Kutools for Outlook：一款智能且專業的外掛程式 — 現在還有免費版本

看看 Kutools for Outlook 如何在 Outlook 2024、2021、2019、2016、2013、2010 和 Office 365 中節省您的時間。

以下工具按照它們所出現的功能區群組進行組織。

Kutools 標籤

常用	擴展工具	郵件	搜索

關於

Kutools Plus 標籤

報告	刪除	附件	自動	聯繫人	資料夾	檢視	列印	日曆

撰寫窗口中的 Kutools 標籤

相關群組功能

注意：當您於 Outlook 閱讀窗格中打開郵件時，Kutools 標籤會出現。

閱讀窗口中的 Kutools 標籤

相關群組功能

注意：當郵件在 Outlook 閱讀窗格中打開時，Kutools 標籤將變得可見。

常用群組：

AI Mai Assistant：AI Mail Assistant 利用最先進的 AI 技術，協助您快速、精確且智能地回覆郵件。此外，它還能優化郵件內容、總結郵件信息、將其翻譯成多種語言，並從郵件內容中提取重要信息，分析郵件。此外，您可以創建新模板以滿足您的特定需求，例如識別合同漏洞。

AI 工作總結：利用 AI 驅動的總結功能簡化您的工作流程。即時總結多封郵件，並直接在 Outlook 中生成詳細報告，使您的任務更快、更準確。

提示：如果您沒有自己的 AI 密鑰，您可以註冊 Kutools AI 密鑰，以獲得所有 AI 驅動功能的100 次免費使用。

超級收件人：通過跨帳號聯絡人訪問、高級搜索、輕鬆排序和過濾、自定義顯示選項和直觀的視覺指示器，超級收件人確保您的電子郵件通信無縫且高效。

超級通訊簿：輕鬆訪問跨帳號的聯絡人。快速在帳號間切換，使用全字段過濾器搜索，顯示自定義聯絡人字段，靈活排序——這一切都在一個強大的聯絡人管理工具中。

標籤欄：在 Outlook 中啟用標籤界面。所有打開的窗口——郵件、聯絡人、任務——都顯示在標籤欄中，方便快速切換。

資源窗格：啟用後，窗格會出現在 Outlook 窗口的右側（在閱讀窗格或彈出窗口中）。從這裡，您可以將表情符號、自動圖文集或書籤插入到您的郵件中。

• 表情符號：在您的郵件正文中添加各種表情符號。兼容所有 Windows 系統。創建您自己的表情符號組以便更好地組織。
• 自動圖文集窗格：將常用的文字、圖片或形狀保存為自動圖文集條目，以便在撰寫郵件時快速插入。
• 書籤：就像在 Word 中一樣，您可以在郵件內容中添加書籤以便於導航。

懸浮工具欄：啟用此功能以在 Outlook 中顯示懸浮表情符號工具欄，讓您在撰寫郵件時快速插入表情符號。

批量處理：包括一組批量處理郵件的工具

• 一次答覆多封Email：使用預定義的模板快速回覆多封郵件——無需逐一回覆或創建複雜的規則。
• 轉發多封Email (以非附件的形式)：默認情況下，Outlook 將選定的郵件附加在一條消息中。此功能可讓您將每封選定的郵件單獨轉發為單獨的郵件。
• 保存多封Email為PDF等類型：將多封郵件保存為多種格式——HTML、TXT、Word、PDF、CSV 和 Excel——單獨和批量保存。

顯示郵件資訊：

• 顯示發件人時區：顯示原始發送時間和發件人時區的當前時間——非常適合安排回覆。
• 郵件頭信息：直接在 Outlook 郵件窗口中顯示標頭詳細信息和元數據。

新增聯絡人：

• 從郵件中新增：立即將選定郵件中的所有發件人和收件人新增到您的聯絡人資料夾中——無重複。
• 加入到聯絡人群組：將選定郵件中的多個收件人或發件人直接新增到特定的聯絡人群組中。

