Outlook 中的電子郵件簽名

1.1 在 Outlook 中建立簽名

您可以輕鬆依照下列步驟在 Outlook 中建立新簽名：

1. 在 Outlook 中，按一下檔案> 選項。

2. 在「Outlook 選項」對話方塊中，先點選左側清單中的郵件，再點擊位於撰寫郵件區段的簽名按鈕。

提示：您也可以依照下列方式開啟「簽名與信箋」對話方塊：
（1）在郵件檢視中，按一下首頁 > 新增郵件，建立新郵件；
（2）在開啟的郵件視窗中，按一下插入 > 簽名 > 簽名。

3. 在「簽名與信箋」對話方塊的電子郵件簽名索引標籤下，點擊新增按鈕。

4. 在跳出的「新增簽名」對話方塊中，為新簽名輸入名稱，然後按一下確定按鈕。

5. 在「簽名與信箋」對話方塊中維持選取新簽名，於下方的編輯簽名文字方塊輸入簽名內容，點擊儲存按鈕，再點擊確定按鈕完成設定。請參閱截圖：

6. 在「Outlook 選項」對話方塊中，點擊確定按鈕即可關閉。

至此，新簽名已成功建立！您可於任何電子郵件中自動或手動加入此簽名。

1.2 從 Word 範本建立簽名

我們通常會運用照片與豐富格式打造更醒目的簽名，您可直接依據 Word 範本建立這類 Outlook 簽名。

1. 啟動 Microsoft Word。在 Word 起始視窗中，點選左側欄的新增，於範本庫上方的搜尋框輸入簽名，按下 Enter 鍵後，點選電子郵件簽名範本庫範本。

2. 在新跳出的視窗中，點擊建立按鈕。

3. 現在將建立一個包含多個簽名範本的新文件。將滑鼠移至您喜愛的簽名上，點擊該簽名左側的以選取所有元素，再按下 Ctrl+C 鍵複製即可！

4. 切換至 Outlook，在郵件檢視中，點選首頁 > 新增郵件 以建立新郵件。

5. 在新郵件視窗中，按一下插入> 簽名> 簽名，即可開啟「簽名與信箋」視窗。

提示：您也可以透過以下方式開啟「簽名與信箋」對話方塊：按一下檔案 > 選項；在「Outlook 選項」對話方塊中，按一下左側窗格的郵件，再點選簽名按鈕（位於）撰寫郵件區段）。

6. 在「簽名與信箋」對話方塊的電子郵件簽名索引標籤下，點擊新增按鈕；接著在跳出的對話方塊中為新簽名命名，再點擊確定按鈕。

7. 將游標置於編輯簽名文字方塊中，按下 Ctrl+V 鍵，即可貼上簽名內容。

8. 在編輯簽名文字方塊中，將照片、超連結、姓名、職稱、電話、地址等資訊替換為您的個人資料，接著依序點選儲存按鈕與確定按鈕。

9. 現在已從 Word 範本建立新簽名，請關閉新建郵件且不儲存。

1.3 從 htm 檔案建立簽名

如果您已下載或取得 HTM 格式的簽名檔，即可輕鬆以此檔案建立 Outlook 簽名。

1. 開啟包含簽名 HTM 檔案的資料夾，按住 Ctrl 鍵同時選取 HTM 檔案及其同名資料夾，接著點擊滑鼠右鍵，並從快顯功能表中選取複製。

提示：若無與 HTM 檔案同名的資料夾，僅複製 HTM 檔案即可。

2. 在郵件介面中，按一下檔案> 選項。

3. 在 Outlook 選項對話方塊中，先按一下左側窗格中的郵件，再按住 Ctrl 鍵並同時點擊簽名按鈕，即可開啟簽名檔案所在位置。

提示：您也可以透過下列路徑直接開啟包含簽名檔的資料夾：
簽名文件路徑：%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

4。 前往包含簽名檔的資料夾，按下 Ctrl+V 鍵，即可貼上簽名 HTM 檔案與資料夾。

5. 切換至 Outlook 選項對話方塊，然後按一下簽名按鈕，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

6. 在「簽名與信箋」對話方塊的電子郵件簽名索引標籤下，請依下列步驟操作：
（1) 在選取要編輯的簽名清單方塊中，按一下以選取剛貼上的簽名；
（2) 在編輯簽名文字方塊中，將簽名照片、超連結、姓名、電子郵件及地址等資訊更新為您個人的內容；
（3) 按一下儲存按鈕；
（4) 按一下確定按鈕。

