如何將 Outlook 資料夾儲存至磁碟、硬碟或桌面？

經常需要將 Outlook 資料夾儲存至磁碟、硬碟或桌面，常見原因包括：將電子郵件及相關資訊遷移至另一個 Outlook 帳戶、建立備份以確保資料安全，或為歸檔與法律參考目的而整理工作及個人往來郵件。掌握正確的儲存方法，不僅能有效降低資料遺失風險，更能確保在不同 Outlook 安裝環境或版本中順暢存取並維持相容性。以下提供詳盡指南，涵蓋實用解決方案、清晰操作步驟與實用技巧，助您高效又安心地達成這些需求。

透過匯出功能將 Outlook 資料夾儲存至磁碟、硬碟或桌面

其他內建 Outlook 方法－將個別電子郵件或資料夾另存為 MSG 或文本文檔

其他內建 Outlook 方法－封存功能

透過匯出功能將 Outlook 資料夾儲存至磁碟、硬碟或桌面

若要將 Outlook 資料夾儲存至磁碟、硬碟或桌面，請使用 Outlook 內建的「匯入與匯出精靈」進行匯出。此方法適用於備份特定資料夾、遷移至其他 Outlook 帳戶，或為合規與記錄保存需求保留離線副本。以下步驟詳述操作流程，並提供實用注意事項與疑難排解提示。

1. 首先開啟匯入與匯出精靈對話方塊：

在 Outlook 中，點選檔案 > 開啟與匯出 > 匯入/匯出。若未看到此選單，請確認您使用的是標準 Outlook 桌面用戶端，因為網頁版應用程式可能不支援匯出功能。

2. 在匯入與匯出精靈對話方塊中，選取匯出至檔案，然後點選下一步繼續。

3. 接下來，針對 Outlook 2010 及更新版本，請選取 Outlook 資料檔（。pst）；針對 Outlook 2007，則選取 個人資料夾檔（。pst），然後點擊下一步。PST 格式為首選，因其能完整保留資料夾結構、中繼資料、附件及所有電子郵件屬性，確保歸檔內容完整無誤！

4. 當出現 匯出 Outlook 資料檔或匯出個人資料夾對話方塊時：

1）。在選取要從中匯出的資料夾欄位下，選取您要匯出的特定資料夾；若需備份整個帳戶，請選取頂層信箱。

2）。若要在匯出時包含所有子資料夾，請勾選包含子資料夾選項，完整保留資料夾結構，確保子資料夾中的重要資料絕不遺漏！

3）。按一下下一步。若您的資料夾包含篩選條件或規則，請注意僅會匯出可見項目——被篩選排除或標記為後續處理的項目仍會包含在內，除非您手動將其排除。

5. 在下一畫面中，按一下瀏覽，即可選擇匯出資料檔的儲存位置。您可以指定磁碟、外接硬碟或桌面的目標資料夾。若需頻繁匯出，建議建立專用資料夾存放 Outlook 備份，方便版本管理與快速查找！

注意：在此階段，您可從三種重複項目處理選項中選擇：以匯出的項目取代重複項目、允許建立重複項目，以及不匯出重複項目。請依需求選擇最適合的選項——當您合併多個匯出檔或更新歸檔時，此設定尤為關鍵！

6. 在 開啟 Outlook 資料檔案或開啟個人資料夾對話方塊中：

1）。您可在檔案名稱欄位中為匯出的 .pst 檔案重新命名，加入備份日期、資料夾類型或其他識別資訊，方便日後輕鬆管理！

（2.） 選取儲存檔案的確切位置：

- 若備份至磁碟或硬碟，請瀏覽至您偏好的本機或外接磁碟資料夾。
- 若要儲存至桌面，請在左側窗格中點選桌面。

3）。按一下確定以確認您的選擇。

7. 程式將返回上一個對話方塊—請確認您的選擇，然後點擊完成以啟動匯出作業。

8。Outlook 可能會顯示 建立 Outlook 資料檔或 建立 Microsoft 個人資料夾對話方塊，讓您設定密碼以強化帳戶安全：

1）。若要略過密碼保護，只需點擊確定，產生的檔案即可無需額外憑證直接存取。
2）。若要設定密碼，請在提供的欄位中輸入密碼後點擊確定。務必選擇強度足夠的密碼並妥善保管——一旦遺失，將可能無法還原或匯入已匯出的資料！