擴展工具群組：

高級規則：提供比 Outlook 預設設定更多的規則類型和自定義選項——讓您更好地控制郵件的處理方式。

反網絡釣魚：自動或手動檢查郵件中的隱藏鏈接並顯示實際網址——幫助您避免網絡釣魚詐騙並保持在線安全。

垃圾郵件：一組全面的工具，用於阻止或解除阻止特定郵件，減少收件匣中的垃圾郵件。

• 阻止發件人：自動將來自特定發件人的郵件移動到垃圾郵件資料夾。只需選擇要阻止的發件人的郵件，啟用此功能，未來來自該發件人的郵件將被過濾掉。
• 阻止發件人的域：阻止來自特定域（例如，@gmail.com）的所有郵件。選擇郵件並啟用此功能後，未來來自該域的郵件將直接進入垃圾郵件資料夾。
• 阻止主題：自動阻止包含特定關鍵字或短語的郵件。一旦啟用，符合您阻止主題的郵件將被發送到垃圾郵件中。
• 阻止正文：根據郵件正文中的特定詞語或短語過濾郵件。例如，阻止包含“Rolex 手錶”的郵件，以防止不需要的促銷內容進入您的收件匣。
• 從不阻止發件人：始終接收來自特定發件人的郵件——無論其他垃圾郵件或阻止規則如何。將一個或多個郵件地址添加到您的允許列表中。
• 從不阻止發件人的域：將整個域（例如，@company.com）列入白名單，以便來自這些域的郵件始終送達您的收件匣。
• 從不阻止主題：確保具有特定主題行的郵件不會被標記為垃圾郵件。
• 從不阻止正文：允許包含特定短語或關鍵字的郵件，即使其他規則處於活動狀態。
• 管理垃圾郵件：一個中央儀表板，您可以在這裡創建、編輯、刪除、啟用或禁用所有垃圾郵件規則。
• 立即執行垃圾郵件規則：手動立即應用所有配置的垃圾郵件過濾器——非常適合一次清除垃圾郵件。

郵件群組：

計劃發送：自定義郵件的發送時間。郵件將在您設定的計劃時間自動發送。

定期發送：自定義郵件的發送時間。郵件將在您設定的計劃時間自動發送。

延遲發送：將所有外發郵件的發送延遲指定時間。在此延遲期間，您可以自由取消或編輯郵件，直到實際發送。

分別發送：將相同的郵件單獨發送給多個收件人，每封郵件都有個性化的問候語（例如，“親愛的 John”，“親愛的 Sarah”）——不會暴露其他收件人的地址。

帶原始附件答覆：在回覆郵件時保留原始附件——附件在回覆過程中不會丟失。

帶原始附件全部答覆：當回覆所有收件人時，此功能確保原始附件在您的回覆中保留。

響應：

• 答覆不包含歷史訊息：回覆發件人時不包含原始消息內容。
• 全部答覆不包含歷史訊息：回覆郵件的所有收件人時，不包含原始消息正文。
• 撤回郵件：嘗試使用 Outlook 的撤回功能撤回先前發送的郵件。您可以一次撤回單個消息或多個選定的郵件。狀態窗口將確認哪些郵件發出了撤回命令，您將收到每個收件人的通知，指示撤回是否成功。
• 撤回郵件歷史記錄：跟踪您的郵件撤回狀態——包括成功撤回、失敗嘗試或未知狀態。

搜索群組：

高級搜索：輕鬆跨郵件、聯絡人、任務、約會和會議進行搜索，同時使用一個或多個條件。您可以將搜索設置保存為場景以供重用——節省時間並提高生產力。

• 高級搜索郵件：使用一個或多個過濾器（例如，發件人、主題、日期）精確定位郵件。將您的條件保存為可重用的場景以供將來搜索。
• 高級搜索任務：通過組合多個條件快速定位任務，然後使用保存的場景重用相同的設置。
• 高級搜索聯絡人：使用多個標準（如姓名、公司或類別）過濾您的聯絡人列表，並保存您的配置以供將來使用。
• 高級搜索約會與會議：根據時間、地點、參與者或關鍵字輕鬆查找日曆條目，並保存搜索以供以後重用。

按寄件人搜索郵件

• （搜索）含有寄件人郵箱：查找所有提到選定發件人地址的郵件。
• （搜索）來自寄件人郵箱：搜索選定發件人直接發送的郵件，跨所有資料夾。
• （搜索）發送給寄件人郵箱：搜索您發送給選定發件人的郵件。
• （搜索）按寄件人郵箱域：定位與選定發件人相同域（例如，@company.com）的所有郵件。
• （搜索）答覆收件人為寄件人郵箱：查找“答覆至”地址與選定消息的發件人匹配的郵件。

按收件人搜索郵件：

• （搜索）含有收件人郵箱：查找收件人地址出現在消息中的任何位置的郵件。
• （搜索）來自收件人郵箱：搜索選定消息中收件人發送的郵件。
• （搜索）發送給收件人郵箱：查找發送給相同收件人的郵件，跨您的郵箱。
• （搜索）按收件人郵箱域：定位與選定收件人域相關的所有郵件。
• （搜索）答覆收件人為收件人郵箱：搜索回覆地址與選定收件人郵箱匹配的消息。

