的文字建立規則，設定重要郵件。

寄件人的時區：顯示寄件人時區的發送時間和當前時間，讓您選擇合適的時間來回覆Outlook中的郵件。

顯示郵件的隱藏資訊：直接在 Outlook 郵件視窗中顯示指定的標頭資訊。

郵件群組

暫停：將選定的郵件暫時移動到暫停資料夾，並在預定時間將它們帶回您的收件匣。

計劃發送郵件：您可以自定義郵件的發送時間，當設定的時間到達時，郵件將自動發送。

定期發送郵件：定期發送郵件是指根據用戶定義的設置自動並定期發送的郵件。

延遲郵件：啟用此功能後，所有外發郵件都將在指定時間內延遲發送，在此期間您可以免費撤銷郵件。

分別發送：將相同的郵件一次性單獨發送給多個收件人（這些收件人被添加到「收件人」欄位），並為每位收件人提供個人化的問候語，且收件人之間不會知道彼此。

回覆時保留原始附件：此工具可以幫助在回覆帶有附件的郵件時，保留原始附件。

全部回覆並保留原始附件：此工具可以在點擊帶有附件的郵件的「全部回覆」按鈕時，幫助保留原始附件。

回覆不包含歷史訊息：此功能可以幫助您輕鬆回覆所選電子郵件的寄件人，而不包含原始郵件的文字內容。

全部答覆不包含歷史訊息：此功能可以幫助您輕鬆地答覆寄件人以及所選郵件的所有其他收件人，且不包含原始郵件的文字內容。

撤回郵件：嘗試通過發送 Outlook 撤回命令來撤回您已發送的多封選定郵件。

撤回郵件歷史記錄：追蹤郵件的撤回狀態（成功撤回、撤回失敗、未知狀態）。

進階群組

高級規則：提供更多規則和配置選項，超越 Outlook 的默認設定。

反釣魚：此功能可以自動或手動檢查郵件中的隱藏連結地址，並顯示真實的連結地址，幫助用戶更好地避免點擊釣魚連結。

阻止寄件人：阻止來自特定人員的所有郵件。

阻止寄件人域名：輕鬆阻止來自特定電子郵件域名的所有郵件。

阻止主題：輕鬆阻止所有主題包含您指定詞語的郵件。

阻止正文：輕鬆通過特定的正文內容阻止郵件，在配置要阻止的正文文本之後即可實現。

從不阻止寄件人：將一位郵件寄件人的地址或多個寄件人的地址新增至從不阻止寄件人清單，這樣您就能始終接收來自他們的郵件。

永不阻止寄件人域名：將電子郵件寄件人的域名添加到永不阻止寄件人域名列表中，這樣您就可以始終接收來自這些寄件人域名的所有電子郵件。

從不阻止主題：無論如何設定阻止或過濾規則，始終接收具有特定主題的郵件。

絕不阻止正文：無論您如何配置阻止或過濾規則，始終接收郵件正文中包含特定關鍵字或短語的郵件。

選項群組

在建立新郵件時將日期加入主題：幫助在Outlook中建立新郵件時自動插入當前日期到主題中。

在建立、回覆及轉寄郵件時新增帶日期的簽名：有助於在建立新郵件或回覆／轉寄郵件時自動將當前日期插入簽名中。

始終使用預設帳號回覆：可以在Outlook中始終使用預設的郵件帳號回覆所有郵件。

在建立、回覆及轉寄郵件時自動添加問候語：於Outlook中回覆、轉寄或建立郵件時，將自動加入問候語。

回覆全部時包括自己：在全部回覆的郵件中始終包含自己。

回覆／全部回覆時的警告：當點擊含有多位收件人的郵件中的「回覆」或「全部回覆」按鈕時，顯示警告。

密件抄送警告：當您對一封電子郵件使用「全部回覆」功能，而您的電子郵件地址位於密件抄送欄位時，將會彈出一個警告對話框。

使用預設帳號進行轉寄：一律使用預設帳號轉寄郵件。

變更預設文字縮放：可以將閱讀、撰寫、回覆和轉寄郵件視窗的文字縮放更改為特定百分比。

啟用查詢生成器：幫助您輕鬆在 Outlook 中啟用查詢生成器。

變更最大附件大小：幫助快速增加或更改 Outlook 中的最大附件大小限制。

設定附件類型：幫助 Outlook 使用者輕鬆解除封鎖或存取具有特定副檔名的附件。

更改預設的附件保存資料夾：幫助您輕鬆設定保存附件的預設資料夾。

報告群組

統計：快速計算Outlook中某段時間內的郵件數量。可選擇將所有計數結果的最終報告導出到新文件，例如Excel工作簿。

