Kutools for Outlook：智能且專業的外掛程式

看看 Kutools for Outlook 如何在 Outlook 2024、2021、2019、2016、2013、2010 和 Office 365 中節省您的時間。

以下工具根據它們出現的功能區群組進行組織。

Kutools 標籤

常用	檢視	郵件	擴展工具	選項

幫助

Kutools Plus 標籤

報告	刪除	附件	自動	聯繫人	資料夾	搜索	列印	日曆

撰寫窗口中的 Kutools 標籤

相關群組功能

注意：當您在 Outlook 閱讀窗格中打開郵件時，會出現 Kutools 標籤。

閱讀窗口中的 Kutools 標籤

相關群組功能

注意：當郵件在 Outlook 閱讀窗格中打開時，Kutools 標籤會變得可見。

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熱門群組：

AI Mail Assistant：AI Mail Assistant利用最先進的AI技術，協助您迅速、精準且智慧地回覆郵件。此外，它能優化郵件內容、總結郵件訊息、翻譯為多種語言、提取郵件中的重要資訊並分析郵件。此外，您還可依自身需求自訂範本，例如協助辨識合約漏洞。

AI Utilities：

• AI Summary：透過AI自動摘要，優化工作流程。能即時總結多封郵件並於Outlook中生成詳細報告，讓您的處理更快速且準確。
• 顯示 KUTOOLS AI 標籤：若已隱藏Kutools AI標籤，點擊此處即可重新顯示。
• 停用Kutools所有AI功能：停用所有AI功能，未來將不再顯示。
• AI 配置：配置AI提供商、API密鑰以及模型。

提示：如果您沒有自己的AI密鑰，可註冊Kutools AI密鑰，即可於所有AI功能免費使用100次。

Smart Recipients：透過跨帳號聯絡人訪問、高級搜索、輕鬆排序與篩選、自訂顯示選項及直覺式指示標，Smart Recipients讓您的郵件通訊順暢且高效。

Smart Address Book：輕鬆跨帳號存取聯絡人。能快速切換帳號、全欄位篩選搜尋、自訂聯絡人欄位顯示並靈活排序，整合於強大的聯絡人管理工具中。

批量處理：包含一套郵件批量處理工具

• 一次答覆多封Email：使用預設範本迅速回覆多封郵件，無須逐一回覆或建立複雜規則。教學…
• 轉發多封Email（以非附件的形式）：預設狀況下Outlook會將選取的郵件以附件形式合成一封郵件，本功能可將每封選取的郵件單獨分別轉發。
• 儲存郵件為PDF及其他格式：可將多封郵件依不同格式—HTML、TXT、Word、PDF、CSV及Excel—分別或批量儲存。

新增聯絡人：

• 從郵件中新增：即時將所有選取郵件的寄件人及收件人新增至您的聯絡人資料夾，且不會重複。
• 加入到聯絡人群組：直接將選取郵件中的多位收件人或寄件人新增至指定聯絡人群組。

檢視群組：

標籤欄：在Outlook啟用多標籤介面，所有開啟的視窗—郵件、聯絡人、任務—都能在標籤欄迅速切換。

資源庫窗格：啟用後，Outlook右側（閱讀窗格或彈出視窗）會出現資源庫窗格，您可在此插入表情符號、自動圖文集或書籤至郵件中。

• 表情符号：可將各類表情符號加入郵件正文，支援所有Windows系統。您可建立自己的表情群組以便管理。
• 自動圖文集窗格：將常用文字、圖片或圖形儲存為AutoText，撰寫郵件時可快速插入。
• 書籤：如同Word一般，您可於郵件內容加入書籤，方便快速導覽定位。

懸浮工具欄：啟用後將於Outlook顯示可浮動的表情符號工具欄，撰寫郵件時可快速插入表情。

更多：啟用後，Outlook右側（閱讀視窗或彈出窗）會出現工具窗格，您可在此插入表情符號、自動圖文集或書籤進郵件。

• 關閉時最小化：點選關閉（Ｘ）時Outlook會最小化至系統托盤，而非直接退出，方便程式背景執行又不佔工作列空間。
• 郵件提醒：可自訂規則，在收到重要郵件時即時彈窗提醒。例如，若將「Test」設為重要關鍵字，主旨、正文、寄件人姓名或地址中含有「Test」時即會觸發彈出提醒。
• 顯示發件人時區：同時顯示郵件原始寄送時間以及發件人時區的當前時間，方便安排後續回覆。
• 郵件頭信息：可於Outlook郵件視窗直接顯示郵件標頭與原始資訊。

