Outlook 語法檢查器：確保無錯誤郵件

撰寫專業且無錯誤的郵件對於有效溝通至關重要。Outlook 提供了內建的工具來檢查語法和拼寫，但這些工具在功能和準確性方面存在某些限制。或者，Kutools for Outlook 提供了一個高級的 AI 語法檢查器，具有更高的精確性和效率。以下是使用這些工具、其步驟以及功能比較的綜合指南。

使用 Outlook 內建語法檢查器（準確性有限）

• 在經典版 Outlook 中
• 在 Outlook 365 中
• 在 New Outlook 中

使用 Kutools for Outlook 的 AI 語法檢查器（更高精確性和效率）

比較表

視頻：Outlook 語法檢查器

使用 Outlook 內建語法檢查器（準確性有限）

Outlook 自帶基本的拼寫和語法檢查功能。以下是如何在不同版本的 Outlook 中使用它：

在經典版 Outlook 中

步驟 1. 點擊「文件」>「選項」>「郵件」>「拼寫和自動更正」。

步驟 2. 在「在 Outlook 中校正拼寫時」下，勾選「鍵入時標記語法錯誤」。然後點擊「確定」>「確定」以保存更改。

現在撰寫郵件時，語法錯誤將會用藍色下劃線標示。

步驟 3. 點擊「請審閱」標籤 >「拼寫和語法」。將出現一個彈出對話框，一次顯示一個錯誤並提供建議。

步驟 4. 選擇「忽略」或「更正」該錯誤，然後再處理下一個。

局限性

• 內建檢查器不允許您直接點擊下劃線文字以獲取建議。
• 您必須通過彈出窗口逐一處理錯誤，這可能非常耗時。
• 語法檢查器經常漏掉許多錯誤，使其無法進行全面校對。例如，「offer」和「this」明顯是語法錯誤，但內建檢查器未能識別它們。

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在 Outlook 365 中

步驟 1. 點擊「文件」>「選項」>「郵件」>「拼寫和自動更正」。

步驟 2. 在「在 Outlook 中校正拼寫時」下，勾選「鍵入時標記語法錯誤」。然後點擊「確定」>「確定」以保存更改。

現在撰寫郵件時，語法錯誤將會用藍色下劃線標示。

步驟 3. 點擊下劃線文字以查看包含建議更正的下拉菜單。

點擊 或選擇忽略或應用更正的建議。

或者，在「請審閱」標籤的工具欄上點擊「編輯器」以打開一個窗格，該窗格將錯誤分類為「拼寫」和「語法」。

點擊「語法」，並在「編輯器」窗格中逐條審查錯誤並應用建議的更正。

局限性

• 雖然此版本允許您直接點擊錯誤以獲取建議，但仍需手動處理它們。
• 在編輯器窗格中審查多個錯誤對於長郵件來說可能會很繁瑣。
• 您必須通過彈出窗口逐一處理錯誤，這可能非常耗時。
• 語法檢查器經常漏掉許多錯誤，使其無法進行全面校對。例如，「offer」和「this」明顯是語法錯誤，但內建檢查器未能識別它們。

在 New Outlook 中

步驟 1. 撰寫郵件正文後，內建檢查將自動用藍色下劃線標記語法問題。點擊下劃線文字以查看建議並選擇更正。

點擊 或選擇忽略或應用更正的建議。

或者，在「選項」標籤的工具欄上點擊「編輯器」>「打開編輯器」以打開一個窗格，該窗格將錯誤分類為「拼寫」和「語法」。

局限性

• New Outlook 中的語法檢查器比經典版 Outlook 更加簡化，但在準確性和全面性方面仍然存在局限性。例如，「Let」明顯是語法錯誤，但內建檢查器未能識別它。

使用 Outlook 內建語法檢查器（準確性有限）

與經常漏掉錯誤且缺乏效率的 Outlook 內建語法檢查器不同，「Kutools for Outlook」的「AI 語法檢查器」提供了增強的精確性和簡化的更正，確保您的郵件經過最少的努力就能變得完美且無錯誤。

步驟 1. 下載並安裝「Kutools for Outlook」，然後在撰寫窗口中，點擊「Kutools」標籤 >「AI」。

步驟 2. 在「Kutools AI」窗格中，點擊「檢查」標籤，然後點擊「生成」按鈕。該工具將分析郵件並在窗格中列出所有語法和拼寫問題。

步驟 3. 點擊列表中的單個項目以審查和更正錯誤。或者，點擊「全部應用」以一次性自動修復所有錯誤。

比較表

雖然 Outlook 的內建語法檢查器提供了基本功能，但它們在識別和更正錯誤方面往往效率不高。Kutools for Outlook 的 AI 語法檢查器提供了一個更智能、更快捷、更全面的解決方案，是確保無錯誤郵件的最佳選擇。