快速報告：所選郵件資料夾中的所有郵件資訊或所選任務資料夾中的所有任務將被導出到一個Excel文件中，同時還支持根據您的需求自定義報告欄位。

郵件標頭分析器：幫助您一鍵輕鬆查看和分析電子郵件的完整互聯網標頭。

選中項目統計：計算Outlook中選中項目的數量。

刪除群組

刪除重複郵件：從一個或多個郵件帳戶的資料夾中刪除重複的郵件。此外，它還允許將跨多個郵件帳戶的所有重複郵件移動到特定資料夾。

刪除重複任務：同時移除單一資料夾或跨多個資料夾中的所有重複任務，僅保留一個。

刪除重複聯絡人：一次性從一個或多個聯絡人資料夾中刪除所有重複的聯絡人。您可以選擇將所有重複的聯絡人從指定的資料夾移動到另一個資料夾，而不是永久刪除它們。

合併重複聯絡人：根據 Outlook 中的特定欄位，合併一個或多個聯絡人資料夾中的所有重複聯絡人。

刪除主題前綴：一次性刪除所選郵件或指定資料夾中所有郵件的 RE 或 FW 前綴。

刪除相同寄件人的郵件：刪除當前資料夾中與所選郵件寄件人相符的所有郵件。您可以選擇是否在指定的日期範圍內刪除相關郵件。

刪除相同主題的郵件：刪除目前資料夾中所有與選定郵件主題相同的郵件。您可以選擇在指定的日期範圍內刪除相關郵件。

從寄件匣中移除卡住的郵件：只需一鍵即可移除寄件匣中所有卡住的郵件。

附件群組

附件管理器：輕鬆保存/刪除/壓縮/拆離多封郵件中的多個附件。

壓縮所有附件：壓縮一個或多個選定郵件中的所有附件。此外，它還允許您根據特定條件壓縮選定郵件的附件。

解壓縮所有附件：一次性解壓縮一封或多封選定郵件中的所有已壓縮附件。

拆離所有附件：將一個或多個選定郵件中的所有附件拆離到特定資料夾。此外，它還允許您根據高級條件拆離選定郵件的附件。

還原所有附件：將所有已拆離的附件還原到原始郵件中。

儲存所有附件：將所選郵件中的所有附件儲存到特定資料夾，還可以通過高級條件僅儲存所選郵件中的某些特定附件。

重新命名所有附件：重新命名選定郵件中的所有附件，而無需將附件保存到磁碟。

複製名稱：一鍵將郵件中選定或所有附件的名稱複製到剪貼板。之後，只需按下 Ctrl + V 鍵即可根據需要將其粘貼到其他任何地方。

修復連結：如果已拆離的附件被移動到新位置，批量更新 Outlook 中拆離附件與郵件之間的連結。

自動保存附件：在郵件到達時保存所有附件。此外，它還支持創建規則，以便在郵件到達時僅拆離特定附件。

自動拆離附件：拆離所有收到的附件。此外，它還支持創建規則，以便在郵件到達時僅拆離特定的附件。

自動壓縮附件：自動拆離所有收到的附件。此外，它還支持創建規則，僅在郵件到達時拆離特定的附件。

附件選項：它提供了實用的選項，讓您能夠輕鬆管理附件的保存、拆離和壓縮。

自動群組

延遲發送郵件：啟用此功能後，所有外寄郵件將在指定時間內延遲發送，在此期間您可以自由撤銷該郵件。

修復回覆格式：輕鬆設定一種格式作為Outlook中的預設回覆格式，並在未來回覆時始終使用該格式。

修復轉寄格式：輕鬆將某種格式設定為Outlook中的預設轉寄格式，並在未來轉寄郵件時始終使用該格式。

當我發送遺漏附件的郵件時提醒我：創建您自己的關鍵字，當發送含有指定關鍵字但未附加附件的郵件時，將彈出警告對話框。

標記為已讀：永遠將「已刪除的郵件」中的郵件標記為已讀。

設置固定的答覆地址：通常，寄出郵件後，對方回覆的訊息會回到您發送原始郵件的郵件帳號。若您希望所有回覆的郵件都轉寄到特定的郵件帳號，此功能可幫助您輕鬆實現。

自動回覆：輕鬆為一個或多個郵件帳號同時設定外出時的自動回覆規則，並自定義主題和正文。

自動轉發：輕鬆設定規則，將所有收到的郵件自動轉發給特定收件人。

自動抄送/密送：輕鬆為 Outlook 中的所有發送郵件設置抄送或密送規則。

聯絡人群組

拆分到多個聯絡人群組：輕鬆快速地將一個聯絡人群組或分發列表拆分為兩組。

拆散聯絡人群組：將分發列表中的所有成員保存／轉換為聯絡人資料夾中的個別聯絡人。

資料夾群組

