Outlook 郵件提取：提取姓名、公司、數字和電子郵件地址等關鍵信息

Author: Sun Last Modified: 2025-05-12

在當今快節奏的郵件溝通中，快速從郵件中提取關鍵信息（例如姓名、電子郵件地址、數字（如價格、電話號碼）以及公司名稱）至關重要。特別是在處理冗長郵件時，提取這些信息不僅能幫助用戶更快理解內容，還能顯著提升工作效率與準確性。本教程介紹了三種提取郵件信息的方法：手動提取、VBA 半自動提取和 Kutools AI 全自動提取，幫助您選擇最適合自己的方法。

傳統提取 – 手動

手動複製並粘貼郵件中的數據。簡單但速度慢且容易出錯。

Kutools AI 提取 – 全自動

使用 Kutools for Outlook 的 AI 助理一鍵自動提取數據。快速、準確且易於使用。

VBA 提取 – 半自動

使用 VBA 腳本部分自動化提取。需要編程技能，並且自定義功能有限。

傳統提取 – 手動

手動提取是最基本的方法，要求用戶打開郵件，手動定位關鍵信息（如姓名、電子郵件地址、電話號碼），然後將其複製粘貼到 Excel 或其他文檔中。

步驟 1. 打開目標郵件並閱讀其內容。

步驟 2. 手動定位並選擇關鍵信息（如姓名、電子郵件地址、電話號碼），然後按 Ctrl + C 複製。

步驟 3. 前往 Excel 或其他文檔，按 Ctrl + V 粘貼。

優缺點

優點

無需額外工具。
簡單且適合偶爾使用。

缺點

耗時且容易出錯，特別是在處理大量郵件時。
不適合頻繁使用或大規模提取任務。

Kutools AI 提取 – 全自動

Kutools for Outlook 的 AI 助理提供了一個全自動解決方案。利用先進的 AI 技術，用戶只需單擊一下即可提取關鍵信息（如姓名、公司名稱、電話號碼、電子郵件地址）。

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步驟 1. 安裝 Kutools for Outlook，然後打開 Outlook，點擊 Kutools > AI 啟用 Kutools AI 功能。

注意:

如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，會彈出一個 AI 設置對話框，提示您選擇 AI 提供商（如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）並輸入您的 AI 密鑰。
如果您還沒有 AI 密鑰，我建議您申請 Kutools AI 密鑰，這可以讓您免費使用 Kutools AI 功能 100 次。如何獲取 Kutools AI 密鑰？

步驟 2. 前往已啟用的 Kutools AI 窗格，點擊「提取」標籤，然後點擊「生成」按鈕以通過 AI 從當前郵件中提取信息。

您可以查看所有關鍵信息已被提取並列在窗格中。

步驟 3 - 1. 如果內容未分層，請點擊「重新生成」按鈕，讓 AI 為您提取新的關鍵信息。

步驟 3 - 2. 如果對內容滿意，請點擊複製按鈕以複製提取的內容，並將其粘貼到任何您想要的地方。

自定義

用戶可以自定義要提取的信息類型（如姓名、公司名稱、電話號碼）。

點擊 技能庫管理 按鈕，找到提取技能，然後點擊 新增選項 按鈕輸入您的自定義請求並保存。

優缺點

優點

無需編程知識；易於使用。
快速提取且準確度高。
高度可自定義且靈活。

缺點

需要安裝 Kutools for Outlook

VBA 提取 – 半自動

VBA（Visual Basic for Applications）是一種半自動方法，允許用戶通過編寫腳本從郵件中提取特定信息。

注意：此處提供的 VBA 只能提取電子郵件地址和數字，並在對話框中顯示提取的內容，無法進行複製。

步驟 1. 打開目標郵件並閱讀其內容。

步驟 2. 按 Alt + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口，然後點擊插入 > 模塊來創建一個新模塊。

步驟 3. 複製以下 VBA 代碼並粘貼到新模塊中。

VBA：從當前郵件中提取電子郵件地址和數字

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

步驟 4. 點擊運行按鈕或按 F5 鍵，然後點擊運行按鈕來執行代碼。

彈出對話框顯示提取的信息。

優缺點

優點

減少手動操作，適合具備編程知識的用戶。
減少手動操作，適合具備編程知識的用戶。

缺點

需要編程技能；自定義提取規則涉及修改腳本。
提取結果可能缺乏精確性，數據管理不便。
如果 VBA 腳本丟失，必須重寫或恢復。

方法比較

方法	手動提取	Kutools	VBA
易用性	簡單	非常容易	中等
最佳適用場景	偶爾使用	頻繁或大規模任務	高級用戶
自定義能力	無	高度可自定義	有限（需要編程）
提取速度	慢	快	中等
準確性	低	高	中等