管理Outlook中的重複聯絡人：刪除、合併、移動、分類

Author: Siluvia Last Modified: 2025-08-06

Kutools for Outlook

當您從Excel電子表格或其他軟體將聯絡人匯入Outlook時，可能會在您的聯絡人資料夾中創建重複的條目。這樣的重複項會使您的聯絡人資料夾變得混亂，並佔用Outlook中不必要的空間。為了解決這個問題，我們推薦使用Kutools for Outlook的重複聯絡人工具。此功能讓您能夠輕鬆刪除、合併、移動，甚至跨多個電子郵件帳戶對選定的聯絡人資料夾進行分類處理重複聯絡人。

快速刪除、合併、移動或分類Outlook中的重複聯絡人

使用Kutools for Outlook的重複聯絡人功能的額外提示

Kutools for Outlook的重複聯絡人優勢

🔄 靈活的重複處理選項：Kutools for Outlook通過提供一套多功能的選項來提升重複聯絡人的管理，滿足不同用戶的需求和偏好：
- 🗑️ 臨時或永久刪除重複項：用戶可以選擇將重複項臨時移動到「已刪除郵件」資料夾，以便需要時恢復，或者永久刪除它們以簡化聯絡人列表，在保護聯絡人的同時保持數據庫的整潔。
- 🔗 將重複項的信息合併到單一聯絡人中：在合併重複項時，Kutools會將所有選定的重複聯絡人的信息合併在一起，確保不會丟失任何數據。
- 📂 靈活地移動重複項：用戶可以選擇性地移動所有重複項，包括第一個實例，或僅移動額外的重複項到指定的資料夾。此功能對於希望稍後審閱重複項或為不同目的維持不同列表的用戶特別有用。
- 🏷️ 分類重複項以便日後容易識別：通過允許用戶分類重複項，Kutools促進了更好的聯絡人管理和組織。此功能對於管理大型聯絡人數據庫特別有用，高效的分類可以節省時間並改善工作流程。
🌐 跨帳戶和資料夾的重複管理：Kutools在同時管理多個電子郵件帳戶和聯絡人資料夾中的重複項方面表現出色。這一能力簡化了原本使用Outlook原生工具時繁瑣且耗時的過程，為用戶提供了一種統一的方法來處理Outlook內任何位置的重複聯絡人。
🔍 可自定義的重複檢測：與Outlook的基本重複檢測不同，Kutools允許詳細定制，讓用戶選擇特定的聯絡人欄位進行比較，從而根據最相關的標準精確檢測重複項。
🧭 省時的重新篩選：Kutools記住先前選擇的資料夾和聯絡人欄位設置，使用戶能夠快速重新篩選重複項，而無需重新配置設置。此功能顯著減少了管理重複項所需的時間，特別是對於經常執行此任務的用戶而言。
👥 重複聯絡人群組管理：該工具將其重複管理擴展到聯絡人群組，提供基於群組名稱、成員名稱或成員電子郵件地址管理重複聯絡人群組的選項。

