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Kutools for Outlook:Outlook 的強大功能與工具

Kutools for Outlook 是一款強大的 Outlook 增益集,助您擺脫多數使用者每日重複執行的耗時操作!內建多組實用工具,為您輕鬆省下數小時寶貴時間!立即點此取得 Kutools for Outlook 的詳細功能教學。


您只需在下方搜尋框中輸入功能名稱或關鍵字,即可快速取得功能教學。例如,若您想了解如何使用批量轉發郵件,只需在搜尋框中輸入 Forward 即可。

熱門群組

KUTOOLS AI:AI 郵件助理運用最先進的 AI 技術,助您快速、精準且智慧地回覆郵件!不僅能優化郵件內容、摘要重點訊息、翻譯成多種語言,更能從郵件中提取關鍵資訊並深入分析。您還可建立符合特定需求的自訂範本,例如自動識別合約漏洞,提升效率不容錯過!

AI 工作總結:運用 AI 快速摘要多封郵件,並直接在 Outlook 內生成詳細報告,助您簡化工作流程,讓任務執行更有效率、更精準!

超級通訊簿:支援跨帳戶聯絡人存取,讓您快速切換帳戶並輕鬆搜尋聯絡人資訊!更內建強大的全欄位搜尋與篩選功能、可自訂聯絡人欄位顯示,並提供彈性排序選項,助您高效掌握每一份人脈資料。

超級收件人:透過跨帳戶聯絡人存取、進階搜尋、無縫排序與篩選、可自訂的顯示選項,以及直覺的視覺提示,讓您的郵件溝通更順暢、更高效!

一次答覆多封 Email一次回覆多封 Email:使用此工具,您可快速同時回覆多封來信,無需逐一手動處理或設定繁瑣耗時的規則。

從郵件中新增:此工具可協助您將所選郵件中的所有寄件者與收件者一次性加入「聯絡人」資料夾,絕不產生重複項目!

加入到聯絡人群組:此工具可協助您將所選郵件中的多位收件者或寄件者信箱地址,一次加入指定的聯絡人群組!

轉發多封 Email (以非附件的形式)轉發多封 Email(以非附件形式):當您選取多封郵件並使用「轉寄」功能時,系統預設會將所有選取的郵件作為附件附加至轉寄郵件視窗中。使用此工具,即可將多封郵件個別以一般郵件形式轉寄,而非作為附件傳送。

將多封郵件儲存為 PDF 與其他格式:此工具可協助您批量將多封郵件分別儲存為以下六種檔案格式:HTML、TXT、Word、PDF、CSV 與 Excel,輕鬆提升工作效率!


打開文件夾打開資料夾:執行搜尋後,點擊此功能即可立即跳轉至包含所選郵件的確切資料夾,無需手動導覽。

檢視群組

標籤欄啟用此功能後,Outlook 將新增分頁式介面,所有已開啟的 Outlook 視窗(包括郵件、聯絡人與工作視窗)都會顯示於標籤欄中,讓您快速切換,操作更流暢!

表情符號:在此窗格中,您可將各種吸睛的表情符號加入郵件內文,相容於所有 Windows 系統!此外,還能建立自訂群組,輕鬆整理並新增專屬表情符號。

符號:您可以新增常用符號,並分組整理,讓一切井然有序,查找與插入更輕鬆便捷!

範本:協助您將常用詞句、圖片或圖形儲存為 Outlook 中的自動圖文集項目。撰寫郵件時,只需點選自動圖文集項目,即可輕鬆插入郵件內文!

書籤管理:如同 Word 文件一般,您可在郵件內文中新增書籤。

關閉時最小化:點擊「關閉」按鈕時,Outlook 將最小化至工作列,而非直接關閉。

郵件提醒:建立規則,依指定文字自動標記重要郵件。


寄件者的發送者當前時間時區寄件者的發送時間與時區:顯示寄件者發信時所處的時區與當地時間,並對照您目前的時間,協助您選擇最合適的時機回覆 Outlook 郵件。

郵件頭信息郵件頭資訊:直接在 Outlook 郵件視窗中顯示指定的標頭內容。


郵件群組

稍後提醒:將所選郵件暫時移至「稍後提醒」資料夾,並於設定時間自動返回收件匣。

置頂:將所選郵件固定於郵件資料夾頂端,即使有新郵件抵達,仍能持續保持可見!