7. 在 Outlook 選項對話方塊中，按一下確定按鈕。

至此，我們已成功根據 HTM 檔案建立 Outlook 簽名。

2.1 使用快速鍵插入簽名

在新郵件、回覆或轉寄郵件的視窗中，您都能輕鬆使用快速鍵新增簽名。

依序按下 Alt、N、A+S，即可開啟簽名下拉列表；接著使用向上或向下方向鍵選取指定簽名，最後按下 Enter 鍵，立即插入所選簽名！

2.2 在新郵件、回覆或轉寄郵件中手動插入簽名

在新郵件視窗或回覆／轉寄郵件視窗中，點擊插入＞ 簽名，即可開啟簽名下拉式選單，輕鬆選擇並插入您預設的簽名至郵件內文！

2.3 自動在新郵件、回覆或轉寄郵件中插入簽名

如果您需要自動將簽名插入所有新郵件或回覆/轉寄郵件中，可依下列方式設定簽名選項：

1. 在郵件檢視畫面中，按一下首頁 > 新建郵件，即可建立新郵件。

2. 在新郵件視窗中，按一下插入> 簽名> 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3. 在「簽名與信箋」對話方塊中，前往選擇預設簽名區段，並執行下列操作：
（1) 從電子郵件帳戶下拉清單中，選取要設定預設簽名的指定電子郵件帳戶；
（2) 在新郵件下拉清單中，指定所有新建郵件的預設簽名；
（3) 在回覆/轉寄下拉清單中，指定所有回覆與轉寄郵件的預設簽名。

提示：
（1) 您可為新郵件與回覆／轉寄郵件設定相同簽名，也能分別指定不同簽名。
（2) 若您的 Outlook 中有多個電子郵件帳戶，只需重複此步驟，即可逐一為每個帳戶設定預設簽名。

4. 按一下確定按鈕，即可儲存「簽名與信箋」對話方塊中的設定，並關閉新建郵件而不儲存變更。

在 Outlook 中建立或匯入簽名後，您可能需要進一步修改或更新這些簽名。本節將說明如何編輯簽名中的超連結、水平線、圖片與背景樣式。

3.1 在 Outlook 簽名中新增、編輯或刪除超連結

3.1.1 首先，按一下首頁> 新建郵件 以建立新郵件，接著在新郵件視窗中點選插入> 簽名> 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3.1.2 在「簽名與信箋」對話方塊中，先選取要編輯的簽名，再選取欲新增超連結的文字，然後點擊超連結按鈕。

提示：
（1) 若要為圖片或商標新增超連結，請在編輯簽名文字方塊中選取該圖片或商標。
（2) 若要編輯或移除超連結，請選取超連結文字。

3.1.3 在「建立超連結」對話方塊中，於左側連結到區段選取超連結類型，在位址方塊中輸入新超連結的網址，然後點選確定按鈕。

提示：
（1) 若您在上一步驟中已選取超連結文字，可於連結到區段指定新的超連結類型，並在位址方塊中更新為新位址以完成編輯。
（2) 若您在上一步驟中已選取超連結文字，只需清空位址方塊，即可輕鬆移除超連結。

3.1.4 現在您已返回「簽名與信箋」對話方塊，請先按一下儲存按鈕以儲存變更，再按一下確定按鈕關閉對話方塊。

3.2 在 Outlook 簽名中新增或刪除水平線

有些使用者偏好將姓名置於簽名頂端，並以水平線分隔姓名與其他簽名內容。然而，內建的簽名編輯框並未提供插入水平線的按鈕。作為替代方案，您可在郵件視窗中插入水平線，再將其複製至簽名中。

3.2.1 在郵件檢視中，點擊首頁＞ 新增郵件 即可建立新郵件。

3.2.2 在新郵件視窗中，點選插入 > 水平線。

3.2.3 郵件本文現已加入水平線。請在水平線上按右鍵，並從內容功能表中選取圖片。

3.2.4 在「格式化水平線」對話方塊中，請依需求設定水平線的寬度、高度、顏色與對齊方式，然後點選確定按鈕。

3.2.5 水平線已完成格式設定！接著，請在其上按右鍵，並從內容功能表中選取複製。

3.2.6 按一下插入 > 簽名 > 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3.2.7 在「簽名與信箋」對話方塊中，先按一下選取要編輯的簽名，將游標置於編輯簽名文字方塊中，按下 Ctrl+V 貼上水平線，最後點擊儲存按鈕即可。

3.2.8 按一下確定按鈕，關閉「簽名與信箋」對話方塊，並關閉新建郵件且不儲存。

至此，我們已成功在 Outlook 指定的簽名中加入格式化的水平線。

提示：若要從簽名中移除水平線，只需在「簽名與信箋」對話方塊中選取該簽名，於編輯簽名文字方塊內選取水平線，按下 Delete 鍵即可直接刪除，最後儲存變更便完成設定！