快速刪除、合併、移動或分類Outlook中的重複聯絡人

以下是應用重複聯絡人功能刪除、合併、移動或分類Outlook中的重複聯絡人的方法。

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在Kutools Plus標籤上，點擊刪除 > 重複聯絡人。
在 重複聯絡人 - 第一步（共五步）：指定數據文件 嚮導中，選擇您希望刪除、合併、移動或分類重複聯絡人的數據文件。選擇完成後，點擊 下一步：指定聯絡人資料夾 按鈕。
注意：如果您在Outlook中有許多電子郵件帳戶並且聯絡人資料夾較大，加載聯絡人資料夾時會彈出一個窗口，如下圖所示。您可以選擇點擊跳過當前正在加載的郵箱按鈕，或者等待所有聯絡人資料夾完成加載。
聯絡人資料夾加載完成後，所有的聯絡人資料夾將顯示在 重複聯絡人 – 第二步（共五步） 窗口的左側框中。選擇包含要處理的重複聯絡人的聯絡人資料夾，然後點擊 下一步：選擇用於重複比較的聯絡人欄位 按鈕。
提示：
- 如需更多快速選項，例如全選資料夾，請右鍵點擊資料夾列表。
- 所有選定的資料夾將出現在右側框中，您可以根據需要刪除或排序它們。在管理重複項時，位於列表頂部的資料夾中的聯絡人將被優先保留。
- 如果您之前使用過此工具並建立了篩選條件，只需點擊開始篩選按鈕即可應用這些現有的條件來篩選重複聯絡人。
在 重複聯絡人 – 第三步（共五步） 嚮導中，請選擇用於識別重複項的聯絡人欄位（如果這些欄位中的信息完全匹配，則視為重複聯絡人），在 請選擇用於重複比較的聯絡人欄位 框中選擇，然後點擊 下一步：選擇要在結果中列出的欄位 按鈕。
提示：
1. 上面圖片中顯示的選定欄位代表Kutools提供的默認設置。您可以通過點擊默認欄位按鈕輕鬆選擇這些默認值。
2. 如果您勾選了在所有選定的聯絡人資料夾中搜索所有重複項選項，該工具將在您選擇的所有資料夾中查找重複聯絡人。如果不選擇此選項，則會在每個單獨的聯絡人資料夾中分別搜索重複項。
在 重複聯絡人 – 第四步（共五步） 嚮導中，選擇一個選項來指定要在結果框中列出的欄位，然後點擊 開始篩選 按鈕。
提示：
- 默認：此選項選擇預設欄位，即聯絡人群組名稱（聯絡人群組）、成員名稱（聯絡人群組）、成員的電子郵件地址（聯絡人群組）和全名。
- 自定義：此選項激活自定義內容按鈕，允許您選擇要在結果中顯示的欄位。
- 所選欄位：此選項選擇您在上一步中選擇的欄位。
所有重複的聯絡人將出現在 聯絡人列表/重複聯絡人列表 （左框）的 重複聯絡人 – 第五步（共五步） 嚮導中，顯示您選擇要顯示的欄位。在此嚮導中，您可以：
1. 展開重複項，並選擇或取消選擇某個聯絡人，以決定是否將其包含在處理重複項的過程中。提示：您可以通過點擊來展開一個群組。然後，選擇一個重複聯絡人以在聯絡人資訊預覽框中查看其詳細信息。
2. 從 如何處理重複聯絡人？ 下拉列表中，選擇一個操作應用於選定的重複項。
  - 刪除（移動到「已刪除郵件」資料夾）：這將把重複項移動到已刪除郵件資料夾，而不永久刪除它們。
  - 永久刪除：這將永久刪除所有選定的重複項。
  - 合併：這將合併所有選定的重複聯絡人，整合他們的信息。
  - 移動所有重複聯絡人（除了第一個）：這將轉移重複項，排除它們的第一個實例，到指定的資料夾。
  - 移動所有重複聯絡人（包括第一個）：這將移動所有重複項到指定的資料夾。
  - 添加分類：這將為所有選定的重複聯絡人標記指定的分類，以便日後更容易識別。
3. 點擊立即應用以根據您選擇的操作處理重複項。

處理完成後，所有處理過的重複聯絡人將在聯絡人列表/重複聯絡人列表中以刪除線顯示。請關閉重複聯絡人嚮導以完成該過程。

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使用Kutools for Outlook的重複聯絡人功能的額外提示

處理特定的重複聯絡人
您可通過右鍵點擊聯絡人並從上下文菜單中選擇所需的選項來分類、移動、刪除或永久刪除單個重複聯絡人。
處理群組中所有已選的重複項
您可通過右鍵點擊群組並從上下文菜單中選擇所需的選項來分類、移動、合併、刪除或永久刪除群組中所有已選的重複項。
輕鬆重新篩選重複聯絡人
重複聯絡人工具保留您之前的設置，包括選擇的資料夾和聯絡人欄位。下次使用此功能時，只需在 重複聯絡人 – 第二步（共五步）嚮導中按下開始篩選按鈕。這將直接篩選重複項，而無需重新配置聯絡人欄位。
如果未找到重複聯絡人怎麼辦
如果未找到重複聯絡人，您可以選擇重新選擇用於識別重複項的欄位或根據需要結束該過程。
管理重複聯絡人群組
如果在您選擇的資料夾中有重複的聯絡人群組，您可以高效地處理它們。在重複聯絡人 - 第三步（共五步）嚮導中，只需選擇所需的條件——無論是聯絡人群組名稱（聯絡人群組）、成員名稱（聯絡人群組）還是成員的電子郵件地址（聯絡人群組）。根據您的需求選擇以管理這些重複群組。