計劃發送:您可以自訂郵件的發送時間,郵件將於設定時間自動傳送。

定期發送:指根據使用者自訂設定,自動且定期傳送郵件的功能。

延遲發送:啟用此功能後,所有寄件郵件將延遲指定時間再傳送,讓您在這段時間內自由撤回,掌握寄件主動權!

分別發送:一次將相同郵件個別傳送給多位收件者(這些收件者均位於「收件者」欄位),並附上個人化問候語,彼此互不知情。

回覆時保留原始附件:此工具能協助您在回覆附帶附件的郵件時,自動保留原始附件,省時又方便!

全部回覆時保留原始附件:點擊附帶附件郵件的「全部回覆」按鈕時,此工具可自動幫您保留原始附件,省時又安心!

答覆不包含歷史訊息回覆不包含歷史訊息:此功能可讓您輕鬆回覆所選郵件的寄件者,且不會附帶原始郵件內容。

全部答覆不包含歷史訊息:此功能可協助您輕鬆回覆所選郵件的寄件者與所有其他收件者,且不會附帶原始郵件內文。

撤回郵件:立即透過 Outlook 傳送撤回指令,輕鬆撤回您已寄出的多封郵件!

撤回郵件歷史記錄:追蹤郵件的撤回狀態(成功撤回、撤回失敗、狀態未知)。


進階群組

高級規則:提供更多規則與設定選項,超越 Outlook 原生預設功能!

反釣魚:此功能可自動或手動檢查郵件中的隱藏連結網址,並顯示真實連結,協助您輕鬆辨識、避免誤點釣魚連結!

阻止發件人:封鎖來自特定寄件人的所有郵件。

阻止發件人的域封鎖發件人網域:輕鬆阻擋來自特定電子信箱域名的所有郵件。

阻止主題:輕鬆封鎖主旨中包含您指定字詞的所有郵件。

阻止正文:設定欲作為封鎖條件的郵件內文後,即可輕鬆依內容自動攔截郵件。

從不阻止發件人「」功能:將一位或多個寄件者的電子郵件地址加入清單,確保您永遠不會錯過他們的重要郵件!

從不阻止發件人的域從不阻止發件人網域:將寄件人的電子郵件網域加入「從不阻止」清單,確保您永遠不會錯過來自這些網域的任何郵件。

從不阻止主題:無論您如何設定封鎖或篩選規則,一律接收主旨為特定內容的郵件。

從不阻止正文從不攔截重要郵件:無論您如何設定封鎖或篩選規則,只要內文包含特定關鍵字或詞組,一律照常接收!


選項群組

新建郵件時,添加日期到主題裡新建郵件時,自動將日期加入主旨:協助您在 Outlook 中建立新郵件時,自動插入當前日期至郵件主旨,讓溝通更清晰有序!

新建、答覆、轉發郵件時,添加日期簽名新建、答覆、轉發郵件時,自動加入日期簽名:協助您在 Outlook 中建立新郵件或回覆/轉寄郵件時,自動將當前日期插入簽名檔,提升效率更顯專業!

使用預設帳號答覆郵件使用預設帳號回覆郵件:在 Outlook 中一律以預設電子郵件帳戶回覆所有郵件。

新建、答覆、轉發郵件時,自動添加問候語:在 Outlook 中建立、回覆或轉寄郵件時,自動插入問候語,讓溝通更顯專業與貼心!

在使用全部答覆功能時,把我自己加入到收件人中使用「全部回覆」功能時,自動將自己加入收件人名單:確保每封「全部回覆」郵件都包含自己。

回覆/全部回覆時顯示警告:當您點擊收件人包含多位聯絡人的郵件中的「回覆」或「全部回覆」按鈕時,系統將顯示警告。

答覆的郵件為 BCC 時提示當您使用電子郵件的「全部回覆」功能,且寄件副本(BCC)欄位中包含您的郵箱地址時,系統將彈出警告對話方塊。

使用預設帳戶轉寄:一律透過預設帳戶轉寄電子郵件。

變更預設文字縮放比例:可將閱讀、撰寫、回覆及轉寄電子郵件視窗的文字縮放比例設定為指定百分比,讓您閱讀更舒適、操作更順手!

