Kutools 使用批量工具來簡化日常郵件任務,包括發送、轉寄和管理附件 — 幫您節省寶貴時間。
智慧 AI 功能 — 包括即時回覆、內容摘要、郵件撰寫和翻譯 — 讓您的溝通更快速、更準確且語境精確。
Kutools 為您提供終身免費使用 70 多項強大功能的機會,無需額外成本 — 是提升 Outlook 生產力的經濟實惠之選。
專為全球用戶設計,Kutools 支援所有 Microsoft Office 語言 — 消除語言障礙,確保每個功能都能充分訪問,無論您偏好的語言是什麼。
使用 Kutools 的 AI 郵件助手簡化您每天的 Outlook 任務。這個智能工具會從您之前的郵件中學習,生成準確的回覆、增強郵件內容,並協助輕鬆起草或完善訊息。它還可以總結郵件串並翻譯成任何語言,讓溝通更快、更有效率。只需點擊一下,您就可以回覆、撰寫、重寫、總結或翻譯 —— 讓郵件管理變得順暢且無錯誤。擁抱這項創新技術,實現更清晰、更專業的溝通。
沒有自己的 AI 密鑰嗎?獲取 Kutools AI 密鑰 —— 它包含所有 AI 功能的 100 次免費使用。
默認情況下,Outlook 只允許您設置自動抄送規則。
Kutools for Outlook 的自動抄送/密送功能可以根據多個可自定義條件輕鬆自動抄送或密送不同的收件人。與只支持“或”條件的 Outlook 內置規則不同,該功能還支持獨特的“與”邏輯 —— 允許同時應用多條規則,並以更大的靈活性處理複雜的抄送/密送場景。
當您忙碌或不在辦公室時(例如度假期間),設置自動回覆非常有用。這是告知寄件者您已收到他們的消息並將盡快回覆的一種禮貌且專業的方式。
Kutools for Outlook 的自動回覆功能讓您可以為一個或多個郵件帳戶同時設置自定義的自動回應。您可以個性化主題和消息內容,並只需幾次點擊即可啟用或禁用該功能。
當您忙碌或不在辦公室時,可能無法及時回覆郵件。在這種情況下,您可以將收到的郵件自動轉寄給其他人,由他們代為回覆。
Kutools for Outlook 的自動轉寄功能可以根據您設定的規則自動轉寄所有或特定的來信給指定的收件人。與 Outlook 的內置功能不同,該功能在創建規則時支持“與”和“或”邏輯,讓您擁有更多控制權和靈活性。
逐一回覆郵件非常耗時 —— 尤其是因為 Outlook 只允許一次回覆一封郵件。
Kutools for Outlook 提供了一個簡單的解決方案,讓您可以使用相同的郵件模板一次性回覆多封郵件。只需選擇郵件,選擇模板並發送 —— 不再需要逐一回覆。
分別發送功能允許您向多位收件人發送相同的郵件 —— 每封郵件都會自動插入個性化的問候語。每封郵件只顯示當前收件人的地址,確保其他人的信息保密。
當收件人收到郵件時,他們只會看到自己的名字 —— 例如“親愛的莎莉”或“親愛的彼得”。這種個人化的觸動增加了您的郵件被打開而不是被標記為垃圾郵件的可能性。
拆離附件功能允許您從選定的郵件中移除附件並將其保存到特定文件夾。拆離後,附件將被替換為原始郵件中的可點擊超鏈接,方便您快速訪問文件。
自動拆離附件功能會根據您定義的規則自動從所有或選定的來信中移除附件。這有助於減少郵箱和數據文件的大小,提升 Outlook 的性能。
如果您需要批量下載和保存附件,Kutools for Outlook 的保存和自動保存附件功能是您的最佳解決方案。使用保存附件功能手動提取選定郵件中的所有或特定附件。使用自動保存附件功能根據自定義規則自動保存所有或特定來信中的附件。
