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在Outlook中快速刪除,移動或分類重複的電子郵件

不幸的是,當您想要一次刪除所有重複的電子郵件時,Outlook 不提供內建解決方案。通常,您必須手動將它們一一刪除或尋找有用的加載項來協助完成此任務。 Kutools for Outlook 是一個有價值的插件,旨在提高您在 Outlook 中的工作效率。和 Kutools for Outlook's 重複的實用程序,管理重複電子郵件輕而易舉,讓您可以快速大量刪除、移動或分類它們。


刪除選取電子郵件中的重複電子郵件

若要刪除所選電子郵件中的重複電子郵件, 選定的電子郵件 的特點 Kutools for Outlook 可以幫助您輕鬆完成。 請按以下步驟操作。

1. 開啟電子郵件資料夾並選擇要刪除其中重複項的電子郵件。

  • 持有 按Ctrl 鍵,您可以透過在郵件清單中逐一按一下來選擇多封不相鄰的電子郵件。
  • 持有 轉移 鍵,您可以透過點擊郵件清單中的第一封電子郵件和最後一封電子郵件來選擇多封相鄰的電子郵件。

2。 選擇 庫工具 > 複製 > 選定的電子郵件.

3.然後 複製 將會跳出對話框,列出所選電子郵件中的所有重複項。 然後您可以單擊 刪除 按鈕開始刪除所有重複的電子郵件。

尖端:預設檢查所有重複的電子郵件。 如果不想刪除所有重複項,可以展開重複項組,只選取需要刪除的重複項。

4。 “ 重複郵件 – Kutools 然後會跳出對話方塊提醒您已刪除了多少重複電子郵件。 點選 OK 關閉此對話框。

5. 現在,所有重複的電子郵件已被刪除,僅留下一份副本(電子郵件圖示右下角顯示紅點的電子郵件)。 您可以單擊 按鈕關閉對話框。

筆記:
  • 要刪除特定的重複項,只需在 重複的電子郵件列表 框,然後單擊 刪除 按鈕。
  • 如果主題、正文和附件名稱相同,則電子郵件被視為重複。 電子郵件必須滿足所有三個條件才能被歸類為重複郵件。

從指定資料夾中刪除重複的電子郵件

在上一節中,我描述瞭如何從選定的電子郵件中刪除重複的電子郵件,在這裡,我將描述如何使用 刪除資料夾中的重複電子郵件 的特點 Kutools for Outlook.

1. 安裝 Kutools for Outlook 後,選擇 庫工具 > 複製 > 資料夾電子郵件.

2。 在裡面 重複電子郵件 – 選擇資料夾 對話框,您需要配置如下。

2.1) 選擇您要刪除重複項的電子郵件資料夾。
2.2)點擊 OK 以繼續。
保養竅門:
  • 如果您想在選定的資料夾中尋找重複的電子郵件,請選中 跨文件過濾 盒子。 否則,重複電子郵件的搜尋將僅限於單一資料夾。
  • 右鍵選單中有更多操作可以幫助您快速選擇資料夾。 看截圖:

3.然後 電子郵件重複 將會跳出對話框,列出所選電子郵件中的所有重複項。 然後您可以單擊 刪除 按鈕開始刪除所有重複的電子郵件。

保養竅門:
  • 預設會檢查所有重複的電子郵件。 如果不想刪除所有重複項,可以展開重複項組,只選取需要刪除的重複項。
  • 右鍵單擊重複項清單將開啟右鍵選單,您可以透過按一下適當的選項輕鬆展開和折疊清單。

4.然後 重複郵件 – Kutools 將彈出對話方塊提醒您已刪除了多少重複電子郵件。 點選 OK 關閉此對話框。

5. 現在,所有重複的電子郵件已被刪除,僅留下一份副本(電子郵件圖示右下角顯示紅點的電子郵件)。 刪除完成後,關閉對話框。

筆記:
  • 要刪除特定的重複項,只需在 重複的電子郵件列表 框,然後單擊 刪除 按鈕。
  • 如果主題、正文和附件名稱相同,則電子郵件被視為重複。 電子郵件必須滿足所有三個條件才能被歸類為重複郵件。

刪除、移動或分類指定資料夾中的重複電子郵件

除了以上兩個特點外, Kutools for Outlook 還提供了一個稱為 進階重複。 此功能不僅僅是根據您設定的篩選器刪除指定資料夾中的重複電子郵件; 它還可以對這些重複項進行移動和分類。

1. 安裝 Kutools for Outlook 後,選擇 庫工具 > 複製 > 進階複製.

