Kutools for Outlook：一款智能且專業的外掛程式

看看Kutools for Outlook如何在Outlook 2024、2021、2019、2016、2013、2010和Office 365中節省您的時間。

以下工具按照它們所出現的功能區分組進行組織。

Kutools標籤

常用	檢視	郵件	擴展工具	選項

幫助

Kutools Plus標籤

報告	刪除	附件	自動	聯繫人	資料夾	搜索	列印	日曆

撰寫窗口中的Kutools標籤

相關群組功能

注意：當您於Outlook閱讀窗格中打開郵件時，會顯示Kutools標籤。

閱讀窗口中的Kutools標籤

相關群組功能

注意：當在Outlook閱讀窗格中打開郵件時，Kutools標籤將可見。

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熱門群組：

AI Mail Assistant：AI Mail Assistant 利用最先進的AI技術，協助您快速、精確且智能地回覆郵件。除此之外，還可優化郵件內容、總結郵件信息、將郵件翻譯成多種語言、提取重要資訊並分析郵件內容。此外，您還能依實際需求自訂新模板，例如協助檢查合同漏洞。

AI 實用工具：

• AI 工作總結：透過AI驅動的摘要功能，簡化您的工作流程。可在Outlook中即時總結多封郵件並生成詳細報告，讓您的工作更快、更精確。
• 顯示 KUTOOLS AI 標籤：如果您已隱藏 Kutools AI 標籤，點擊此處即可再次顯示。
• 停用所有 Kutools AI 功能：停用所有AI功能，未來也不再顯示。
• AI 配置：配置AI提供商、API密鑰及模型。

提示：如果您沒有自己的AI密鑰，可以註冊 Kutools AI 密鑰，即可在所有AI功能中獲得100次免費使用。

超級收件人：跨帳號聯絡人存取，高級搜索，輕鬆排序與篩選，自訂顯示選項以及直觀的視覺指示，超級收件人確保您的郵件溝通順暢且高效。

超級通訊簿：輕鬆存取跨帳號聯絡人。可快速切換帳號，全域篩選搜尋，顯示自定義聯絡人欄位並靈活排序，所有功能集於強大的聯絡人管理工具中。

批量處理：包含一組郵件批量處理工具

• 模板答覆選中的一封或多封郵件：利用預設模板快速一次性答覆多封郵件，無需逐一處理或建立複雜規則。
• 以郵件的形式逐個轉發選中的郵件：預設情況下，Outlook會將已選郵件以附件形式發送。此功能可讓您將每封選中郵件分別作為獨立郵件逐一轉發。
• 保存選中的郵件為多種格式文件：可將多封郵件單獨或批量保存為HTML、TXT、Word、PDF、CSV、Excel等多種格式。

新增聯絡人：

• 從郵件中新增：立即將選中郵件的所有寄件人及多名收件人加入聯絡人資料夾，避免重複新增。
• 加入到聯絡人群組：將多個收件人或寄件人直接加入指定聯絡人群組。

查看群組：

標籤欄：在 Outlook 中啟用多標籤頁介面。所有開啟的視窗（郵件、聯絡人、任務）都會顯示在標籤欄中，讓您能快速方便地切換。

資源庫：啟用後，Outlook 視窗右側（閱讀窗格或彈出視窗）會顯示一個窗格，從這裡可將表情符號、自動圖文集或書籤插入您的郵件。

• 表情符号：在郵件正文中加入各種表情符號，支援所有 Windows 系統。還可自建表情分類以便管理。
• 自動圖文集窗格：將常用的文字、圖片或圖形保存為自動圖文集，寫郵件時可快速插入。
• 書籤：如同 Word，您可在郵件內容中加入書籤，方便導航。

懸浮工具欄：啟用後可在 Outlook 顯示表情符號懸浮工具欄，寫信時可快速插入表情。

更多：啟用後，Outlook 視窗右側（閱讀窗格或彈出視窗）會顯示一個窗格，從這裡可將表情符號、自動圖文集或書籤插入您的郵件。

• 關閉時最小化：當您按下關閉（X）按鈕時，會將 Outlook 最小化到系統托盤，而非完全關閉，方便維持後台運作且不佔用工作列空間。
• 郵件提醒：可自訂規則，當重要郵件到達即彈出提醒。例如您將「Test」定義為關鍵字，任何主旨、正文、寄件人名稱或位址中包含「Test」的郵件都會即時彈出提醒。
• 顯示寄件人時區：可同時顯示郵件原發送時間及寄件人當地時間，便於安排回覆。
• 郵件頭信息：直接在 Outlook 郵件視窗裡查看郵件標頭細節和元數據。

