輕鬆撰寫郵件：在Outlook中利用AI工具
撰寫電子郵件可能非常耗時，特別是在追求專業語氣或快速撰寫回覆時。幸運的是，AI驅動的工具讓郵件撰寫變得比以往更加容易。在本指南中，我們將探討三種主要方法，幫助您利用Outlook中的AI來簡化郵件任務。
使用Outlook內建的AI功能（Copilot僅限365訂閱用戶）
使用Outlook內建的AI功能（Copilot僅限365訂閱用戶）
Outlook提供了內建的AI功能，例如Copilot，可協助郵件草稿撰寫。然而，這些功能僅限於Microsoft 365訂閱用戶，並且需要額外付費。
操作步驟：
第1步. 打開Outlook並在撰寫郵件窗口中開始編寫新郵件。
第2步. 點擊Copilot選項卡，然後點擊“使用Copilot撰寫”。
第3步. 在“使用Copilot撰寫”文本框中，提供郵件內容的簡要描述（例如，“起草一封跟進客戶的項目更新郵件”），然後點擊生成按鈕。
第4步. 檢查AI生成的草稿並進行必要的編輯。如果對內容滿意，點擊保留按鈕；如果不滿意，點擊重試按鈕以生成新的草稿。
第5步. 發送郵件。
功能
- ✅無需安裝額外插件。
- ✅簡單且與Outlook集成。
- ❌僅限Microsoft 365訂閱用戶使用。
- ❌可能需要企業授權，進入門檻較高。
- ❌額外的月度訂閱費用。
使用Kutools for Outlook的AI撰寫功能
Kutools for Outlook是一款強大的插件，包含AI撰寫功能，旨在幫助用戶快速高效地撰寫郵件。
操作步驟：
第1步. 安裝Kutools for Outlook，啟動應用程序並打開郵件撰寫窗口。
第2步. 轉到Kutools AI選項卡，點擊AI，啟動Kutools AI窗格。
第3步. 在Kutools窗格中，轉到撰寫選項卡並輸入您的郵件需求。
從超過40種支持的語言中選擇您偏好的語言。
選擇郵件風格，如正式、隨意或詳細。
輸入郵件的重點內容，然後點擊生成按鈕。
第4步. 檢查AI生成的草稿。如果對內容滿意，點擊插入按鈕直接應用到郵件中；如果不滿意，點擊生成按鈕創建新草稿，直到達到理想效果。
選項
多語言支持：用不同語言撰寫郵件。
郵件風格選擇：選擇正式、隨意或自定義風格。
自定義風格：定義郵件語氣和偏好。點擊技能庫管理按鈕，轉到撰寫選項卡，並自定義角色、命令和選項。
功能
- ✅支持多語言和郵件風格。
- ✅完全可自定義的風格。
- ✅一旦提供您的OpenAI API密鑰即可免費使用。
- ❌需要安裝額外插件。
其他AI郵件撰寫功能
Kutools還提供以下功能：
語法錯誤檢查器：自動識別並建議修正語法問題。
改寫郵件：幫助重新措辭郵件以提高清晰度或調整語氣。
郵件回覆：生成對來信的快速回覆。
使用第三方AI工具（ChatGPT、Grammarly）
許多第三方AI工具通過瀏覽器擴展或獨立應用程序與Outlook集成。這些工具，如ChatGPT和GrammarlyGO，提供了強大的功能來生成和優化郵件內容。
操作步驟：
示例：ChatGPT
第1步. 在瀏覽器或應用中打開ChatGPT。
第2步. 提供一個描述所需郵件的提示（例如，“起草一封專業郵件以跟進會議”）。然後點擊發送按鈕。
ChatGPT將生成內容。
第3步. 複製生成的草稿並將其粘貼到Outlook中。
功能
- ✅高度靈活，支持多種語言和風格。
- ✅獨立於Outlook運行，跨平台提供多功能性。
- ❌需要在應用之間切換。
- ❌與第三方工具共享郵件內容時可能存在數據隱私問題。
結論
無論您是使用Outlook內建功能、第三方工具還是像Kutools for Outlook這樣的專用插件，AI工具都可以顯著提升您的郵件撰寫流程。雖然內建功能對於Microsoft 365訂閱用戶來說很方便，但Kutools for Outlook為所有用戶提供了更易於訪問且可自定義的解決方案。
準備好簡化您的郵件工作流程了嗎？立即下載Kutools for Outlook，體驗AI驅動郵件撰寫的力量！
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