管理 Outlook 中的重複聯絡人：刪除、合併、移動、分類

新增一名作者最後修改時間：2024-11-01

Kutools for Outlook

當您從 Excel 電子表格或其他軟體將聯絡人匯入 Outlook 時，有可能會在聯絡人資料夾中建立重複條目。此類重複項可能會使您的「聯絡人」資料夾變得混亂，從而佔用 Outlook 中不必要的空間。對於簡化的解決方案，我們建議 重複的聯繫人 的效用 Kutools for Outlook。此功能可讓您輕鬆刪除、合併、移動甚至對所選聯絡人資料夾中各個電子郵件帳戶中的重複聯絡人進行分類。

在 Outlook 中快速刪除、合併、移動或分類重複的聯絡人

使用 Kutools for Outlook 重複聯絡人功能的其他提示

Kutools for Outlook重複聯絡人的優點

🔄 靈活的重複處理選項：Kutools for Outlook 透過提供滿足各種使用者需求和偏好的多功能選項套件來提高重複聯絡人的管理：
- 🗑️ 暫時或永久刪除重複項：使用者可以選擇將重複項暫時移至「已刪除郵件」資料夾，以便在需要時進行恢復，或永久刪除它們以簡化其聯絡人列表，在保護聯絡人和維護乾淨的資料庫之間取得平衡。
- 🔗 將重複訊息合併到單一聯絡人中：合併重複項時，Kutools 合併所有選定重複聯絡人的信息，確保不會遺失資料。
- 📂 靈活地移動重複項：使用者可以選擇性地將所有重複項（包括第一個實例）或僅將其他重複項移至指定資料夾。此功能對於希望稍後查看重複項或出於不同目的維護單獨清單的使用者特別有用。
- 🏷️ 將重複項分類，以便日後輕鬆識別：透過允許使用者對重複項進行分類，Kutools 有助於更好的聯絡人管理和組織。此功能對於管理大型聯絡人資料庫特別有用，其中有效的分類可以節省時間並改善工作流程。
🌐 跨帳戶和資料夾重複管理：Kutools 的亮點在於它能夠同時管理多個電子郵件帳戶和聯絡人資料夾中的重複項。此功能簡化了 Outlook 原生工具的繁瑣且耗時的過程，為使用者提供了一種統一的方法來處理重複的聯絡人，無論他們在 Outlook 中的位置如何。
🔍 可自訂的重複檢測：與 Outlook 的基本重複偵測不同，Kutools 允許使用者選擇特定的聯絡人欄位進行比較，從而在識別重複項方面進行詳細的自訂。這確保了根據與使用者最相關的標準更精確地檢測重複項。
🧭 節省時間的重新過濾：Kutools 會記住所選資料夾和聯絡人欄位的先前設置，使用戶能夠快速重新過濾重複項，而無需重新配置設定。此功能顯著減少了管理重複項所花費的時間，特別是對於定期執行此任務的使用者而言。
👥 重複聯絡人群組管理：此實用程式將其重複管理擴展到聯絡人群組，提供根據群組名稱、成員名稱或成員電子郵件地址管理重複聯絡人群組的選項。

