如何將 Outlook 電子郵件傳送至 OneNote？
在當今快節奏的工作環境中，保留重要電子郵件（例如指示、會議摘要或關鍵通知）往往至關重要，以便日後輕鬆查閱與整理。其中一種極為高效的做法，便是直接將 Outlook 電子郵件傳送至 OneNote。透過此整合，您不僅能將郵件封存於 OneNote 的結構化筆記本中，還可隨時添加註解、分類歸檔，確保資訊始終井然有序、即時可用且便於搜尋。無論您是匯整專案相關郵件、追蹤往來紀錄，還是單純儲存資料以供日後審閱，Outlook 與 OneNote 的無縫整合都能大幅簡化流程，提升工作效率。本文提供詳盡的逐步操作指南，教您如何從 Outlook 傳送電子郵件至 OneNote，涵蓋包括透過 VBA 自動化在內的多種方法，並針對不同使用者需求與情境，提供實用技巧、疑難排解建議及替代方案。
- 提升您的郵件處理效率！運用人工智慧技術，讓您快速回覆郵件、撰寫新郵件、翻譯訊息，輕鬆高效完成各項操作！
- 透過規則自動化寄送郵件，搭配自動抄送密送，自動轉發自動寄送自動答覆（外出中），無需 Exchange 伺服器即可實現……
- 取得貼心提醒功能，例如 答覆的郵件為 BCC 時提示當您位於密件副本（BCC）清單中卻回覆全部收件人時，以及遺漏附件提醒針對遺忘的附件發出提示……
- 透過以下功能提升郵件處理效率：附帶附件回覆（全部），自動於簽名檔或主旨中加入問候語或日期與時間，一次回覆多封郵件……
- 透過以下功能簡化郵件處理流程：撤回郵件，附件工具（全部壓縮、自動保存全部……），刪除重複，以及快速報告……
從 Outlook 傳送電子郵件至 OneNote
在 Outlook 中，Microsoft 提供內建功能，讓您直接將電子郵件傳送至 OneNote，輕鬆完成封存與整理。此功能特別適合需要擷取可執行資訊，或希望將關鍵郵件對話保存為數位記錄、以便跨裝置隨時存取的使用者。操作步驟如下：
1. 選取您要傳送至 OneNote 的電子郵件。若想節省時間，請按住 Ctrl 鍵並逐一點選多封郵件，輕鬆批量封存相關內容！
注意：將多封電子郵件傳送至 OneNote 時，所有郵件都會複製到所選的 OneNote 區段中，各自成為獨立筆記，輕鬆集中管理相關郵件，追蹤更有效率！
2. 在 Outlook 功能區中，前往首頁索引標籤，於移動群組中點選 OneNote 按鈕，即可將選取的電子郵件傳送至 OneNote！視覺參考請見下方螢幕截圖：
其他注意事項與技巧：
- 若是您首次傳送至 OneNote，Outlook 將提示您完成簡短的設定程序。您會看到一個對話方塊，通知您 OneNote 需先完成自我設定，才能啟用此整合功能。請點擊確定按鈕以繼續。
- 接下來，您可能需要手動啟動 OneNote 應用程式以完成設定。請按一下開始> 所有程式>Microsoft Office>OneNote。在此階段啟動 OneNote，可確保其服務已順利啟用並完成整合！
- 啟動 OneNote 後即可關閉，此整合功能將持續啟用，日後無需重複設定。
3. 每次使用 OneNote 傳送功能時，都會出現 在 OneNote 中選取位置對話方塊。在此對話方塊中：
- 選取您要儲存這些電子郵件的特定筆記本與區段，依專案、主題或工作流程整理郵件，讓資訊結構化，日後快速檢索更輕鬆！
- 「一律將電子郵件備忘錄傳送至所選位置」選項可讓您設定預設儲存位置，大幅提升重複性整理工作的效率！若您經常將電子郵件封存至同一區段，強烈建議啟用此功能，輕鬆掌握郵件管理！
- 完成選取後，請按一下確定以確認。電子郵件將傳送至 OneNote，並作為頁面儲存在所選區段下。
4。OneNote 會自動啟動（若尚未開啟），並在您選取的區段中，將匯入的電子郵件內容以新筆記形式呈現，方便您隨時註解、整理或補充其他資訊。若您經常將電子郵件移至 OneNote，請注意匯入內容將包含郵件本文、附件及部分中繼資料，實際項目視您的版本與設定而定。
- 若您遇到 OneNote 按鈕在功能區上遺失等問題，請先重新啟動 Outlook 與 OneNote，或確認 Outlook 的 OneNote 增益集已在檔案> 選項> 增益集 中啟用。若整合功能仍不見蹤影，建議立即修復 Office 安裝或更新您的 Office 套件，以確保最佳使用體驗！
- 請留意單次移動的檔案大小與郵件數量。傳送大量電子郵件或包含多個附件的郵件，可能會降低處理速度，甚至在達到 OneNote 儲存空間上限時觸發警告。
- 將含有敏感或機密資訊的電子郵件傳送至共用或雲端型 OneNote 筆記本，可能引發隱私風險—務必先確認該筆記本的權限設定，再進行封存。
VBA 程式碼－自動將選取或篩選的 Outlook 電子郵件傳送至 OneNote 中的特定區段
若您希望自動化將多封經過篩選或特定的電子郵件傳送至 OneNote 指定區段的流程，在 Outlook 中建立並執行自訂 VBA 巨集可大幅提升效率。此方法特別適合進階使用者、高階使用者，或需要根據篩選條件、規則及重複性工作流程大量傳輸郵件（而非僅限一次性手動操作）的人員。透過 VBA，還能額外享有高度客製化的彈性，例如預先指定 OneNote 筆記本、區段，或設定統一的命名慣例。
但請注意，此解決方案需啟用巨集，且您的電腦必須已安裝 OneNote 應用程式；若使用 Outlook 網頁版，或所處環境因安全政策限制巨集執行，則此方法可能無法運作。
1. 在 Outlook 中選取您要傳送至 OneNote 的電子郵件，可透過選擇窗格選取單一或多個項目。接著按下 Alt + F11，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 編輯器。
2. 在開啟的 VBA 編輯器中，點選插入＞ 模組，即可建立新模組。接著，將下列 VBA 程式碼複製並貼上至模組視窗中：
VBA 程式碼：將選取的 Outlook 電子郵件傳送至指定的 OneNote 區段
Sub SendSelectedEmailsToOneNote()
On Error Resume Next
Dim objItem As Object