按答覆收件人搜索郵件：

• （搜索）含有答覆收件人郵箱：查找包含選定消息的答覆地址的所有消息。
• （搜索）來自答覆收件人郵箱：查找來自該答覆地址的所有傳入消息。
• （搜索）發給答覆收件人郵箱：查找發送到該答覆地址的所有郵件。
• （搜索）按答覆收件人郵箱域：搜索包含選定答覆地址域的所有郵件。
• （搜索）按答覆收件人：搜索答覆字段與選定消息匹配的郵件。

（搜索）按聯繫人郵箱：快速查找包含通訊簿中特定聯絡人的所有郵件。

清除搜索歷史：只需單擊一下即可立即刪除所有最近的 Outlook 搜索歷史。

關於群組：

新建郵件時在主題中添加日期：撰寫新郵件時自動在主題行中插入當前日期。

創建、回覆和轉發郵件時添加帶日期的簽名：撰寫、回覆或轉發郵件時自動在您的簽名中包含當前日期。

始終使用預設帳號回覆：確保所有回覆都從您的預設郵件帳號發送，無論是哪個帳號收到的消息。

創建、回覆和轉發郵件時添加問候語：撰寫、回覆或轉發消息時自動在郵件正文中插入個性化問候語。

請全部答覆時包括我自己：使用“全部答覆”時自動將您自己的地址包含在收件人列表中。

答覆/全部答覆時警告：當回覆多個收件人的消息時顯示確認提示。

當全部答覆的郵件中有我在密件抄送時警告我：如果您的地址位於您全部答覆的郵件的密件抄送字段中，則顯示警告對話框。

使用預設帳號轉發：轉發郵件時自動使用預設帳號。

顯示：它將顯示通知，告訴您 Kutools for Outlook 為您做了什麼。有6 個選項：

• 1. 自動抄送密送時顯示提示視窗。
• 2. 自動轉發時顯示提示視窗。
• 3. 自動答覆時顯示提示視窗。
• 4. 定期發送郵件時顯示提示視窗。
• 5. 顯示發送提示視窗

啟用日誌：記錄 Kutools for Outlook 執行的所有成功和失敗的自動操作。

更改預設文本縮放：調整閱讀、撰寫、回覆和轉發郵件的預設縮放級別。

啟用查詢生成器：快速啟用 Outlook 的隱藏查詢生成器以獲得高級搜索功能。

更改最大附件大小：修改附件大小限制以容納更大的文件。

配置附件類型：解除封鎖或允許訪問郵件附件中的特定文件擴展名。

更改預設附件保存資料夾：指定保存郵件附件的預設資料夾。

檢查更新：檢查並安裝 Kutools for Outlook 的最新版本。

更改授權：輸入或更新您的授權信息以激活專業版。

日誌：它有助於記錄 Kutools for Outlook 的自動操作的成功和失敗結果。

幫助： 訪問教程、語言設置、註冊信息和軟件版本詳細信息。

工具欄模式：選擇您偏好的 Kutools 工具欄佈局或顯示模式。

關於：查看 Kutools for Outlook 中正在運行的背景進程的實時信息。

報告群組：

統計：根據特定時間段或資料夾選擇快速計算 Outlook 中的郵件數量。您可以選擇將結果導出到新文件，例如 Excel 工作簿。此工具非常適合生成郵件活動洞察。

1. 計算每天、每週或每月發送或接收的郵件總數
2. 計算選定郵件的數量
3. 同時計算所有資料夾和郵件帳號中的郵件數量
4. 將結果導出到 Excel以進行報告或分析

報告：

• 快速報告：將選定郵件資料夾中的所有消息或選定任務資料夾中的所有任務的詳細信息直接導出到 Excel。您可以自定義報告中要包含的字段以滿足您的需求。
• 分析郵件標頭：只需單擊一下即可輕鬆查看和分析郵件的完整互聯網標頭。對於診斷傳遞問題或識別潛在的網絡釣魚嘗試非常有用。
• 選中項目統計：此工具包括兩個強大的計數工具：
  • 未讀項目計數器 – 即時查看所有資料夾中未讀項目的總數
  • 所有項目計數器 – 顯示所有 Outlook 資料夾中已讀和未讀項目的總數

刪除群組：

刪除重複郵件：快速掃描並刪除選定資料夾中一個或多個帳號的重複郵件。您可以選擇將重複項移動到特定資料夾，而不是永久刪除它們。

• 從選定中刪除重複郵件：根據主題、正文和附件名稱識別並刪除選定郵件中的重複項。
• 快速掃描並刪除重複郵件：掃描一個或多個資料夾並刪除具有相同主題、正文和附件名稱的重複郵件。
• 高級去重：使用自定義條件檢測並刪除選定資料夾中的重複郵件。