郵件群組：

延後提醒：暫時將選中郵件移至延後提醒資料夾，並在設定時間自動移回收件匣。

計劃發送：自訂郵件發送時間，郵件將依您設定的時間自動寄出。

定期發送：自訂郵件發送時間，郵件將依您設定的排程自動發送。

延遲發送：將所有外寄郵件延遲指定時間發送。在此期間您可隨時取消或編輯郵件，直到實際寄出為止。

分別發送：將相同郵件分別獨立發送給多位收件人，且自動加入個別問候語（如「親愛的 John，」「親愛的 Sarah，」），其他收件人地址不會顯示。

答覆時保留附件：回覆郵件時保留原有附件，附件不會遺失。

全部答覆時保留附件：答覆全部收件人時，原始附件亦會保留在答覆郵件中。

響應：

• 答覆不包含歷史訊息：回覆寄件人時不包括原始郵件內容。
• 全部答覆不包含歷史訊息：答覆郵件所有收件人時，不含原始郵件正文。
• 撤回郵件：使用 Outlook 撤回功能嘗試撤回已發送郵件，您可選擇單封或多封郵件一鍵操作。郵件是否已下達撤回命令會有狀態視窗顯示，每位收件人都能收到成功或失敗的通知。
• 撤回郵件歷史記錄：追蹤郵件撤回狀態，包括成功、失敗或未知結果。

擴展工具群組：

高級規則：提供比 Outlook 預設更多的規則類型和自訂選項，讓郵件處理更加靈活。

防釣魚：自動或手動檢查郵件中的隱藏連結，顯示實際網址，協助您預防釣魚詐騙，保障安全。

垃圾郵件：一套完整工具組，可封鎖或解鎖特定郵件，減少收件匣的垃圾訊息。

• 阻止發件人：自動將來自特定發件人的郵件移至垃圾郵件資料夾。選取想阻擋的郵件，開啟此功能，未來該發件人來信會自動過濾出去。
• 阻止發件人的域：封鎖來自特定網域（如@gmail.com）的所有郵件。選擇相關郵件並啟用本功能，該域名來信會自動移至垃圾郵件。
• 阻止主題：自動封鎖主題含特定關鍵字或詞語的郵件，符合條件的郵件將進入垃圾郵件資料夾。
• 阻止正文：根據郵件正文包含的特定字詞過濾郵件。例如，可封鎖包含「Rolex watch」的廣告，遠離垃圾推銷內容。
• 從不阻止發件人：不論垃圾郵件規則如何，始終允許特定發件人郵件送達。可將多個電郵地址加入允許清單。
• 從不阻止發件人的域：將整個域名（如@company.com）加入白名單，該域郵件全部正常收取。
• 從不阻止主題：確保特定主題郵件永遠不被視為垃圾郵件。
• 從不阻止正文：郵件正文中包含指定詞語或關鍵字時，即便其他規則生效，也會允許此郵件收取。
• 管理垃圾郵件：集中式儀表板，您可新增、編輯、刪除、啟用或停用所有垃圾郵件規則。
• 立即執行垃圾郵件規則：一鍵手動執行您配置好的所有垃圾郵件過濾規則，適合快速清理垃圾信箱。

選項群組：

新建郵件時自動在主題加入日期：寫新郵件時自動補上當日日期至主旨列。

新郵、答覆及轉寄郵件時自動在簽名加入日期：寫郵件、回覆、轉發時，自動於簽名中加上當前日期。

始終以預設帳號回覆：確保所有答覆皆來自您的預設帳號，不分收件帳戶。

新建、回覆、轉寄郵件時自動插入問候語：撰寫新郵件、答覆或轉寄時，自動於郵件正文插入個人化問候語。

全部答覆時自動包含自己：使用「全部答覆」時，自動將自己的郵件地址加入收件名單。

回覆/全部答覆時警告：在含多位收件人的郵件回覆時，顯示確認訊息視窗。

全部答覆時，如自己在Bcc顯示警告：如您的郵箱位於Bcc，全部答覆時會彈出警告視窗。

轉寄郵件時自動使用預設帳號：轉寄郵件時，會自動選取您的預設帳戶寄出。

顯示：將顯示通知，告訴您 Kutools for Outlook 為您做了什麼。共有6項選項：

• 1. 自動抄送密送時顯示提示視窗。
• 2. 自動轉發時顯示提示視窗。
• 3. 自動答覆時顯示提示視窗。
• 4. 定期發送郵件時顯示提示視窗。
• 5. 顯示發送提示視窗

