輕鬆撰寫郵件：善用 Outlook 中的 AI 工具

撰寫電子郵件往往耗時，尤其在追求專業語氣或需要快速回覆時更是如此。幸運的是，AI 驅動的工具正讓郵件撰寫變得前所未有的簡單。本指南將為您介紹三種主要方法，協助您在 Outlook 中善用 AI，輕鬆精簡郵件任務。

使用 Outlook 內建 AI 功能（僅限 365 訂閱者使用 Copilot）

使用 Kutools for Outlook 的 AI 撰寫功能

使用第三方 AI 工具（ChatGPT、Grammarly）

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使用 Outlook 內建 AI 功能（僅限 365 訂閱者使用 Copilot）

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Outlook 內建 AI 功能（如 Copilot），助您輕鬆草擬郵件，但僅限 Microsoft 365 訂閱用戶使用，並需額外付費。

使用步驟：

步驟 1. 開啟 Outlook，並在撰寫郵件視窗中開始撰寫新郵件。

步驟 2. 點擊 Copilot 選項卡，然後選取「使用 Copilot 草擬」。

步驟 3. 在「使用 Copilot 草擬」文字方塊中，簡要描述您希望撰寫的郵件內容（例如：「草擬一封向客戶追蹤專案進度的後續郵件」），然後點擊「產生」按鈕。

步驟 4. 檢閱 AI 生成的草稿並進行必要編輯：若內容符合需求，請點擊「保留」按鈕；若不符合，請點擊「重試」按鈕以產生全新草稿。

步驟 5. 寄出郵件。

功能特色

• ✅ 無需安裝額外外掛程式。
• ✅操作簡便，並與 Outlook 無縫整合。
• 僅限 Microsoft 365 訂閱用戶使用。
• ❌ 可能需企業授權，導致使用門檻較高。
• ❌ 需額外支付每月訂閱費用。

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使用 Kutools for Outlook 的 AI 撰寫功能

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Kutools for Outlook 是一款強大的外掛程式，內建 AI 撰寫功能，助您快速高效地起草郵件。

使用步驟：

步驟 1. 安裝 Kutools for Outlook，啟動應用程式，並開啟郵件撰寫視窗。

步驟 2. 切換至「KUTOOLS AI」選項卡，點擊「AI」，即可啟用 KUTOOLS AI 窗格。

步驟 3. 在 Kutools 功能窗格中，切換至「撰寫」分頁，並輸入您的郵件需求。

1. 從超過 40 種支援的語言選項中，挑選您最偏好的慣用語言。

2. 選擇您偏好的電子郵件風格，例如正式、隨性或詳盡。

3. 輸入郵件重點內容，然後點擊「產生」按鈕。

步驟 4. 檢閱 AI 生成的草稿：若內容符合需求，請點擊「插入」按鈕，立即套用至郵件；若不符合，請點擊「產生」按鈕重新生成，直到獲得滿意結果為止。

選項

多語言支援：輕鬆以不同語言撰寫郵件！

郵件風格選擇：從正式、隨性或自訂風格中挑選，打造最適合您的溝通語氣！

自訂風格：定義專屬於您的郵件語氣與偏好！點擊「技能庫管理」按鈕，進入「撰寫」分頁，立即自訂角色、指令與選項。

功能特色

• ✅支援多種語言與郵件風格。
• ✅ 風格完全可自訂。
• ✅ 只需提供您的 OpenAI API 密鑰，即可免費使用。
• ❌ 無需安裝額外的外掛程式。

其他適用於郵件撰寫的 AI 功能

Kutools 還提供以下功能：

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使用第三方 AI 工具（ChatGPT、Grammarly）

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眾多第三方 AI 工具透過瀏覽器擴充功能或獨立應用程式，無縫整合 Outlook，助您輕鬆提升郵件效率。像是 ChatGPT 與 GrammarlyGO 等工具，能強力協助您生成並優化郵件內容。

使用步驟：

範例：ChatGPT

步驟 1. 在瀏覽器或應用程式中開啟 ChatGPT。

步驟 2. 輸入提示，清楚描述您所需的郵件內容（例如：「草擬一封關於會議的專業郵件以進行後續追蹤」），然後點擊「傳送」按鈕。

ChatGPT 將自動為您生成內容。

步驟 3. 複製產生的草稿，並貼上至 Outlook。

功能特色

• ✅高度靈活，支援多種語言與風格。
• ✅獨立於 Outlook 運作，跨平台使用更靈活。
• ❌ 需在不同應用程式間來回切換。
• 將郵件內容分享給第三方工具時，可能引發資料隱私疑慮。

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結論

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AI 工具能大幅提高您的郵件撰寫效率，無論是使用 Outlook 內建功能、第三方工具，還是像 Kutools for Outlook 這類專用外掛程式皆然。雖然內建功能對 Microsoft 365 訂閱用戶來說相當便利，但 Kutools for Outlook 為所有使用者提供更易取得且高度客製化的解決方案。

準備好精簡您的郵件工作流程了嗎？立即下載 Kutools for Outlook，體驗 AI 驅動郵件撰寫的強大功能！