郵件群組：

暫停：暫時將指定郵件移至Snooze資料夾，於預定時間自動回歸收件匣。

計劃發送：可自訂郵件發送時間，訊息將於您設定的指定時間自動寄出。

定期發送：可自訂郵件發送時間，訊息將於您指定的時間自動寄出。

延遲發送：將所有外寄郵件延後指定時間發送，於延遲期間可自由取消或編輯郵件內容，郵件未實際傳送前皆可更動。

分別發送：可將同一郵件分別寄送給多位收件人，每封信件皆含客製化問候（如「親愛的John」、「親愛的Sarah」），且不曝光其他收件人地址。教學…

答覆含附件：回覆郵件時保留原始附件，附件不會遺失。

全部答覆含附件：回覆所有收件人時，此功能確保原附件於回覆中保留

響應：

• 答覆不包含歷史訊息：僅回覆寄件人，不含原始郵件內容。
• 全部答覆不包含歷史訊息：回覆所有收件人，排除原始郵件正文內容。
• 撤回郵件：嘗試利用Outlook撤回已發送郵件，可單封或多封批量操作。狀態視窗將告知哪些郵件已發出撤回指令，並針對每位收件人顯示撤回成功或失敗通知。
• 撤回郵件歷史記錄：可追蹤郵件撤回狀態，包括成功、失敗或未知情況。

擴展工具群組：

高級規則：比Outlook預設規則提供更多類型及自訂選項，讓您可更靈活處理郵件。

防釣魚：自動或手動檢查郵件隱藏連結，顯示實際網址，保護您遠離詐騙。

垃圾郵件：集成多項工具，可阻止或解封特定郵件並減少收件匣垃圾郵件。

• 阻止發件人：自動將指定寄件人的郵件移至垃圾郵件資料夾，選擇郵件後啟用此功能，該寄件人後續信件將自動過濾。
• 阻止發件人的域：可阻擋指定網域（如@gmail.com）所有郵件。選取郵件並開啟此功能，後續來自該網域的郵件將直送垃圾郵件資料夾。
• 阻止主題：自動封鎖主旨含特定關鍵字或詞語的郵件。啟用後，符合設定內容的郵件將被歸入垃圾郵件。
• 阻止正文：可根據郵件內容特定詞語或句子篩選郵件。例如，封鎖含「Rolex手錶」字眼的郵件，杜絕推廣垃圾信。
• 從不阻止發件人：始終接收特定寄件人郵件，無論其他垃圾／封鎖規則為何。可將多個郵件地址加入白名單。
• 從不阻止發件人的域：整個網域（如@company.com）設為白名單，保證來自此網域的信件均送至收件匣。
• 從不阻止主題：確保含特定主旨的郵件不會被標記為垃圾。
• 從不阻止正文：郵件正文如含指定關鍵字或詞語，亦可保證通過（即便其他規則已啟用）。
• 管理垃圾郵件：集中管理介面，能建、編、刪、啟用或停用全部垃圾郵件規則。
• 立即執行垃圾郵件規則：可手動即時執行全部已設定垃圾郵件篩選規則，能一次大量清理垃圾信。

選項群組：

新建郵件時於主旨自動插入日期：撰寫新郵件時，主旨自動加入當前日期。

建立、回覆或轉寄郵件時，自動在簽名加入日期：撰寫、回覆或轉寄郵件時，簽名自動包含當前日期。

始終以預設帳號回覆：確保所有回覆郵件皆由預設郵箱寄出，無論收到的帳號為何。

建立、回覆或轉寄郵件即自動加入問候語：撰寫、回覆或轉寄郵件時，郵件正文自動插入個人化問候語。

「全部答覆」時自動將自己加入收件人：使用「全部答覆」時，收件人列表自動包含您自己的地址。

回覆／全部答覆時顯示警告：回覆多位收件人時顯示確認提示視窗。

全部答覆時若自己列於BCC欄則顯示警告：當您在全部答覆的郵件BCC欄中時，將彈出警告對話框。

轉寄郵件時自動使用預設帳號：自動以預設帳號轉寄郵件。

顯示：此功能將通知您 Kutools for Outlook 已為您完成的事項。共有六項選擇：

• 1. 自動抄送密送時顯示提示視窗。
• 2. 自動轉發時顯示提示視窗。
• 3. 自動答覆時顯示提示視窗。
• 4. 定期發送郵件時顯示提示視窗。
• 5. 顯示發送提示視窗