啟用日誌：記錄 Kutools for Outlook 所有自動操作的成功與失敗結果。

改變預設文字縮放：調整閱讀、撰寫、回覆及轉發郵件時的預設縮放比例。

啟用查詢生成器：快速開啟 Outlook 隱藏的查詢生成器，提升高級搜索功能。

更改最大附件大小：修改郵件附件的大小限制，支援傳送更大檔案。

配置附件類型：解鎖或允許特定檔案類型的附件正常接收。

更改預設附件保存資料夾：指定郵件附件預設存放的資料夾。

協助群組：

日誌： 協助記錄 Kutools for Outlook 自動操作的成功與失敗結果。

檢查更新：檢查並安裝 Kutools for Outlook 的最新版本。

協助：

• 反饋：建議提交／錯誤反饋。
• 更改授權：輸入或更新授權資訊以啟用專業版功能。
• 設定中心：可自訂是否啟用AI功能及設定介面語言。
• 工具欄模式：選擇 Kutools 工具欄的介面佈局或顯示方式。
• 分享：推薦給朋友／分享到 Facebook／分享到 Twitter／分享到 LinkedIn／分享到微博。
• 關於：即時查看 Kutools for Outlook 的背景進程資訊。

報告群組：

統計：可根據設定的時間範圍或資料夾，在 Outlook 中快速計算郵件數量，並選擇匯出為Excel工作簿等新檔案。此工具適合生成郵件活動分析報告。

1. 按日、週、月計算收發郵件總數
2. 統計當前已選郵件數量
3. 同時統計所有資料夾及郵件帳號的郵件數量
4. 將統計結果匯出至Excel進行報表或分析

報告：

• 快速報告：將所選郵件資料夾中的所有郵件或所選任務資料夾中的所有任務詳細資訊直接匯出到Excel。您可自訂報告欄位以符合需求。
• 分析郵件標頭：一鍵查看與分析郵件完整網際網路標頭，協助診斷傳遞問題及辨識釣魚郵件。
• 選中項目統計：此工具內含兩個強大的計數統計功能：
  • 未讀項目計數器－即時顯示所有資料夾總未讀項目數
  • 所有項目計數器－顯示所有Outlook資料夾內的已讀與未讀項目總計

刪除群組：

刪除重複郵件：可快速掃描所選檔案夾（單帳號或多帳號）並刪除重複郵件。也可選擇將重複項移動到指定資料夾，而非永久刪除。

• 從選中郵件中刪除重複郵件：根據主題、正文、附件名稱識別與刪除選定郵件中的重複項。
• 高級去重：掃描一個或多個資料夾，刪除主題、內容、附件名稱相同的重複郵件。
• 高級去重：根據自訂條件，從選定資料夾中檢查並刪除重複郵件。

刪除重複聯絡人：可一次從單一或多個聯絡人資料夾刪除重複聯絡人，也可選擇將重複聯絡人移動至其他資料夾。
注意：預設重複聯絡人的標準為「全名」加「Email1 地址」完全相同，您可自訂比對條件。

合併重複聯絡人：可依指定比對欄位，在一或多個資料夾中合併重複聯絡人。
便簽：預設重複比對欄位為全名與Email1地址，亦可自訂。

刪除重複任務：快速在單一資料夾或多資料夾內移除所有重複任務，只保留一份原始任務。

刪除主題前綴： 自動從選定郵件或整個資料夾中移除常見的回覆／轉寄主題前綴（如RE:、FW:），亦可自訂要移除的前綴。

刪除：

• 刪除同發件人郵件：立即刪除當前資料夾內與所選郵件發件人相同的所有郵件。支援日期篩選。
• 刪除同主題郵件：在當前資料夾內刪除所有主題與選定郵件相同的郵件，並可設日期篩選。
• 刪除卡住的郵件：有時因附件太大或錯誤，郵件卡在寄件匣。用此功能可一鍵刪除所有卡住的郵件。