3.3 在 Outlook 簽名中新增或刪除圖片

為吸引收件人目光並呈現更豐富的資訊，我們通常會在電子郵件簽名中加入個人照片。此外，在簽名中建立超連結時，也常以品牌商標取代文字，讓收件人能輕鬆點選。本節將示範如何在簽名中新增、格式化及刪除圖片。

3.3.1 在郵件檢視中，點選首頁> 新增郵件，即可建立一封新郵件。

3.3.2 在新郵件視窗中，按一下插入 > 簽名 > 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3.3.3 在「簽名與信箋」對話方塊中，先按一下選取要編輯的簽名，再於編輯簽名文字方塊中放置游標，然後點擊圖片按鈕。

3.3.4 在跳出的「插入圖片」對話方塊中，開啟包含圖片的資料夾，按一下選取圖片，再點選插入按鈕。

3.3.5 圖片已成功插入簽名中！請點擊儲存按鈕以儲存變更，再點擊確定按鈕關閉「簽名與信箋」對話方塊，並關閉新郵件視窗（無需儲存）。

提示：若要從簽名中移除圖片，請在「簽名與信箋」對話方塊中按一下以選取該簽名，於編輯簽名文字方塊中選取圖片後，直接按下 Delete 鍵刪除，並儲存變更即可。

3.4 格式化 Outlook 簽名中的圖片

雖然在簽名中新增或刪除圖片相當簡單，但無法直接對簽名內的圖片進行格式設定（例如調整大小、變更對齊方式等）。因此，我們需採用替代方法解決此問題：先在郵件視窗或 Word 文件中完成圖片格式設定，再以該圖片取代簽名中的原始圖片。

3.4.1 在郵件檢視中，點選首頁＞ 新增郵件，即可建立一封新郵件。

3.4.2 在郵件視窗中，按一下插入 > 簽名 > 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3.4.3 在「簽名與信箋」對話方塊中，選取您要格式化圖片的簽名，從編輯簽名文字方塊複製全部簽名內容後，關閉「簽名與信箋」對話方塊。

3.4.4 回到新郵件視窗，按下 Ctrl+V 鍵，即可將簽名內容貼到郵件本文中。

3.4.5 現在可依需求格式化郵件中的圖片。

3.4.5.1 變更圖片的位置與大小
按一下選取圖片，將滑鼠移至圖片邊緣，待游標變為時，拖曳即可調整圖片大小；
按一下選取圖片，將游標懸停於圖片上，待游標變為時，拖曳即可移動圖片。

或者，您也可以在圖片上按右鍵，從內容功能表中選取大小與位置。在跳出的版面配置對話方塊中，於大小索引標籤即可輕鬆調整圖片尺寸。

3.4.5.2 文繞圖效果

在圖片上按右鍵，將滑鼠移至文繞圖，再從子選單中選擇一種包覆樣式。

3.4.5.3 更換圖片但不變更圖片位置

在圖片上按右鍵，將滑鼠移至變更圖片，再從子選單中選取一個檔案。

在跳出的「插入圖片」對話方塊中，開啟包含新圖片的資料夾，選取新圖片，然後點擊插入按鈕。

圖片已更新為新圖片，且位置維持不變。

3.4.5.4 圖片格式：為圖片新增陰影、倒影、發光、柔化邊緣等效果

在圖片上按一下滑鼠右鍵，於內容功能表中選取圖片格式。

接著，圖片格式窗格會在郵件內文右側開啟。您可以輕鬆為圖片套用陰影、反射、發光、柔化邊緣、3D 格式與 3D 旋轉等效果，無論使用預設值或自行調整參數皆可！

您還可依需求為圖片新增超連結、移至最前層或最後層，以及插入題注等操作。

3.4.6 選取郵件內文中所有簽名內容，然後按下 Ctrl＋C，即可複製內容！

3.4.7 按一下插入＞ 簽名＞ 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3.4.8 在「簽名與信箋」對話方塊中，選取已格式化圖片的指定簽名，清空編輯簽名文字方塊中的原始簽名內容，按下 Ctrl＋V 鍵貼上已複製的內容，再點擊儲存按鈕完成設定。

提示：將包含已格式化圖片的簽名內容貼到編輯簽名文字方塊時，圖片不會顯示；但當簽名插入郵件內文後，已格式化的圖片就會正常顯示！

3.4.9 按一下確定按鈕，關閉「簽名與信箋」對話方塊，並關閉新建郵件而不儲存。

3.5 為簽名新增背景圖片

部分使用者希望為簽名添加背景顏色或圖片，您可依照下列步驟輕鬆完成：

3.5.1 開啟資料夾，在位址列貼上下方路徑，然後按下 ENTER 鍵。
簽名文件路徑：%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

