使用AI潤色您的郵件：完美溝通的逐步指南
專業且清晰的郵件溝通在職場中至關重要。無論您是與客戶、同事還是管理層進行通信，一封精心潤色的郵件可以帶來巨大的差異。本指南介紹了多種快速有效地潤色郵件內容的方法，包括Outlook內置工具、Kutools for Outlook 的 AI 助手以及其他基於AI的解決方案。
| 原始版本 | 潤色後 | |
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Microsoft 365中的編輯功能
使用Kutools for Outlook的AI助手潤色郵件
直接在Outlook中進行高級AI潤色，個性化且高效
靈活，需要複製粘貼，存在隱私問題
為什麼要潤色郵件
潤色您的郵件帶來諸多好處：
- 更清晰的溝通：確保收件人更快地理解郵件內容和關鍵點。
- 專業外觀：讓您的郵件看起來結構良好且專業，留下良好的印象。
- 提高效率：通過AI工具提供優化的內容，減少花在措辭上的時間。
使用Outlook內建工具潤色郵件
Outlook並沒有內建用於潤色郵件的AI。然而， Microsoft 365訂閱者可以使用Editor，這是一種提供一些基本增強功能的工具。它提供了語法、清晰度和簡潔性的建議。
第一步：在撰寫郵件窗口中，進入郵件選項卡，點擊Editor。
第二步：Outlook Editor將在右側窗格中顯示拼寫、語法、清晰度等方面的建議。
第三步：點擊窗格中的任何建議以查看它，並決定是否接受或忽略該建議。
優缺點
✅優點
- 某些Microsoft 365訂閱者內建於Outlook中。
- 提供實時建議。
❌缺點
- 僅在特定的Outlook版本和帳戶中可用。
- 只提供基本的語法和清晰度建議。
- 無法一次潤色整個段落或郵件——建議限於句子級別的修正。
使用Kutools for Outlook的AI助手潤色郵件
像Kutools for Outlook的AI助手這樣的AI驅動工具會分析整個郵件內容，並根據語氣、風格和語言偏好進行潤色——非常適合當今快節奏的溝通需求。
第一步：下載並安裝Kutools for Outlook，打開Outlook，在撰寫郵件窗口中，點擊 Kutools AI選項卡，然後選擇AI。
如果您是第一次在Outlook中使用Kutools的AI功能，將彈出一個AI設置對話框，提示您選擇一個AI提供商（例如OpenAI、Google Gemini、百度），並輸入您的AI密鑰。
如果您還沒有AI密鑰，我建議您申請Kutools AI密鑰，這樣您可以免費使用Kutools AI功能100次。如何獲得Kutools AI密鑰？
第二步：選擇您想要潤色的郵件內容。（如果您想潤色整個郵件，則無需選擇。）然後，在Kutools AI面板中，點擊潤色選項卡並按生成按鈕。
第三步：點擊插入按鈕，用潤色後的內容替換所選內容。
如果您對潤色後的內容不滿意，請點擊重新生成或生成按鈕以創建新內容，直到它符合您的期望。
要將潤色後的內容複製到另一台設備，只需點擊 複製 按鈕
.
.選項
語言選擇：可從40多種語言中選擇，非常適合用非母語書寫郵件的用戶。
潤色風格：可選擇多種風格，如友好、正式等。如果您想添加新的語調，點擊編輯附加選項來自定義您的語調。
優缺點
✅優點
- 完全集成到Outlook中——無需複製粘貼。
- 支持多種語言。
- 多種潤色風格以滿足您的溝通需求。
- 與原始內容進行並排比較。
- 可選擇潤色特定部分或整個郵件。
❌缺點
- 需要安裝Kutools for Outlook。
使用其他AI工具潤色郵件
市場上有許多AI工具可以用來增強郵件內容。在此，我列出了三個流行的選項進行比較。
Grammarly
工作原理：
實時語法和拼寫檢查。
提供清晰度和語氣的建議。
✅優點
- 有免費桌面版。
- 鍵入時立即反饋。
❌缺點
- 僅支持英語。
- 無法潤色整個段落或郵件——必須逐行接受修正。
- 潤色風格定制有限。
ChatGPT
工作原理：
將郵件內容複製到ChatGPT中。
輸入自定義提示進行潤色（例如，“潤色這封郵件使其更加專業和清晰”）。
將潤色後的內容複製回Outlook。
✅優點
- 免費在線版。
- 高度可定制的潤色風格
❌缺點
- 需要跨平台複製粘貼，增加工作流程時間。
- 不適合批量郵件潤色。
- 處理敏感信息時存在隱私問題。
QuillBot
工作原理：
將郵件內容粘貼到QuillBot的編輯器中。
選擇重寫風格（正式、創意、簡潔等）。
✅優點
- 支持多種語言。
- 提供各種改寫和潤色風格。
❌缺點
- 需要手動複製和粘貼。
- 一次潤色多封郵件效率低下。
- 免費版本功能有限。
結論
使用AI潤色您的郵件不僅能節省時間，還能確保溝通的清晰度和專業性。雖然Outlook的Editor適合基本的修正，而像Grammarly、ChatGPT和QuillBot這樣的工具提供了一些靈活性，但Kutools for Outlook的AI助手憑借其無縫的Outlook集成、多語言支持和高級定制功能脫穎而出。
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