如何自動將 Outlook 附件下載並儲存至指定資料夾？

雖然在 Outlook 中透過「附件」>「儲存所有附件」選項，就能輕鬆儲存單一郵件中的所有附件，但若要處理來自多封郵件（尤其是大量郵件）的附件，就顯得更具挑戰性。本文將介紹兩種高效方法，可自動將 Outlook 郵件中的附件下載至指定資料夾，特別適合應對大量郵件與附件的情境，有效簡化流程、節省寶貴時間。

• 透過 VBA 與規則自動將 Outlook 附件下載至資料夾（共 11 個步驟）
• 透過 Kutools for Outlook 自動將 Outlook 附件下載至資料夾（僅需 2 個步驟）

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透過 VBA 與規則自動將 Outlook 附件下載至資料夾

此方法運用 VBA 指令碼，搭配特定規則執行時，可自動將 Outlook 郵件中的附件下載並儲存至指定資料夾。請依照以下步驟操作：

1. 按下「Alt + F11」，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。
2. 按一下「插入」>「模組」，然後將下方的 VBA 指令碼貼上至新開啟的模組視窗中。

「VBA：將自動保存 Outlook 附件儲存至特定資料夾」

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

注意：請找到這一行 `sSaveFolder = "C:\Users\DT 168\Documents\outlook-attachments\“`，並將其替換為您指定的目標資料夾路徑。

3. 儲存 VBA 指令碼後，關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。
4. 切換至郵件檢視畫面，點選「首頁」>「規則」>「管理規則與警示」。
   
5. 在開啟的「規則與警示」對話方塊中，切換至「電子郵件規則」索引標籤，然後點擊「新增規則」按鈕。
   
6. 在出現的規則精靈對話方塊中，選取「對我收到的郵件套用規則」選項，然後按一下「下一步」。
   
7. 在「規則精靈（您要檢查哪些條件？）」對話方塊中，無需選取任何選項，直接點擊「下一步」按鈕；接著，在彈出的 Microsoft Outlook 對話方塊中點擊「是」按鈕。
   
8. 在「規則精靈（您要對郵件執行什麼動作？）」對話方塊中：
   1. 勾選「執行指令碼」選項。 提示：若未看到此選項，請 參閱此教學，了解如何在 Outlook 中啟用「執行指令碼」選項。
   2. 按一下帶有藍色底線的「a script」文字，即可開啟「選取指令碼」對話方塊。請選擇步驟 2 中新增的指令碼，然後點選「確定」。
   3. 點擊「下一步」按鈕，立即繼續！
      
9. 在「規則精靈（是否有任何例外？）」對話方塊中，點選「下一步」按鈕。
10. 在最後一個規則精靈對話方塊中，於步驟 1 為規則命名，於步驟 2 勾選所需選項，然後點擊「完成」按鈕。
    
11. 關閉「規則與警示」對話方塊。

結果

現在，若您選取「立即對收件匣中現有郵件執行此規則」，您電子郵件帳戶中的所有附件將會下載並儲存至指定的目的資料夾；此外，若同時勾選「啟用此規則」，日後所有新收到郵件的附件也會自動下載並儲存至該資料夾。

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透過 Kutools for Outlook 自動將 Outlook 附件下載至資料夾

只要在電腦上安裝「Kutools for Outlook」，其「自動拆離」功能就能根據您設定的條件，自動將所有或特定的 Outlook 附件下載至指定資料夾。此外，此功能還支援建立子資料夾，並提供兩種命名方式：您可以選擇預設格式（例如〔郵件資料夾〕——〔郵件主旨〕），或在所選格式後附加自訂文字字串作為尾碼，讓附件管理更井然有序、存取更輕鬆便捷。

1. 點擊「Kutools」>「自動拆離」，即可開啟功能對話方塊。
   
2. 在「自動拆離附件」對話方塊中，選取「自動拆離所有收到的附件」選項，並依下列方式設定：
   1. 點擊瀏覽按鈕，即可指定自動儲存已分離附件的目標資料夾。
   2. （選用）若您希望將附件儲存至子資料夾，請勾選「按以下樣式拆離附件」選項。
      • 「按以下樣式建立子資料夾」：使用其中一種預先定義的格式為子資料夾命名，例如〔郵件資料夾〕－〔郵件主旨〕。
      • 「按以下樣式重命名已儲存的附件」：選用其中一種預先定義的格式為子資料夾命名，並於名稱末尾附加自訂文字字串作為尾碼。
   3. （選用）勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖標」選項，即可在含有附件的郵件中維持視覺提示標記。
   4. 點擊「確定」。
      

結果

從現在起，所有附件都會在收到郵件時自動儲存至指定資料夾。

提示：若要根據特定規則自動分離附件，請在「自動拆離附件」對話方塊中啟用「按規則自動拆離收到的附件」選項，然後點擊「新增」按鈕，即可設定過濾條件與儲存偏好。

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