Outlook 郵件提取：提取姓名、公司、數字及郵箱地址等關鍵資訊

在當今快節奏的郵件溝通中，快速從郵件中提取關鍵資訊（如姓名、電子信箱、數字（例如價格、電話號碼）及公司名稱）至關重要。尤其面對冗長郵件時，精準擷取這些資訊不僅能讓您迅速掌握重點，更能大幅提升工作效率與準確性！本教學將介紹三種郵件資訊提取方法：手動提取、VBA 半自動化提取，以及 KUTOOLS AI 全自動化提取，助您輕鬆選擇最適合自身需求的高效方案！

傳統提取方式 – 手動

手動從郵件複製貼上資料，操作雖簡單，卻耗時又容易出錯。

KUTOOLS AI 提取 – 全自動化

透過 Kutools for Outlook 的 AI 助手，一鍵自動提取資料，快速、準確又簡單易用。

VBA 提取 – 半自動化

運用 VBA 腳本部分自動化提取作業，需具備程式設計技能，且自訂彈性有限。

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傳統提取方式 – 手動

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手動提取是最基本的方法，使用者需開啟郵件，手動找出關鍵資訊（例如姓名、電子信箱、電話號碼），再複製貼上至 Excel 或其他文件中。

步驟 1. 開啟目標郵件，細閱其內容。

步驟 2. 手動選取關鍵資訊（例如姓名、電子信箱、電話號碼），並按下 Ctrl+C 快速複製！

步驟 3. 前往 Excel 或其他文件，按下 Ctrl+V 貼上內容。

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KUTOOLS AI 提取 – 全自動化

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Kutools for Outlook 的 AI 助手提供全自動化解決方案！運用先進 AI 技術，只需一鍵，即可立即提取關鍵資訊（例如姓名、公司名稱、電話號碼、郵箱地址）——輕鬆掌握，效率倍增！

步驟 1. 安裝 Kutools for Outlook 後，開啟 Outlook，點選 Kutools>AI，立即啟用 KUTOOLS AI 功能！

步驟 2. 前往已啟用的 KUTOOLS AI 窗格，點選提取分頁，再按下產生按鈕，即可透過 AI 快速提取目前郵件中的關鍵資訊！

您可在窗格中一覽所有提取出的關鍵資訊。

步驟 3 - 1. 若內容未正確分類，請點選重新產生按鈕，讓 AI 為您提取全新的關鍵資訊！

步驟 3 - 2. 若對內容滿意，請點選複製按鈕，即可將提取內容複製並貼上至任意位置！

自訂性

使用者可自訂欲提取的資訊類型（例如姓名、公司名稱或電話號碼）。

點選技能庫管理按鈕，找到提取技能，再點選添加按鈕，即可輸入自訂需求並儲存。

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VBA 提取 – 半自動化

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VBA（Visual Basic for Applications）是一種半自動化工具，使用者可透過撰寫腳本，輕鬆從郵件中提取特定資訊。

注意：此處提供的 VBA 僅能提取郵箱地址與數字，並將結果顯示於對話方塊中，無法直接複製。

步驟 1. 開啟目標郵件，細閱其內容。

步驟 2. 按下 Alt+F11 鍵，開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗，接著點選插入＞ 模組，立即建立新模組！

步驟 3. 複製下方的 VBA 程式碼，並貼上至新模組中。

VBA：提取提取郵箱地址與數字當前郵件添加

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

步驟 4. 點選執行按鈕，或按下 F5 鍵後，再點選執行按鈕以執行程式碼。

系統將彈出對話方塊，顯示所提取的資訊。

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方法比較

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方法	手動提取	Kutools	VBA
易用性	簡單	非常容易	中等
最適用於	偶爾使用	頻繁或大規模任務	進階使用者
自訂性	無	高度可自訂	有限（需編寫程式碼）
提取速度	慢	快	中等
準確度	低	高	中等

無論您是偶爾需要提取資訊，還是經常處理大量郵件，本教學介紹的三種方法都能完美滿足您的需求！若您追求快速、準確且無需編寫程式碼的解決方案，Kutools for Outlook 的 AI 助手絕對是您的最佳選擇。立即下載並享受免費試用，體驗一鍵提取郵件資訊的便利！

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