Kutools for Outlook：Outlook的強大功能和工具

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Kutools for Outlook：Outlook的強大功能和工具

作者：孫最後修改時間：2024-07-10

Kutools for Outlook 是一個功能強大的 Outlook 插件，可讓您從大多數 Outlook 用戶每天必須執行的耗時操作中解放出來！它包含多組工具，可以節省您數小時的時間！您可以從這裡獲取有關 Kutools for Outlook 的詳細功能教學。

訂閱時事通訊：

您可以通過在以下搜索框中輸入功能名稱或一些關鍵詞來快速訪問功能教程。例如，如果您想知道如何使用 批量轉發，您只需要輸入向前在搜索框中。

回饋：如果您找不到所需的功能，請透過電子郵件與我們聯繫並提供有關您需要的詳細資訊。

熱門團體

Kutools人工智慧：AI郵件助理採用最先進的AI技術，幫助您快速、精準、聰明地回覆郵件。此外，它還優化電子郵件內容、匯總電子郵件訊息並將其翻譯成各種語言，讓您更輕鬆、更有效率地管理電子郵件。

表情符號：在此窗格中，您可以為郵件正文添加各種有吸引力的表情符號。它與所有 Windows 系統相容。此外，您可以建立自訂群組來組織和添加您自己的表情符號。

自動文字窗格：協助將常用的片語、圖片或形狀儲存為 Outlook 中的自動圖文集條目。撰寫電子郵件時，您只需按一下自動文字項目即可將其插入電子郵件正文中。

書籤窗格：就像在 Word 文件中一樣，您可以將書籤新增至郵件正文。

標籤欄: 當您啟用此功能時，它將向 Outlook 引入選項卡式介面。所有開啟的 Outlook 窗口，包括訊息、聯絡人和任務窗口，都會顯示在選項卡欄中，以便快速切換。

