簡化您的收件匣：Kutools for Outlook 刪除重複郵件功能的力量

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-12

在處理Outlook中的郵件時，您可能會遇到大量重複的郵件。這些重複郵件可能來自於意外的複製粘貼、多次收發循環、郵件同步問題等。擁有過多的重複郵件會使您的郵箱超載，減慢其打開速度並難以管理。此時，刪除這些重複郵件變得至關重要。然而，在Outlook中，沒有內置的工具可以批量刪除重複郵件，只能手動刪除。為了快速輕鬆地保持我們的收件匣整潔有序，我們依賴於「Kutools for Outlook」。此功能「提供了三種不同的選項」，專為滿足特定用戶需求而設計：「從選定郵件中刪除重複項、指定資料夾中刪除重複項或應用自定義規則來刪除、移動或分類重複項」。

使用刪除重複郵件功能的優勢
如何應用刪除重複郵件功能

刪除選定郵件中的重複郵件
從指定資料夾中刪除重複郵件
從指定資料夾中刪除、移動或分類重複郵件

使用刪除重複郵件功能的優勢

「提高效率」：簡化您的收件匣以便於導航和管理。
「簡化的收件匣」：保持您的郵件環境清潔，更容易專注於重要的郵件。
「減少存儲空間」：通過刪除重複郵件，有助於減少Outlook帳戶的總存儲需求。
「易於使用」：具有用戶友好的界面，提供無麻煩的重複管理體驗。
「多種刪除選項」：無論您喜歡快速清理選定郵件、徹底掃描特定資料夾，還是需要對重複項應用自定義操作，Kutools for Outlook都能滿足所有需求。
「安全性」：確保安全的過程，在消除重複項的同時保護您的重要郵件。
「全面掃描」：進行深入掃描以識別收件匣中的重複項，確保不留任何冗餘。
「批量處理能力」：與耗時且勞動密集的手動刪除不同，此功能允許跨多個資料夾批量刪除重複項，節省大量時間。
「一鍵刪除」：只需單擊一下即可從選定郵件中刪除所有重複郵件，節省時間和精力。
「智能識別」：能夠智能識別重複郵件，無需手動搜索。
「實時反饋」：完成後立即提供刪除結果的反饋，讓用戶清楚了解刪除結果。
「支持添加類別」：快速找到所有重複郵件並支持您為所有重複項添加一個或多個類別，以便您輕鬆識別重複項目而不必刪除或移動它們。

Kutools for Outlook - 超過100個強大功能，大幅提升您的Outlook效能。

如何應用刪除重複郵件功能

Kutools for Outlook 提供了三種專門的功能，旨在滿足消除重複郵件的不同需求。繼續閱讀本指南，學習如何有效利用每個功能來清理您的收件匣的清晰、逐步方法。

?刪除選定郵件中的重複郵件

當您已經識別出特定郵件並希望快速清理時非常理想。

專業提示：使用此功能時，如果郵件具有相同的主題、正文內容和附件名稱，則被視為重複郵件。

第一步：簡單選擇郵件

選擇多個連續郵件：選擇第一個，按住「Shift」鍵然後選擇最後一個。
選擇多個非連續郵件：按住「Ctrl」鍵，逐一選擇郵件。

第二步：應用從選定郵件中刪除重複郵件功能

訪問「Kutools Plus」標籤，點擊「重複郵件」>「從選定郵件中刪除重複郵件…」以刪除選定範圍內的重複郵件。

第三步：刪除重複郵件

將彈出一個重複郵件對話框，列出選定郵件中的所有重複項，點擊「刪除」按鈕開始刪除所有重複郵件。
然後將彈出一個對話框顯示已刪除項目的數量，點擊「確定」。
現在，所有重複郵件都已被刪除，只留下一份副本（郵件圖標右下角顯示紅點的郵件）。您可以點擊「關閉」按鈕關閉對話框。

關於此介面的提示：

默認情況下，每組中的所有重複郵件都會被勾選，除了第一個出現的郵件。如果您不想刪除所有重複郵件，可以只勾選需要刪除的重複郵件。
右鍵菜單可用。
- 「恢復默認勾選」：選擇此選項以勾選每組重複郵件中的所有項目，除了第一個。
- 「全選」：選擇此選項以勾選每組中的所有重複項目。
- 「全不選」：選擇此選項以取消勾選每組中的所有重複項目。
- 「展開所有」：選擇此選項以展開所有重複組並顯示每組中的所有重複項目。
- 「折疊所有」：選擇此選項以折疊所有重複組，僅顯示重複郵件的主題、附件、正文及其數量。
顯示本次掃描的所有郵件總數。
顯示本次找到的所有重複項目數量。