啟用查詢生成器:協助您輕鬆在 Outlook 中啟用查詢生成器。

變更最大附件大小:協助您快速提升或調整 Outlook 中的最大附件大小限制。

設定附件類型為:協助 Outlook 使用者輕鬆解除封鎖或存取特定副檔名的附件。

變更預設附件儲存資料夾:輕鬆設定附件的預設儲存位置,讓檔案管理更有效率!


報告群組

統計:快速統計 Outlook 中特定時間範圍內的電子郵件數量。您還可將所有統計結果的最終報告匯出至 Excel 工作表等生成文件,立即掌握郵件數據概況!

快速報告:將所選電子郵件資料夾中的所有郵件資訊,或所選任務資料夾中的所有任務資訊,一鍵匯出至 Excel 檔案,並可依需求自訂報告欄位!

分析郵件標頭:一鍵輕鬆檢視並深入解析電子郵件的完整網際網路標頭!

選中項目統計:統計 Outlook 中已選項目的數量。


刪除群組

文件夾郵件去重:輕鬆清除一個或多個電子郵件帳戶資料夾中的重複郵件,讓收件匣整潔有序!

多選郵件去重:一鍵清除所選電子郵件中的重複內容,讓收件匣更整潔高效!

高級去重:根據您自訂的條件,從一個或多個電子郵件帳戶的資料夾中刪除重複郵件,還可選擇將重複郵件移動至指定位置或為其添加類別,靈活管理更高效!

刪除刪除重複任務刪除重複任務:在單一檔案或多個資料夾中同時移除所有重複項目,僅保留其中一封。

刪除重複聯絡人:一次清除一個或多個聯絡人資料夾中的所有重複項目!您還可選擇將指定資料夾內的重複聯絡人移至其他資料夾,無需永久刪除,靈活又安心。

合併重複聯絡人資料:根據 Outlook 中的特定欄位,自動整合一個或多個聯絡人資料夾中的所有重複項目,讓您的通訊錄更整潔有序!

刪除主題前綴:一次清除所選郵件或指定資料夾中所有郵件的「RE」與「FW」前綴,讓主旨更簡潔清晰!

刪除當前發件人郵件:一鍵清除目前資料夾中所有寄件者與所選郵件相符的電子郵件!您還可指定日期範圍,精準刪除相關郵件。

刪除同當前主題的郵件刪除與當前郵件主旨相同的郵件:一鍵清除目前資料夾中主旨與所選郵件相同的電子郵件,還可指定日期範圍,精準刪除相關郵件!

從寄件匣移除卡住的郵件:一鍵清除所有卡住的郵件,輕鬆搞定!

附件群組

附件管理器:輕鬆儲存、刪除、壓縮與分離多封電子郵件中的多個附件!

壓縮/解壓縮:在撰寫、閱讀、轉寄或回覆電子郵件時,一鍵即可壓縮或解壓縮所選附件!

壓縮所有附件:可將一封或多封所選電子郵件中的附件全部壓縮。此外,還能根據特定條件,自動壓縮所選郵件的附件。

解壓縮所有附件:一次解壓多封選定郵件中的全部壓縮附件,輕鬆又高效!

分離所有附件:將一個或多個所選電子郵件中的全部附件一鍵分離至指定資料夾!更可依據進階條件,精準篩選並分離所需附件。

還原所有附件:將所有已拆離的附件還原至原始電子郵件。

儲存所有附件:將所選電子郵件中的所有附件一鍵儲存至指定資料夾,也可依進階條件篩選,僅儲存特定附件。

重新命名所有附件:無需將附件儲存至磁碟,即可一鍵重新命名所選電子郵件中的所有附件!