保存後,您可以刪除大型或不需要的附件以減少郵箱和數據文件的大小。
太多的附件會迅速增加 Outlook 數據文件的大小。管理這一問題最有效的方法之一就是壓縮附件以減小其大小。
使用 Kutools for Outlook,您可以使用壓縮所有功能手動壓縮選定郵件中的附件,或者啟用自動壓縮功能,在郵件到達時自動壓縮附件。
您還可以使用解壓縮所有功能輕鬆恢復所有壓縮的附件。
Kutools for Outlook 的統計功能讓您可以詳細了解每天、每周、每月或特定日期範圍內收到或發送了多少郵件。
以下工具按照它們所出現的功能區群組進行組織。
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常用 | 擴展工具 | 郵件 | 搜索 |
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關於 |
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報告 | 刪除 | 附件 | 自動 | 聯繫人 | 資料夾 | 檢視 | 列印 | 日曆 |
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相關群組功能 |
注意:當您於 Outlook 閱讀窗格中打開郵件時,Kutools 標籤會出現。
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相關群組功能 |
注意:當郵件在 Outlook 閱讀窗格中打開時,Kutools 標籤將變得可見。
AI Mai Assistant:AI Mail Assistant 利用最先進的 AI 技術,協助您快速、精確且智能地回覆郵件。此外,它還能優化郵件內容、總結郵件信息、將其翻譯成多種語言,並從郵件內容中提取重要信息,分析郵件。此外,您可以創建新模板以滿足您的特定需求,例如識別合同漏洞。
AI 工作總結:利用 AI 驅動的總結功能簡化您的工作流程。即時總結多封郵件,並直接在 Outlook 中生成詳細報告,使您的任務更快、更準確。
提示:如果您沒有自己的 AI 密鑰,您可以註冊 Kutools AI 密鑰,以獲得所有 AI 驅動功能的100 次免費使用。
超級收件人:通過跨帳號聯絡人訪問、高級搜索、輕鬆排序和過濾、自定義顯示選項和直觀的視覺指示器,超級收件人確保您的電子郵件通信無縫且高效。
超級通訊簿:輕鬆訪問跨帳號的聯絡人。快速在帳號間切換,使用全字段過濾器搜索,顯示自定義聯絡人字段,靈活排序——這一切都在一個強大的聯絡人管理工具中。
標籤欄:在 Outlook 中啟用標籤界面。所有打開的窗口——郵件、聯絡人、任務——都顯示在標籤欄中,方便快速切換。
資源窗格:啟用後,窗格會出現在 Outlook 窗口的右側(在閱讀窗格或彈出窗口中)。從這裡,您可以將表情符號、自動圖文集或書籤插入到您的郵件中。
懸浮工具欄:啟用此功能以在 Outlook 中顯示懸浮表情符號工具欄,讓您在撰寫郵件時快速插入表情符號。
批量處理:包括一組批量處理郵件的工具
顯示郵件資訊:
新增聯絡人:
高級規則:提供比 Outlook 預設設定更多的規則類型和自定義選項——讓您更好地控制郵件的處理方式。
反網絡釣魚:自動或手動檢查郵件中的隱藏鏈接並顯示實際網址——幫助您避免網絡釣魚詐騙並保持在線安全。
垃圾郵件:一組全面的工具,用於阻止或解除阻止特定郵件,減少收件匣中的垃圾郵件。