附件群組：

附件管理器：集中管理多封郵件的多個附件。可快速批量儲存、刪除、壓縮、拆離附件，支援自動化，依規則自動對收發郵件的附件拆離或壓縮。

附件工具：集合了一些便於管理 Outlook 附件的實用小工具：

• 壓縮附件：可將一封或多封已選郵件的所有附件壓縮，也可僅對特定附件進行壓縮。
• 解壓縮所有附件：一鍵解壓所有選中郵件中的壓縮附件。
• 拆解附件：將選中郵件的所有附件移除並儲存至指定資料夾，亦可根據條件高級篩選目標附件。
• 恢復所有附件：將已拆離、移除的附件恢復回原始郵件中。
• 儲存附件：按先進條件，將所有選定郵件中的所有或特定附件儲存至指定資料夾。
• 所有改名：在不需先儲存附件至本地的情況下，直接修改選定郵件中全部附件名稱。支援收件及撰寫視窗。
• 複製名稱：一鍵複製郵件中選定或全部附件的名稱，便於粘貼。
• 修復拆離連結：附件分離後若檔案被移動，該功能能批次修復郵件與分離檔案之間的連結。

自動保存附件：自動將所有收到的附件儲存到指定資料夾，可用檔名、寄件人、大小、類型等條件設置過濾規則。

自動拆離附件：自動拆出收到郵件的所有附件，可設定規則細選需要拆離的附件類型。

自動壓縮附件：自動對收發郵件的附件進行壓縮，支援自訂規則條件。

附件選項：在附件群組點擊右箭頭，即可展開附件選項，從中可靈活調整附件保存、拆離及壓縮的方式，優化您的工作流程。

自動群組：

更多群組：

• 延遲發送：發送郵件後自動延遲指定時間再寄出。在此期間可隨時撤回或更改郵件。
• 修復回覆格式：Outlook 回覆郵件時會使用原始格式，本工具可自訂回覆時固定採用的格式。可用格式包括：
  1) HTML2) 純文本3) RTF（富文本）
• 修復轉寄格式：Outlook轉發郵件時會採用原始格式，本工具可設定固定的轉發格式。可選格式有：
  1) HTML2) 純文本3) RTF（富文本）
• 提醒郵件未添加附件：設定關鍵字來檢查郵件內容。若主旨或正文有指定關鍵字卻未附加附件，發送時將跳出提示。
• 標記為已讀：刪除的郵件常常仍被標記為未讀，本工具一鍵將已刪除郵件資料夾（含子資料夾）中所有未讀郵件標記為已讀。
• 設定答覆地址：預設下答覆會發到寄件人，本功能讓您設定固定的答覆地址，使所有答覆都導向特定帳號。

自動回覆：可為單一或多個帳號輕鬆建立自動回覆規則，自訂郵件主旨與內容，適用於不在辦公室或忙碌等情境。

自動轉發：按可自訂規則自動將來信轉發給特定收件人。舉例如下：

1. 轉發指定帳戶收到的郵件。
2. 轉發主題包含某些關鍵字的郵件。
3. 轉發附件名稱包含關鍵字的郵件。
4. 正文內容包含特定短語時自動轉發郵件。

自動抄送密送：根據自訂規則，自動將郵件抄送或密送給特定對象。適用場景舉例：

1. 從指定帳號發送郵件時自動 CC/BCC。
2. 當主題包含關鍵字時自動 CC/BCC。
3. 當附件名包含關鍵字時自動 CC/BCC。
4. 當收件人為指定對象時自動 CC/BCC。

聯絡人群組：

剝離到新聯絡人組：可將單一聯絡人群組（分發清單）快速拆分為兩個以上小群組，便於管理。

拆散：將聯絡人群組內的所有成員轉為個別聯絡人紀錄，存於聯絡人資料夾。

資料夾群組：

從文件夾導入：

• 所有文件夾顯示未讀項目數量：啟用後Outlook會在所有資料夾旁顯示未讀項目數。
• 所有文件夾顯示項目總數：啟用後，Outlook 將在所有資料夾顯示項目（已讀＋未讀）總數。
• 整合文件夾：將多個帳號中的同類型資料夾（如收件匣、已發送）合併成統一資料夾。可選擇全部合併或指定時間範圍內內容合併。
• 整理收件箱：將不同帳號的多個收件匣郵件分類合併為一個，亦可按時間範圍篩選合併內容。
• 整合資料夾到資料檔案：將多帳號選定的資料夾合併到單一Outlook資料檔案（*.pst），可選全部內容或依日期篩選。
• 打開 資料夾：可輸入資料夾名稱，立即搜尋並跳轉至Outlook內該資料夾。
• 臨時文件夾：一鍵開啟Outlook安全臨時資料夾，便於存取內嵌文件或排查問題。