複製名稱:只需一鍵,即可將電子郵件中所選或所有附件的檔名快速複製至剪貼簿!隨後,只要按下 Ctrl + V,就能立即貼上至任何需要的位置。

修復拆離連結:若已分離的附件移至新位置,可在 Outlook 中批次更新該附件與電子郵件之間的連結。

自動保存附件:電子郵件一抵達,立即自動儲存所有附件!此外,還支援設定規則,僅在郵件抵達時自動分離特定附件,讓您輕鬆掌握檔案管理。

自動拆離附件:一鍵分離所有收到的附件!更支援設定規則,僅在郵件抵達時自動分離特定附件,讓管理更精準高效。

自動壓縮附件:自動分離所有收到的附件,還可設定規則,僅在電子郵件抵達時分離特定附件。

附件選項:提供實用功能,讓您輕鬆管理附件的儲存、分離與壓縮。


自動群組

延遲發送:啟用此功能後,所有郵件將於指定時間後才傳送,在此期間您可自由撤回!

修正回覆格式:輕鬆在 Outlook 中設定專屬預設回覆格式,日後所有回覆一律套用此格式,省時又一致!

修正轉寄格式:輕鬆在 Outlook 中設定預設轉寄格式,日後轉寄電子郵件一律套用該格式,省時又一致!

發送缺少附件的郵件時提醒我:建立專屬關鍵字,當寄件主旨或內文包含指定關鍵字卻未附加檔案時,系統將立即彈出警告對話方塊,避免遺漏重要附件!

標記為已讀:一律將「已刪除郵件」中的電子郵件標示為已讀。

設置答覆地址設置回覆地址:寄件後的回覆郵件通常會回到您最初寄件的電子郵件帳戶。若您希望所有回覆都統一進入特定信箱,此功能可助您輕鬆達成!

自動答覆:針對一個或多個電子郵件帳戶,輕鬆同步設定自訂主旨與內文的外出自動答覆規則,讓訊息管理更從容!

自動轉發自動轉寄:輕鬆設定規則,即可將所有收到的電子郵件自動轉寄給指定收件者!

自動抄送密送:輕鬆為 Outlook 所有寄件設定 CC 或 BCC 規則。


聯繫人組

剝離到新聯絡人組:輕鬆將聯絡人組或通訊群組快速拆分為兩個群組。

 拆散拆散:將通訊群組中的所有成員儲存並轉換為聯絡人資料夾中的個別聯絡人。


資料夾群組

所有文件夾顯示未讀項目數量所有資料夾顯示未讀項目數量:顯示 Outlook 所有資料夾中的未讀項目總數。

所有文件夾顯示項目總數所有資料夾顯示項目總數:一目了然掌握每個 Outlook 資料夾中的項目總數!

整合文件夾整合資料夾:快速又輕鬆地將來自不同電子郵件帳戶的多個同類型資料夾合併為單一資料夾!

整理收件箱:依郵件類型分類電子郵件,並將來自多個電子郵件帳戶、同屬指定收件匣的同類型郵件全部合併為一封。

將資料夾合併至資料檔案:把不同帳戶中的特定 Outlook 資料夾整合到單一資料檔案中,輕鬆統整您的郵件與資料!

前往:在 Outlook 中快速依名稱搜尋資料夾,並直接前往該資料夾。

臨時文件夾:一鍵立即開啟 Outlook 安全臨時文件夾!


搜尋群組

高級搜尋電子郵件高級電子郵件搜尋:可同時依據單一或多個條件精準查找郵件,並支援儲存搜尋情境,讓您輕鬆掌握重要訊息!

高級搜尋工作高級搜尋功能:可同時依據單一或多個條件快速篩選工作,並支援儲存搜尋情境,讓您輕鬆掌握所需資訊!