計劃發送:自定義郵件的發送時間。郵件將在您設定的計劃時間自動發送。
定期發送:自定義郵件的發送時間。郵件將在您設定的計劃時間自動發送。
延遲發送:將所有外發郵件的發送延遲指定時間。在此延遲期間,您可以自由取消或編輯郵件,直到實際發送。
分別發送:將相同的郵件單獨發送給多個收件人,每封郵件都有個性化的問候語(例如,“親愛的 John”,“親愛的 Sarah”)——不會暴露其他收件人的地址。
帶原始附件答覆:在回覆郵件時保留原始附件——附件在回覆過程中不會丟失。
帶原始附件全部答覆:當回覆所有收件人時,此功能確保原始附件在您的回覆中保留。
響應:
高級搜索:輕鬆跨郵件、聯絡人、任務、約會和會議進行搜索,同時使用一個或多個條件。您可以將搜索設置保存為場景以供重用——節省時間並提高生產力。
按寄件人搜索郵件
按收件人搜索郵件:
按答覆收件人搜索郵件:
(搜索)按聯繫人郵箱:快速查找包含通訊簿中特定聯絡人的所有郵件。
清除搜索歷史:只需單擊一下即可立即刪除所有最近的 Outlook 搜索歷史。
新建郵件時在主題中添加日期:撰寫新郵件時自動在主題行中插入當前日期。
創建、回覆和轉發郵件時添加帶日期的簽名:撰寫、回覆或轉發郵件時自動在您的簽名中包含當前日期。
始終使用預設帳號回覆:確保所有回覆都從您的預設郵件帳號發送,無論是哪個帳號收到的消息。
創建、回覆和轉發郵件時添加問候語:撰寫、回覆或轉發消息時自動在郵件正文中插入個性化問候語。
請全部答覆時包括我自己:使用“全部答覆”時自動將您自己的地址包含在收件人列表中。
答覆/全部答覆時警告:當回覆多個收件人的消息時顯示確認提示。
當全部答覆的郵件中有我在密件抄送時警告我:如果您的地址位於您全部答覆的郵件的密件抄送字段中,則顯示警告對話框。
使用預設帳號轉發:轉發郵件時自動使用預設帳號。
顯示:它將顯示通知,告訴您 Kutools for Outlook 為您做了什麼。有6 個選項:
啟用日誌:記錄 Kutools for Outlook 執行的所有成功和失敗的自動操作。
更改預設文本縮放:調整閱讀、撰寫、回覆和轉發郵件的預設縮放級別。
啟用查詢生成器:快速啟用 Outlook 的隱藏查詢生成器以獲得高級搜索功能。
更改最大附件大小:修改附件大小限制以容納更大的文件。
配置附件類型:解除封鎖或允許訪問郵件附件中的特定文件擴展名。
更改預設附件保存資料夾:指定保存郵件附件的預設資料夾。
檢查更新:檢查並安裝 Kutools for Outlook 的最新版本。
更改授權:輸入或更新您的授權信息以激活專業版。
日誌:它有助於記錄 Kutools for Outlook 的自動操作的成功和失敗結果。
幫助: 訪問教程、語言設置、註冊信息和軟件版本詳細信息。
工具欄模式:選擇您偏好的 Kutools 工具欄佈局或顯示模式。
關於:查看 Kutools for Outlook 中正在運行的背景進程的實時信息。
統計:根據特定時間段或資料夾選擇快速計算 Outlook 中的郵件數量。您可以選擇將結果導出到新文件,例如 Excel 工作簿。此工具非常適合生成郵件活動洞察。
報告:
刪除重複郵件:快速掃描並刪除選定資料夾中一個或多個帳號的重複郵件。您可以選擇將重複項移動到特定資料夾,而不是永久刪除它們。
刪除重複聯絡人:一次刪除一個或多個聯絡人資料夾中的重複聯絡人。您也可以選擇將重複項移動到另一個資料夾,而不是刪除它們。
注意:默認情況下,重複項被定義為具有相同全名和郵件地址的聯絡人。您可以自定義匹配標準。
合併重複聯絡人資料:使用指定的匹配字段合併一個或多個資料夾中的重複聯絡人。
