如何從Outlook資料夾中刪除多封/所有郵件？
在Outlook中刪除大量郵件可能既繁瑣又耗時，特別是在您想要保持收件匣整潔的情況下。無論您是想清理信箱、移除來自特定寄件者或主題的郵件，還是僅進行定期的收件匣維護，了解如何有效率地刪除多封或所有郵件至關重要。本文介紹了三種快速從Outlook資料夾中刪除多封或所有郵件的有效方法：
方法一：使用鍵盤快捷鍵刪除多封/所有郵件（基本 & 快速）
方法二：使用Kutools for Outlook 一鍵刪除來自同一寄件者或主題的所有郵件 👍 (快速 & 精確)
方法三：使用Outlook的歸檔功能刪除郵件 （備份但複雜）
方法一：使用鍵盤快捷鍵刪除多封/所有郵件
您可以輕鬆地使用Outlook內建的鍵盤快捷鍵來刪除多封或所有郵件。此方法簡單直接，並且對於手動快速移除成批郵件非常有用。
1. 打開您要刪除郵件的Outlook資料夾。
2. 使用以下快捷鍵之一選擇郵件：
- 按住「Ctrl」並點擊以單獨選擇多個不相鄰的郵件。
- 按住「Shift」並點擊以選擇從第一封到最後一封的多個相鄰郵件。
- 按「Ctrl」+「A」以選擇資料夾中的所有郵件。
- 按「Ctrl」+「Shift」+「End」以選擇當前選中郵件下方的所有郵件。
3. 按「Delete」將選中的郵件移到已刪除郵件資料夾（或按「Shift」+「Delete」永久刪除它們）。
📌 結果：所有選中的郵件都迅速從當前資料夾中移除。
方法一的優缺點：
- ✅ 小任務快速處理：快速刪除小批量郵件。
- ✅ 內建Outlook功能：無需額外工具。
- ❌ 容易出錯：手動選擇可能會導致錯誤或意外刪除。
- ❌ 大量處理效率低：選擇數千封郵件可能很麻煩。
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方法二：使用Kutools for Outlook 一鍵刪除來自同一寄件者或主題的所有郵件 👍
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1. 在Outlook中，選擇一封來自該寄件者或具有該主題的郵件以進行刪除。
2. 點擊「Kutools Plus」>「刪除」>「刪除相同寄件者的郵件」（或「刪除相同主題的郵件」）。
3. 在對話框中，選擇「所有郵件」或在「過濾條件」下指定「日期範圍」，然後點擊「刪除」。
4. 將出現一個確認對話框，顯示被刪除的郵件數量。點擊「確定」。
📌 結果：所有來自指定寄件者或具有指定主題的郵件都會立即從您的資料夾中刪除，節省大量時間。
方法二的優勢：
- ✅ 即時刪除：只需一次點擊即可移除不需要的郵件（按寄件者或主題）。
- ✅ 精確準確：避免手動方法常見的意外刪除。
- ✅ 適合收件匣清理：輕鬆移除電子報、自動化郵件或不需要的通知。
- ✅ 無需手動選擇：自動查找並刪除所有匹配的郵件，消除人為錯誤的風險。
方法三：使用Outlook的歸檔功能刪除郵件
Outlook的「歸檔」功能通過將較舊的郵件移動到單獨的PST文件中，幫助安全地刪除這些郵件。如果您希望保留備份以防需要稍後檢索郵件，此方法非常理想。
1. 點擊「文件」>「信息」>「工具」>「清理舊項目」以打開歸檔對話框。
2. 在「歸檔」對話框中：
- 1). 選擇「歸檔此資料夾及其所有子資料夾」。
- 2). 選擇應刪除郵件的資料夾。
- 3). 在「歸檔早於」字段中輸入日期，以指定哪些郵件需要歸檔。（提示：將日期設置為明天以刪除所有郵件。）
- 4). 點擊「瀏覽」以選擇存儲位置。
3. 在「打開Outlook數據文件」對話框中，輸入歸檔PST文件的名稱，然後點擊「確定」。
4. 在「歸檔」對話框中點擊「確定」，並確認任何出現的提示。
📌 結果：早於指定日期的郵件會從您的Outlook資料夾中移除，但會安全地保存在計算機上的備份PST文件中。
方法三的優缺點：
- ✅ 安全刪除：郵件被備份，最大限度減少數據丟失的風險。
- ✅ 內建Outlook功能：無需第三方工具。
- ❌ 步驟更多：涉及多個步驟和設置調整。
- ❌ 不即時：處理歸檔需要時間，特別是對於大量的郵件。
您應該使用哪種方法？
這是一個快速比較，幫助您決定哪種方法最適合您的需求：
| 方法 | 適用於 | 易用性 | 速度與效率 |
|---|---|---|---|
| 鍵盤快捷鍵 | 快速刪除少量郵件 | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
| Kutools for Outlook | 按寄件者或主題即時大量刪除 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 歸檔功能 | 帶有備份的大批量舊郵件刪除 | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
最終建議：為了高效且無誤地按寄件者或主題批量刪除郵件，Kutools for Outlook 是您的理想選擇。
示範：在Outlook中按寄件者或主題刪除多封郵件
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