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外出時在 Outlook 中快速建立自動回復

新增一名作者 最後修改時間:2024-06-26

每隔一段時間,您需要離開辦公室或休假,但在離開期間您必須透過 Outlook 接收電子郵件。收到人們的電子郵件時回覆是有禮貌的。因此,像往常一樣,您需要在外出時在 Outlook 中建立自動回覆。通常,在 Outlook 中設定自動回覆對您來說太複雜且煩人。但與 Kutools for Outlook's 汽車 回复 實用程序,您可以在離開辦公室時在 Outlook 中輕鬆為每個帳戶設定自動回覆範本。

在 Outlook 中建立外出時自動回复


不在辦公室時在 Outlook 中建立自動回复,無需交換服務

您可以在 Outlook 中輕鬆設定外出時自動回复,如下所示。

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1.請啟用 自動回覆 通過單擊實用程序 庫工具 > 回复 > 啟用自動回复,請參見屏幕截圖:

2.在彈出的 自動回复 視窗中,配置以下操作:

  • 檢查帳戶 面板中,點選勾選您要設定自動回覆的帳號;
  • 將主題前綴輸入到 主題前綴 文字框,該文字將附加在回覆訊息的主題之前;
  • 將電子郵件內容寫到 文本 編輯框; (預設情況下,已在中提供自動回覆訊息 文本 編輯框。 但是,您可以根據需要建立自己的訊息。)
  • 最後點擊 申請 儲存此範本。

3. 至此,指定帳戶的郵件範本已建立成功。

4. 如果您有其他郵箱帳戶需要在Outlook中設定自動回复,請依照 步驟 2 繼續為其他帳號設定電子郵件範本。

更多竅門:如果您的 Outlook 中有多個電子郵件帳戶,您可以透過右鍵選單快速選擇特定帳戶。
  • 選擇全部:選擇 Outlook 中的所有帳戶。
  • 全部取消選擇:取消選擇 Outlook 中的所有帳戶。
  • :反轉目前選擇的狀態。 例如,如果目前選取了一個帳戶,則按一下反向將導致取消選取該帳戶並檢查所有其他帳戶。
  • 向上選擇:選擇目前所選帳戶上方的帳戶(包括目前帳戶)。
  • 選擇向下:選擇下面的帳戶,目前選擇的帳戶(包括目前帳戶)。

5. 為每個帳戶設定電子郵件範本後,按一下 OK。然後會彈出一個提示框,請點擊 Permium Partner 按鈕來啟用此功能 自動回复 功能。

現在,當啟用自動回复的帳戶收到電子郵件時,它將根據預設模板自動回复

提示:

導入模板:

如果您想將另一個電子郵件範本匯入 模板 框,選擇帳戶,然後按一下 重要模板 在頂部功能區中 模板 部分。 在裡面 選擇文件 視窗中,選擇要匯入的電子郵件模板,然後按一下 已提交 按鈕,請參見屏幕截圖:

現在,您指定的電子郵件範本(包括主題前綴和郵件正文)已匯入所選帳戶中,請參閱截圖:

匯出範本:

要匯出並儲存範本以供將來使用,您可以根據需要匯出它們。 點選 導出模板 來自 模板 部分。 在裡面 選擇文件 視窗中,選擇放置匯出的電子郵件範本的位置,然後在文字方塊中輸入檔案名稱 文件名 文字框,然後按一下 節省 按鈕儲存目前電子郵件範本。 看截圖:

然後彈出提示框,提示範本匯出成功。 如果要開啟包含匯出範本的資料夾,請按一下 OK; 否則,請按一下 取消。 查看截圖:

適用於:

如果您想將目前的郵件範本套用到其他帳戶,請點選 適用於 來自 模板 部分。 在裡面 適用於 在對話方塊中,選取您想要套用範本的電子郵件帳號。 然後點擊 OK 按鈕,請參見屏幕截圖:

彈出提示框,提醒您目前範本已成功套用至其他帳號。 看截圖:

注意:
  1. 當有人在同一天不斷向您發送多封電子郵件時, Kutools for Outlook回复 實用程式將選擇僅回覆第一封電子郵件。 這意味著無論您從該人那裡收到多少封電子郵件,他們都只會收到您的一封自動回覆電子郵件。
  2. 如果您想關閉此功能 汽車 回复 功能,請點擊 庫工具 > 回复 > 啟用自動回复 再次彈出提示框提醒您該實用程式將關閉,點擊 Permium Partner 按鈕。 看截圖:

演示:使用Kutools for Outlook不在辦公室(自動回复)

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