簡化郵件撰寫：輕鬆在Outlook中使用AI

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

撰寫郵件可能是一項耗時且令人疲憊的任務。然而，隨著AI技術的進步，我們現在可以利用AI工具來協助撰寫郵件。AI不僅能豐富內容並確保準確表達，還能消除語法和拼寫錯誤，讓您的郵件看起來更加專業和精緻。此外，它通過簡化郵件撰寫流程大幅提升了工作效率。在本教程中，我們將探討如何使用AI來簡化Outlook中的郵件撰寫，特別聚焦於Kutools for Outlook的AI Writer功能。

常見的AI郵件撰寫工具

Kutools for Outlook的AI Writer：您的終極郵件助手

Kutools AI支持哪些版本的Outlook和帳戶？
Kutools AI支持哪些版本的Outlook和帳戶？
除了撰寫，Kutools AI還可以潤色、擴展和繼續撰寫郵件

常見的AI郵件撰寫工具

有幾種可用的AI工具可幫助撰寫郵件，每種工具有其自身的優勢和局限性：

Outlook插件

範例：ChatGPT for Outlook, Microsoft Editor。

工作原理：這些插件可能允許您通過選擇不同的風格、長度和語言來輸入並優化草稿。

局限性：許多這些插件僅適用於特定版本的Outlook和郵件帳戶，並且獲取和集成它們的過程可能很複雜。

基於Web的AI工具

範例：ChatGPT, Gemini。

工作原理：這些工具要求您將郵件內容複製粘貼到網頁界面以獲得AI輔助。

局限性：這個過程並不流暢，因為需要在Outlook和網頁瀏覽器之間切換。

雖然這些工具很有幫助，但Kutools for Outlook的AI Writer提供了一個更集成且用戶友好的解決方案。它兼容各種Outlook版本和帳戶，您只需輸入一個粗略的草稿即可生成高質量的郵件。

Kutools for Outlook的AI Writer：您的終極郵件助手

Kutools for Outlook提供了一個強大的AI撰寫助手，簡化了郵件創建。以下是您需要了解的一切：

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Kutools AI支持哪些版本的Outlook和帳戶？

支持的Outlook版本：Kutools AI兼容Outlook 2010、2013、2016、2019、2021和Microsoft 365。

支持的帳戶：它適用於所有類型的Outlook帳戶，包括Exchange、Office 365、IMAP和POP3。

API密鑰：用戶可以集成自己的API密鑰（包括Open AI、Google AI）或使用Kutools提供的免費API密鑰，在註冊後可獲得100次免費使用。

如何獲取免費的Kutools AI密鑰

Kutools AI是如何工作的

在使用Kutools for Outlook的AI之前，下載並安裝Kutools for Outlook。

步驟1. 打開Outlook並點擊「主頁」標籤下的新建郵件。

步驟2. 在郵件編輯窗口中，點擊Kutools > AI，Kutools AI窗格將出現在右側。

注意：如果您是第一次使用Kutools AI，AI配置窗口將彈出。選擇您偏好的AI提供商，輸入API密鑰，然後點擊保存。保存後，Kutools AI窗格將顯示出來。

步驟3. 在Kutools AI窗格的撰寫標籤下：

輸入簡單的郵件內容：輸入郵件的簡短描述或草稿。
選擇語言：選擇您希望郵件使用的語言。
選擇風格和語氣：選擇所需的寫作風格（例如正式、隨意）和語氣（例如專業、友好）。
點擊生成：使用生成按鈕根據您的輸入創建郵件內容。
檢查內容：檢查AI生成的郵件以確保其符合您的需求。
重新生成或插入：如果不滿意，再次點擊生成。如果對結果滿意，點擊插入將內容添加到您的郵件中。

然後生成的內容將被插入到郵件正文中。

除了撰寫，Kutools AI還可以潤色、擴展和繼續撰寫郵件

Kutools AI不僅限於撰寫郵件，還提供了以下功能：

潤色：通過改善語法、語氣和清晰度來完善您的郵件。

擴展：為您的郵件添加更多細節，使其更加全面。

繼續撰寫：如果您在撰寫郵件中途卡住了，AI可以幫助您無縫完成思路。

在Outlook中使用AI撰寫郵件不再是未來的概念——這是一個可以節省時間並改善溝通的現實。儘管有多種AI工具可供選擇，Kutools for Outlook的AI Writer因其兼容性、易用性和額外的功能（如潤色、擴展和繼續撰寫郵件）而脫穎而出。無論您是一名忙碌的專業人士還是希望提升郵件撰寫技能的人，Kutools AI都是簡化您工作流程的理想助手。