2。 在裡面 重複電子郵件 – 第 1 步 嚮導,您需要進行如下配置。

2.1) 選擇您要刪除重複項的電子郵件資料夾。
2.2)點擊 下一步:選擇字段以過濾重複的電子郵件 按鈕繼續。
保養竅門:
  • 右鍵單擊 文件夾名稱 在清單中,您可以根據需要使用右鍵選項輕鬆選取、取消選取、選取、取消選取、展開或折疊所有資料夾。
  • 所選資料夾列在精靈的右側,上層資料夾中的郵件將優先保留。
  • 您可以選擇其中一個資料夾,然後按一下任一移動圖標 根據需要重新排列選定的資料夾。
  • 您可以透過選擇資料夾並點擊 刪除 按鈕。

3.現在您進入 重複電子郵件 – 第 2 步 嚮導。 在此精靈中,您需要指定確定重複電子郵件的條件,然後按一下 下一步:選擇要在結果中列出的字段 按鈕。

保養竅門:
  • 美體, 附件主題 預設會檢查欄位。 只有當這三個條件全部匹配時,電子郵件才會被視為重複。 如果需要,您可以指定自己的欄位。
  • 如果您想在選定的資料夾中尋找重複的電子郵件,請選中 跨資料夾搜尋重複郵件 盒子。 否則,重複電子郵件的搜尋將僅限於單一資料夾。

4。 在裡面 重複電子郵件 – 第 3 步 在精靈中,選擇結果顯示模式,然後按一下 開始過濾 按鈕。

保養竅門:
  • 預設產品 預設選擇該選項,這意味著 文件路徑, 主題身體 欄位將在過濾結果中列出。
  • 您可以指定需要在篩選結果中顯示的欄位。 只需選擇 習俗 選項,然後檢查您需要的字段 重複郵件-設置 對話框並儲存設定
  • 如果你選擇了 選定的重複條件 選項,過濾結果將列出您在步驟 3 中指定的條件欄位。

5。 在裡面 重複電子郵件 – 第 4 步 巫師,一個 Kutools for Outlook 首先會彈出對話框提醒您過濾完成,點擊 OK 按鈕。 然後,所選資料夾中的所有重複電子郵件都會在精靈中列出。 然後,您可以如下刪除、移動或分類重複的電子郵件。

刪除所有重複的電子郵件

若要刪除所有重複的電子郵件,請在 重複電子郵件 - 步驟 4 嚮導。

  1. 點擊 處理重複電子郵件的方法 下拉列表,選擇 刪除(移至“已刪除郵件”文件夾) 選項,然後單擊 馬上報名 按鈕。
  2. 這將彈出一個 Kutools for Outlook 對話方塊告訴您已刪除了多少重複電子郵件,請按一下 OK 關閉對話框。 您將看到精靈中列出的重複電子郵件,但保留的電子郵件(電子郵件圖示右下角顯示一個紅點的電子郵件)除外,並新增了刪除線。
    尖端:這些帶有刪除線的電子郵件已從指定資料夾中刪除。
  3. 點擊 完成 按鈕關閉嚮導。
移動所有重複的電子郵件

如果您需要將所有重複電子郵件移至指定資料夾而不是刪除它們,您可以執行以下操作:

