在 Outlook 中輕鬆一次大量回覆多封收到的郵件

作者Siluvia修改日期2025-08-18

Kutools for Outlook

多數情況下，您需要以相同內容回覆多封來信。若使用 Outlook 內建功能，必須先建立規則才能達成，過程相當耗時。現在，透過批量答復工具（屬於）Kutools for Outlook），無需逐一手動撰寫郵件或設定複雜費時的規則，即可輕鬆一次大量回覆多封來信！

透過 Kutools for Outlook 的批量答復工具，您可依照下列步驟，在 Outlook 中輕鬆一次回覆多封收到的郵件。

1. 若要使用批量答復工具，請依序點擊 Kutools > 批量處理 > 一次答覆多封 Email > 建立和管理答覆模板。請參閱截圖：

提示：您也可以在 Kutools 頁籤的訊息群組中，從批量答復工具的回覆下拉選單找到此功能。

2. 在彈出的建立和管理答覆模板視窗中，請點擊按鈕，即可開啟建立對話方塊。在建立對話方塊中，於名稱框輸入模板名稱後，點擊確定按鈕，立即建立您的新答覆模板！請參閱截圖：

「建立與管理回覆範本」對話框的螢幕截圖

3. 接下來，您需要撰寫回覆郵件的內文。撰寫時，可選取文字內容，並根據需求在文本格式列中選擇任一格式進行設定，然後點擊確定按鈕，即可儲存新的答覆模板。請參閱截圖：

顯示如何在 Kutools 中格式化回覆範本內文文字的螢幕截圖

4. 按住 Ctrl 鍵，同時點擊即可選取多封收到的郵件。

顯示多封已選取電子郵件的螢幕截圖

注意：若您想回覆特定資料夾中的所有已接收電子郵件，請先開啟該資料夾，再按下 Ctrl+A 鍵，即可一次選取所有郵件。

5. 所有已建立的答覆模板都會顯示在功能區下方的 Kutools 頁籤中。您只需點擊 Kutools＞ 批量處理＞ 一次答覆多封 Email，即可從下拉列表中選取所需模板，快速查看所有答覆模板！

kutools-reply-to-multiple-emails-template

點擊回覆按鈕，即可向所選郵件的寄件者批量回覆；或點擊全部回覆按鈕，一次回覆所有收件人，包括寄件者、副本及密件副本收件人！

顯示 Kutools for Outlook 批量回覆中「回覆」和「全部回覆」按鈕的螢幕截圖

注意事項：

1) 若要編輯已建立的答覆模板名稱，請先選取範本，然後點擊位於建立與管理答覆模板視窗中的重新命名按鈕。請參閱截圖：
2) 若要刪除已建立的答覆模板，請先選取該模板，再點擊下方截圖所示的刪除按鈕。
3) 點擊設定按鈕，即可開啟選項對話方塊。在選項對話方塊中，您可以勾選或取消勾選答覆郵件後將原郵件移到指定資料夾選項。啟用此功能後，系統將於您回覆郵件時，自動將該郵件移至指定資料夾。

您可以點擊其他資料夾，然後在選擇資料夾對話方塊中指定或建立一個資料夾，用於儲存回覆後的所有選取郵件。
顯示用於選擇儲存已回覆郵件之資料夾的對話框螢幕截圖

若您選擇了總是詢問資料夾選項，當使用批量答復功能回覆郵件後，系統會彈出選擇資料夾對話方塊，供您選擇用於儲存所選郵件的資料夾。
「一律詢問資料夾」選項的螢幕截圖

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