完成後，您所選的資料夾將以 .pst 檔案形式匯出，並儲存至您指定的位置。

透過 PST 匯出，可輕鬆完成完整備份與高效轉移。然而，。pst 檔案僅相容於 Outlook 桌面用戶端，且必須重新匯入，才能在新系統上檢視、編輯或存取電子郵件。若您遇到「拒絕存取」、匯出不完整或項目遺漏等錯誤，請檢查資料夾權限、確認磁碟空間充足，並確保 Outlook 未同時與 Exchange 或其他線上服務同步。

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其他內建 Outlook 方法－將個別電子郵件或資料夾另存為 MSG 或文本文檔

此方法特別適合當您需要將少量郵件或整個資料夾以 PST 格式以外的方式儲存為獨立檔案時使用。只需在電子郵件或資料夾上按一下右鍵，並選擇另存新檔選項，即可輕鬆將郵件儲存為 MSG 或 TXT 格式，方便快速存取與分享！此解決方案尤其適用於需歸檔、附加，或與未使用 Outlook 的人員（例如法律或文件需求場合）共享特定郵件的情境，讓您的工作流程更靈活高效。

1. 啟動 Outlook，並選取您要儲存的電子郵件或資料夾。

2. 在選取的電子郵件或資料夾上按一下右鍵，然後選取另存新檔。

3. 在「另存新檔」對話方塊中，選擇所需格式：MSG（完整保留每封郵件的中繼資料與附件）、TXT（純文字格式，適合快速閱讀或存檔記錄），或其他依 Outlook 版本與資料夾類型而定的可用格式。

4. 選取儲存目標位置（磁碟、硬碟或桌面），然後點擊儲存。

與將資料夾匯出為 PST 相比，此選項更適合管理個別郵件項目，但不適用於大量郵件的批次處理。當您只需選取特定郵件，或希望以通用格式歸檔重要往來信件時，可考慮採用此方法。若您在開啟 MSG 檔案時遇到副檔名錯誤或相容性問題，請確認您的 Outlook 版本，並確保目標應用程式支援該格式。

其他內建 Outlook 方法－封存功能

Outlook 內建的封存功能提供另一種便捷方式，可將郵件項目從作用中資料夾移至儲存在磁碟、硬碟或桌面上的指定本機封存檔（.pst）。此方法常用於管理信箱容量、維持合規性，並在保持收件匣整潔的同時妥善保存舊郵件。無需使用匯出精靈，即可依日期或資料夾進行選擇性封存，輕鬆提升效率！

1. 在 Outlook 中，前往檔案＞ 資訊＞ 工具＞ 清除舊項目（在某些版本中，請點選）檔案＞ 封存）。

2. 在「封存」對話方塊中，選取您要封存的資料夾。如有需要，請勾選包含子資料夾，即可一併封存所有巢狀資料夾！

3. 設定您所需的封存條件，例如指定日期或郵件保留期限，即可將較舊的項目自動移出主要信箱，有效簡化信箱管理、確保法規合規保留，並輕鬆符合信箱容量限制。

4. 在封存檔案下方，點選瀏覽，即可指定 .pst 封存檔的儲存位置——可依需求選擇磁碟、硬碟或桌面。

5. 按一下確定以開始封存程序。Outlook 會將所選項目移至封存檔案中，該檔案隨後會出現在您的 Outlook 設定檔中，供日後隨時存取！

善用封存功能，可高效完成例行信箱清理與長期儲存。請注意，已封存的項目會從原始資料夾移出，若未定期維護或記錄，日後可能難以尋找。為達最佳成效，請定期檢查您的封存位置，並設定提醒以整理封存內容。

若您發現項目遺失或封存不完整，請先確認封存設定是否正確、檢查所選資料夾是否無誤，並確保磁碟擁有足夠的可用空間。視資料夾大小與郵件數量而定，大型封存作業可能需要較長時間處理。