如何僅在 Outlook 中自動封存附件？

作者Kelly修改日期2025-01-09

在 Outlook 中管理郵件時，封存通常會儲存整封郵件（包含所有附件）。然而，許多情況下其實只需封存附件，就能有效節省信箱空間並提升效能。將附件單獨封存不僅有助於整理收件匣，還能確保您快速存取重要檔案。本文將介紹三種高效方法，協助您在 Outlook 中僅封存附件，並特別聚焦於更智能、自動化的解決方案。

從單一封郵件封存附件(手動且基本)

使用超強工具從多封郵件封存附件 👍(高效且批次處理)

使用 Kutools for Outlook 自動封存來自新郵件的附件 👍(完全自動化且推薦)

從單一封郵件封存附件

若您需要從特定郵件中封存附件，Outlook 內建的「儲存全部附件」功能提供了簡單又直接的解決方案。

1. 在郵件檢視中，點選您要封存附件的郵件。在閱讀窗格中點選任一附件以啟用附件工具，然後前往附件 > 儲存全部附件。

「儲存所有附件」按鈕的截圖

2. 在儲存全部附件對話方塊中，點選確定以完成確認。

「儲存所有附件」對話方塊的截圖

3. 當儲存全部附件視窗出現時，請選擇目標資料夾，並點擊確定。

「儲存所有附件」視窗的截圖

現在，該郵件中的所有附件都已成功儲存至指定資料夾。

注意：雖然此方法可讓您將附件儲存至 Outlook 外部，但由於附件仍保留在郵件中且信箱大小未減少，因此並非真正的封存。若要採用更高效的封存解決方案，請考慮接下來兩種方法：從多封郵件封存附件與自動封存來自新郵件的附件。

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自訂規則：可壓縮特定檔案類型（例如.xlsx、.docx）或超過指定大小（例如 600KB）的大型檔案。

「自動壓縮附件」對話方塊的截圖

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使用超強工具從多封郵件封存附件 👍

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步驟 1：選取多封郵件並存取「分離全部」功能

在郵件檢視中，選取包含您要封存附件的郵件，然後點擊 KUTOOLS PLUS > 附件工具 > 分離全部。

「全部分離」按鈕的截圖

注意：按住 Ctrl 可選取多個不相鄰的郵件，或按住 Shift 可選取連續範圍的郵件。

步驟 2：設定分離偏好設定

點擊瀏覽圖示，即可指定附件的儲存資料夾。
（選用）如有需要，可自訂附件的分離樣式。（在此範例中，請保持）按以下樣式拆離附件核取方塊未勾選，以便將所有附件直接分離至目的資料夾。）
（選用）若希望在電子郵件中保留已封存附件的視覺提示，請勾選拆離附件後，郵件仍保留附件圖示選項。
點擊確定以確認。

步驟 3：確認分離動作

「分離全部確認對話方塊」視窗出現後，請按一下是以繼續。

「全部分離」確認對話方塊的截圖

結果

所有附件已成功從所選郵件中分離，並儲存至指定資料夾。

已分離附件的截圖

注意一旦完成歸檔，原始郵件中的附件將被取代為超連結，讓您能輕鬆從新位置存取這些檔案。

原始電子郵件中超連結的截圖

此方法不僅節省時間，還能讓您的信箱保持輕盈有序，特別適合高效處理大量郵件，是比手動操作更受青睞的選擇。

注意：若要使用 Kutools for Outlook 的分離全部工具，首先您必須下載並安裝 Kutools for Outlook。

示範：僅從 Outlook 中的多封郵件封存附件

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使用 Kutools for Outlook 自動封存來自新郵件的附件 👍

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步驟 1：啟用自動拆離功能

按一下 KUTOOLS PLUS > 自動拆離 > 啟用。

「自動分離」功能的截圖

步驟 2：設定自動分離偏好設定

在自動拆離附件對話方塊中，選取自動拆離所有收到的附件選項。
按一下瀏覽圖示，即可選擇分離附件的目標資料夾。
（選用）如有需要，可自訂附件的分離樣式。（在此情況下，請保持）按以下樣式拆離附件核取方塊未勾選，以便將所有附件直接儲存至目標資料夾。)
（選用）若要保留附件圖示的可見性，請勾選拆離附件後，郵件仍保留附件圖示選項。
按一下確定

結果：自動封存附件

啟用後，此功能會自動將所有新附件儲存至指定資料夾，並以超連結取代郵件中的附件。

此方法是最便捷高效的解決方案，無需任何手動介入即可維持信箱整潔，非常適合追求無縫自動化附件管理工作流程的使用者。

注意：若要使用 Kutools for Outlook 的 自動拆離 工具，首先您必須下載並安裝 Kutools for Outlook。

示範：自動封存每封新郵件中的附件

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為 Outlook 中所有資料夾設定自動封存設定

僅在 Outlook 中（自動）封存已完成的任務

在 Outlook 中依年／月／日期封存郵件

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