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如何在Outlook中自動歸檔附件？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-13

在Outlook中管理郵件時，歸檔通常涉及保存整個郵件，包括其附件。然而，在許多情況下，只需要歸檔附件以節省郵箱空間並提升性能。單獨歸檔附件可以幫助您清理收件匣，同時保留對重要文件的快速訪問。本文介紹了三種有效的方法來僅在Outlook中歸檔附件，重點是更高效和自動化的解決方案。

從一封郵件中歸檔附件 （手動和基本）

使用強大的工具從多封郵件中歸檔附件 ?（高效且批量處理 ）

使用 Kutools for Outlook 自動歸檔收到的郵件中的附件 ?（完全自動化且推薦 ）

從一封郵件中歸檔附件

如果您需要從特定郵件中歸檔附件，Outlook 內置的“保存所有附件”功能提供了一個簡單的解決方案。

1. 在郵件檢視中，點擊您要歸檔附件的郵件。在閱讀窗格中點擊任何附件以啟用附件工具，然後轉到附件 > 儲存附件。

shot of the Save All Attachments button

2. 在“ 儲存所有附件”對話框中，點擊確定以確認。

shot of the the Save All Attachments dialog box

3. 當“儲存所有附件”窗口出現時，選擇目標文件夾並點擊確定。

shot of the Save All Attachments window

現在，郵件中的所有附件都已保存到指定的文件夾中。

注意：雖然此方法允許您將附件保存在Outlook之外，但它並未真正進行歸檔，因為附件仍然保留在郵件中，並且郵箱大小並未減少。對於更高效的歸檔解決方案，請考慮接下來的兩種方法：從多封郵件中歸檔附件和自動歸檔收到的郵件中的附件。

? 節省空間，自動壓縮！

厭倦了附件塞滿收件匣嗎？使用 Kutools for Outlook 的 自動壓縮功能，您可以自動壓縮所有收到的郵件附件，或設定自定義規則來自動壓縮特定類型和大小的文件。

  • 壓縮所有附件：只需一鍵即可啟用對所有接收附件的自動壓縮功能。
  • 自定義規則：壓縮特定文件類型（例如 .xlsx、.docx）或超過一定大小（例如 600KB）的大文件。

shot the the Auto compress attachments dialog box

探索更多

使用強大的工具從多封郵件中歸檔附件 ?

手動保存多封郵件中的附件可能既繁瑣又耗時。使用 Kutools for Outlook 的“拆解附件”功能，您可以高效地批量歸檔附件，同時自動將它們從郵件中移除以減少郵箱大小。

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步驟 1：選擇多封郵件並訪問“拆解附件”功能

在郵件檢視中，選擇包含要歸檔附件的郵件。點擊 Kutools Plus > 附件工具 > 拆解附件。

shot of the Detach All button

注意：按住 Ctrl 鍵選擇多封不相鄰的郵件，或按 Shift 鍵選擇一組相鄰的郵件。

步驟 2：設置拆離偏好

  1. 點擊 the folder icon 瀏覽 圖標以指定保存附件的目標文件夾。
  2. （可選）如有必要，自定義附件的拆離樣式。（在此示例中，保持“按以下樣式拆離附件”複選框未勾選，以直接將所有附件拆離至目標文件夾。）
  3. （可選）如果希望在郵件中保留已歸檔附件的視覺指示器，請勾選“拆離附件後，郵件依然保留附件圖示”選項。
  4. 點擊確定以確認。
    shot of the Detach Settings dialog box

步驟 3：確認拆離

“拆解附件”確認對話框出現，點擊是繼續。

shot of the Detach All confirmation dialog box

結果

所有附件現已從所選郵件中拆離並保存到指定的文件夾中。

shot of the detached attachments

注意：一旦歸檔，附件將被原始郵件中的超鏈接取代，讓您可以輕鬆從新位置訪問它們。

shot of the hyperlinks in the original emails

這種方法節省時間，使您的郵箱保持輕便和整潔。它是高效處理大量郵件的理想選擇，比手動方法更受青睞。

注意： 要應用 Kutools for Outlook 的“拆解附件” 實用程序，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

演示：僅從多封郵件中歸檔附件

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Save attachments in multiple emails

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使用 Kutools for Outlook 自動歸檔收到的郵件中的附件 ?

對於接收大量帶有附件郵件的用戶來說，自動化歸檔過程是一個改變遊戲規則的功能。 Kutools for Outlook 的“自動拆離”功能自動完成此任務，在附件到達時保存它們並將它們替換為郵件中的超鏈接。

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步驟 1：啟用“自動拆離”功能

點擊 Kutools Plus > 自動拆離 > 啟用。

shot of the Auto Detach feature

步驟 2：設置自動拆離偏好

  1. 在“自動拆離附件”對話框中，選擇“自動拆離所有收到的附件”選項。
  2. 點擊 the folder icon 瀏覽 圖標以選擇拆離附件的目標文件夾。
  3. （可選）如有必要，自定義附件的拆離樣式。（在此情況下，保持“按以下樣式拆離附件”複選框未勾選，以直接將所有附件保存到目標文件夾中。）
  4. （可選）勾選“拆離附件後，郵件依然保留附件圖示”選項以保持附件圖標可見。
  5. 點擊確定
    shot of the Auto Detach Attachments dialog box

結果：自動歸檔附件

一旦啟用，此功能將自動將所有收到的附件保存到指定的文件夾中，並將它們替換為郵件中的超鏈接。

這種方法是最方便且高效的解決方案。它不需要手動干預，同時保持郵箱無雜亂。對於那些希望擁有無縫且自動化的工作流程來管理郵件附件的人來說，這是理想之選。

注意： 要應用 Kutools for Outlook 的“自動拆離” 實用程序，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

演示：自動歸檔每封收到的郵件中的附件

在這段視頻中發現 Kutools / Kutools Plus 標籤，由 Kutools for Outlook 新增。現在，包括 AI 功能在內的大多數功能都是免費的！專業版功能提供 30 天的無限制試用期！

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