?從指定資料夾中刪除重複郵件

當您需要更廣泛的清理時，此選項允許您針對整個資料夾。

專業提示：使用此功能時，如果郵件具有相同的主題、正文內容和附件名稱，則被視為重複郵件。

第一步：應用快速掃描和刪除重複郵件功能

導航到「Kutools Plus」標籤，點擊「重複郵件」>「快速掃描和刪除重複郵件…」。

第二步：勾選您要掃描和刪除重複項的資料夾

關於此介面的提示：

右鍵菜單可用。
跨文件篩選：選擇此選項指示工具在所有選定資料夾中搜索重複項目。如果不勾選，則只會在單個選定資料夾內比較和搜索重複項目。
顯示選定資料夾的數量。

第三步：刪除重複郵件

「重複郵件」對話框將彈出，列出選定資料夾中的所有重複項，點擊「刪除」按鈕開始刪除所有重複郵件。
然後將彈出一個對話框顯示已刪除項目的數量，點擊「確定」。
現在，所有重複郵件都已被刪除，只留下一份副本（郵件圖標右下角顯示紅點的郵件）。您可以點擊「取消」按鈕關閉對話框。

關於此介面的提示：

默認情況下，所有重複郵件都會被勾選，除了第一個出現的郵件。如果您不想刪除所有重複郵件，可以展開重複組並只勾選需要刪除的重複郵件。
右鍵菜單可用。
- 「折疊節點」：選擇此選項以顯示所有重複組但不顯示每組中的重複項目。
- 「展開所有」：選擇此選項以展開所有重複組並顯示每組中的所有重複項目。
- 「折疊所有」：選擇此選項以折疊所有重複組，僅顯示資料夾名稱。
- 「恢復默認勾選」：選擇此選項以勾選每組重複郵件中的所有項目，除了第一個。
- 「全選」：選擇此選項以勾選每組中的所有重複項目。
- 「全不選」：選擇此選項以取消勾選每組中的所有重複項目。
顯示本次找到的所有重複項目數量。

?從指定資料夾中刪除、移動或分類重複郵件

第一步：應用高級掃描和刪除重複郵件功能

在「Kutools Plus」標籤下，點擊「重複郵件」>「高級掃描和刪除重複郵件…」。

第二步：選擇您要刪除重複郵件的資料夾

在彈出的「重複郵件 - 第一步」窗口中，

勾選您要搜索重複郵件的資料夾名稱，
然後點擊「下一步：選擇用於篩選重複郵件的字段」按鈕進入下一步。

關於此介面的提示：

右鍵菜單可用。
- 「全選」：選擇此選項以勾選所有資料夾包括子資料夾。
- 「全不選」：選擇此選項以取消勾選所有資料夾包括子資料夾。
- 「全選所有子文件夾」：選擇此選項以勾選所選資料夾的所有子資料夾。
- 「全不選所有子文件夾」：選擇此選項以取消勾選所選資料夾的所有子資料夾。
- 「展開所有」：選擇此選項以展開所有資料夾包括每個帳戶的子資料夾。
- 「折疊所有」：選擇此選項以折疊所有資料夾包括所有帳戶的子資料夾。
所選資料夾列在此窗格中，並且上層資料夾中的郵件將被優先保留。您可以調整資料夾順序或通過選擇並點擊 , , 或按鈕從列表中刪除資料夾。
顯示選定資料夾的數量。

第三步：指定篩選條件以識別重複郵件

在「重複郵件 – 第二步」窗口中，

勾選您要用於篩選重複郵件的條件，
點擊「下一步：選擇要在結果中列出的字段」按鈕。

關於此介面的提示：

點擊「默認」按鈕將自動選擇正文、附件和主題作為篩選條件。
勾選「跨文件夾查找重複郵件」選項將在所有選定資料夾中比較和搜索重複項目。取消勾選此選項將只在單個選定資料夾內比較和查找重複項目。

第四步：識別要在結果中列出的字段

在「重複郵件 – 第三步」窗口中，

根據需要選擇一種顯示模式，
點擊開始篩選按鈕。

關於此介面的提示：

默認情況下選擇「默認」選項，這意味著文件路徑、主題和正文字段將列在篩選結果中。
「自定義」選項支持您指定需要在篩選結果中顯示的字段。
1. 選擇「自定義」選項。
2. 點擊「用戶自定義」按鈕。
3. 然後在「重複郵件 - 設定」對話框中勾選您需要的字段。
4. 保存設置。
如果勾選「所選判定條件」選項，篩選結果將列出您在第3步中指定的條件字段。

