簡化您的收件箱：Kutools for Outlook的刪除重複郵件功能的力量

在Outlook中處理電子郵件時，您可能會遇到大量的重複郵件。這些重複郵件可能源於意外的複製粘貼、多次收發循環、郵件同步問題等。過多的重複郵件會讓您的郵箱超載，減慢其打開速度並使其難以管理。此時，刪除這些重複郵件就變得至關重要。然而，在Outlook中，並沒有內置的批量刪除重複郵件工具，只能手動刪除。為了快速輕鬆地保持收件箱的整潔和有序，我們依賴於「Kutools for Outlook」。此功能「提供了三種不同的選項」，專為滿足特定用戶需求而設計：「從選定郵件中刪除重複項、從指定文件夾中刪除重複項或應用自定義規則來刪除、移動或分類重複項」。

使用刪除重複郵件的好處
如何應用刪除重複郵件

• 刪除選定郵件中的重複郵件
• 從指定文件夾中刪除重複郵件
• 從指定文件夾中刪除、移動或分類重複郵件

使用刪除重複郵件的好處

 

「提高效率」：簡化您的收件箱，以便更容易導航和管理。
「簡化收件箱」：保持您的電子郵件環境清潔，讓您可以更專注於重要的郵件。
「減少存儲空間」：通過刪除重複項，它有助於減少Outlook帳戶的總存儲需求。
「易於使用」：擁有用戶友好的界面，提供無麻煩的重複項管理體驗。
「多種刪除選項」：無論您喜歡快速清理選定郵件、全面掃描特定文件夾還是需要對重複項應用自定義操作，Kutools for Outlook都能滿足所有需求。
「安全性」：確保安全的過程，在消除重複項的同時保護您的重要郵件。
「全面掃描」：進行深入掃描，識別整個收件箱中的重複項，確保不會留下任何冗餘。
「批量處理能力」：與耗時且勞力的手動刪除不同，此功能允許跨多個文件夾批量刪除重複項，節省大量時間。
「一鍵刪除」：只需單擊一下即可刪除選定郵件中的所有重複郵件，節省時間和精力。
「智能識別」：能夠智能識別重複郵件，無需手動搜索。
「實時反饋」：完成後提供即時的刪除結果反饋，使用戶可以清楚地了解刪除結果。
「支持添加類別」：快速找到所有重複郵件，並支持您為所有重複項添加一個或多個類別，以便於識別重複項目而不必刪除或移動它們。

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如何應用刪除重複郵件

Kutools for Outlook 提供了三種專門的功能，旨在滿足消除重複郵件的不同需求。繼續閱讀本指南，學習如何有效利用每個功能來清理收件箱的清晰、逐步方法。

🔵刪除選定郵件中的重複郵件

當您已經識別出特定郵件並希望快速清理時，這是一個理想選擇。

第一步：簡單選擇郵件

• 選擇多個連續郵件：選擇第一個，按住「Shift」鍵然後選擇最後一個。
• 選擇多個非連續郵件：按住「Ctrl」鍵，逐個選擇郵件。

第二步：應用從選定郵件中刪除重複郵件功能

進入「Kutools Plus」標籤，點擊「重複郵件」>「從選定郵件中刪除重複郵件…」以刪除選定範圍內的重複郵件。

第三步：刪除重複郵件

1. 將彈出一個重複對話框，列出選定郵件中的所有重複郵件，點擊「刪除」按鈕開始刪除所有重複郵件。

   

2. 然後將彈出一個對話框顯示已刪除項目的數量，點擊「確定」。

   

3. 現在，所有重複郵件都已被刪除，只留下一份副本（郵件圖標右下角有紅點的郵件）。您可以點擊「關閉」按鈕關閉對話框。

   

🔵從指定文件夾中刪除重複郵件

當您需要更大範圍的清理時，此選項允許您針對整個文件夾。

第一步：應用快速掃描和刪除重複郵件功能

轉到「Kutools Plus」標籤，點擊「重複郵件」>「快速掃描和刪除重複郵件…」。

第二步：勾選您要掃描和刪除重複郵件的文件夾

第三步：刪除重複郵件

1. 「重複郵件」對話框將彈出，列出選定文件夾中的所有重複郵件，點擊「刪除」按鈕開始刪除所有重複郵件。

   

2. 然後將彈出一個對話框顯示已刪除項目的數量，點擊「確定」。

   

3. 現在，所有重複郵件都已被刪除，只留下一份副本（郵件圖標右下角有紅點的郵件）。您可以點擊「取消」按鈕關閉對話框。

   

🔵從指定文件夾中刪除、移動或分類重複郵件

第一步：應用高級掃描和刪除重複郵件功能

在「Kutools Plus」標籤下，點擊「重複郵件」>「高級掃描和刪除重複郵件…」。

第二步：選擇您要刪除重複郵件的文件夾

在彈出的「重複郵件 - 第一步」窗口中，

1. 勾選您想從中搜索重複郵件的文件夾名稱，

2. 然後點擊「下一步：選擇字段以過濾重複郵件」按鈕進入下一步。

   

第三步：指定過濾條件以識別重複郵件

在「重複郵件 – 第二步」窗口中，

1. 勾選您想根據過濾重複郵件的條件，

2. 點擊「下一步：選擇要在結果中列出的字段」按鈕。

   

第四步：識別要在結果中列出的字段

在「重複郵件 – 第三步」窗口中，

1. 根據需要選擇一種顯示模式，

2. 點擊開始篩選按鈕。

   

第五步：根據需要刪除、移動或分類重複郵件。

在「重複郵件 – 第四步」窗口中，您可以看到所有重複郵件都已根據您自定義並列出的條件過濾。

然後您可以「刪除」、「移動」或「分類」這些重複項目。

刪除重複郵件（移動到「已刪除郵件」文件夾）

1. 點擊「重複郵件處理方式」旁的下拉列表，選擇「刪除（移動到「已刪除郵件」文件夾）」選項，然後點擊「立即執行」按鈕。

   

2. 然後將彈出一個對話框提醒您已刪除項目的數量，點擊「確定」關閉它。

   

3. 您可以在嚮導中看到帶有刪除線的重複郵件，這些郵件已被刪除，保留的郵件由郵件圖標右下角的紅點指示。點擊「完成」退出嚮導。

   

將重複郵件移動到文件夾

1. 點擊「重複郵件處理方式」旁的下拉列表，選擇「移動所有勾選郵件」選項，然後點擊「立即執行」按鈕。

    專家提示：默認情況下，所有重複郵件都會被勾選，除了第一個。

   

2. 在「請選擇文件夾」對話框中，選擇一個文件夾或創建一個新文件夾來放置重複郵件，點擊「確定」。

   

3. 然後將彈出一個對話框提醒您已移動項目的數量，點擊「確定」關閉它。

   

4. 您可以在嚮導中看到帶有刪除線的重複郵件，這些郵件已被刪除，保留的郵件由郵件圖標右下角的紅點指示。點擊「完成」退出嚮導。

   

為重複郵件添加類別

1. 點擊「重複郵件處理方式」旁的下拉列表，選擇「添加類別（包括保留）」選項，然後點擊「立即執行」按鈕。

   

2. 在「顏色類別」對話框中，選擇一個或多個所需的類別（您也可以創建新的顏色類別），然後點擊「確定」。

   

3. 然後將彈出一個對話框提醒您已完成項目的數量，點擊「確定」關閉它。

   

4. 點擊「完成」退出嚮導。

這就是使用Kutools for Outlook的刪除重複郵件功能的逐步指南和解釋。

如果您感興趣，可以點擊下載並試用。

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