Outlook AI 句子擴展器：輕鬆提升您的電子郵件撰寫能力
在當今快節奏的工作環境中，電子郵件溝通在專業互動中扮演著重要角色。然而，撰寫一封優質的郵件需要耗費大量時間和精力。這正是AI句子擴展工具的用武之地。這些工具利用人工智慧，將簡短、簡單的句子快速擴展為更詳細、專業且流暢的內容。在本教程中，我們將探討如何利用基於AI的句子擴展工具，包括Kutools for Outlook的AI擴展功能，來提高您的電子郵件撰寫效率。
| 原始內容 | 擴展後 | |
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Kutools for Outlook 的 AI 擴展工具 🎞️
Kutools for Outlook 中的其他AI寫作工具
什麼是AI句子擴展器
AI句子擴展器是一種利用人工智慧來豐富簡短或簡略句子的工具，它能夠添加細節、提升清晰度並增強專業性。您無需花費時間手動重寫或補充上下文，AI擴展器可以在幾秒鐘內完成這項工作。
AI句子擴展器的主要優勢：
- ✅ 增加更多細節：通過提供額外的上下文和相關信息來豐富簡單的陳述。
- ✅ 提升專業語氣：確保您的郵件聽起來更加優雅且適合專業場合。
- ✅ 明確主要思想：添加描述性細節有助於讀者更快地掌握郵件的核心信息。
- ✅ 明確主要思想：添加描述性細節有助於讀者更快地掌握郵件的核心信息。
線上AI句子擴展工具
目前有許多線上AI寫作工具可用於句子擴展。大多數這些工具運行在網頁平台上，需要手動進行複製粘貼操作。
範例：使用GPT（ChatGPT）進行句子擴展
步驟流程：
第1步：在Outlook中打開您的電子郵件草稿，然後複製您想要擴展的句子。
第2步：將其粘貼到ChatGPT界面中。
第3步：輸入具體的擴展請求，例如“專業地擴展上述句子”，然後發送指令。
第4步：從ChatGPT中複製擴展後的內容，並將其粘貼回Outlook郵件中。
線上AI擴展工具的優缺點：
- ✅ 部分模型提供免費訪問
- ✅ 適合創意任務的靈活性
- ✅ 調整語氣和風格的靈活性
- ✅ 無需安裝軟體
- ❌ 需要手動複製粘貼
- ❌ 根據流量速度可能較慢
- ❌ 存在隱私問題（外部平台）
- ❌ 無法直接在一覽中比較原始與擴展後的內容
其他線上AI擴展工具：
- QuillBot：提供多種重寫模式，但也需要複製粘貼。
- Grammarly：主要用於語法檢查，但可以改善句子清晰度。
所有這些工具都有一個共同的缺點——由於跨平台切換導致工作流程中斷。
Kutools for Outlook 的 AI 擴展工具
與線上解決方案不同，Kutools for Outlook 提供了一個專門設計用於在Outlook內部增強電子郵件撰寫的內置AI擴展工具——無需再在應用程序之間切換。
Kutools AI 擴展工具的主要優勢：
- 直接整合：在Outlook界面內無縫運行。
- 多語言支持：可選擇超過40種語言進行句子擴展。
- 部分或全部擴展：擴展選定的句子或整個郵件正文，同時保持一致的語氣。
- 並列比較：在專用導航窗格中輕鬆比較原始內容與AI擴展版本。
- 自定義設置：調整AI語氣、擴展深度，或創建個性化的擴展配置文件。
如何使用 Kutools for Outlook 的 AI 擴展工具：
第1步：安裝 Kutools for Outlook 並打開Outlook，打開您想擴展句子的郵件草稿。
第2步：點擊 Kutools AI > AI 啟用 Kutools AI 窗格。
如果您是首次在Outlook中使用 Kutools 的 AI 功能，會彈出一個 AI 設置對話框，提示您選擇 AI 提供商（如OpenAI、Google Gemini、Baidu），並輸入您的 AI 密鑰。
如果您還沒有 AI 密鑰，我建議您申請 Kutools AI 密鑰，該密鑰允許您免費使用 Kutools AI 功能100次。 如何獲取 Kutools AI 密鑰？
第3步：選擇您想擴展的句子，然後點擊 AI 窗格中的 Expand 標籤，按下 Generate。AI 將立即生成擴展建議。
注意：若要擴展郵件的全部內容，不要選擇任何內容，只需單擊 Generate 即可。
第4步：審閱窗格中顯示的擴展建議。
- 如果您對擴展後的內容感到滿意，請點擊 Insert 按鈕
以直接替換原始句子。 - 如果擴展結果不符合您的期望，請再次點擊 Generate 按鈕以生成新版本。
以直接替換原始句子。選項
選擇您偏好的顯示語言。
選擇最適合您需求的擴展選項。
自定義您的擴展設置
點擊 技能庫管理 按鈕 
然後在管理對話框中，進入 Expand 標籤：
- 定義AI角色（如客戶支持代理、銷售主管）以進行特定情境下的擴展。
- 調整擴展深度以進行詳細或簡略的說明。
- 創建個性化的擴展語氣（如正式、友好、技術性）。
視頻：如何使用 Kutools for Outlook 的 AI 擴展工具
Kutools for Outlook 的 AI 擴展工具
除了句子擴展之外，Kutools for Outlook 還提供了其他基於AI的寫作增強功能：
AI 電子郵件自動完成：根據上下文自動補全未完成的郵件。
AI 內容拋光器：通過可自定義的拋光級別完善郵件語氣、語法和風格。
AI 語法檢查器：即時檢測並糾正Outlook中的語法錯誤。
AI 總結生成器：總結冗長的郵件線程以便快速理解。
結論
儘管線上AI擴展工具提供了強大的語言處理能力，但在實現Outlook郵件的無縫整合方面仍顯不足。它們需要跨平台複製粘貼，這可能會中斷工作流程並帶來隱私風險。
相比之下，Kutools for Outlook的AI擴展工具提供了一個完全整合、安全且高度可定制的解決方案。它允許實時句子擴展、多語言支持並且無需離開Outlook即可直接應用。
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