第五步：根據需要刪除、移動或分類重複郵件。

在「重複郵件 – 第四步」窗口中，您可以根據自定義和列出的條件看到所有已篩選的重複郵件。

然後您可以「刪除」、「移動」或「分類」這些重複項目。

刪除重複郵件（移動到「已刪除」文件夾）

點擊「重複郵件處理方式」旁的下拉列表，選擇「刪除（移動到「已刪除」文件夾）」選項，然後點擊「立即執行」按鈕。
然後將彈出一個對話框提醒您已刪除項目的數量，點擊「確定」關閉它。
您可以看到重複郵件將在嚮導中以刪除線顯示，已被刪除，除了保留郵件，該郵件由郵件圖標右下角的紅點表示。點擊「完成」退出嚮導。

將重複郵件移動到資料夾

點擊「重複郵件處理方式」旁的下拉列表，選擇「移動所有勾選郵件」選項，然後點擊「立即執行」按鈕。
專業提示：默認情況下，所有重複郵件將被勾選，除了第一個。
在「請選擇資料夾」對話框中，選擇一個資料夾或創建一個新的資料夾來放置重複郵件，點擊「確定」。
然後將彈出一個對話框提醒您已移動項目的數量，點擊「確定」關閉它。
您可以看到重複郵件將在嚮導中以刪除線顯示，已被刪除，除了保留郵件，該郵件由郵件圖標右下角的紅點表示。點擊「完成」退出嚮導。

為重複郵件添加類別

點擊「重複郵件處理方式」旁的下拉列表，選擇「添加類別（包括保留）」選項，然後點擊「立即執行」按鈕。
在「顏色類別」對話框中，根據需要選擇一個或多個類別（您也可以創建新的顏色類別），然後點擊「確定」。
然後將彈出一個對話框提醒您已完成項目的數量，點擊「確定」關閉它。
點擊「完成」退出嚮導。

關於重複郵件 - 第四步的提示：

除了刪除、移動或分類嚮導中列出的所有重複郵件外，您還可以使用右鍵菜單來管理您選擇的特定項目。

刪除、移動或分類重複組中的所有重複項
如果您想處理某個重複組中的所有重複項，右鍵點擊組名然後選擇您需要的選項。
選擇右鍵菜單中的任何選項將彈出一個確認框，如果您想繼續，點擊繼續按鈕，或者點擊取消。
接下來您需要注意以下事項
- 如果您選擇分類當前組中的所有勾選項目，在確認操作後，將彈出一個顏色類別對話框讓您分配顏色類別。
- 如果您選擇移動當前組中的所有勾選項目，在確認操作後，將彈出一個「請選擇資料夾」對話框讓您選擇目標資料夾。
- 如果您選擇刪除當前組中的所有勾選項目，在確認操作後，除保留郵件外的所有重複項將立即被移除。
刪除、移動或分類重複組中的某個重複項
如果您只想處理重複組中的某個重複郵件，右鍵點擊該重複郵件然後選擇您需要的選項。
選擇右鍵菜單中的任何選項（除了設為保留郵件選項）將彈出一個確認框，如果您想繼續，點擊繼續按鈕，或者點擊取消。
接下來您需要注意以下事項
- 如果您選擇移動此項目，在確認操作後，將彈出一個「請選擇資料夾」對話框讓您選擇目標資料夾。
- 如果您選擇分類此項目，在確認操作後，將彈出一個顏色類別對話框讓您分配顏色類別。
- 如果您選擇刪除此項目，在確認操作後，除保留郵件外的所有重複項將立即被移除。
更改保留郵件
如果您需要更改保留郵件，右鍵點擊您想設為新保留郵件的重複郵件，並從上下文菜單中選擇設為保留郵件選項。

其他提示：

下次搜索重複郵件時輕鬆使用相同的設置
一旦您應用過高級掃描和刪除重複郵件功能，它將保留上次的配置，讓您下次搜索重複郵件時輕鬆使用相同的設置。要做到這一點，只需選擇「Kutools Plus」>「重複郵件」>「高級掃描和刪除重複郵件」，然後在「重複郵件 – 第一步（共四步）：選擇郵件資料夾」嚮導中，點擊「開始篩選」按鈕。

這就是使用 Kutools for Outlook 的刪除重複郵件功能的逐步指南和說明。

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