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Kutools for Office — 一套工具，五種功能。完成更多工作。

如何在Outlook電子郵件中列印附件名稱清單？

Author Kelly Last modified

在Outlook中處理帶有多個附件的郵件可能具有挑戰性，特別是當你需要列印一份乾淨的附件名稱清單時。雖然Outlook提供了手動提取附件名稱的方式，但這既耗時又容易出錯。為了獲得更流暢、更高效的解決方案，Kutools for Outlook 提供了專門的工具，只需點擊幾下即可簡化此任務。本文介紹了兩種方法，展示了為什麼 Kutools for Outlook 是更好的選擇。

方法 1：在Outlook郵件中列印附件名稱清單 （手動且耗時）

方法 2：使用 Kutools for Outlook 快速列印附件名稱清單 👍（快速且無誤）

方法 1：在Outlook郵件中列印附件名稱清單

Outlook 的內建功能允許你通過手動提取附件名稱來列印附件名稱清單。然而，這個過程需要多個步驟，並且容易出現人為錯誤。

步驟 1：編輯郵件

雙擊打開郵件。然後點擊 郵件 > 回覆 > 編輯郵件以啟用編輯。

the screenshot of printing list of attachment names in an outlook email 1

步驟 2：切換到富文本格式

在可編輯郵件中，進入 格式文字 > 富文本 以轉換郵件格式。

the screenshot of printing list of attachment names in an outlook email 2

步驟 3：回覆郵件

  1. 在 郵件 標籤上，點擊 答覆.
    the screenshot of the Reply button
  2. 在回覆窗口中，附件名稱將自動出現在郵件正文中。
    the screenshot of printing list of attachment names in an outlook email 3

步驟 4：清理並重新排列清單

刪除不必要的內容，並將附件名稱重新排列成單獨行，以提高可讀性。

the screenshot of removing any unnecessary content and rearranging the attachment names

步驟 5：列印清單

點擊 文件 > 列印 > 列印 以列印附件名稱清單。

the screenshot of printing the list

缺點：

  • 耗時：該過程涉及多個手動步驟，使得操作繁瑣，特別是對於包含多個附件的郵件。
  • 易出錯：手動清理和重新排列清單增加了出錯的風險。
  • 效率低下：不適合頻繁使用或處理大量郵件。
  • 靈活性有限：郵件頭始終默認包含，沒有選項可以排除它。

📂 在Outlook中快速重命名所有附件

在Outlook中重命名多個附件可能很乏味，需要先將它們保存到文件夾中。有了 Kutools for Outlook 的 所有改名（附件） 工具，你可以直接在郵件中重命名所有附件，節省時間和精力。

  1. 便捷訪問：選擇郵件並點擊 Kutools Plus > 附件工具 > 所有改名。
  2. 輕鬆重命名：雙擊附件名稱，輸入新名稱，並根據需要重複操作。
  3. 即時結果：點擊確定後，所有附件都將直接在郵件中被重命名。

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Rename all attachments in Outlook

方法 2：使用 Kutools for Outlook 快速列印附件名稱清單 👍

為了實現更簡化的流程，Kutools for Outlook 提供了強大的 複製名稱（附件） 和 選取列印 功能。這些工具讓你可以直接複製和列印附件名稱，節省時間並確保準確性。通過消除手動格式化、清理不需要的內容或重新排列的需求，Kutools 減少了出錯的風險並加速了整個工作流程。它是尋求快速、可靠方式管理並列印附件名稱的理想解決方案。

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步驟 1：編輯郵件

雙擊打開郵件。然後點擊 郵件 > 回覆 > 編輯郵件。

the screenshot of the Edit Message button

步驟 2：複製附件名稱

  1. 前往 Kutools 標籤並點擊 複製名稱 在 附件 群組中。
    the screenshot of the Copy Names button
  2. 將出現一個確認對話框，指示附件名稱已複製到剪貼板。點擊 確定.
    the screenshot of the confirmation dialog

步驟 3：粘貼並選擇名稱

按 Ctrl + V 將附件名稱粘貼到郵件正文中。選擇要列印的附件名稱。

the screenshot of the pasting the attachment names

步驟 4：列印選取內容

  1. 點擊 Kutools > 答覆選中內容.
    the screenshot of the Reply Selection button
  2. 在 選取列印 對話框中，確保取消選中 項目郵件標頭 核取方塊，以便僅顯示附件名稱。點擊 列印 按鈕以列印附件名稱清單。
    the screenshot of the Print Selection dialog

主要優勢：

  • 節省時間：Kutools 簡化了流程，將繁瑣的多步驟任務轉變為快速、輕鬆的操作。
  • 無誤：自動格式化並組織附件名稱，消除出錯的風險並提供精美的結果。
  • 靈活自定義：選取列印 功能提供了包含或排除郵件頭的選項，讓你可以根據需求定制打印輸出。
注意： 要應用 Kutools for Outlook 中的 複製名稱（附件） 功能和 選取列印 功能，首先應下載並安裝 Kutools for Outlook。

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