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim objShell As Object
Dim objOneNoteApp As Object
Dim tempFile As String
Dim savePath As String
Dim subjectClean As String
Dim i As Integer
xTitleId = "KutoolsforOutlook"
Set objShell = CreateObject("WScript.Shell")
Set objOneNoteApp = CreateObject("OneNote.Application")
If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
MsgBox "Please select at least one email.", vbExclamation, xTitleId
Exit Sub
End If
For i = 1 To Application.ActiveExplorer.Selection.Count
Set objItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(i)
If objItem.Class = olMail Then
Set objMail = objItem
' Clean up the subject for file naming
subjectClean = Replace(objMail.Subject, "\", "_")
subjectClean = Replace(subjectClean, "/", "_")
subjectClean = Replace(subjectClean, ":", "-")
subjectClean = Replace(subjectClean, "*", "_")
subjectClean = Replace(subjectClean, "?", "_")
subjectClean = Replace(subjectClean, """", "'")
subjectClean = Replace(subjectClean, "<", "_")
subjectClean = Replace(subjectClean, ">", "_")
subjectClean = Replace(subjectClean, "|", "_")
tempFile = Environ("TEMP") & "\" & subjectClean & ".mht"
objMail.SaveAs tempFile, olMHTML
' Modify & set your OneNote section here
savePath = "C:\Users\%USERNAME%\Documents\OneNote Notebooks\YourNotebookName\YourSectionName.one"
objShell.Run Chr(34) & tempFile & Chr(34), 1, True
objOneNoteApp.OpenHierarchy savePath, "", "", True
' Notify after send
MsgBox "Email '" & objMail.Subject & "' has been sent to OneNote.", vbInformation, xTitleId
Kill tempFile
End If
Next i
Set objItem = Nothing
Set objMail = Nothing
Set objShell = Nothing
Set objOneNoteApp = Nothing
End Sub請編輯 savePath 變數，使其符合您電腦上 OneNote 筆記本與區段的實際位置，確保歸檔準確無誤！務必確認 OneNote 已安裝於指定路徑，且您的使用者帳戶正確無誤。若儲存路徑設定錯誤，可能導致巨集無法運作，或 OneNote 無法順利開啟檔案。
3. 按下 F5 鍵執行巨集，所選的電子郵件將自動轉換並傳送至指定的 OneNote 區段。成功傳送後，系統會彈出「KutoolsforOutlook」對話方塊，確認操作已完成！
- 選取要求：執行巨集前，請務必在目前的 Outlook 資料夾中至少選取一封電子郵件；若未選取任何郵件，系統將立即提示您。
- 此巨集會先將選取的電子郵件暫存為 .mht 檔案，再匯入 OneNote；處理完成後，暫存檔將自動刪除。
- 基於安全性考量，請審閱貴組織或 IT 政策所設定的巨集權限。若巨集已停用，請為本次工作階段啟用，或在繼續操作前諮詢 IT 部門。
- 若 OneNote 未將電子郵件接收為頁面，請檢查筆記本與區段的名稱及儲存位置、檔案權限，並確認 OneNote 未於背景執行，且未啟用檔案鎖定功能。
- 此腳本會逐一傳送每封選取的電子郵件。若需處理大量郵件，建議將任務拆分為較小批次，以提升執行的可靠性。
若您需要更進階的自動化功能，例如在將郵件傳送至 OneNote 前，依寄件者、日期或關鍵字進行篩選，可於 For ... Next 迴圈中加入自訂條件來調整巨集。務必在實際使用前，先以測試資料驗證 VBA 指令碼，確保運作無誤！
- 若出現錯誤對話方塊，或 OneNote 未如預期順利開啟，請確認您已正確指定筆記本與區段的路徑、具備相應的存取權限，並確保 OneNote 已安裝且為最新版本。
- 使用此自動化功能需安裝本機版 OneNote 桌面應用程式；僅使用雲端版或網頁版 OneNote 可能無法支援這些 VBA 方法。
- 若問題持續存在，建議針對基本需求使用 Outlook 內建的 Outlook 與 OneNote 整合功能，或透過 Microsoft Power Automate 打造更穩健、適合企業級的 Outlook 與 OneNote 工作流程整合。
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