注意:默認重複字段為全名和郵件地址,可以自定義。
刪除重複任務:快速刪除單個資料夾或多個資料夾中的所有重複任務——僅保留每個任務的一個副本。
刪除主題前綴: 自動刪除選定郵件或整個資料夾中的常見回覆/轉發前綴,例如 RE: 或 FW:。您還可以定義要刪除的自定義前綴。
刪除:
附件管理器:附件管理器提供了一種集中管理多封郵件中多個附件的方法。您可以快速批量保存、刪除、壓縮或拆離附件。它還支持自動化——根據您的規則自動拆離或壓縮收件和發件郵件的附件。
附件工具:此群組收集了一些易於處理 Outlook 附件的有用工具:
自動保存附件:自動將所有傳入附件保存到特定資料夾。可以設置規則以僅保存符合特定條件的附件(例如,按文件名、發件人、大小、類型)。
自動拆離附件:自動從傳入郵件中拆離所有附件。您可以配置規則以控制要拆離的附件類型。
自動壓縮附件:自動壓縮傳入和發出的郵件中的附件。自定義規則允許您指定壓縮發生的條件。
附件選項:單擊附件群組中的右箭頭按鈕以打開附件選項。在這裡,您會找到管理附件保存、拆離和壓縮的有用設置——使您輕鬆微調工作流程。
更多群組:
自動回覆:輕鬆為一個或多個帳號創建自動回覆規則。自定義主題和消息內容以適應您的外出或忙碌狀態場景。
自動轉發:根據可自定義的規則自動將傳入郵件轉發給特定收件人。示例規則包括:
自動抄送密送:根據特定規則在發送郵件時自動添加抄送或密送收件人。示例場景包括:
剝離到新聯絡人組:快速將單個聯絡人群組(分發列表)拆分為兩個或更多小群組以便更好地管理。
拆散:將聯絡人群組中的所有成員轉換為聯絡人資料夾中的單獨聯絡人條目。
從文件夾導入:
關閉時最小化:當您單擊關閉(X)按鈕時,將 Outlook 最小化到系統托盤,而不是關閉它——幫助您在不佔用任務欄的情況下在後台運行 Outlook。
郵件提醒:設置自定義規則以在重要郵件到達時接收提醒。例如,如果您將關鍵字“測試”定義為重要,則任何在主題、正文、發件人名稱或發件人地址中包含“測試”的郵件都會觸發實時彈出提醒。
高級列印:一個強大的列印工具,能夠為各種 Outlook 項目提供靈活的列印選項。
選取列印:僅列印郵件中的選定內容——無需列印整個消息。
移除生日提醒:只需單擊一下即可禁用 Outlook 日曆中的所有生日提醒。
恢復生日提醒:輕鬆重新啟用日曆中先前禁用的所有生日提醒。
重複姓名:只需單擊一下即可從“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中刪除所有重複的郵件地址。
我的姓名:撰寫消息時自動從“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中刪除您自己的郵件地址。
插入歷史訊息:如果您使用了“答覆不包含歷史訊息”或“全部答覆不包含歷史訊息”,請單擊此按鈕將原始消息內容重新插入到當前回覆窗口中。
分別發送:將相同的郵件發送給多個收件人,並附上個性化的問候語——不會透露其他收件人的地址。
發送答覆至:設置預設答覆地址後,您可以在撰寫時使用此選項禁用單個郵件的預設答覆地址。
跳過自動抄送密送:即使當前郵件符合現有條件,也可以暫時繞過自動抄送或密送規則。
回覆選擇:僅使用選定的文本部分回覆郵件——非常適合引用或參考特定內容。
簽名轉聯絡人:只需單擊一下即可將發件人的簽名轉換為聯絡人條目。
信息:只需單擊一下即可快速計算聯絡人組中的成員數量。
超過 70 個功能免費提供,無任何限制。
常用
AI 答覆
AI 優化郵件