搜索群組：

高級搜索：可同時以一項或多項條件跨郵件、聯絡人、任務、約會與會議進行進階搜尋。搜尋條件支援儲存並重複調用，節省時間提升效率。

• 高級搜索郵件：可用寄件人、主題、日期等多種篩選條件精準搜尋郵件，並將條件儲存供下次重複使用。
• 高級搜索任務：結合多種條件快速定位任務，且支援方案儲存以重複批量運用。
• 高級搜索聯絡人：可依姓名、公司、分類等多條件篩選聯絡人，並將配置存為方案方便日後使用。
• 高級搜索約會與會議：可根據時間、地點、參與者或關鍵字等條件迅速搜尋日曆項，搜尋設定亦支援儲存。

按寄件人搜索郵件

• （搜索）含有寄件人郵箱的郵件：找出所有內容中提及所選寄件人地址的郵件。
• （搜索）來自寄件人郵箱的郵件：搜尋所有資料夾中由所選寄件人直接寄發的郵件。
• （搜索）發送給寄件人郵箱的郵件：搜尋您發送給所選寄件人的所有郵件。
• （搜索）按寄件人郵箱域：找出與所選寄件人相同域名（例如@company.com）的全部郵件。
• （搜索）答覆收件人為寄件人郵箱：尋找「答覆至」與選中郵件寄件人相符的郵件。

按收件人搜索郵件：

• （搜索）含有收件人郵箱的郵件：找出所有郵件正文或其他欄位包含收件人地址的郵件。
• （搜索）來自收件人郵箱的郵件：搜尋此收件人寄出的郵件。
• （搜索）發送給收件人郵箱的郵件：找出所有寄給此收件人地址的郵件。
• （搜索）按收件人郵箱域：搜尋與選定收件人之域名相關的所有郵件。
• （搜索）答覆收件人為收件人郵箱：搜尋「答覆至」郵件地址與本收件人相符的郵件。

按當前答覆收件人搜索郵件：

• （搜索）含有答覆收件人郵箱：找出含本郵件「答覆至」地址的所有訊息。
• （搜索）來自答覆收件人郵箱：尋找來自這個「答覆至」地址的所有來信。
• （搜索）發給答覆收件人郵箱：找出所有發送至該「答覆至」地址的郵件。
• （搜索）按答覆收件人郵箱域：尋找包含此「答覆至」郵箱域的所有郵件。
• （搜索）按答覆收件人：尋找賦有與本郵件相同「答覆至」欄位的郵件。

（搜索）按聯繫人郵箱：快速找出所有含特定通訊錄聯絡人的郵件。

清除搜索歷史：一鍵清除最近 Outlook 搜索歷史。

列印群組：

高級列印：功能強大的Outlook項目列印工具，提供彈性列印選項。

• 列印聯絡人（組）：可列印帶備註的單行聯絡人，或把群組成員全部列印在同一頁。
• 列印會議：可列印任何指定會議的參與者清單及回應狀態。
• 列印郵件：可設置是否包含郵件標頭，也可列印已發郵件時包含BCC欄位。

選取列印：只列印郵件中的所選內容，無需整封郵件全部列印。

日曆群組：

取消生日提醒：一鍵移除所有 Outlook 行事曆的生日提醒。

恢復生日提醒：輕鬆重新啟用先前已關閉的所有生日提醒。

撰寫或回覆郵件時

重複姓名：一鍵移除「收件人」、「副本」、「密件副本」欄位中的所有重複郵件地址。

我的姓名：編寫郵件時，自動從收件人、抄送和密件名單去除自己的郵箱地址。

插入歷史訊息：如您曾使用「答覆不包含歷史訊息」或「全部答覆不包含歷史訊息」，可用此按鈕將原始訊息內容插回回覆視窗。

分別發送：同一郵件可分別寄給多個收件人，且自動加入個人化問候，不會公開其餘收件人地址。

發送答覆至：設完固定答覆地址後，可在撰寫郵件時逐一關閉。

跳過自動抄送密送：即便符合自動 CC/BCC 條件，可臨時略過本次郵件規則。

閱讀郵件時

部分答覆：僅回覆郵件中所選片段文字，非常方便引用或針對重點內容互動。

簽名轉聯絡人：一鍵將寄件人簽名資訊轉為聯絡人記錄。

在聯絡人群組視窗中

詳細信息：一鍵快速統計聯絡人群組成員數量。