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如何在Outlook中將郵件存檔到沒有附件的資料夾？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

Outlook 的存檔功能是管理郵件存儲的便捷工具，但它會保存所有郵件元素，包括附件，這會迅速使您的存檔 PST 文件變得龐大且難以管理。為了優化存儲並提高性能，不帶附件進行郵件存檔是一個實用的解決方案。本文介紹了兩種實用方法：使用 VBA 進行手動操作和利用 Kutools for Outlook 實現更快、更用戶友好的解決方案。

使用 VBA 在資料夾中存檔不含附件的郵件 （手動且技術性）

使用 Kutools for Outlook 在資料夾中存檔不含附件的郵件 ?（快速且用戶友好）

使用 VBA 在資料夾中存檔不含附件的郵件

步驟 1：打開 VBA 編輯器

在郵件視圖中，選擇您要存檔的資料夾。按「Alt」+「F11」打開 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

步驟 2：插入 VBA 程式碼

點擊「插入」>「模組」來創建一個新模組。然後將以下 VBA 程式碼粘貼到模組窗口中：

VBA：從選定的郵件資料夾中移除所有附件

Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem

For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
    If TypeOf oItem Is MailItem Then
        Set oMail = oItem
        If oMail.Attachments.Count > 0 Then
            Do While oMail.Attachments.Count > 0
                oMail.Attachments.Remove 1
            Loop
            oMail.Save
        End If
    End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub

步驟 3：啟用背景打印

按「F5」或點擊「運行」按鈕執行程式碼。一個消息框將確認已從選定的資料夾中移除了所有附件。

the screenshot of a confirmation box

步驟 4：存檔該資料夾

  1. 點擊「文件」>「信息」>「工具」>「清理舊項目」。
  2. 在「存檔」對話框中：
    • 1) 選擇剛才處理過的資料夾。
    • 2) 在「存檔早於」框中輸入「TODAY」。
    • 3) 點擊「瀏覽」指定存檔文件的目標資料夾。
      the screenshot of step about archiving without attachments in outlook using kutools for outlook 4
  3. 點擊「確定」完成該過程。

缺點：

  • 需要技術專業知識：運行 VBA 腳本需要熟悉編程，對於非技術用戶來說可能具有挑戰性。
  • 出錯風險：VBA 程式碼或執行中的錯誤可能會導致意外更改，例如不小心從無關的郵件中刪除附件。
  • 手動且耗時：該過程涉及多個步驟，包括設置和運行 VBA 腳本以及手動存檔郵件，使其對於頻繁任務而言效率低下。

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Auto Detach Feature in Kutools for Outlook

? 您會喜愛的優勢：

  • ✔️ 附件到達時自動保存
  • ✔️ 使用超連結替換，保持郵件整潔
  • ✔️ 完全可自定義的選項，適應您的工作流程

使用 Kutools for Outlook 在資料夾中存檔不含附件的郵件 ?

對於更快捷、更簡單的解決方案，Kutools for Outlook 提供了「拆解所有附件」功能，讓您可以高效地批量移除郵件中的所有附件。這些附件被保存到指定的資料夾中，讓您能夠在 Outlook 中存檔不含附件的郵件——只需最少的努力和幾次點擊即可完成。

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步驟 1：拆離附件

在「郵件」視圖中，打開您要存檔的資料夾。按「Ctrl」+「A」選擇所有郵件，然後點擊「Kutools Plus」>「附件工具」>「拆解所有附件」。

shot of the Detach All button

步驟 2：設置拆離偏好

  1. 設置拆離偏好，點擊「瀏覽」圖標指定保存附件的目標資料夾。
  2. （可選）如有需要，自定義附件的拆離樣式。（在此情況下，取消勾選「按以下樣式拆離附件」複選框，直接將所有附件拆離到目標資料夾。）
  3. （可選）如果您希望在郵件中保留已存檔附件的視覺指示符，請勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖示」選項。
  4. 點擊「確定」確認。
    shot of the Detach Settings dialog box

步驟 3：確認拆離

當「拆解所有附件」確認對話框出現時，點擊「是」繼續。

shot of the Detach All confirmation dialog box

步驟 4：存檔該資料夾

  1. 前往「文件」>「信息」>「工具」>「清理舊項目」。
  2. 在「存檔」對話框中：
    • 1) 選擇您剛才拆離附件的資料夾。
    • 2) 在「存檔早於」欄位中輸入「TODAY」。
    • 3) 點擊「瀏覽」指定存檔文件的目標資料夾。
      the screenshot of step about archiving without attachments in outlook using kutools for outlook 4
  3. 點擊「確定」完成存檔過程。

優勢：

  • 節省時間：批量處理附件，為大型資料夾節省大量時間。
  • 方便：在郵件中保留視覺指示符，方便參考已拆離的文件。
  • 可定制選項：靈活的拆離選項允許您根據需求調整過程。
注意：要應用 Kutools for Outlook 的「拆解所有附件」功能，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

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