  1. 點擊 處理重複電子郵件的方法 下拉列表,選擇 移動重複項(保留除外) or 移動所有重複項(包括保留項) 選項,然後單擊 馬上報名 按鈕。
    尖端:保留的電子郵件是電子郵件圖示右下角顯示紅點的電子郵件。
  2. A 請選擇文件夾 彈出對話框,您需要選擇或建立一個資料夾來儲存重複項,然後按一下 OK 按鈕。
  3. 然後a Kutools for Outlook 彈出對話框告訴您已移動了多少重複電子郵件,單擊 OK 關閉對話框。 您將看到精靈中列出的重複電子郵件,並新增了刪除線。
    尖端:這些帶有刪除線的電子郵件已移至指定資料夾。
  4. 點擊 完成 按鈕關閉嚮導。
對所有重複的電子郵件進行分類

要對所有重複的電子郵件進行分類,您需要執行以下操作:

  1. 點擊 處理重複電子郵件的方法 下拉列表,選擇 添加類別(包括保留) 選項,然後單擊 馬上報名 按鈕。
    尖端:保留的電子郵件是電子郵件圖示右下角顯示紅點的電子郵件。
  2. 在開 顏色分類 在對話方塊中,根據需要勾選一個或多個類別,然後按一下 OK.
    備註:如果這是您第一次使用這些類別, 重命名類別 將開啟對話框,您可以根據需要選擇是否重新命名所選類別。
  3. 然後a Kutools for Outlook 彈出對話框告訴您有多少重複電子郵件已被分類,點擊 OK 關閉對話框。 您將看到精靈中列出的重複電子郵件,並新增了刪除線。
    尖端:所有列出的重複項(包括保留的重複項)均已新增指定類別。
  4. 點擊 完成 按鈕關閉嚮導。
筆記:

除了刪除、移動或分類精靈中列出的所有重複電子郵件之外,您還可以使用右鍵選單來管理您選擇的特定項目。

刪除、移動或分類重複組中的所有重複項

如果您想處理某個重複群組中的所有重複項,請以滑鼠右鍵按一下該群組名稱,然後選擇您需要的選項。

  1. 選擇右鍵選單中的任一選項都會跳出確認操作的提示框,點選 繼續 如果您想繼續,請點擊按鈕,或點擊 取消.
  2. 接下來您需要注意以下事項
    • 如果你選擇 將目前組中所有選取的項目分類,確認操作後, 顏色分類 然後會彈出對話框供您指定顏色類別。
    • 如果你選擇 移動目前群組中所有選取的項目,確認操作後, 請選擇文件夾 然後會彈出對話框供您選擇目標資料夾。
    • 如果你選擇 刪除目前群組中所有選取的項目,確認操作後,除預留郵箱外的所有重複郵件將立即刪除。

刪除、移動或分類重複群組中的某個重複項

如果您只想處理重複群組中的某個重複電子郵件,請以滑鼠右鍵按一下該重複電子郵件,然後選擇您需要的選項。 看截圖:

  1. 選擇右鍵選單中的任何選項(設定為保留電子郵件選項除外)都會彈出確認操作的提示框,點擊 繼續 如果您想繼續,請點擊按鈕,或點擊 取消.
  2. 接下來您需要注意以下事項
    • 如果你選擇 移動該項目,確認操作後, 請選擇文件夾 然後會彈出對話框供您選擇目標資料夾。
    • 如果你選擇 將此項目分類,確認操作後, 顏色分類 然後會彈出對話框供您指定顏色類別。
    • 如果你選擇 刪除該項目,確認操作後,除預留郵箱外的所有重複郵件將立即刪除。

更改預留郵箱

如果您需要變更保留電子郵件,請以滑鼠右鍵按一下要設定為新保留電子郵件的重複電子郵件,然後從上下文功能表中選擇設定為保留電子郵件選項。

下次搜尋重複電子郵件時輕鬆使用相同的設置

應用進階重複功能後,它將保留最後的配置,使您下次搜尋重複電子郵件時可以輕鬆使用相同的設定。 為此,只需選擇 庫工具 > 複製 > 進階複製 並且,在 重複電子郵件 – 第 1 步 嚮導中,單擊 開始過濾 按鈕。


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