發件人時區：顯示發送時間和寄件者所在時區的當前時間，以便您選擇在 Outlook 中回覆電子郵件的好時間。

顯示消息信息：直接在Outlook郵件視窗中顯示指定的標題資訊。

從消息添加：此實用程式可以幫助快速將選定電子郵件中的所有寄件者和收件者一次新增至「聯絡人」資料夾，而無需建立重複項。

添加到組：此實用程式可以協助快速將選定電子郵件的多個收件者或寄件者電子郵件地址新增至特定聯絡人群組。

自動組

反釣魚網站：此功能可自動或手動檢查電子郵件中隱藏的連結地址並顯示真實的連結地址，幫助使用者更好地避免點擊釣魚連結。

進階規則：提供比 Outlook 預設設定更多的規則和設定選項。

阻止發件人：阻止特定人員發送的所有電子郵件。

阻止發件人域：輕鬆封鎖從特定電子郵件網域傳送的所有電子郵件。

封鎖主題：輕鬆阻止主題包含您指定單字的所有電子郵件。

塊體：將文字配置為阻止正文後，輕鬆按特定正文內容阻止電子郵件。

永不阻止發件人：將一個或多個電子郵件寄件者地址新增至永不封鎖寄件者清單中，以便您始終可以收到他們發送的電子郵件。

永不阻止發件人域：將電子郵件寄件者網域新增至永不封鎖寄件者網域清單中，以便您隨時可以收到來自這些寄件者網域的所有電子郵件。

永不阻止主題：無論您如何配置阻止或過濾器規則，始終會收到帶有特定主題的電子郵件。

永不阻擋身體：無論您如何配置阻止或過濾器規則，始終會在電子郵件正文中接收包含特定關鍵字或短語的電子郵件。

自動回复：輕鬆為一個或多個電子郵件帳戶同時設定外出自動回覆規則，並可自訂主題和內文。

自動前進：輕鬆設定規則，將所有收到的電子郵件自動轉發給特定收件者。

自動CC / BCC：輕鬆為 Outlook 中的所有傳送電子郵件設定副本或密件副本規則。

經常性：重複電子郵件是指根據使用者定義的設定自動定期發送的郵件。

安排電子郵件：您可以自訂郵件發送時間，到達設定時間後自動發送郵件。

延遲電子郵件：啟動此功能後，所有發出的電子郵件都會延遲指定的時間才發送，在此期間您可以自由撤銷電子郵件。

修復回复格式：輕鬆將一種格式設定為 Outlook 中的預設回覆格式，並在以後回覆時始終使用它。

修復正向格式化：輕鬆將一種格式設定為 Outlook 中的預設轉送格式，並在將來轉送電子郵件時始終使用它。

當我發送缺少附件的郵件時提醒我：建立自己的關鍵字，當發送主題或正文中包含指定關鍵字且未附加附件的電子郵件時，會彈出警告對話方塊。

標記為已讀：始終將已刪除郵件中的電子郵件標記為已讀。

安裝程序回复：通常情況下，發送電子郵件後，回覆的郵件會傳送到您發送原始電子郵件的電子郵件帳號。如果您需要將所有回覆的郵件發送到特定的電子郵件帳戶，這種擔憂可以幫助您輕鬆地將其記錄下來。