刪除重複聯絡人：一次刪除一個或多個聯絡人資料夾中的重複聯絡人。您也可以選擇將重複項移動到另一個資料夾，而不是刪除它們。
注意：默認情況下，重複項被定義為具有相同全名和郵件地址的聯絡人。您可以自定義匹配標準。

合併重複聯絡人資料：使用指定的匹配字段合併一個或多個資料夾中的重複聯絡人。
注意：默認重複字段為全名和郵件地址，可以自定義。

刪除重複任務：快速刪除單個資料夾或多個資料夾中的所有重複任務——僅保留每個任務的一個副本。

刪除主題前綴： 自動刪除選定郵件或整個資料夾中的常見回覆/轉發前綴，例如 RE: 或 FW:。您還可以定義要刪除的自定義前綴。

刪除：

• 刪除同發件人的郵件：立即刪除當前資料夾中由與選定郵件相同發件人發送的所有郵件。您可以應用日期範圍過濾器。
• 刪除同當前主題的郵件：刪除當前資料夾中與選定郵件具有相同主題的所有郵件，並可選擇日期範圍過濾。
• 刪除卡住的郵件：由於附件過大或錯誤，郵件有時會卡在發件匣中。使用此功能可一鍵刪除所有卡住的郵件。

附件群組：

附件管理器：附件管理器提供了一種集中管理多封郵件中多個附件的方法。您可以快速批量保存、刪除、壓縮或拆離附件。它還支持自動化——根據您的規則自動拆離或壓縮收件和發件郵件的附件。

附件工具：此群組收集了一些易於處理 Outlook 附件的有用工具：

• 壓縮附件：壓縮一封或多封選定郵件中的所有附件。您還可以應用過濾器以僅壓縮特定附件。
• 解壓縮所有附件：立即解壓縮一封或多封選定郵件中的所有壓縮附件。
• 拆解附件：從選定郵件中刪除所有附件並將其保存到指定資料夾。提供高級過濾器以定位特定附件。
• 恢復所有附件：將先前拆離的附件恢復到其原始郵件中。
• 儲存附件：使用高級條件將選定郵件中的所有或特定附件保存到選定資料夾。
• 所有改名：在不需要將附件保存到磁碟的情況下，重新命名選定郵件中的所有附件。適用於已接收和撰寫郵件窗口。
• 複製名稱：只需單擊一下即可將郵件中選定或所有附件的名稱複製到剪貼板——隨時準備粘貼到任何地方。
• 修復拆離連結：如果附件在拆離後被移動，此工具可以批量修復郵件與其對應的拆離文件之間的損壞連結。

自動保存附件：自動將所有傳入附件保存到特定資料夾。可以設置規則以僅保存符合特定條件的附件（例如，按文件名、發件人、大小、類型）。

自動拆離附件：自動從傳入郵件中拆離所有附件。您可以配置規則以控制要拆離的附件類型。

自動壓縮附件：自動壓縮傳入和發出的郵件中的附件。自定義規則允許您指定壓縮發生的條件。

附件選項：單擊附件群組中的右箭頭按鈕以打開附件選項。在這裡，您會找到管理附件保存、拆離和壓縮的有用設置——使您輕鬆微調工作流程。

自動群組：

更多群組：

• 延遲發送：自動延遲外發郵件在點擊“發送”後的指定時間。在此延遲期間，您可以自由撤銷或修改消息，直到它被傳送。
• 修復回覆格式：Outlook 在回覆時使用原始消息格式。此工具允許您定義將始終使用的預設回覆格式。可用格式包括：
  1) HTML2) 純文本3) RTF（富文本）
• 修復轉發格式：Outlook 使用原始消息格式轉發郵件。此工具使您能夠設置預設的轉發格式。您可以選擇：
  1) HTML2) 純文本3) RTF（富文本）
• 當我發送缺少附件的消息時提醒我：設置您自己的關鍵字以觸發缺少附件警告。當郵件正文或主題包含特定關鍵字但未包含附件時，將在發送前彈出提醒。
• 標記為已讀：刪除的郵件通常在已刪除郵件資料夾中仍標記為“未讀”。此工具可一鍵將已刪除郵件資料夾（及其子資料夾）中的所有未讀郵件標記為“已讀”。
• 設置固定答覆地址：默認情況下，回覆會發送到發件人的帳號。此功能允許您設置固定的答覆地址，以便所有回覆都發送到特定帳號，而不管哪個帳號發送了原始消息。