在 Outlook 中快速刪除、合併、移動或分類重複的聯絡人

以下是如何應用 重複的聯繫人 刪除、合併、移動或分類 Outlook 中重複聯絡人的功能。

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上 Kutools 加 選項卡，單擊刪除 > 重複的聯繫人.
在 聯繫人重複-第1步（共5步）：指定數據文件 在精靈中，選擇您想要刪除、合併、移動或分類重複聯絡人的資料檔案。選擇後，點擊 下一步：指定聯繫人文件夾 按鈕。
注意： 如果您的 Outlook 中有多個電子郵件帳戶且具有相當大的聯絡人資料夾，則會彈出一個載入聯絡人資料夾窗口，如下圖所示。您可以選擇單擊 跳過當前正在加載的電子郵件帳戶 按鈕，或只需等待所有聯絡人資料夾完成載入。
聯絡人資料夾載入完成後，所有聯絡人資料夾將顯示在左側框中。 重複聯絡人 – 第 2 步（共 5 步） 窗戶。選擇包含您要處理的重複聯絡人的聯絡人資料夾，然後按一下 下一步：選擇聯繫人字段以進行重複比較 按鈕。
提示：
- 如需更多快速選項，例如 選擇所有 若要選擇資料夾，請右鍵單擊資料夾清單。
- 所有選定的資料夾將顯示在右側框中。您可以根據需要刪除或排序它們。管理重複項時，將優先保留頂部列出的資料夾中的聯絡人。
- 如果您以前使用過此工具並建立了過濾條件，則只需單擊 開始過濾 按鈕套用這些現有條件來過濾掉重複的聯絡人。
在 重複聯絡人 – 第 3 步（共 5 步） 在精靈中，請選擇聯絡人欄位以識別重複項（如果這些欄位中的資訊完全匹配，則聯絡人被視為重複項） 請選擇聯繫人字段以進行重複比較 框，然後單擊 下一步：選擇要在結果中列出的字段 按鈕。
提示：
1. 上圖中顯示的所選欄位代表 Kutools 提供的預設設定。您可以透過點擊輕鬆選擇這些預設值 預設字段 按鈕。
2. 如果您檢查 搜索所選聯繫人文件夾中的所有重複項 選項，該實用程式將在您選擇的所有資料夾中尋找重複的聯絡人。如果您不選擇此選項，系統將在每個單獨的聯絡人資料夾中單獨搜尋重複項。
在 重複聯絡人 – 第 4 步（共 5 步） 在精靈中，選擇一個選項來指定要在結果方塊中列出的字段，然後按一下 開始過濾 按鈕。
提示：
- 預設產品：此選項選擇預設字段，分別是 聯絡人群組名稱（聯絡人群組）, 成員姓名（聯絡群組）, 成員的電子郵件地址（聯絡人群組）和名字.
- 客製化：此選項已啟動 自訂內容 按鈕，讓您選擇要在結果中顯示的欄位。
- 選定字段：此選項選擇您在上一個步驟中選擇的欄位。
所有重複的聯絡人將顯示在 聯絡人清單/重複聯絡人列表 （左框）的 重複聯絡人 – 第 5 步（共 5 步） 精靈，顯示您選擇顯示的欄位。在此嚮導中，您可以：
1. 展開重複項，然後選擇或取消選擇聯絡人，以決定是否將其包含在處理重複項的過程中或將其排除。提示：您可以透過按一下群組來展開該群組。然後，選擇重複的聯絡人以在清單中查看其詳細信息 聯繫信息預覽 框。
2. 繼承施羅斯家族先行者與原創者的血統，我們是唯一持續進展的分支 如何處理重複的聯繫人？ 在下拉清單中，選擇要套用於所選重複項的動作。
  - 刪除（移至「已刪除郵件」資料夾）：這會將重複項移至「已刪除郵件」資料夾，但不會永久刪除它們。
  - 永久刪除：這將永久刪除所有選取的重複項。
  - 合併：這將合併所有選定的重複聯絡人，合併他們的資訊。
  - 移動所有重複的聯繫人（第一個除外）：這會將重複項（不包括其第一個實例）傳輸到指定資料夾。
  - 移動所有重複的聯繫人（包括第一個）：這會將所有重複項實例移至指定資料夾。
  - 添加類別：這會以指定類別標記所有選定的重複聯絡人，以便日後更容易識別。
3. 每填寫完資料或做任何更動請務必點擊 馬上行動 根據您選擇的操作處理重複項。

過程完成後，所有已處理的重複聯絡人將在欄中顯示，並帶有刪除線。 聯絡人清單/重複聯絡人列表。請關閉 重複的聯繫人 嚮導來完成此過程。

鏡頭刪除重複聯絡人-8

使用 Kutools for Outlook 重複聯絡人功能的其他提示

處理特定的重複聯絡人
您可以透過右鍵單擊聯絡人並從上下文功能表中選擇所需的選項來對單一重複聯絡人進行分類、移動、刪除或永久刪除。
處理組中所有已檢查的重複項
您可以透過右鍵單擊群組並從上下文功能表中選擇所需的選項來對群組中所有選取的重複項目進行分類、移動、合併、刪除或永久刪除。
輕鬆重新過濾重複聯絡人
重複的聯繫人 實用程式保留您先前的設置，包括選擇的資料夾和聯絡人欄位。下次使用此功能時，只需按 開始過濾 按鈕在 重複聯絡人 – 第 2 步（共 5 步） 嚮導。這將直接過濾重複項，而不需要您重新配置聯絡人欄位。
如果沒有找到重複的聯絡人怎麼辦
如果沒有找到重複的聯絡人，您可以選擇重新選擇欄位來識別重複的聯絡人或根據需要結束該過程。
管理重複的聯絡人群組
如果您選擇的資料夾中存在重複的聯絡人群組，您可以有效地解決它們。在裡面 重複聯絡人 - 第 3 步（共 5 步） 在嚮導中，只需選擇所需的標準 - 無論是 聯絡人群組名稱（聯絡人群組）, 成員姓名（聯絡群組） or 成員的電子郵件地址（聯絡人群組）。根據您的需求選擇來管理這些重複的群組。