在 Outlook 中管理重複的聯絡人：刪除、合併、移動、分類
Kutools for Outlook
當您從 Excel 試算表或其他軟體匯入聯絡人到 Outlook 時，可能會在您的聯絡人資料夾中建立重複的項目。這樣的重複項會使您的聯絡人資料夾變得混亂，並浪費不必要的空間。為了解決這個問題，我們推薦使用 Kutools for Outlook 的 重複聯絡人 工具。此功能讓您能夠輕鬆地刪除、合併、移動，甚至對不同電子郵件帳戶中的選定聯絡人資料夾內的重複聯絡人進行分類。
Kutools for Outlook 的重複聯絡人優勢
- 🔄 靈活的重複處理選項：Kutools for Outlook 提供了多功能的操作選項，以滿足用戶的不同需求和偏好，提升了重複聯絡人的管理能力：
- 🗑️ 暫時或永久刪除重複項：用戶可以選擇將重複項暫時移到「已刪除郵件」資料夾，以便需要時恢復，或者永久刪除它們以清理聯絡人列表，在保護聯絡人與保持數據庫清潔之間取得平衡。
- 🔗 合併重複項的信息到單一聯絡人中：當合併重複項時，Kutools 會合併所有選定重複聯絡人的信息，確保沒有數據丟失。
- 📂 灵活移动重复项：用户可以选择性地移动所有重复项（包括第一个实例）或将仅额外的重复项移动到指定文件夹。这一功能对于希望稍后查看重复项或为不同目的维护独立列表的用户特别有用。
- 🏷️ 分类重复项以便日后识别：通过允许用户对重复项进行分类，Kutools 改善了联系人管理与组织。这一功能对于管理大型联系人数据库尤其有用，因为高效的分类可以节省时间并提高工作效率。
- 🌐 跨账户及文件夹重复管理：Kutools 在同时管理多个电子邮件账户和联系人文件夹重复项的能力上表现出色。这项功能简化了原本用Outlook自带工具处理起来繁琐且耗时的过程，为用户提供了一种统一的方法来解决无论位于Outlook何处的重复联系人问题。
- 🔍 可定制的重复检测：不同于Outlook基本的重复检测，Kutools允许详细定制识别重复项的方式，让用户选择特定的联系人字段进行比较。这确保了基于最相关于用户的条件进行更精确的重复检测。
- 🧭 节省时间的重新过滤：Kutools会记住之前为所选文件夹和联系人字段设置的参数，使用户能快速重新过滤重复项而无需重新配置设置。这一功能显著减少了管理重复项所需的时间，特别是对于经常执行此任务的用户而言。
- 👥 重复联系人群组管理：该工具将其重复管理扩展到联系人群组，提供基于群组名称、成员名称或成员电子邮件地址管理重复联系人群组的选项。
快速删除、合并、移动或分类Outlook中的重复联系人
以下是应用重复联系人功能删除、合并、移动或分类Outlook中重复联系人的方法。
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- 在Kutools Plus标签页上，点击“删除”组中的重复联系人。
- 在 重复联系人 - 第1步（共5步）：指定数据文件 向导中，选择您希望删除、合并、移动或分类重复联系人的数据文件。选择完成后，点击 下一步：指定联系人文件夹 按钮。
注意：如果您在Outlook中有多个电子邮件帐户并且有大量联系人文件夹，将会弹出一个加载联系人文件夹窗口，如下面截图所示。您可以选择单击跳过当前正在加载的电子邮件帐户按钮，或者只需等待所有联系人文件夹完成加载即可。
- 一旦联系人文件夹加载完成，所有的联系人文件夹都会显示在 重复联系人 - 第2步（共5步） 窗口左侧的方框中。选择包含您希望处理的重复联系人的联系人文件夹，然后点击 下一步：选择用于重复比较的联系人字段 按钮。
提示：- 对于更多快速选项，比如全选文件夹，请右键单击文件夹列表。
- 所有选定的文件夹将出现在右侧的方框中。您可以根据需要删除或排序它们。在管理重复项时，来自列表顶部文件夹的联系人将优先保留。