啟用日誌：記錄Kutools for Outlook所有自動運作成功與失敗的結果。

更改預設文字縮放：可調整郵件閱讀、撰寫、回覆及轉寄的預設縮放比例。

啟用查詢生成器：快速開啟Outlook隱藏的查詢生成器（Query Builder），供高級搜尋功能使用。

更改最大附件大小：調整附件大小上限，以便傳送更大的檔案。

配置附件類型：可設定允許或封鎖特定副檔名的郵件附件。

更換附件儲存預設資料夾：指定郵件附件預設儲存資料夾。

說明群組：

日誌： 用於記錄Kutools for Outlook自動操作之成功與失敗結果。

檢查更新：檢查並安裝Kutools for Outlook最新版本。

說明：

• 反饋：建議／錯誤回報。
• 更改授權：輸入或更新您的授權資訊以啟用Pro版本。
• 設定中心：可設定是否啟用AI功能與介面語言。
• 工具欄模式：選擇您偏好的Kutools工具欄版面或顯示模式。
• 分享：郵件轉寄至朋友／分享到Facebook／分享到Twitter／分享到LinkedIn／分享到微博。
• 關於：可檢視Kutools for Outlook背景執行程序的即時資訊。

報告群組：

統計：可依特定時間區間或資料夾設定快速統計Outlook郵件數量，亦可選擇將結果導出為新檔案（如Excel工作簿），適合產出電子郵件活動報告。

1. 統計每日、每週或每月寄件及收件郵件總數
2. 統計所選郵件數量
3. 可於所有資料夾及郵箱帳號同時計算郵件數量
4. 將統計結果導出至Excel以供報告或分析

報告：

• 快速報告：將所選郵件資料夾或任務資料夾中的所有訊息詳細資料直接匯出至Excel。可自訂報告包含哪些欄位以符合您的需求。
• 分析郵件標頭：單鍵檢視及分析郵件完整互聯網標頭，方便診斷傳遞問題或辨識潛在釣魚郵件。
• 統計選中項目數量此工具包含兩項強大計數功能：
  • 未讀項目計數器 – 即時顯示所有資料夾未讀項目總數
  • 所有項目計數器 – 顯示所有Outlook資料夾已讀＋未讀項目總數

刪除群組：

刪除重複郵件：可於選定或多個帳號的資料夾中快速掃描並刪除重複郵件，也可選擇將重複信件移至指定資料夾而非永久刪除。

• 從選定郵件刪除重複郵件：以主題、正文及附件名稱比對選取郵件中重複信件並刪除。
• 高效去重及移除重複郵件：掃描一個或多個資料夾，移除主題、正文、附件名稱均重複的郵件。
• 高級去重：可自訂條件，於指定資料夾中偵測並移除重複郵件。

刪除重複聯絡人一次刪除一個或多個聯絡人資料夾中的重複聯絡人。亦可選擇將重複聯絡人移至其他資料夾而非刪除。
註：預設定義重複聯絡人為「全名」及「Email1 地址」一致，您可自訂比對規則。

合併重複聯絡人可依指定比對欄位，將一個或多個資料夾中的重複聯絡人合併。
便簽預設重複欄位為全名及Email1地址，您還可自訂。

刪除重複任務：可於單一或多個資料夾中批量移除重複任務，只保留唯一副本。

刪除主題前綴： 自動移除選定郵件或整個資料夾常見回覆／轉寄前綴（如RE:或FW:），並可自訂欲刪除的前綴。

刪除：

• 刪除同寄件人郵件：可一鍵刪除當前資料夾內所有與選定郵件寄件人相同的郵件，亦可套用日期範圍過濾。
• 刪除同主題郵件：刪除當前資料夾中主題與選定郵件相同的所有郵件，可搭配日期範圍過濾。
• 刪除卡住訊息：郵件因附件過大或錯誤有時滯留在寄件匣，本功能可一鍵刪除全部卡住訊息。

