在Outlook中快速建立外出時的自動回覆

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-13

Kutools for Outlook

每隔一段時間，您需要離開辦公室或休假，但在此期間仍需通過Outlook接收郵件。收到郵件後回覆對方是禮貌的舉動。因此，通常情況下，您需要在Outlook中設定外出時的自動回覆。一般來說，在Outlook中設置自動回覆既複雜又麻煩。但是，使用Kutools for Outlook的自動回覆工具，您可以輕鬆為每個帳戶設定自動回覆模板，即使您不在辦公室也能應對自如。

在Outlook中創建外出自動回覆

在Outlook中沒有Exchange伺服器的情況下創建外出自動回覆

您可以按照以下步驟輕鬆在Outlook中設置外出自動回覆。

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1. 請通過點擊 Kutools Plus > 答覆 > 開啟自動回覆 來啟用自動回覆工具，請參見截圖：

click auto reply feature

2. 在彈出的自動回覆窗口中，配置以下操作：

在 勾選帳戶窗格中，點擊選擇要設置自動回覆的帳戶；
在主題前綴文本框中輸入主題前綴，該文字將附加到回覆郵件的主題之前；
在文本編輯框中撰寫郵件內容；（默認情況下，文本編輯框中已提供了一條自動回覆消息。不過，您可以根據需要自行創建消息。）
最後，點擊應用以保存此模板。

configure the operations in the dialog box

3. 現在，已經成功為指定帳戶創建了郵件模板。

4. 如果您的Outlook中有其他需要設置自動回覆的郵件帳戶，請按照第2步繼續為其他帳戶配置郵件模板。

注意：如果您的Outlook中有許多郵件帳戶，可以通過右鍵菜單快速選擇特定帳戶。

全選：選擇Outlook中的所有帳戶。
全部不選：取消選擇Outlook中的所有帳戶。
反向選擇：反轉當前選擇的狀態。例如，如果某個帳戶當前已被勾選，點擊反向選擇將導致取消勾選該帳戶並勾選所有其他帳戶。
選擇上面：選擇當前選定帳戶上方的帳戶（包括當前帳戶）。
選擇下面：選擇當前選定帳戶下方的帳戶（包括當前帳戶）。

5. 為每個帳戶設置郵件模板後，點擊確定。然後會彈出一個提示框，請點擊是按鈕以啟用自動回覆功能。

click the Yes button to enable this Auto Reply feature

現在，當啟用了自動回覆的帳戶收到郵件時，它將根據預設的模板自動回覆。

注意：

導入模板：

如果您想將另一個郵件模板導入到模板框中，選擇一個帳戶，然後點擊 重要模板 從頂部功能區的模板部分。在 選擇文件 窗口中，選擇要導入的郵件模板，然後點擊打開按鈕，請參見截圖：
select the template to import

現在，您指定的郵件模板（包括主題前綴和正文）已導入到所選帳戶中，請參見截圖：
the email template is imported into the selected account

導出模板：

為了將模板導出並保存以供將來使用，您可以根據需要進行導出。點擊 導出模板 從模板部分。在 選擇文件 窗口中，選擇放置導出郵件模板的位置，並在 檔案名稱 文本框中輸入文件名，然後點擊保存按鈕以保存當前郵件模板。請參見截圖：
choose a folder to export the template

然後，會彈出一個提示框通知您模板已成功導出。如果您想打開包含導出模板的文件夾，請點擊確定；否則，點擊取消。請參見截圖：
a prompt box to remind if to open the folder or not

應用於：

如果您想將當前郵件模板應用於其他帳戶，請點擊 應用於 從模板部分。在 應用於 對話框中，勾選要應用模板的郵件帳戶。然後點擊確定按鈕，請參見截圖：
apply the teplate to other accounts

會彈出一個提示框提醒您當前模板已成功應用於其他帳戶。請參見截圖：
A prompt box popped out to remind the current template has been applied to other accounts successfully

注意：

當有人在同一天內持續向您發送多封郵件時，Kutools for Outlook 的答覆工具將只選擇回覆第一封郵件。這意味著無論您收到多少封來自該人的郵件，他們都只會收到一封自動回覆郵件。
如果您想關閉此自動回覆功能，請再次點擊KutoolsPlus > 答覆 > 開啟自動回覆，然後會彈出一個提示框提醒您該功能將關閉，點擊是按鈕。請參見截圖：