- 如果您之前使用过这个工具并建立了过滤条件，您可以简单地点击开始过滤按钮，应用这些现有条件来过滤出重复的联系人。
- 在 重复联系人 - 第3步（共5步） 向导中，请选择用于识别重复项的联系人字段（如果这些字段中的信息完全匹配，则认为是重复联系人），在 请选择用于重复比较的联系人字段 框中，然后点击 下一步：选择要在结果中列出的字段 按钮。
提示：- 上图中显示的选定字段代表Kutools提供的默认设置。您可以通过点击默认字段按钮轻松选择这些默认值。
- 如果您勾选在所选联系人文件夹中搜索所有重复项选项，该工具将在您选择的所有文件夹中查找重复联系人。如果不选择此选项，重复项将在每个单独的联系人文件夹内分别搜索。
- 在 重复联系人 - 第4步（共5步） 向导中，选择一个选项以指定要在结果框中列出的字段，然后点击 开始过滤 按钮。
提示：- 默认：此选项选择预设字段，即联系人群组名称（联系人群组）、成员名称（联系人群组）、成员的电子邮件地址（联系人群组）和全名。
- 自定义：此选项激活自定义内容按钮，允许您选择要在结果中显示的字段。
- 所选字段：此选项选择您在上一步中选择的字段。
- 所有重复的联系人都会出现在 联系人列表/重复联系人列表 （左方框）的 重复联系人 - 第5步（共5步） 向导中，显示您选择要显示的字段。在此向导中，您可以：
- 展开重复项，并选择或取消选择一个联系人，以决定是否将其包含或排除在处理重复项的过程中。提示：您可以通过单击群组来展开它。然后，选择一个重复的联系人以在联系人信息预览框中查看其详细信息。
- 从 如何处理重复联系人？ 下拉列表中，选择一个操作应用于所选的重复项。
- 删除（移动到“已删除邮件”文件夹）：这会将重复项移动到已删除邮件文件夹，而不是永久删除它们。
- 永久删除：这将永久删除所有选定的重复项。
- 合并：这将合并所有选定的重复联系人，整合其信息。
- 移动所有重复联系人（除了第一个实例）：这会将重复项（不包括第一次出现的实例）转移到指定的文件夹。
- 移动所有重复联系人（包括第一个实例）：这会将所有重复项的实例移动到指定的文件夹。
- 添加类别：这会为所有选定的重复联系人标记指定的类别，以便日后更容易识别。
- 点击立即应用以根据您选择的操作处理重复项。
处理完成后，所有已处理的重复联系人将显示在联系人列表/重复联系人列表中，并带有删除线。请关闭重复联系人向导以完成过程。
使用Kutools for Outlook的重复联系人功能的其他技巧
- 处理特定的重复联系人 您可以通过右键单击联系人并从上下文菜单中选择所需的选项来分类、移动、删除或永久删除单个重复联系人。
- 处理所有已检查的重复项的组 您可以通过右键单击组并从上下文菜单中选择所需的选项来分类、移动、合并、删除或永久删除组中所有已检查的重复项。
- 轻松重新过滤重复联系人 重复联系人工具保留您的先前设置，包括选择的文件夹和联系人字段。下次使用此功能时，只需按重复联系人 - 第2步（共5步）向导中的开始过滤按钮。这将直接过滤重复项，而无需重新配置联系人字段。
- 如果没有找到重复联系人怎么办 如果没有找到重复联系人，您可以选择重新选择用于识别重复项的字段或根据需要结束流程。
- 管理重复联系人群组如果在您选择的文件夹中有重复的联系人群组，您可以有效地处理它们。在重复联系人 - 第3步（共5步）向导中，只需选择所需的条件——无论是联系人群组名称（联系人群组）、成员名称（联系人群组）还是成员的电子邮件地址（联系人群组）。根据您的需求选择以管理这些重复的群组。
演示：在Outlook中删除或移动重复联系人
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