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Kutools for Office — 一套工具,五種功能。完成更多工作。

在Outlook中以秒為單位延遲所有發出的郵件

Author Sun Last modified

有時候,在Outlook中,您可能在點擊「發送」後立即後悔發送了一封郵件。也許您注意到郵件內容中有錯誤,或者意識到忘記附上文件。此時,通常無法阻止郵件的發送。現在,Kutools for Outlook 提供了一個功能來幫助您:延遲郵件。當您啟用此功能時,所有發出的郵件都將延遲 5-60 秒(由您設定的持續時間)。在此期間,您可以審閱郵件,選擇停止發送或立即發送。

延遲郵件功能的應用

如何使用延遲郵件功能

Delay sending

延遲郵件功能的應用

 

在許多情況下,Outlook 中的延遲郵件功能被證明是無價的。以下是為什麼它是必不可少的以及如何有效使用它的原因:

避免錯誤

通常,您可能會在點擊「發送」後立即意識到郵件中的錯誤或忘記附加文件。延遲郵件功能為您提供了額外的時間來檢查和糾正任何錯誤,確保您的郵件準確且完整。

時間安排

當您的收件人處於不同的時區時,在他們的工作時間內安排郵件發送可以增加郵件被及時閱讀和回覆的可能性。延遲郵件功能讓您可以無縫管理這一點。

冷靜下來

處理敏感或情緒化話題有時會導致衝動發送郵件。通過延遲郵件,您可以有時間重新評估您的信息,並確保它保持專業和禮貌的語氣。

防止過度負荷

如果您需要發送多封郵件,延遲郵件功能可以幫助錯開發送時間。這可以防止收件人一次收到大量郵件,提升他們的整體閱讀體驗。


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如何使用延遲郵件功能

 

🔵 啟用延遲郵件功能

  1. 安裝 Kutools for Outlook 後,點擊「Kutools」標籤,並在「郵件」組中選擇「延遲郵件」。
    Delay Email option on the ribbon
  2. 然後會彈出一個對話框讓您確認啟用,點擊「確定」。
    A prompt box of the Delay Email feature

從現在開始,所有發出的郵件將在指定的延遲後發送。

每次點擊「發送」按鈕後,您將看到一個「提示」出現。

Delay sending email prompt

  • 如果您想立即發送郵件,點擊「立即發送」按鈕,郵件將立即發送。
  • 如果您選擇「撤銷」按鈕,郵件的發送將被取消並返回到郵件編輯窗口進行進一步編輯。
  • 如果您希望繼續延遲發送,點擊「我知道了」按鈕。

在發送之前,所有郵件都將列在發件箱中。

Outbox

🔵 設置延遲時間

默認情況下,當您首次安裝 Kutools for Outlook 時,延遲郵件功能已啟用,默認延遲時間為10秒。

要更改延遲時間,請導航到「Kutools」標籤,點擊「延遲郵件」按鈕旁邊的箭頭,並選擇「修改延遲發送時間」。

Modify Delay Send Time option on the ribbon

在彈出的對話框中,勾選所需的時間,並點擊「確定」完成設置。

Delay Time Settings dialog

這就是使用 Kutools for Outlook 的延遲郵件功能的逐步指南和說明。

如果您感興趣,可以點擊下載並試用。

如果您有任何問題,請隨時在下面的評論部分留言。

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