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如何將Outlook對話保存為PDF?

Author Kelly Last modified

您可能熟悉在Outlook中將一封郵件保存為PDF文件,但您知道如何將整個對話保存為PDF文件嗎?如果要將對話中的每封郵件批量保存為單獨的PDF文件該怎麼辦?本文將展示解決方案。


將Outlook對話保存為一個PDF文件

請按照以下步驟將對話中的所有郵件保存為Outlook中的一個單一PDF文件。

1. 打開包含該對話的郵件文件夾,並在「檢視」選項卡上勾選「以對話方式顯示」選項。參見截圖:

steps on saving Outlook conversation as a PDF file

2. 在彈出的Microsoft Outlook對話框中,請根據需要點擊「所有郵箱」或「此文件夾」按鈕。

steps on savin gOutlook conversation as a PDF file

3現在所有郵件都按對話分組。請點擊箭頭 button 在指定的對話前展開它,然後選擇該對話中的所有郵件。

4. 點擊「 文件」>「列印」。

5. 繼續(1)從「 印表機」下拉列表中選擇「Microsoft Print to PDF」,(2)點擊選擇「設定」部分中的「備忘錄樣式」,以及(3)點擊「列印」按鈕。參見截圖:

steps on saving Outlook conversation as a PDF file

6. 在「保存列印輸出為」對話框中,請打開您要保存PDF文件的目標文件夾,在「檔案名稱」框中命名PDF,然後點擊「 保存」按鈕。參見截圖:

steps on saving Outlook conversation as a PDF file

注意:此方法在Outlook 2016中效果良好。

現在指定對話中的所有郵件已保存為PDF文件。



將Outlook對話保存為多個PDF文件

如果您安裝了Kutools for Outlook,您可以應用其「將選中的郵件保存為各種格式的文件為PDF」功能,將對話中的每封郵件保存為Outlook中的單獨PDF文件。

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1. 請按照上述方法介紹的第1-3步選擇指定對話中的所有郵件。

2. 點擊「Kutools」>「批量處理」>「將選中的郵件保存為各種格式的文件為PDF」。

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3在「保存郵件為其他文件」對話框中,請點擊 button ( 選擇 按鈕)來指定您要保存PDF文件的目標文件夾,勾選 PDF 格式 選項,並點擊 確定 按鈕。參見截圖:

steps on savin Outlook conversation as multiple PDF files

現在您會看到指定對話中的每封郵件都被保存為單獨的PDF文件。參見截圖:

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