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如何在 Outlook 中封存不含附件的資料夾郵件？

作者Kelly修改日期

Outlook 的封存功能是管理郵件儲存空間的實用工具，但由於它會完整保留郵件的所有元素（包括附件），導致封存後的 PST 檔案迅速膨脹，難以管理。為有效優化儲存空間並提升效能，封存不含附件的郵件成為一種實用的解決方案。本文將介紹兩種高效方法：透過 VBA 進行手動操作，以及使用 Kutools for Outlook 實現更快速、更直覺的使用者體驗。

使用 VBA 封存資料夾中不含附件的郵件(手動且需技術知識)

使用 Kutools for Outlook 封存資料夾中不含附件的郵件 👍(快速且使用者友善)

使用 VBA 封存資料夾中不含附件的郵件

步驟 1：開啟 VBA 編輯器

在郵件檢視中，選取您要封存的資料夾，然後按下「Alt」+「F11」以開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

步驟 2：插入 VBA 程式碼

按一下「插入」>「模組」，建立新模組，並將下列 VBA 程式碼貼到模組視窗中：

VBA：從 Outlook 中選取的郵件資料夾移除所有附件

Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem

For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
    If TypeOf oItem Is MailItem Then
        Set oMail = oItem
        If oMail.Attachments.Count > 0 Then
            Do While oMail.Attachments.Count > 0
                oMail.Attachments.Remove 1
            Loop
            oMail.Save
        End If
    End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub

步驟 3：啟用背景列印

按下「F5」鍵或點擊「執行」按鈕以執行程式碼，系統將彈出訊息方塊，確認已成功從所選資料夾中移除所有附件。

確認對話框的螢幕截圖

步驟 4：封存資料夾

  1. 點選「檔案」>「資訊」>「工具」>「清除舊項目」。
  2. 在「封存」對話方塊中：
    • 1) 選取您剛剛處理過的資料夾。
    • 2) 在「封存早於」欄位中輸入「TODAY」。
    • 3) 按一下「瀏覽」，指定封存檔案的目標資料夾。
      在 Outlook 中使用 kutools for outlook 4 執行不包含附件封存步驟的螢幕截圖
  3. 點擊「確定」即可完成整個流程。

缺點：

  • 需要技術專業知識：執行 VBA 指令碼需具備程式設計經驗，對非技術使用者來說可能頗具挑戰性。
  • 錯誤風險：VBA 程式碼或執行過程中的錯誤，可能導致非預期的變更，例如意外移除無關郵件的附件。
  • 手動又耗時：此流程包含多個步驟，包括設定與執行 VBA 指令碼以及手動封存郵件，對於經常執行的任務來說效率極低。

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  • ✔️ 附件一收到就自動儲存
  • ✔️ 以超連結取代附件，讓郵件保持整潔
  • ✔️ 完全可自訂的選項，完美契合您的工作流程

使用 Kutools for Outlook 封存資料夾中不含附件的郵件 👍

若要採用更快、更簡便的解決方案，Kutools for Outlook 提供「全部分離」功能，讓您高效批次移除郵件中的所有附件。這些附件將儲存至指定資料夾，助您輕鬆在 Outlook 中封存不含附件的郵件，僅需簡單幾次點擊即可完成。

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步驟 1：分離附件

在「郵件」檢視中，開啟您要封存的資料夾，按下「Ctrl」+「A」全選郵件，然後點選「KUTOOLS PLUS」＞「附件工具」＞「全部分離」。

「全部分離」按鈕的截圖

步驟 2：設定分離偏好設定

  1. 設定分離偏好設定，點擊「瀏覽」圖示以指定附件的儲存資料夾。
  2. （選用）如有需要，可自訂附件的分離樣式。（在此情況下，請勿勾選「按以下樣式拆離附件」核取方塊，以便將所有附件直接分離至目的資料夾。）
  3. （選用）若您希望郵件中保留已封存附件的視覺提示，請勾選「拆離附件後，郵件仍顯示附件圖示」選項。
  4. 按一下「確定」以確認。
    「分離設定」對話框的截圖

步驟 3：確認分離

當「全部分離」確認對話方塊出現時，請點選「是」以繼續。

「全部分離」確認對話框的截圖

步驟 4：封存資料夾

  1. 前往「檔案」>「資訊」>「工具」>「清除舊項目」。
  2. 在「封存」對話方塊中：
    • 1) 選取您已分離附件的資料夾。
    • 2) 在「封存早於」欄位中輸入「TODAY」。
    • 3) 按一下「瀏覽」，指定封存檔案的目標資料夾。
      在 Outlook 中使用 kutools for outlook 4 執行不包含附件封存步驟的螢幕截圖
  3. 點擊「確定」即可完成封存流程。

優點：

  • 節省時間：支援批次處理附件，大幅縮短處理大型資料夾所需的時間！
  • 便利性高：郵件中保留視覺提示，讓您快速掌握已分離的檔案，一目了然！
  • 自訂選項靈活：提供彈性十足的分離選項，讓您依需求輕鬆調整處理方式！
注意：若要使用 Kutools for Outlook 的「全部分離」功能，您必須先下載並安裝 Kutools for Outlook。

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