如何自動將附件從Outlook下載/保存到特定文件夾?
雖然在 Outlook 中保存單封電子郵件的所有附件非常簡單,但使用 附件 > 保存所有附件 選項,管理多封電子郵件中的附件(尤其是大量附件)可能更具挑戰性。本文介紹兩種有效的解決方案,用於自動將 Outlook 電子郵件中的附件下載到特定資料夾。這些方法在處理大量電子郵件和附件時特別有用,可以簡化流程並節省時間。
使用 VBA 和規則自動將 Outlook 附件下載到資料夾
此方法涉及使用 VBA 腳本,當使用特定規則執行時,該腳本將自動下載 Outlook 電子郵件中的附件並將其儲存到指定資料夾中。請繼續執行以下步驟:
- 媒體推薦 Alt + F11鍵 打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。
- 點擊 插入 > 模塊,然後將下面的VBA腳本貼到新開啟的 模塊 窗口。
VBA:自動將Outlook附件保存到某個文件夾
Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem) Dim oAttachment As Outlook.Attachment Dim sSaveFolder As String sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\" For Each oAttachment In MItem.Attachments oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName Next End Sub
注意: 請找到該線 sSaveFolder =“ C:\ Users \ DT168 \ Documents \ outlook-attachments \”,並將其替換為您所需的目標資料夾的路徑。
- 儲存 VBA 腳本並關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。
- 轉到 郵件 查看,然後單擊 首頁
> 規則 > 管理規則和警報.
- 在開 規則和警報 對話框,請點擊 新規則 上的按鈕 電子郵件規則 標籤。
- 在 規則嚮導 出現對話框,請選擇 對我收到的消息應用規則 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。
- 在 規則精靈(您要檢查哪些條件?) 對話框中,單擊 下一頁 按鈕而不選擇任何選項。然後單擊 是 彈出窗口中的按鈕 微軟Outlook 對話框。
- 在下面的 規則精靈(您想對訊息做什麼?) 對話框,進行以下操作:
- Check the 運行腳本 選項。 小提示: 如果您沒有看到該選項,請 請前往本教學課程,了解如何在 Outlook 中啟用「執行腳本」選項.
- 點擊藍色下劃線的“腳本”文字以打開 選擇腳本 對話框。在這裡,選擇您新增的腳本 步驟 2 並點擊 OK 按鈕。
- 點擊 下一頁 按鈕繼續。
- 在 規則嚮導(有例外嗎?) 對話框,請點擊 下一頁 直接點擊。
- 在最後 規則嚮導 對話方塊中,請命名規則 步驟 1 框,根據需要檢查選項 步驟 2 部分,然後單擊 完 按鈕。
- 關上 規則和警報 對話框。
結果
現在,如果您選擇「立即對收件匣中已有的郵件執行此規則」選項,則您電子郵件帳戶中的所有附件都將下載並儲存在指定的目標資料夾中。此外,如果您勾選「開啟此規則」選項,傳入電子郵件中的所有附件將自動下載並儲存到指定資料夾。
使用 Kutools for Outlook 自動將 Outlook 附件下載到資料夾
這款獨特的敏感免洗唇膜採用 Moisture WrapTM 技術和 Berry Mix ComplexTM 成分, Kutools for Outlook 安裝在您的電腦上,其 自動分離 功能可讓您根據您設定的條件自動下載所有或特定的 Outlook 附件,並方便地將它們導向至選定的資料夾。此外,此功能還提供了建立子資料夾的靈活性。它提供了兩種命名這些子資料夾的方法:您可以從其中一種格式中進行選擇,例如 [郵件資料夾]-[郵件主旨],或選擇將自訂文字字串作為後綴附加到您選擇的格式。此功能極大地改進了附件的組織和可訪問性。
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- 點擊 庫工具 > 自動分離 開啟功能對話框。
- 在 自動分離附件 對話框中選擇 自動分離所有收到的附件 選項,並配置如下:
- 點擊瀏覽按鈕 指定儲存自動分離的附件的目標資料夾。
- (可選)檢查 依以下樣式分離附件 如果您希望建立子資料夾來儲存附件,請選擇此選項。
- 以以下樣式創建子文件夾:以預定義格式之一命名子資料夾,例如 [郵件資料夾]-[郵件主旨].
- 重命名以下樣式的已保存附件:使用預定義格式之一命名子資料夾,並添加自訂文字字串作為後綴。
- (可選)檢查 附件圖標仍保留在電子郵件中 在帶有附件的電子郵件中保留視覺指示器的選項。
- 點擊 確定。
結果
從現在開始,所有附件將在收到電子郵件後自動儲存到指定資料夾中。
小提示: 如果您想根據特定規則設定自動分離附件,請啟用 按規則自動分離附件 在選項 自動分離附件 對話。之後,點擊 全新 按鈕來定義您的篩選條件和所需的儲存設定。
筆記:
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- 如果您想從 Outlook 中的多封/所有收到的電子郵件中分離或下載現有附件,請套用 Kutools for Outlook 分離所有(附件) or 全部儲存(附件) 功能。
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