附件群組：

附件管理器：集中管理多封郵件的多個附件，能快速批次儲存、刪除、壓縮或拆離附件。支援自動作業—依規則自動拆離或壓縮進／出件附檔。

附件工具：收集多項便捷工具，方便處理Outlook郵件附件：

• 壓縮附件：可將一封或多封選定郵件的所有附件壓縮，並可依Filter只壓縮特定附件。
• 解壓縮所有附件：可一鍵解壓所選郵件中的所有壓縮附件。
• 拆解附件：批量移除選定郵件所有附件，並儲存至指定資料夾。亦可使用進階過濾功能，精準針對需處理的附件。
• 恢復所有附件：可將先前拆離的附件一鍵還原至原郵件。
• 儲存附件：可依進階條件，批量儲存選定郵件中全部或特定附件至指定資料夾。
• 所有改名：可於選定郵件更改所有附件檔名，無需先儲存至本機。支援收件及撰寫郵件。
• 複製名稱：可一鍵將所選或全部附件名稱複製至剪貼板，方便隨處貼上。
• 修復拆離連結：如果附件在拆離後移動，此工具可批量修復郵件與相應附件檔案間的鏈結。

自動保存：自動儲存所有進件附件至指定資料夾，可依檔名、寄件人、大小、型別等條件設定儲存規則。

自動拆離：自動將進件郵件附件拆離，並可根據條件自訂需拆離的附件類型。

自動壓縮：可自動壓縮進／出件郵件附件，並可自訂壓縮時機的條件。

附件選項：於附件群組點擊右箭鈕可開啟附件選項，您可精細管理附件儲存、拆離及壓縮方式，優化工作流程。

自動群組：

工具群組：

• 延遲發送：點擊「發送」後，自動延遲外寄郵件一段時間，期間可自由撤銷或更改內容。
• 修正回覆格式Outlook回覆郵件時採用原始內容格式，本工具可設定固定預設回覆格式。可用格式包括：
  1) HTML2) 純文本3) RTF（富文本）
• 修正轉寄格式Outlook預設以原始內容格式轉寄郵件，此功能可設定固定轉寄格式。您可選擇：
  1) HTML2) 純文本3) RTF（富文本）
• 發送內容遺漏附件時提醒：可自行設定關鍵字作為遺漏附件提醒條件，若郵件主旨或正文含指定字但未包含附件，寄信前將彈窗提醒。
• 標記為已讀：刪除的郵件常常於已刪除郵件資料夾仍標記為「未讀」，此工具可一鍵將所有未讀郵件標記為「已讀」，含子資料夾。
• 設定固定「答覆至」地址：預設回覆信件將寄至寄件人帳號，此功能可設定所有回覆信件固定寄至指定帳號，不論原始寄件帳號。

自動回覆：可輕鬆為一個或多個帳號建立自動回覆規則，自訂主題及內容，適用於離開辦公室或忙碌情境。

自動轉發：可依自訂規則將收件郵件自動轉發給指定收件人。可例設定如下：

1. 指定帳號的郵件自動轉發。
2. 主旨含特定關鍵字郵件自動轉發。
3. 附件名稱含特定關鍵字的郵件自動轉發。
4. 正文含特定字句時自動轉發郵件。

自動抄送密送：根據條件自動新增CC或BCC收件人，範例情境如下：

1. 使用指定帳號寄信時自動抄送／密送。
2. 主旨含關鍵字時自動抄送／密送。
3. 附件名稱含關鍵字時自動抄送／密送。
4. 發送給特定收件人時自動抄送／密送。

聯絡人群組：

剝離到新聯絡人組：可迅速將單一聯絡人群組（分發清單）拆分成多個小群組，方便管理。

拆散：可將聯絡人群組所有成員直接轉為個別聯絡人並儲存至聯絡人資料夾。

資料夾群組：

從文件夾導入：

• 所有文件夾顯示未讀項目數量：啟用後Outlook將於所有資料夾旁顯示未讀郵件數。
• 所有文件夾顯示項目總數：啟用後Outlook會於所有資料夾旁顯示已讀＋未讀總項目數。
• 整合文件夾：可將同類型資料夾（如收件匣、已寄件）於多個帳號間合併為一個統一資料夾。可選擇限定指定時間範圍或全部內容。
• 整理收件箱：可將多個帳號的收件匣郵件分類並合併為一個，可選擇全部合併或僅限定時間範圍。
• 整合資料夾到資料檔案：可將多帳號的選定資料夾合併為單一Outlook資料檔(*.pst)。可選全部或依日期篩選合併項目。
• 打開指定 Outlook資料夾：可依名稱即時搜尋並跳轉至任意資料夾。
• 臨時文件夾：可一鍵開啟Outlook安全臨時資料夾，方便存取嵌入檔案或疑難排解。