現在已開啟包含 Outlook 簽名檔的資料夾。

3.5.2 在您要新增背景圖片的指定簽名 HTM 檔案上按一下滑鼠右鍵，於內容功能表中選取開啟方式＞Word。

提示：若 Word 應用程式未出現在子選單中，請先點選選擇其他應用程式，接著在彈出的對話方塊中選取 Word。

3.5.3HTM 檔案現已於 Microsoft Word 中開啟。請根據需求，點選插入＞ 圖片＞ 此裝置 或線上圖片。

3.5.4 在彈出的「插入圖片」對話方塊中，選取您要設為背景的圖片，然後點擊插入按鈕。

3.5.5 按一下選取已插入的圖片，接著點選格式＞ 文字環繞＞ 文字後方。

3.5.6 接著將圖片移動至適當位置，並依需求調整其大小。
（1）將游標懸停在圖片上，當游標變為時，即可拖曳圖片至理想位置；
（2）將游標移至圖片邊緣，當游標變為

3.5.7 按下 Ctrl＋S 鍵儲存檔案，並關閉 Microsoft Word。

至此，背景圖片已成功新增至簽名。當您在 Outlook 中將此簽名插入郵件時，背景圖片將自動正確顯示。

3.6 為簽名新增背景顏色

您還可以為 Outlook 簽名加入背景色彩，讓訊息更顯專業與個性！

3.6.1 開啟資料夾，在位址列貼上下方路徑後，按下 ENTER 鍵。
簽名文件路徑：%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

現在已開啟包含 Outlook 簽名檔的資料夾。

3.6.2 在您要新增背景顏色的指定簽名 HTM 檔案上按一下滑鼠右鍵，於內容功能表中選取開啟方式＞Word。

提示：若 Word 應用程式未出現在子選單中，請先點選選擇其他應用程式，接著在彈出的對話方塊中選取 Word。

3.6.3 在 Microsoft Word 中，按一下插入＞ 圖形＞ 矩形 或其他所需圖形。

3.6.4 此時游標會變為，請繪製一個矩形框，完整覆蓋所有簽名內容。

3.6.5 保持矩形處於選取狀態，然後按一下格式＞ 文字環繞＞ 文字後方。

提示：預設情況下，文字環繞＞ 隨文字移動 為啟用狀態。若該選項已停用，請立即開啟，以確保最佳使用體驗！

3.6.6 保持矩形處於選取狀態，先點選格式＞ 形狀填滿，挑選喜愛的顏色變更填充效果；再點選格式＞ 形狀外框＞ 無外框 以移除外框（或選擇其他顏色自訂邊框）。

3.6.7 按下 Ctrl＋S 鍵儲存檔案，並關閉 Microsoft Word。

至此，背景顏色已成功加入 Outlook 簽名中。

您能輕鬆在 Outlook 中重新命名電子郵件簽名。

1. 在郵件檢視畫面中，點選首頁＞ 新增郵件，即可建立新郵件。

2. 在新郵件視窗中，點選插入＞ 簽名＞ 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3. 在「簽名與信箋」對話方塊中：
（1）於選取要編輯的簽名清單方塊中，選取您要重新命名的簽名；
（2）按一下重新命名按鈕；
（3）接著在「重新命名簽名」對話方塊中輸入新名稱，然後按一下確定按鈕。

4. 按一下確定按鈕，即可關閉「簽名與信箋」對話方塊，並在不儲存的情況下關閉新郵件。

提示：重新命名簽名後，簽名名稱將自動更新至新郵件視窗及回覆／轉寄郵件視窗中插入索引標籤的下拉式簽名清單中。Insert tab in new message windows and replying/forwarding message windows.

標題 5

您能輕鬆又快速地在 Outlook 中移除簽名。

1. 在郵件檢視中，按一下首頁 > 新增郵件，即可建立新郵件。

2. 在新郵件視窗中，按一下插入 > 簽名 > 簽名，即可開啟「簽名與信箋」對話方塊。

3. 在「簽名與信箋」對話方塊中：
（1) 在「選取要編輯的簽名」清單方塊中選取您要重新命名的簽名；（2) 按一下刪除按鈕；
（3) 在跳出的 Microsoft Outlook 對話方塊中，按一下
是按鈕。 button.

4. 按一下確定按鈕，即可關閉「簽名與信箋」對話方塊，並在不儲存的情況下關閉新郵件。

至此，指定的簽名已成功移除，並會同步從新郵件、回覆及轉寄郵件視窗中「插入」索引標籤的簽名下拉式功能表中移除。