高級搜尋聯絡人:可輕鬆依單一或多個條件同時搜尋聯絡人,並支援儲存搜尋情境。

高級搜尋約會與會議:可輕鬆依單一或多個條件同時搜尋約會與會議,並支援儲存搜尋情境。

(搜尋)含有寄件人郵箱:根據所選郵件的寄件人資訊,搜尋所有電子郵件。

(搜尋)來自寄件人郵箱:在所有郵件資料夾中,搜尋來自所選郵件寄件人的電子郵件。

(搜尋)發送給寄件人郵箱:在所有郵件資料夾中,搜尋寄給所選郵件寄件人的電子郵件。

(搜尋)按寄件人郵箱域(搜尋)按寄件人郵箱網域:在所有郵件資料夾中,搜尋包含所選郵件寄件人網域名稱的電子郵件。

(搜尋)答覆收件人為寄件人郵箱:只需一鍵,即可快速搜尋所有回覆對象為所選郵件寄件人郵箱地址的電子郵件。

(搜尋)含有收件人郵箱:在所有信箱中,搜尋所選郵件中含有收件人郵箱的郵箱地址。

(搜尋)來自收件人郵箱:在所有信箱中,搜尋由所選郵件收件人寄出的電子郵件。

(搜尋)發送給收件人郵箱:在所有信箱中,搜尋所選郵件的「發送給」收件人郵箱。

(搜尋)按收件人郵箱域(搜尋)按收件人郵箱網域:在所有信箱中,搜尋所選郵件內含有收件人郵箱的網域名稱。

(搜尋)答覆收件人為收件人郵箱:搜尋所有回覆對象為所選郵件收件人郵箱地址的電子郵件。

(搜尋)含有答覆收件人郵箱:搜尋所有包含所選郵件「回覆對象」郵箱地址的電子郵件。

(搜尋)來自答覆收件人郵箱:只需一鍵,即可搜尋所有來自所選郵件「回覆對象」郵箱地址的電子郵件。

(搜尋)發給答覆收件人郵箱:搜尋所有寄送至所選郵件「回覆對象」信箱地址的電子郵件。

(搜尋)按答覆收件人郵箱域(搜尋)按答覆收件人郵箱網域:只需一鍵,即可搜尋所有包含所選郵件「回覆對象」郵箱地址網域名稱的電子郵件。

(搜尋)依回覆對象:搜尋所有「回覆對象」與所選郵件相同的電子郵件。

(搜尋)此聯絡人:在所有郵件資料夾中,搜尋包含通訊錄中特定聯絡人的電子郵件。

清除搜尋歷史:只需一鍵,即可清除 Outlook 中所有最近的搜尋記錄。


列印群組

列印聯絡人或聯繫人組:可列印包含附註的聯絡人,或在一頁內列印聯繫人組的全體成員清單。

列印會議:列印所選會議的與會者名單及其回應狀態。

列印電子郵件:可選擇是否包含郵件標頭來列印所選郵件,亦支援在列印已傳送郵件時顯示密件副本(Bcc)欄位。

打印選區:僅列印電子郵件中所選取的部分內容。


行事曆群組

移除生日提醒:一鍵即可輕鬆關閉行事曆中的生日提醒!

恢復生日提醒:還原行事曆中所有已停用的生日提醒。


說明群組

記錄:完整追蹤 Kutools for Outlook 自動化操作的成功與失敗結果,讓您一目了然!


撰寫/回覆與轉寄郵件時的其他功能

重複姓名:一鍵即可輕鬆移除「收件者/副本/密件副本」欄位中的所有重複收件人!

我的姓名:撰寫郵件時,自動從「收件者」、「副本」與「密件副本」欄位中移除您自己的電子郵件帳號。

插入歷史訊息:當您使用「回覆/全部回覆不包含歷史訊息」功能回覆郵件時,若未附上歷史郵件內容,只需點擊此按鈕,即可輕鬆將歷史訊息重新載入目前的回覆視窗中!

發送答覆至:設定電子郵件帳戶的「設定回覆對象」功能後,撰寫郵件時點擊此按鈕,即可針對單一封郵件停用預設的答覆地址。

回覆選取內容:在 Outlook 中,僅回覆郵件內所選取的重要文字內容。

簽名轉聯絡人:一鍵將寄件人簽名快速轉為聯絡人,省時又高效!


開啟聯繫人組視窗時的功能

資訊:只需一鍵,立即計算聯絡人組的成員數量!