訊息群組

大量回覆：同時回覆多封收到的電子郵件，無需手動一一回覆。

批量轉發：將多封電子郵件作為普通電子郵件單獨轉發，而不是作為附件發送。

另存為PDF：將多封郵件分別批量保存為其他格式文件（html/txt/word/excel/csv/pdf）。

回覆原附件：回复帶有附件的電子郵件時，此實用程序可以幫助保留原始附件。

回覆全部並附上原始附件：當單擊帶有附件的電子郵件的全部回复按鈕時，此實用程式可以幫助保留原始附件。

沒有歷史的回复：此功能可以幫助您輕鬆回复所選電子郵件的發件人，而無需原始郵件文本。

全部回复，無歷史記錄：此功能可以幫助您輕鬆答複選定電子郵件的發件人和所有其他收件人，而無需原始消息文本。

撤回電子郵件：嘗試透過傳送 Outlook 撤回命令來撤回已傳送的選取多封電子郵件。

呼叫電子郵件歷史記錄：追蹤電子郵件的撤回狀態。（召回成功、召回失敗、狀態未知。

搜索組

高級搜索電子郵件：同時根據一個或多個條件搜尋郵件，並支援儲存搜尋場景。

高級搜索任務：同時根據一個或多個條件搜尋任務，並支援儲存搜尋場景。

高級搜索聯繫人：輕鬆地同時根據一個或多個條件搜尋聯絡人，並支援儲存搜尋場景。

高級搜索約會和會議：同時根據一個或多個條件輕鬆搜尋約會和會議，並支援儲存搜尋場景。

（搜索）電子郵件包含發件人：按選定電子郵件的寄件者搜尋所有電子郵件。

（搜索）來自發件人的電子郵件：在所有郵件資料夾中搜尋來自所選電子郵件寄件者的電子郵件。

（搜索）給發件人的電子郵件：在所有郵件資料夾中搜尋發送給所選郵件寄件者的郵件。

（搜索）發件人域：在包含所選電子郵件的寄件者網域的所有郵件資料夾中搜尋電子郵件。

（搜索）回復當前發件人：一鍵搜尋所有回覆為所選郵件寄件者信箱地址的郵件。

（搜索）包含收件人的電子郵件：在所有郵件信箱中搜尋包含所選郵件收件者地址的郵件。

（搜索）來自收件人的電子郵件：在所有郵箱中搜尋選定郵件的收件者所寄送的郵件。

（搜索）發送給收件人的電子郵件：在所有郵箱中搜尋發送給所選郵件收件者的郵件。

（搜索）具有收件人域的電子郵件：在所有郵件信箱中搜尋包含所選郵件收件者網域的郵件。

（搜索）回復當前收件人：搜尋所有回覆收件者為所選郵件收件者電子郵件地址的郵件的電子郵件。

（搜索）消息包含回复地址：搜尋包含所選郵件回覆電子郵件地址的所有電子郵件。

（搜索）從當前回復到：一鍵搜尋所有從所選郵件的回覆電子郵件地址收到的電子郵件。

（搜索）到當前回復到：搜尋所有發送到所選郵件的回覆電子郵件地址的電子郵件。

（搜索）當前對域的回复：一鍵搜尋包含所選郵件回覆郵件信箱位址域的所有郵件。

（搜索）通過回复：搜尋所有回覆郵件地址為所選郵件回覆的郵件。

選項組

創建新電子郵件時在主題中添加日期：協助在 Outlook 中建立新電子郵件時自動將目前日期插入主題。

在創建、回復和轉發電子郵件時添加帶有日期的簽名：幫助在建立新電子郵件或回覆/轉發電子郵件時自動將目前日期插入簽名中。

一律以預設帳戶回覆：一律可以使用 Outlook 中的預設電子郵件帳號回覆所有電子郵件。

在創建、回復和轉發電子郵件時添加問候語：在 Outlook 中回覆、轉送或建立電子郵件時自動新增問候語。

全部回复時包括我自己：在回覆所有訊息時始終包含您自己。

回复/回復全部時警告：在包含多個收件者的郵件中按一下「回覆」或「回覆全部」按鈕時顯示警告。

BCC警告：當您套用您的電子郵件地址位於密件副本欄位中的電子郵件的全部回覆功能時，會跳出警告對話方塊。

使用默認賬號轉發：始終使用預設帳戶轉送電子郵件。

更改默認文字縮放：可以將閱讀、撰寫、回覆和轉發電子郵件視窗的文字縮放更改為特定百分比。

啟用查詢構建器：幫助您輕鬆啟用 Outlook 中的查詢產生器。

更改最大附件大小：協助快速增加或變更 Outlook 中的最大附件大小限制。

配置附件類型：幫助 Outlook 使用者輕鬆解鎖或存取具有特定檔案副檔名的附件。

更改默認的附件保存文件夾：幫助您配置預設資料夾，以便輕鬆儲存附件。

報告團

統計：快速統計Outlook中某一時間內的電子郵件數量。可以選擇將所有計數結果的最終報告匯出到新文件（例如 Excel 工作簿）。

快速報告：所選電子郵件資料夾中的所有郵件或所選任務資料夾中的所有任務的資訊將匯出到 Excel 文件，並且支援根據需要自訂報告欄位。

郵件標題分析器：幫助您一鍵輕鬆查看和分析電子郵件的完整網路標頭。

計算所選項目：統計 Outlook 中選定項目的數量。

刪除組

刪除重複郵件：從一個或多個電子郵件帳戶的資料夾中刪除重複的電子郵件。此外，它還允許將多個電子郵件帳戶的資料夾中的所有重複電子郵件移至特定資料夾。

刪除重複任務：同時刪除單一資料夾或多個資料夾中的所有重複任務，只保留一個。

