Outlook 郵件的 AI 摘要功能

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

在當今快節奏的工作環境中，電子郵件溝通至關重要。快速提取郵件中的關鍵信息可以提高效率，並避免錯過重要細節。

例如：

當收到冗長的郵件時，閱讀所有內容可能耗費太多時間。快速摘要能幫助您更快掌握重點。
在管理與某個項目相關的多封郵件時，逐一閱讀每封郵件可能會非常耗時，並且容易錯過關鍵更新。將所有相關郵件一起進行摘要，可以提供清晰的概覽並提升效率。

本教程將引導您使用 AI 來高效地對單封和多封郵件進行摘要。

單封郵件摘要

方法 1：線上 AI 解決方案
方法 2：Kutools for Outlook 的內建 AI 窗格

批量郵件摘要

Kutools for Outlook 的高級 AI 摘要工具

單封郵件摘要

對單封郵件進行摘要是常見的需求，大多數 AI 工具都能輕鬆處理。以下是兩種推薦的方法：

方法 1：線上 AI 解決方案

目前有許多可用的線上 AI 工具能夠快速生成摘要。以下是如何使用最流行的工具之一 ChatGPT 作為範例：

步驟 1. 在 Outlook 中打開郵件，選擇文字並複製（快捷鍵："Ctrl" + "C"）。

步驟 2. 前往 ChatGPT 或類似的 AI 工具，粘貼郵件內容，並輸入提示語如「摘要以下內容：」。然後點擊「發送」按鈕。 .

AI 將生成簡潔的摘要。根據需要複製並使用該摘要。

如果您對提供的摘要不滿意，可以添加您的要求並請求重新生成新的摘要。

優缺點

✔️優點

大多數線上 AI 工具免費使用。
無需安裝任何軟件，可立即使用。

❌缺點

手動複製和粘貼每封郵件可能很繁瑣，特別是對於多封郵件。
可能存在隱私風險，因為將郵件內容粘貼到第三方 AI 工具中可能導致數據洩露。

方法 2：Kutools for Outlook 的內建 AI 窗格

“Kutools for Outlook” 提供了一個 “AI 窗格”，能夠自動摘要郵件內容，無需進行複製粘貼操作。

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步驟 1. 安裝 Kutools for Outlook，打開 Outlook，並點擊 “Kutools” > “AI” 啟用 “Kutools AI 窗格”。

注意事項:

如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，會彈出一個 “AI 設置” 對話框，提示您選擇 “AI 提供商”（例如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）並輸入您的 “AI 密鑰”。
如果您還沒有 AI 密鑰，我建議您申請 Kutools AI 密鑰，這讓您可以免費使用 Kutools AI 功能 100 次。如何獲取 Kutools AI 密鑰？

現在 Kutools AI 窗格已啟用。點擊 “摘要” 標籤，它將自動為當前郵件生成摘要。當您切換到下一封郵件時，系統會自動生成新的摘要。

如果您希望手動生成摘要，只需關閉 “自動模式” 並切換到 “手動模式”，摘要只會在您點擊 “生成” 按鈕時生成。

步驟 3. 如果對內容不滿意，請點擊 “重新生成” 按鈕以允許 AI 為您提取新的關鍵信息。如果對內容滿意，請點擊 “複製” 按鈕以複製提取的內容，並將其粘貼到您需要的地方。

自定義設置

選擇摘要語言：選擇您希望的摘要語言。支持超過 40 種語言，您可以生成最適合您需求的語言摘要。
選擇摘要樣式：默認情況下提供了四種預定義的摘要樣式供您選擇。
自定義或新增更多摘要樣式：用戶可以根據個人喜好自定義摘要偏好。
點擊 “技能庫管理” 按鈕，找到摘要技能，並點擊 “新增選項” 按鈕輸入您的自定義需求。保存您的偏好，以根據需求調整摘要輸出。

優缺點

✔️優點

自動化摘要，無需手動複製粘貼。
直接內嵌於 Outlook，無需在不同平台之間切換。
支持多語言，更容易理解外語郵件。
允許自定義摘要樣式和包含的關鍵信息。

❌缺點

需要安裝 Kutools for Outlook。

批量郵件摘要

雖然您可以使用線上 AI 工具逐一封郵件進行摘要，但這個過程效率低下。Kutools for Outlook 的 “AI 摘要工具” 就是專門為此設計的。

Kutools for Outlook 的高級 AI 摘要工具

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步驟 1. 安裝 Kutools for Outlook，打開 Outlook，並點擊 “Kutools” > “AI 摘要” 啟用 Kutools AI 摘要功能。

注意事項:

如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，會彈出一個 “AI 設置” 對話框，提示您選擇 “AI 提供商”（例如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）並輸入您的 “AI 密鑰”。
如果您還沒有 AI 密鑰，我建議您申請 Kutools AI 密鑰，這讓您可以免費使用 Kutools AI 功能 100 次。 如何獲取 Kutools AI 密鑰？

步驟 2. 在 “AI 工作總結第一步” 對話框中，選擇要摘要郵件的 “所需日期範圍”，並選擇包含這些郵件的 “資料夾”。然後點擊 “下一步” 按鈕。

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步驟 3. 所有在指定日期範圍內來自所選資料夾的郵件將以列表形式顯示。您可以通過勾選特定郵件來手動精煉選擇，以獲得更精確的摘要。然後選擇 “語言” 和 “摘要樣式”。點擊 “開始總結”。

現在摘要已經生成。

如果對摘要不滿意，點擊 “再次總結” 以獲得新的摘要。

如果您對摘要感到滿意，點擊 “複製” 將其粘貼到您需要的地方。或者，點擊 “導出” 將摘要保存為 TXT 或 PDF 文件。您也可以點擊 “新建郵件” 打開新郵件窗口，摘要將自動插入郵件正文中。

優缺點

✔️優點

批量摘要多封郵件，大幅節省時間。
可自定義摘要樣式和語言。
生成多個摘要版本以便比較。
可編輯的摘要，支持導出為 PDF 和文本文件。

❌缺點

需要安裝 Kutools for Outlook。

比較表：應該選擇哪種方法？

功能	線上 AI 工具	Kutools AI 窗格	Kutools AI 摘要
使用場景	單封郵件	單封郵件	多封郵件
自動化	❌否，需要手動複製	✅是	✅是
多語言支持	取決於 AI 工具	✅是	✅是
自定義摘要樣式	❌僅基本功能	✅是	✅是
批量摘要	❌否	❌否	✅是
集成到 Outlook	❌否	✅是	✅是
隱私與安全	❌存在數據洩露風險	✅安全	✅安全