如何自動將 Outlook 附件下載並儲存至指定資料夾？

雖然在 Outlook 中透過「附件」>「儲存所有附件」選項，就能輕鬆儲存單一郵件中的所有附件，但若要處理多封郵件（尤其是大量郵件）的附件，就顯得更具挑戰性。本文將介紹兩種高效方法，可自動將 Outlook 郵件附件下載至指定資料夾，特別適合用於處理大量郵件與附件，有效簡化流程、節省寶貴時間。

• 透過 VBA 與規則自動將 Outlook 附件下載至資料夾（共 11 個步驟）
• 透過 Kutools for Outlook 自動將 Outlook 附件下載至資料夾（僅需 2 個步驟）

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透過 VBA 與規則自動將 Outlook 附件下載至資料夾

此方法運用 VBA 指令碼，搭配特定規則執行時，可自動將 Outlook 郵件附件下載並儲存至指定資料夾。請依下列步驟操作：

1. 按下「Alt + F11」，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。
2. 點擊「插入」>「模組」，並將下方的 VBA 指令碼貼上至新開啟的模組視窗中。

「VBA：將自動保存 Outlook 附件儲存至特定資料夾」

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

注意：請找到程式碼行 `sSaveFolder = "C:\Users\DT 168\Documents\outlook-attachments\“`，並將其替換為您指定的目標資料夾路徑。

3. 儲存 VBA 指令碼後，關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。
4. 切換至郵件檢視，點擊「首頁」>「規則」>「管理規則與警示」。
   
5. 在開啟的「規則與警示」對話方塊中，切換至「電子郵件規則」頁籤，然後點擊「新增規則」按鈕。
   
6. 在出現的規則精靈對話方塊中，選取「對我收到的郵件套用規則」選項，然後按一下「下一步」按鈕。
   
7. 在「規則精靈（您要檢查哪些條件？）」對話方塊中，無需選取任何選項，直接點擊「下一步」按鈕；接著，在彈出的 Microsoft Outlook 對話方塊中點擊「是」。
   
8. 在「規則精靈（您想對郵件執行什麼操作？）」對話方塊中：
   1. 勾選「執行指令碼」選項。 提示：若您未看到此選項，請 參閱此教學，了解如何在 Outlook 中啟用「執行指令碼」選項。
   2. 點擊帶有藍色底線的「a script」文字，即可開啟「選取指令碼」對話方塊。請選擇步驟 2 中新增的指令碼，然後按一下「確定」。
   3. 點擊「下一步」按鈕，繼續操作。
      
9. 在「規則精靈（是否有任何例外？）」對話方塊中，點擊「下一步」按鈕。
10. 在最後的規則精靈對話方塊中，於步驟 1 為規則命名，於步驟 2 勾選所需選項，然後點擊「完成」按鈕。
    
11. 關閉「規則與警示」對話方塊。

結果

現在，只要勾選「立即對收件匣中現有郵件執行此規則」，您電子郵件帳戶中的所有附件便會立即下載並儲存至指定的目的資料夾；若同時啟用「啟用此規則」選項，往後所有新收到郵件的附件也會自動下載並儲存至該資料夾。

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透過 Kutools for Outlook 自動將 Outlook 附件下載至資料夾

當您在電腦上安裝「Kutools for Outlook」後，其「自動拆離」功能可根據您設定的條件，自動下載全部或特定的 Outlook 附件，並一鍵儲存至指定資料夾。此外，此功能還支援彈性建立子資料夾：命名時可選擇預設格式（例如 [郵件資料夾]——【郵件主旨】），或在所選格式後附加自訂文字作為後綴，讓附件管理更井然有序、取用更輕鬆便捷。

1. 點擊「Kutools」>「自動拆離」以開啟功能對話方塊。
   
2. 在「自動拆離附件」對話方塊中，選取「自動拆離所有收到的附件」選項，並進行如下設定：
   1. 點擊瀏覽按鈕，指定自動儲存已分離附件的目的資料夾！
   2. （選用）若要建立子資料夾儲存附件，請勾選「按以下樣式拆離附件」選項。
      • 「按以下樣式建立子資料夾」：使用預先定義的格式為子資料夾命名，例如 [郵件資料夾]——【郵件主旨】。
      • 「按以下樣式重命名已儲存的附件」：選用其中一種預先定義的格式來命名子資料夾，並於結尾附加自訂文字字串。
   3. （選用）勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖標」選項，讓含有附件的郵件仍保有視覺提示。
   4. 點擊「確定」。
      

結果

從現在起，所有附件都會在收到郵件時自動儲存至指定資料夾。

提示：若您希望根據特定規則自動分離附件，請在「自動拆離附件」對話方塊中啟用「按規則自動拆離收到的附件」選項，然後點擊「新增」按鈕，即可設定過濾條件與儲存偏好。

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