Outlook 郵件 AI 摘要

在當今快節奏的工作環境中，電子郵件溝通至關重要。迅速擷取郵件中的關鍵資訊，不僅能提升工作效率，更能確保重要細節不被遺漏。

舉例來說：

• 收到長篇郵件時，逐字閱讀太耗時。快速摘要能幫您迅速掌握重點！
• 管理專案相關的多封郵件時，逐一閱讀不僅耗時，還容易錯過關鍵更新。將所有相關郵件一併摘要，即可快速掌握清晰概況，大幅提升效率。

本教學將引導您高效運用 AI 來摘要單封及多封郵件。

單封郵件摘要

• 方法 1：線上 AI 解決方案
• 方法 2：Kutools for Outlook 內建 AI 窗格

大量郵件摘要

• Kutools for Outlook 進階 AI 工作總結工具

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單封郵件摘要

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摘要單封郵件是常見任務，多數 AI 工具都能輕鬆勝任。以下是兩種推薦做法：

方法 1：線上 AI 解決方案

目前有許多線上 AI 工具能快速摘要內容，以下以最受歡迎的 ChatGPT 為例，說明其使用方式：

步驟 1：在 Outlook 中開啟郵件，選取所需文字並按下「Ctrl」+「C」進行複製。

步驟 2：前往 ChatGPT 或類似 AI 工具，貼上郵件內容，並輸入提示如「摘要以下內容：」，然後點擊「傳送」按鈕。

AI 將為您生成簡明摘要，可依需求複製使用。

若您對現有摘要不滿意，可補充具體需求，讓 AI 為您重新生成更符合期望的摘要。

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方法 2：Kutools for Outlook 內建 AI 窗格

「Kutools for Outlook」提供「AI 窗格」，無需複製貼上，即可自動摘要郵件內容。

步驟 1：安裝 Kutools for Outlook，開啟 Outlook，點擊「Kutools」>「AI」，即可啟用「KUTOOLS AI 窗格」。

KUTOOLS AI 窗格已啟用！點擊「摘要」分頁，系統將自動為目前郵件生成摘要；當您切換至下一封郵件時，也會立即為您建立全新摘要。

若您偏好手動生成摘要，只需關閉「自動模式」並切換至「手動模式」——此時僅當您點擊「產生」按鈕時，才會建立摘要。

步驟 3：若對內容不滿意，點擊「重新產生」按鈕，讓 AI 為您提取全新關鍵資訊；若對內容滿意，點擊「複製」按鈕，即可一鍵複製並貼上至任意位置！

自訂設定

• 選擇摘要語言：選取您偏好的摘要語言，支援超過 40 種語言，輕鬆產出最適合您的內容摘要！

  

• 選擇摘要樣式：預設提供四種預先定義的摘要樣式，立即挑選最適合您的風格！

  

• 自訂或新增更多摘要樣式：使用者可依個人偏好設定摘要風格。

  點擊「技能庫管理」按鈕，找到摘要技能，並點擊「添加」按鈕，輸入您的自訂需求。儲存偏好設定後，即可依需求靈活調整摘要輸出內容！

  

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大量郵件摘要

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雖然您可以使用線上 AI 工具逐一摘要多封郵件，但此流程效率不高。Kutools for Outlook 的「AI 工作總結工具」正是為解決此問題而設計。

Kutools for Outlook 進階 AI 工作總結工具

步驟 1：安裝 Kutools for Outlook，開啟 Outlook，點擊「Kutools」>「AI 工作總結」，即可啟用 Kutools AI 摘要功能。

步驟 2：在「AI 工作總結」對話方塊的「步驟 1」中，選取您希望用於摘要郵件的「所需日期範圍」，並選擇包含目標郵件的「資料夾」，然後點擊「下一步」按鈕。

步驟 3：所選資料夾中符合指定日期範圍的所有郵件將以清單形式呈現。您可手動勾選特定郵件，以獲得更精準的摘要；接著選取「語言」與「摘要樣式」，再點擊「開始摘要」。

摘要已生成。

若對摘要不滿意，點擊「再次摘要」即可獲取全新摘要。

若對摘要滿意，點擊「複製」即可將內容貼上至任何需要的位置；點擊「匯出」，則可將摘要儲存為 TXT 或 PDF 檔案；您也可點擊「新建郵件」，自動開啟新郵件視窗並將摘要插入內文。

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比較表：該選擇哪種方法？

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功能	線上 AI 工具	KUTOOLS AI 窗格	KUTOOLS AI 摘要
使用情境	單封郵件	單封郵件	多封郵件
自動	❌否，需手動複製	✅是	✅是
多語言支援	視 AI 工具而定	✅是	✅是
自訂摘要樣式	❌僅限基本版	✅是	✅是
批次摘要	❌否	❌否	✅是
整合至 Outlook	❌否	✅是	✅是
隱私與安全性	❌有資料外洩風險	✅安全	✅安全

結論

• 若您只需摘要單封郵件，KUTOOLS AI 窗格是最有效率的選擇——無需複製貼上，即可自動為您生成郵件摘要。
• 若您需要摘要多封郵件，KUTOOLS AI 摘要是您的最佳選擇——一次即可處理多封郵件，為您節省寶貴時間。
• 若您不想安裝外掛程式，可使用線上 AI 工具，但需手動操作

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