如何從Outlook資料夾中刪除多封/所有郵件？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

在Outlook中刪除大量郵件可能會非常繁瑣且耗時，特別是在您希望保持收件匣整潔時。無論您是想清理信箱、刪除來自特定寄件人或主題的郵件，還是只是進行定期的收件匣維護，了解如何有效刪除多封或所有郵件至關重要。本文介紹了三種快速刪除Outlook資料夾中多封或所有郵件的有效方法：

方法一：使用鍵盤快捷鍵刪除多封/所有郵件（基本且快速）

方法二：使用Kutools for Outlook一鍵刪除來自相同寄件人或主題的所有郵件 ?（快速且精確）

方法三：使用Outlook的存檔功能刪除郵件 （備份但複雜）

方法一：使用鍵盤快捷鍵刪除多封/所有郵件

您可以輕鬆地使用Outlook內建的鍵盤快捷鍵來刪除多封或所有郵件。這種方法簡單直接，適合快速手動移除一批郵件。

1. 打開您要刪除郵件的Outlook資料夾。

2. 使用以下快捷鍵之一選擇郵件：

按住「Ctrl」並點擊以單獨選擇多封不相鄰的郵件。
按住「Shift」並點擊以選擇從第一封到最後一封的多封相鄰郵件。
按下「Ctrl」+「A」以選擇資料夾中的所有郵件。
按下「Ctrl」+「Shift」+「End」以選擇當前選定郵件下方的所有郵件。

3. 按下「Delete」將選定的郵件移到已刪除郵件資料夾（或按下「Shift」+「Delete」永久刪除它們）。

? 結果：所有選定的郵件都迅速從當前資料夾中移除。

方法一的優缺點：

✅ 適合小批量操作：快速手動刪除少量郵件。
✅ 內建Outlook功能：無需額外工具。
❌ 容易出錯：手動選擇可能導致錯誤或意外刪除。
❌ 對大批量操作效果不佳：選擇數千封郵件可能很麻煩。

?️ 立即掃描並刪除 Outlook 中的重複郵件！

手動查找和刪除重複郵件讓人感到沮喪！使用 Kutools for Outlook 的文件夾郵件去重功能，您只需點擊幾下即可快速掃描多個文件夾並刪除所有重複郵件！輕鬆保持收件匣整潔。?

? 小提示：點擊 Kutools Plus > 重複郵件 > 文件夾郵件去重。

✅ 單擊掃描
✅ 即時刪除重複項

✅ 保留一份乾淨副本
✅ 跨多個文件夾工作

? 免費試用 Kutools for Outlook！

方法二：使用Kutools for Outlook一鍵刪除來自相同寄件人或主題的所有郵件 ?

如果您經常刪除來自相同寄件人或具有相似主題的郵件，「Kutools for Outlook」可以讓這個過程只需單擊一下即可完成，並且毫無錯誤。

使用 Kutools for Outlook 解鎖極致郵件效率！永久免費獲取 70 項強大功能。立即下載免費版本！

1. 在Outlook中，選擇來自您想要刪除的寄件人或主題的郵件。

2. 點擊「Kutools Plus」>「刪除」>「刪除來自相同寄件人的郵件」（或「刪除同當前主題的郵件」）。

the screenshot of the Delete Emails by Same Sender and the Delete Emails by Same Subject buttons

3. 在對話框中，選擇「所有郵件」或在「過濾條件」下指定「日期範圍」，然後點擊「刪除」。

the screenshot of the Delete Emails by Same Sender or the Delete Emails by Same Subject dialog

4. 會出現一個確認對話框，顯示刪除的郵件數量。點擊「確定」。

the screenshot of the confirmation dialog

? 結果：來自指定寄件人或具有指定主題的所有郵件都會立即從您的資料夾中刪除，節省大量時間。

方法二的優勢：

✅ 即時刪除：只需單擊一下即可刪除不需要的郵件，按寄件人或主題進行。
✅ 精確準確：避免手動方法常見的意外刪除。
✅ 適合收件匣清理：輕鬆刪除新聞通訊、自動化郵件或不需要的通知。
✅ 無需手動選擇：自動查找並刪除所有匹配的郵件，消除人為錯誤的風險。

注意： 要在「Kutools for Outlook」中應用「刪除來自相同寄件人的郵件」或「刪除同當前主題的郵件」功能，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

方法三：使用Outlook的存檔功能刪除郵件

Outlook的「存檔」功能通過將舊郵件移動到單獨的PST文件中來安全地刪除它們。如果您希望保留備份以防需要稍後檢索郵件，此方法非常理想。

1. 點擊「文件」>「信息」>「工具」>「清理舊項目」以打開存檔對話框。

2. 在「存檔」對話框中：

1). 選擇「存檔此資料夾及其所有子資料夾」。
2). 選擇應刪除郵件的資料夾。
3). 在「存檔早於」字段中輸入日期以指定要存檔的郵件。（提示：將日期設置為明天以刪除所有郵件。）
4). 點擊「選擇」以選擇存儲位置。

the screenshot of step 2 about deleting multiple/all emails with Archive feature

3. 在「打開Outlook數據文件」對話框中，為存檔的PST文件輸入名稱，然後點擊「確定」。

the screenshot of step 2 about deleting multiple/all emails with Archive feature

4. 在「存檔」對話框中點擊「確定」，並確認出現的任何提示。

? 結果：早於指定日期的郵件會從您的Outlook資料夾中移除，但安全地保存在電腦上的備份PST文件中。

方法三的優缺點：

✅ 安全刪除：郵件已備份，最大限度減少數據丟失的風險。
✅ 內建Outlook功能：無需第三方工具。
❌ 步驟較多：涉及多個步驟和設置調整。
❌ 不即時：處理存檔需要時間，特別是對於大量郵件。

您應該使用哪種方法？

以下是快速比較，幫助您決定哪種方法最適合您的需求：

方法	適用於	易用性	速度與效率
鍵盤快捷鍵	快速刪除少量郵件	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐
Kutools for Outlook	按寄件人或主題即時批量刪除	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
存檔功能	帶有備份的大批量舊郵件刪除	⭐⭐⭐	⭐⭐