刪除重複的聯繫人：一次刪除一個或多個聯絡人資料夾中的所有重複聯絡人。可以選擇將所有重複聯絡人從指定資料夾移至另一個資料夾，而不是永久刪除它們。

合併重複的聯繫人：按 Outlook 中的某些欄位合併一個或多個聯絡人資料夾中的所有重複聯絡人。

刪除主題前綴：一次刪除所選電子郵件或指定資料夾的電子郵件中的所有 RE 或 FW 前綴。

按發件人刪除：刪除目前資料夾中與所選郵件寄件者相符的所有郵件。可以選擇刪除指定日期範圍內的相關電子郵件。

按主題刪除：刪除目前資料夾中與所選郵件主題相同的所有郵件。可以選擇刪除指定日期範圍內的相關電子郵件。

刪除卡住的消息：只需按一下即可從寄件匣中刪除所有卡住的郵件。

清除搜索歷史：只需單擊即可清除 Outlook 中所有最近的搜尋記錄

附件組

附件管理器：輕鬆儲存/刪除/壓縮/分離多封電子郵件中的多個附件。

壓縮所有附件：壓縮一封或多封選定電子郵件中的所有附件。此外，它允許您按特定條件壓縮所選電子郵件的附件。

解壓所有附件：一次解壓縮一封或多封選定電子郵件中的所有壓縮附件。

分離所有附件：將一封或多封選定電子郵件中的所有附件分開到某個資料夾。此外，它還允許您透過高級條件分離所選電子郵件的附件。

恢復所有附件：將所有分離的附件還原到原始電子郵件。

保存所有附件：將選定郵件的所有附件儲存到特定資料夾，也可以透過進階條件僅儲存選定郵件的部分特定附件。

重命名所有附件：重新命名選定電子郵件中的所有附件，而不將附件儲存到磁碟。

複製名稱：一鍵將電子郵件中選定或所有附件的名稱複製到剪貼簿。之後，只需按 Ctrl + V 鍵即可將它們貼到您需要的任何其他位置。

維修鏈接：如果分離的附件已移至新位置，則批量更新分離的附件和 Outlook 中的電子郵件之間的連結。

自動保存附件：電子郵件到達時保存所有附件。此外，它支援建立規則，僅在電子郵件到達時分離特定附件。

自動分離附件：分離所有收到的附件。此外，它支援建立規則以在電子郵件到達時僅分離特定附件。

自動壓縮附件：自動分離所有收到的附件。此外，它支援建立規則以在電子郵件到達時僅分離特定附件。

附件選項：它提供了有用的選項，讓您輕鬆管理附件的保存、分離和壓縮。

聯絡小組

拆分為聯繫人組：輕鬆快速地將聯絡人群組或通訊群組清單分成兩組。

中斷聯絡小組：將通訊群組清單的所有成員儲存/轉換為聯絡人資料夾中的單獨聯絡人。

（搜索）此聯繫人：在聯絡人清單中包含特定聯絡人的所有郵件資料夾中搜尋電子郵件。

文件夾組

合併文件夾：快速輕鬆地將不同電子郵件帳戶中的多個相同類型的資料夾合併到一個資料夾中。

合併收件箱：按訊息類型對電子郵件進行分類，並將跨電子郵件帳戶的指定收件匣中的所有相同類型的電子郵件合併為一封。

將文件夾合併到數據文件中：將不同帳戶之間的特定 Outlook 資料夾合併到一個資料檔案中。

所有文件夾顯示未讀項目數：顯示所有 Outlook 資料夾中未讀郵件的總數。

所有文件夾顯示項目總數：顯示所有 Outlook 資料夾中的項目總數。

轉到：按名稱快速搜尋資料夾，然後直接在 Outlook 中前往該資料夾。

臨時文件夾：一鍵開啟 Outlook 安全臨時資料夾。

查看組

接近最小化：按一下「關閉」按鈕時最小化 Outlook，而不是關閉。

留言提醒：建立規則，根據指定文字設定重要電子郵件。

印刷集團

打印聯繫人或聯繫人組：列印附註釋的聯絡人，或在一頁上列印聯絡人群組的成員。

打印會議：列印會議與會者清單和所選會議的回應。

打印電子郵件：可選擇列印帶或不帶訊息標題的選定電子郵件，也允許列印顯示密件副本欄位的選定已傳送電子郵件。

打印選擇：僅列印電子郵件的選擇。

日曆組

刪除生日提醒：一鍵可停用日曆中的生日提醒。

恢復生日提醒：恢復行事曆中所有已停用的生日提醒。

關於集團

日誌：記錄Kutools for Outlook自動操作的成功與失敗結果。

創建/回復和轉發消息時的其他功能

名稱重複：只需按一下即可同時從「收件者」/「副本」/「密件副本」欄位中刪除所有重複的收件者。

我的名字是：撰寫電子郵件時，從「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位中刪除您自己的電子郵件帳戶。

插入歷史記錄消息：當應用“無歷史記錄的答复/全部答复”功能以答复所選的無歷史消息的電子郵件時，您可以單擊此“插入歷史消息”按鈕功能，以將歷史消息輕鬆地帶回到當前答复消息窗口。

直接回覆：使用“設置回復至”功能設置電子郵件帳戶的回复地址後，您可以單擊此按鈕以在撰寫電子郵件時禁用一封電子郵件的回复地址。

分開發送：一次向多個收件人發送同一封電子郵件（這些收件人將添加到「收件人」欄位中），並在他們彼此不認識的情況下分別發送個人化問候語。

依靠選擇：僅在 Outlook 中回覆包含某些選定重要文字的電子郵件。

簽名聯繫：快速將寄件者簽名轉換為聯絡人。