如何在 Outlook 關閉時自動清空「已刪除項目」資料夾？

當您在 Microsoft Outlook 中刪除電子郵件時，該郵件會先移至已刪除郵件資料夾，而非立即永久刪除。此設計雖有助於復原誤刪的郵件，但「已刪除郵件」資料夾可能迅速累積大量郵件與附件，佔用信箱空間，甚至影響 Outlook 效能。定期清空該資料夾對於維持信箱整潔、避免容量過大至關重要！然而，若您每日處理大量郵件，每次手動清理實在耗時又不便。以下將為您介紹多種設定方法，讓 Outlook 在退出時自動清空已刪除郵件——不僅簡化工作流程、維護信箱健康，更能徹底告別手動清理的麻煩。您還可進一步探索替代方案，例如運用 VBA 程式碼實現更高程度的自訂化！

在 Outlook 關閉時自動清空已刪除項目
VBA：自動且永久清空已刪除郵件，無需退出提示

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在 Outlook 關閉時自動清空已刪除項目

若希望每次退出 Outlook 時自動清除已刪除郵件，可啟用 Outlook 內建的相關選項。此方法適合追求「一次設定、永久生效」的使用者，尤其適用於您 Outlook 設定檔中所有帳戶皆需在退出時一併清理的情境。

請依照下列步驟啟用關閉時自動清空已刪除郵件的功能：

1. 點選檔案索引標籤，再從功能表中選擇選項。
2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點選左側邊欄的進階。
3. 捲動至 Outlook 啟動與結束區段，並勾選 關閉已刪除郵件時清空並退出 Outlook的核取方塊。

4. 按一下確定按鈕，即可儲存變更並關閉選項對話方塊。

啟用此選項後，每當您退出 Microsoft Outlook，系統將顯示對話方塊，詢問您是否要清空「已刪除郵件」資料夾中的項目。點擊是立即清空資料夾，或點擊【【否】】暫時保留已刪除郵件。

此內建方法適用於大多數個人與組織的 Outlook 設定，無需繁複設定或第三方工具。若您希望在關閉 Outlook 時，確保所有帳戶中的已刪除郵件皆被徹底清空，此方法尤為實用。但仍需特別留意以下幾點：

• 此功能適用於所有帳戶：啟用此設定後，系統將自動清空您 Outlook 設定檔中每個電子郵件帳戶的「已刪除郵件」資料夾。若您管理多個電子郵件帳戶，卻只想針對其中一個執行此操作，則此方法可能不適合您。
• 子資料夾將一併刪除：當您刪除郵件資料夾時，其內所有子資料夾也會一併移除，而不僅是直接位於其中的郵件。
• 無法設定例外：此方法無法提供細緻的控制選項，例如跳過特定的已刪除郵件資料夾，或選擇性保留子資料夾。

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VBA：自動且永久清空已刪除郵件，無需退出提示

若您希望跳過確認對話方塊，並完全自動化清空「已刪除郵件」資料夾的作業，VBA 解決方案會是更理想的選擇。透過 VBA，您可自訂指令碼，僅針對特定帳戶或資料夾執行操作，並在無需額外確認的情況下永久刪除內容。此方法特別適合進階使用者、共用電腦環境，以及有嚴格保留政策的組織。

1. 開啟 Outlook，並選取任意資料夾（此指令碼無需選取特定郵件）。按下 Alt + F11，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 編輯器。

2. 在 VBA 編輯器視窗中，依序點選插入 > 模組，建立新模組後，將下列 VBA 程式碼複製並貼上至模組視窗中。

VBA 程式碼：無需確認對話方塊，永久清空所有已刪除郵件資料夾

Sub EmptyDeletedItemsSilently()
    Dim store As Outlook.Store
    Dim folder As Outlook.Folder
    Dim i As Integer
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    
    For Each store In Outlook.Application.Session.Stores
        Set folder = store.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems)
        
        If Not folder Is Nothing Then
            For i = folder.Items.Count To 1 Step -1
                folder.Items(i).Delete
            Next i
        End If
        
        Set folder = Nothing
    Next store
    
    MsgBox "All Deleted Items folders have been emptied without confirmation.", vbInformation, xTitleId
    
    Set store = Nothing
End Sub

3. 按下 F5 或按一下執行按鈕以執行程式碼。指令碼將立即且永久清除您 Outlook 設定檔中所有帳戶的「已刪除郵件」資料夾，且不會顯示任何確認對話方塊。執行完畢後，系統會彈出通知訊息方塊，確認操作已完成。

• 重要：此操作無法復原，且不會將項目移至其他位置。執行巨集前，請務必再次確認「已刪除郵件」資料夾內容。為確保安全，建議事先備份，或僅對非關鍵帳戶使用此方法。