AI 草擬郵件
AI 繼續撰寫郵件
AI 工作總結
AI 翻譯
AI 拼寫和語法檢查
AI 擴展內容
AI 建議
AI 總結郵件
超級收件人
標籤欄
表情符号
自動圖文集
書籤
懸浮工具欄
使用模板答覆選中的郵件(免費創建三個模板)
將選中的郵件保存為多種格式的文件,如 PDF
擴展工具
反網絡釣魚
阻止發件人
阻止發件人的域
阻止主題
阻止正文
從不阻止發件人
從不阻止發件人的域
從不阻止主題
從不阻止正文
管理垃圾郵件
定期發送郵件(免費創建三個郵件模板)
安排自動發送
郵件
答覆不包含歷史訊息
全部答覆不包含歷史訊息
撤回郵件
撤回郵件歷史記錄
搜索
搜索含有發件人的郵件
搜索來自發件人的郵件
搜索發送給發件人的郵件
按寄件人郵箱域搜索
答覆收件人為寄件人郵箱
搜索含有收件人的郵件
搜索來自收件人的郵件
搜索發送給收件人的郵件
搜索含有收件人郵箱域的郵件
搜索答覆至當前收件人
關於
在創建新郵件時將日期添加到主題中
在創建、答覆和轉發郵件時添加帶日期的簽名
在創建、答覆和轉發郵件時添加問候語
在全部答覆郵件時包含我自己
當郵件有多個收件人時,點擊“全部答覆”時提醒我
當郵件有多個收件人時,點擊“答覆”時提醒我
當“全部答覆”郵件中有我在密件抄送時警告我
自動抄送密送時顯示提示窗口
自動轉發時顯示提示窗口
自動答覆時顯示提示窗口
定期發送郵件時顯示提示窗口
安排或延遲發送郵件時顯示提示窗口
啟用日誌
在閱讀、撰寫和答覆窗口中啟用自動縮放
在 Outlook 高級查找對話框中恢復“查詢生成器”標籤
最大附件大小
安全附件擴展名
預設附件儲存資料夾
報告
快速報告(默認字段免費;其他字段需收費)
分析郵件標頭
選中項目統計
刪除
從選中項目中刪除重複郵件
刪除主題前綴
刪除當前發件人郵件
刪除同當前主題的郵件
刪除寄件備份郵件
附件
自動保存收到附件
自動拆離收到附件
自動壓縮收到附件
自動
自動回覆
自動轉發
延遲發送
修正答覆格式
修正轉發格式
當發送的郵件缺少附件時提醒我
標記為已讀
聯絡人
搜索此聯絡人
資料夾
所有文件夾顯示未讀項目數量
所有文件夾顯示項目總數
整合文件夾
整理收件箱
整合資料夾到資料檔案
打開指定Outlook資料夾
臨時文件夾
列印
高級列印
日曆
移除或恢復生日提醒
郵件撰寫
清除收件人、抄送、密送輸入框中重複的姓名。
清除收件人、抄送、密送输入框中我的姓名。
簽名轉聯絡人
聯絡人組
信息
所有功能(100+),包括免費功能,均可訪問。
常用
超級通訊簿
以郵件的形式逐個轉發選中的郵件
顯示發件人的時區
郵件頭信息
將選中郵件的發件人和收件人添加到聯絡人
將選中郵件的發件人和收件人添加到聯絡人組
擴展工具
高級規則
立即執行垃圾郵件規則
郵件
答覆時保留原始附件
全部答覆時保留原始附件
搜索
高級搜索
搜索含有答覆收件人郵箱的郵件
來自答覆收件人郵箱
發給答覆收件人郵箱
搜索答覆收件人郵箱域
按答覆收件人搜索
關於
始終使用預設帳號答覆
始終使用預設帳號轉發
報告
統計 Outlook 項目
刪除
文件夾郵件去重
高級去重
刪除重複聯繫人
刪除重複任務
清除搜索歷史
附件
附件管理器
壓縮所有附件
解壓縮所有
拆解附件
恢復所有
儲存附件
所有改名
重新命名
壓縮
解壓縮
複製附件名稱
修復拆離鏈接
重新命名附件
自動
自動抄送密送
設置固定的答覆地址
聯絡人
剝離到新聯絡人組
拆散
視圖
點擊關閉按鈕以最小化 Outlook
重要郵件提醒
列印
選取列印
郵件撰寫
答覆選中內容
插入歷史訊息
分別發送
發送答覆至