搜索群組：

高級搜索：可在郵件、聯絡人、任務、約會和會議間多條件快速搜尋，可儲存搜尋設定情境供日後重複使用，大幅提升效率。

• 高級搜索郵件：可依寄件人、主題、日期等條件篩選郵件，並將設定儲存為情境供未來使用。
• 高級搜索任務：可多條件快速查找任務，並以儲存情境重複使用。
• 高級搜索聯絡人：可依姓名、公司、類別等多條件篩選聯絡人且可儲存設定以便未來使用。
• 高級搜索約會與會議：可依時間、地點、參與者或關鍵字迅速篩選日曆項目並儲存設定供日後重複搜尋。

按寄件人搜索郵件

• （搜索）含有寄件人郵箱：搜尋所有正文中出現所選寄件人地址的郵件。
• （搜索）來自寄件人郵箱：搜尋由所選寄件人直接發出的郵件，涵蓋所有資料夾。
• （搜索）發送給寄件人郵箱：搜尋自己發給所選寄件人的所有郵件。
• （搜索）按寄件人郵箱域：定位所有來自該寄件人網域（如@company.com）的郵件。
• （搜索）答覆收件人為寄件人郵箱：找出其「Reply-To」地址等同所選寄件人之郵件。

按收件人搜尋郵件：

• （搜索）含有收件人郵箱：搜尋正文中任意位置包含所選收件人地址的郵件。
• （搜索）來自收件人郵箱：搜尋由所選收件人發出的郵件。
• （搜索）發送給收件人郵箱：搜尋郵箱中發送給同一收件人的所有郵件。
• （搜索）收件人網域：定位所有與所選收件人網域相關的郵件。
• （搜索）答覆收件人為收件人郵箱：搜尋「Reply-To」地址相符於所選收件人郵箱之郵件。

按當前「答覆至」搜尋郵件：

• （搜索）含有答覆收件人郵箱：找出所有訊息正文含所選郵件答覆地址者。
• （搜索）來自答覆收件人郵箱：搜尋所有來自該答覆至地址的郵件。
• （搜索）發給答覆收件人郵箱：搜尋所有發送至該答覆至地址的郵件。
• （搜索）按答覆收件人郵箱域：搜尋含有所選答覆至地址網域的所有郵件。
• （搜索）按答覆收件人：搜尋所有「Reply-To」欄位與所選郵件一致的信件。

（搜索）按聯繫人郵箱：可快速找到所有包含通訊簿中特定聯絡人的郵件。

清除搜索歷史：一鍵清除Outlook最近所有搜尋紀錄。

列印群組：

高級列印：功能強大的列印工具，能為多種Outlook項目提供靈活列印選項。

• 列印聯絡人或聯絡人組：可將聯絡人的備註一同列印，也能將同一聯絡人組所有成員在單頁列印。
• 列印會議：可列印所選會議的出席者名單及其回覆狀態。
• 列印郵件：可選擇是否顯示郵件標頭，並可在發送郵件列印時附上BCC欄位。

選取列印：僅列印郵件中選定內容，無需整封列印。

日曆群組：

移除生日提醒：一鍵關閉Outlook日曆的所有生日提醒。

恢復生日提醒：可一鍵重新啟用所有已停用的生日提醒。

撰寫或回覆郵件時

重複姓名：可一鍵移除收件人、抄送及密件抄送欄內所有重複郵箱地址。

我的姓名：撰寫郵件時自動移除自己的郵箱地址於收件人、抄送及密件抄送欄。

插入歷史訊息：若使用「答覆不包含歷史訊息」或「全部答覆不包含歷史訊息」，可點此按鈕將原始郵件內容重新插入回覆視窗。

分別發送：可將同一郵件分別發送給多位收件人，含個人化問候且不揭露其他收件人地址。

發送答覆至：設定預設「答覆至」地址後，於撰寫郵件時可針對單一郵件停用此設定。

跳過自動抄送密送：針對當前郵件暫時跳過自動抄送密送規則，即便符合既有設定。

閱讀郵件時

選取回覆：可只回覆選定文字內容，適合引用或回覆特定內容。

簽名轉聯絡人：可一鍵將寄件人簽名資訊轉為聯絡人條目。

於聯絡人群組視窗

詳細信息：只需一鍵即可計算聯絡人群組內成員人數。