自動回覆：輕鬆為一個或多個帳號創建自動回覆規則。自定義主題和消息內容以適應您的外出或忙碌狀態場景。

自動轉發：根據可自定義的規則自動將傳入郵件轉發給特定收件人。示例規則包括：

1. 從特定帳號轉發郵件。
2. 轉發主題行包含某些關鍵字的郵件。
3. 轉發附件名稱包含某些關鍵字的郵件。
4. 當正文包含特定短語時轉發郵件。

自動抄送密送：根據特定規則在發送郵件時自動添加抄送或密送收件人。示例場景包括：

1. 從特定帳號發送時自動抄送/密送。
2. 當主題包含關鍵字時自動抄送/密送。
3. 當附件名稱包含關鍵字時自動抄送/密送。
4. 發送給特定收件人時自動抄送/密送。

聯絡人組：

剝離到新聯絡人組：快速將單個聯絡人群組（分發列表）拆分為兩個或更多小群組以便更好地管理。

拆散：將聯絡人群組中的所有成員轉換為聯絡人資料夾中的單獨聯絡人條目。

資料夾群組：

從文件夾導入：

• 所有文件夾顯示未讀項目數量：啟用後，Outlook 將在所有資料夾旁顯示未讀項目的數量。
• 所有文件夾顯示項目總數：啟用後，Outlook 將顯示所有資料夾（已讀+未讀）的項目總數。
• 整合文件夾：將多個帳號中的相同類型的文件夾（例如，收件匣、已傳送郵件）合併到一個統一的文件夾中。可以選擇合併所有項目或限制在指定的時間範圍內的項目。
• 整理收件箱：將來自不同帳號的多個收件箱文件夾中的郵件分類並合併到一個文件夾中。您可以合併所有消息或按時間範圍過濾。
• 整合資料夾到資料檔案：將多個帳號中的選定資料夾合併到單個 Outlook 資料文件（*.pst）中。選擇合併所有項目或按日期範圍過濾。
• 打開 資料夾：立即按名稱搜索任何資料夾並直接在 Outlook 中跳轉到它。
• 臨時文件夾：只需單擊一下即可打開 Outlook 的安全臨時文件夾——用於訪問嵌入文件或故障排除。

檢視群組：

關閉時最小化：當您單擊關閉（X）按鈕時，將 Outlook 最小化到系統托盤，而不是關閉它——幫助您在不佔用任務欄的情況下在後台運行 Outlook。

郵件提醒：設置自定義規則以在重要郵件到達時接收提醒。例如，如果您將關鍵字“測試”定義為重要，則任何在主題、正文、發件人名稱或發件人地址中包含“測試”的郵件都會觸發實時彈出提醒。

列印群組：

高級列印：一個強大的列印工具，能夠為各種 Outlook 項目提供靈活的列印選項。

• 列印聯絡人或聯絡人組：列印帶有備註的聯絡人，或在單頁上列印聯絡人組的所有成員。
• 列印會議：列印任何選定會議的與會者列表及其回覆。
• 列印郵件：列印帶有或不帶有標頭的郵件，並在列印已發送的消息時可選擇包括密件抄送字段。

選取列印：僅列印郵件中的選定內容——無需列印整個消息。

日曆群組：

移除生日提醒：只需單擊一下即可禁用 Outlook 日曆中的所有生日提醒。

恢復生日提醒：輕鬆重新啟用日曆中先前禁用的所有生日提醒。

撰寫或回覆消息時

重複姓名：只需單擊一下即可從“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中刪除所有重複的郵件地址。

我的姓名：撰寫消息時自動從“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中刪除您自己的郵件地址。

插入歷史訊息：如果您使用了“答覆不包含歷史訊息”或“全部答覆不包含歷史訊息”，請單擊此按鈕將原始消息內容重新插入到當前回覆窗口中。

分別發送：將相同的郵件發送給多個收件人，並附上個性化的問候語——不會透露其他收件人的地址。

發送答覆至：設置預設答覆地址後，您可以在撰寫時使用此選項禁用單個郵件的預設答覆地址。

跳過自動抄送密送：即使當前郵件符合現有條件，也可以暫時繞過自動抄送或密送規則。

閱讀消息時

回覆選擇：僅使用選定的文本部分回覆郵件——非常適合引用或參考特定內容。

簽名轉聯絡人：只需單擊一下即可將發件人的簽名轉換為聯絡人條目。

在聯絡人組窗口中

信息：只需單擊一下即可快速計算聯絡人組中的成員數量。