使用AI功能輕鬆回覆Outlook中的郵件
在當今快節奏的工作環境中，回覆大量郵件可能是一項艱巨且耗時的任務。雖然可以為類似的郵件創建答覆模板，但許多郵件仍然需要手動回覆。借助先進的AI技術，Kutools for Outlook 推出了 AI 快速回覆功能，提供根據每封郵件內容量身定制的回覆建議，並在幾秒鐘內生成合適的回覆。讓我們來探索什麼是 AI 快速回覆以及如何有效使用它。
什麼是 Kutools for Outlook 中的 AI 快速回覆
Kutools for Outlook 的 AI 快速回覆是一個智能助手，旨在簡化您的郵件溝通。
以下是它的獨特之處：
- 量身定制的回覆建議：AI 分析您的郵件內容並提供多個回覆方向供您選擇。
- 可自定義的回覆：選擇最合適的方向，AI 將生成詳細的回覆，您可以進一步編輯以滿足您的需求。
- 學習能力：該功能可以從您之前的郵件對話中學習，提取相關數據並模仿您的語氣，提供準確且人性化的回覆。
- 即時效率：當您切換郵件時，它會自動生成回覆建議，省去從頭起草回覆的麻煩。
如何在 Kutools for Outlook 中使用 AI 快速回覆
步驟 1. 下載並安裝 Kutools for Outlook，然後打開 Outlook，點擊您想回覆的郵件，點擊 Kutools 標籤 > AI 打開 Kutools AI 窗格。
注意：如果您是第一次使用 Kutools AI，將彈出 AI 設置窗口。選擇您偏好的 AI 提供商，輸入 API 密鑰，然後點擊保存。保存後，將顯示 Kutools AI 窗格。如果您沒有 API 密鑰，也沒問題！您可以申請一個 Kutools 密鑰，允許您免費使用 Kutools AI 功能 100 次。如何獲取免費的 Kutools AI 密鑰
步驟 2. 點擊快速回覆標籤，啟用後，Kutools AI 窗格將自動生成回覆建議。
注意：您可以切換到手動模式，僅在需要時生成建議。
步驟 3. 選擇最符合您上下文的方向。AI 將生成詳細的回覆。
如果 AI 建議不符合您的期望：
點擊
重新生成 按鈕以生成新的回覆。如果基本列表中的所有回覆建議都不合適，請點擊 不合適按鈕，手動輸入一些關鍵信息或上下文到提供的字段中，然後點擊生成讓 AI 根據您的輸入製作新的回覆。
重新生成 按鈕以生成新的回覆。
步驟 4. 點擊 
回覆 按鈕將直接打開回覆窗口並將 AI 生成的回覆插入到回覆中。
步驟 5. 您可以調整語氣、添加個人細節或修改回覆的任何部分，以確保其符合您的偏好。然後點擊發送完成回覆。
通過郵件學習生成更好的 AI 回覆於 Outlook
什麼是郵件學習？
郵件學習是 Kutools for Outlook 的 AI 助手中的功能。它分析您過去的郵件互動，學習您的語氣、語言和偏好。利用這些洞察，AI 生成反映您獨特寫作風格的回覆，並提供更準確、上下文敏感的回覆。
如何在 Kutools for Outlook 中使用郵件學習
步驟 1. 點擊 Kutools 標籤 > AI 打開 Kutools AI 窗格，然後點擊 快速回覆 標籤，點擊 郵件學習。
步驟 2. 選擇手動添加或自動添加，然後點擊保存以保存設置。
手動添加：手動勾選郵件並點擊確定上傳所選郵件供 AI 學習。
自動添加：選擇允許 AI 自動分析指定文件夾中郵件的帳號。
重要提示
您可以隨時通過上傳新郵件來重置或更新學習數據。
為了隱私，Kutools for Outlook 確保所有學習數據都存儲在本地，不會共享或外部使用。
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