使用AI潤色您的郵件：完美溝通的逐步指南

Author: Sun Last Modified: 2025-05-12

專業且清晰的郵件溝通在職場中至關重要。無論您是與客戶、同事還是管理層進行交流，一封精心潤色的郵件都能起到關鍵作用。本指南介紹了多種快速高效潤色郵件內容的方法，包括Outlook內置工具、Kutools for Outlook的AI助手以及其他基於AI的解決方案。

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為什麼要潤色郵件

使用Outlook內建工具潤色郵件

Microsoft 365中的編輯器功能

使用Kutools for Outlook的AI助手潤色郵件

直接在Outlook中進行高級AI潤色，個性化且高效

使用其他AI工具潤色郵件

靈活，但需要複製粘貼，存在隱私問題

為什麼要潤色郵件

潤色您的郵件帶來許多好處：

更清晰的溝通：確保收件人更快理解郵件內容和重點。
專業外觀：使您的郵件看起來結構良好且專業，留下積極印象。
提高效率：通過AI工具提供優化的內容，減少花費在措辭上的時間。

使用Outlook內建工具潤色郵件

Outlook並沒有內建用於潤色郵件的AI工具。然而， Microsoft 365訂閱用戶可以使用Editor，這是一項提供一些基本增強功能的工具。它提供了語法、清晰度和簡潔性的建議。

步驟1. 在郵件編寫窗口中，轉到郵件選項卡，點擊Editor。

步驟2：Outlook Editor將在右側窗格中顯示拼寫、語法、清晰度等建議。

步驟3：點擊窗格中的任何建議以查看並決定是否接受或忽略該建議。

優缺點

✅優點

某些Microsoft 365訂閱用戶內建於Outlook中。
提供即時建議。

❌缺點

僅適用於特定版本的Outlook和帳戶。
僅提供基本的語法和清晰度建議。
無法一次性潤色整個段落或郵件——建議僅限於句子級別的修正。

使用Kutools for Outlook的AI助手潤色郵件

像Kutools for Outlook的AI助手這樣的AI工具會分析整個郵件內容，並根據語氣、風格和語言偏好進行潤色——非常適合現代快節奏的溝通需求。

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步驟1. 下載並安裝Kutools for Outlook，打開Outlook，在郵件編寫窗口中，點擊 Kutools AI選項卡，然後選擇AI。

注意事項:

如果您是第一次在Outlook中使用Kutools的AI功能，將彈出一個AI配置對話框，提示您選擇AI提供商（例如OpenAI、Google Gemini、Baidu）並輸入您的AI密鑰。
如果您還沒有AI密鑰，我建議您申請Kutools AI密鑰，這讓您可以免費使用Kutools AI功能100次。如何獲取Kutools AI密鑰？

步驟2：選擇您想潤色的郵件內容。（如果您希望潤色整個郵件，則無需選擇。）然後，在Kutools AI窗格中，點擊潤色選項卡並按下生成按鈕。

步驟3. 點擊插入按鈕，將所選內容替換為潤色後的內容。

注意事項:

如果您對潤色後的內容不滿意，請點擊重新生成或生成按鈕以創建新內容，直到符合您的期望。
要將潤色後的內容複製到另一台設備，只需點擊複製按鈕 .

選項

語言選擇：可從40多種語言中選擇，非常適合用非母語撰寫郵件的用戶。
潤色風格：可選擇多種風格，如友好、正式等。如果想添加新的語調，點擊編輯附加選項來自定義語調。

優缺點

✅優點

完全集成到Outlook中——無需複製粘貼。
支持多種語言。
多種潤色風格以滿足您的溝通需求。
與原始內容並排比較。
可選擇潤色特定部分或整個郵件。

❌缺點

需要安裝Kutools for Outlook。

使用其他AI工具潤色郵件

市場上有許多AI工具可用來增強郵件內容。在此，我列出了三種流行的選項進行比較。

Grammarly

工作原理：

實時語法和拼寫檢查。

提供清晰度和語氣的建議。

✅優點

免費桌面版可用。
鍵入時立即反饋。

❌缺點

僅支持英語。
無法潤色整個段落或郵件——必須逐行接受修正。
潤色風格的自定義有限。

ChatGPT

工作原理：

將郵件內容複製到ChatGPT中。

輸入自定義提示進行潤色（例如，“潤色這封郵件以使其更加專業和清晰”）。

將潤色後的內容複製回Outlook。

✅優點

免費在線版可用。
高度可定制的潤色風格

❌缺點

需要跨平台複製粘貼，增加了工作流程時間。
不適合批量郵件潤色。
處理敏感信息時存在隱私問題。

QuillBot

工作原理：

將郵件內容粘貼到QuillBot的編輯器中。

選擇重寫風格（正式、創意、簡潔等）。

✅優點

支持多種語言。
提供多種改寫和潤色風格。

❌缺點

需要手動複製和粘貼。
一次潤色多封郵件效率低下。
免費版本功能有限。

結論

使用AI潤色您的郵件不僅能節省時間，還能確保溝通的清晰度和專業性。雖然Outlook的Editor適合基本的修正，而像Grammarly、ChatGPT和QuillBot這樣的工具也提供了一些靈活性，但Kutools for Outlook的AI助手憑藉其無縫的Outlook集成、多語言支持和高級自定義功能脫穎而出。

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