所有資料夾顯示未讀項目數量：在所有 Outlook 資料夾中顯示未讀項目的總數。

所有資料夾顯示項目總數：在所有 Outlook 資料夾中顯示項目的總數。

整合資料夾：快速輕鬆地將來自不同電子郵件帳戶的多個相同類型的資料夾合併為一個資料夾。

整合收件箱：按郵件類型對郵件進行分類，並將指定收件箱中來自不同郵件帳戶的相同類型郵件合併到一起。

將資料夾合併到資料檔案：將不同帳戶中的特定 Outlook 資料夾合併到一個資料檔案中。

前往：透過名稱快速搜尋資料夾，然後直接在 Outlook 中前往此資料夾。

臨時文件夾：只需一鍵即可打開Outlook安全臨時文件夾。

搜尋群組

高級搜索郵件：同時根據一個或多個條件搜索郵件，並支持保存搜索場景。

高級搜索任務：同時根據一個或多個條件搜索任務，並支持保存搜索場景。

高級搜索聯繫人：輕鬆根據一個或多個條件同時搜索聯繫人，並支持保存搜索場景。

高級搜索約會與會議：輕鬆根據一或多個條件同時搜索約會和會議，並支持保存搜索場景。

(搜索) 含有寄件人的郵件：通過選擇的郵件寄件人搜尋所有郵件。

（搜索）來自寄件人的郵件：搜尋所有郵件資料夾中由所選郵件的寄件人發送的郵件。

（搜尋）寄給寄件人的郵件：搜尋所有郵件資料夾中，寄給所選郵件寄件人的郵件。

（搜索）寄件人域名：搜尋所有郵件資料夾中含有所選郵件寄件人域名的郵件。

（搜索）答覆至當前寄件人：一鍵搜索所有答覆至為所選郵件寄件人電子郵件地址的郵件。

(搜索) 含有收件人郵箱：在所有郵箱中搜索包含所選郵件收件人地址的郵件。

(搜索) 來自收件人的郵件：在所有郵箱中搜索從所選郵件的收件人發送的郵件。

(搜索) 發送給收件人的郵件：在所有郵箱中搜索發送到所選郵件收件人的郵件。

（搜索）收件人域名的郵件：在所有郵箱中搜索包含所選郵件收件人域名的郵件。

(搜索) 答覆至當前收件人：搜索所有回覆給該收件人（即所選郵件收件人的郵箱地址）的郵件。

(搜索) 郵件包含答覆地址：搜索所有包含所選郵件答覆地址的郵件。

（搜索）從當前答覆收件人：只需單擊一下，即可搜索所有從所選郵件的答覆收件人地址發來的郵件。

(搜索) 答覆至當前答覆收件人：搜尋所有發送至所選郵件的答覆收件人地址的郵件。

（搜索）當前答覆收件人郵箱域：一鍵搜索包含所選郵件答覆收件人郵箱域名的所有郵件。

(搜索) 按答覆收件人：搜索所有將答覆郵件地址設為所選郵件答覆對象的郵件。

（搜索）此聯絡人：搜索所有郵件資料夾中包含通訊錄中特定聯絡人的郵件。

清除搜尋歷史：只需一鍵即可清除Outlook中所有的近期搜尋歷史

列印群組

列印聯絡人或聯絡人群組：列印帶有備註的聯絡人，或在一頁上列印聯絡人群組的成員。

列印會議：列印所選會議的與會者名單及回覆情況。

列印郵件：可選擇是否包含郵件標頭來列印所選郵件，還可以列印所選的已傳送郵件並顯示密件抄送欄位。

列印選取：僅列印電子郵件的選取部分。

日曆群組

移除生日提醒：只需點擊一下，即可停用日曆中的生日提醒。

恢復生日提醒：恢復日曆中所有已停用的生日提醒。

幫助群組

日誌：記錄 Kutools for Outlook 自動操作的成功與失敗結果。

建立、回覆及轉寄郵件時的其他功能

重複姓名：只需點擊一次，即可同時從收件人、抄送、密送欄位中移除所有重複的收件人。

我的姓名：在撰寫郵件時，從收件人、抄送和密送欄位中移除您自己的郵件帳號。

插入歷史訊息：當您在使用「答覆／全部答覆不包含歷史訊息」功能來回覆選定的郵件且不帶歷史訊息時，您可以點擊此「插入歷史訊息」按鈕功能，輕鬆將歷史訊息帶回到目前的回覆訊息視窗中。

直接答覆至：使用「設置答覆至」功能為郵件帳號設定答覆地址後，您可以在撰寫郵件時點擊此按鈕，以關閉該郵件的答覆地址。

依賴選取：僅在 Outlook 中使用某些選取的重要文字來回覆電子郵件。

簽名轉聯絡人：快速將寄件人的簽名轉換為聯絡人。

開啟通訊群組視窗時的功能

資訊：讓您只需點擊一下即可立即計算聯絡人群組成員的數量。