掌握Outlook中的郵件排程：輕鬆在最佳時間發送郵件

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-12

排程郵件能大幅提升您的溝通效率，特別是在與不同時區的人交流時。它確保您的郵件能在最佳時間進入收件箱，從而提高其可見性和有效性。「Kutools for Outlook」透過強大的「計劃發送」功能進一步增強了這一能力，讓您可以輕鬆安排郵件的發送時間，完全按照您的需求進行設置。

為什麼要排程郵件？
使用 Kutools for Outlook 的計劃發送功能的優勢
使用 Kutools for Outlook 在 Outlook 中排程郵件的步驟
額外提示和重要注意事項

為什麼要排程郵件？

排程郵件可以幫助您：

通過在最佳時間發送郵件來提升郵件的有效性。
提前撰寫郵件並安排稍後發送，從而管理您的工作流程。
避免在非工作時間發送郵件，維持專業界限。

使用 Kutools for Outlook 的計劃發送功能的優勢

? 靈活排程與時區支持

您可以選擇基於小時或天數的預設選項（例如“1小時後”、“明天”），或者手動設置自定義日期、時間和時區。時區處理透明化——Kutools 會同時顯示您選擇的時區和本地時間，確保即使跨區域也能準確投遞。

? 智能時間解析

根據您選擇的選項，預設時間會智能計算為基於本地時間或所選時區的時間。無論您選擇相對時間（如“3小時後”）還是固定日期和時間（如“下周一上午9點”），Kutools 都會清楚地顯示郵件將如何被排程。

⚙️ 已保存且可重複使用的發送時間

您創建的自定義排程時間會被保存以供快速重用。您可以輕鬆組織這些時間——向上移動、向下移動或刪除——只需幾次點擊即可完成。

? 即時發送確認與操作選項

當您點擊“發送”後，通知欄會提供三個選項：撤銷、立即發送或我知道了。這給了您最後一次機會進行修改或確認意圖，然後郵件才會被排程。

?️ 與延遲發送功能無縫集成

Kutools 與 Outlook 內置的“延遲發送”功能完美整合。兩個功能之間自動同步——使用任一工具設置的時間會即時反映在另一個工具中，確保一致且可預測的排程。

使用 Kutools for Outlook 在 Outlook 中排程郵件的步驟

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步驟 1：打開計劃發送功能

1. 打開 Outlook 並點擊“Kutools” > “計劃發送”。

2. 新郵件窗口將自動打開，同時也會出現“計劃發送”對話框。

步驟 2：選擇或創建計劃發送時間

1. 在“計劃發送”對話框中，使用以下兩種方法之一選擇所需的發送時間：

選項 A：從提供的列表中選擇現有的計劃發送時間。

選項 B：點擊“新增”按鈕創建自定義計劃發送時間。

然後在“設置時區和計劃發送時間”對話框中：

1). 從“請選擇計劃發送時區”的下拉列表中選擇所需的時區。

? 提示：選擇時區後，該時區的當前時間將會顯示。請確保您的計劃發送時間晚於該時間。

shot of the current time of the selected time zone

2). 在“請設置計劃發送時間”下指定您的發送時間：

自定義時間：選擇“自定義”，然後使用提供的“日曆”、“日期”和“時間”字段手動選擇任意日期和時間。
預設選項：從預定義選項中選擇，例如“1小時後”、“明天”等。對於基於天數的預設選項，您還可以使用“時間”框指定發送時間。

3). 點擊“確定”確認您的計劃時間。

注意：

如果您選擇了非“本地時區”（例如，“(UTC-12:00) 國際日期變更線西”），對話框將顯示所選時區的計劃發送時間以及與您電腦本地時區的等效時間。
❗ 重要：郵件始終會根據您本地電腦的時間發送。所選時區僅供參考，不會影響實際發送行為。
如果您選擇了非本地時區，選擇“自定義”，並手動指定日期和時間，系統會將該日期時間解釋為所選時區的時間，然後轉換為您的本地時區。兩個時間——所選時區中的自定義日期時間及其在本地時區中的等效時間——都會顯示出來。
當您選擇基於小時的預設選項之一——“1小時後”、“3小時後”、“6小時後”、“12小時後”或“24小時後”——並且選擇了非本地時區時，時間首先基於您的本地時間計算，然後轉換為所選時區的顯示時間。
當您在使用基於天數的預設選項——例如“明天”、“後天”、“3天後”、“今天之後最近的週六”、“今天之後最近的週日”或“今天之後最近的週一”——時，您可以使用“時間”框指定發送時間。實際日期會根據所選時區的當前日期自動計算，而不是根據您的本地時間。最終的計劃發送時間將顯示為所選時區中的該天和時間，以及本地時區中的對應時間。

? 時區轉換範例

所選時區	排程方式	用戶輸入	解讀為（在所選時區內）	轉換為（本地時區：UTC+8）	最終發送時間（基於本地）
UTC+1:00（中歐時間）	自定義	2025年4月20日上午10:00	解讀為 2025年4月20日上午10:00（UTC+1）	2025年4月20日下午5:00（UTC+8）	✅ 2025年4月20日下午5:00
UTC+1:00（中歐時間）	預設（基於小時）	3小時後	—	例如，從 2025年4月16日上午11:00 ➝ 下午2:00（UTC+8）	✅ 2025年4月16日下午2:00
UTC+1:00（中歐時間）	預設（基於天數）	明天 + 上午9:00	解讀為 2025年4月17日上午9:00（基於 UTC+1 的明天）	2025年4月17日下午4:00（UTC+8）	✅ 2025年4月17日下午4:00

2. 設置完計劃發送時間後，點擊“計劃發送”對話框中的“確定”按鈕關閉對話框。

步驟 3：撰寫郵件內容

1. 像平常一樣輸入收件人、主題和郵件正文內容。

2. 完成郵件後，點擊“發送”按鈕。

步驟 4：確認通知

通知欄會出現在 Outlook 窗口的右下角，提供三個操作選項：

撤銷：取消計劃發送並將郵件返回編輯模式。
立即發送：忽略排程並立即發送郵件。
我知道了：確認計劃發送並關閉通知。

? 提示：如果您不點擊任何按鈕，通知欄將在幾秒鐘後自動消失，計劃發送仍保持有效。

結果

您的郵件將保留在“發件箱”文件夾中，直到計劃發送時間到達。一旦到達計劃時間，郵件將自動發送。

? 額外提示與重要注意事項

以下提示涵蓋了高級用法和實用建議，以改善您使用計劃發送功能的體驗。您將找到以下詳細信息：

管理計劃時間
啟用“計劃”按鈕
與 Outlook 的延遲發送功能兼容
重要提醒

? 管理計劃時間

一旦您創建了自定義發送時間，它們將出現在計劃時間列表中以便快速重用。您可以根據需要自由刪除、向上移動或向下移動這些條目。

⚙️ 啟用“計劃”按鈕位於“發送”下方

1. 前往“Kutools” > “計劃發送” > “在發送按鈕下方顯示計劃發送按鈕”。

2. 啟用此選項後，每當您創建新郵件、回覆或轉發消息時，“計劃”按鈕將出現在“發送”按鈕下方。點擊其旁邊的下拉箭頭以訪問以下三個選項：

計劃發送：打開“計劃發送”對話框，您可以在其中為當前郵件設置計劃發送時間。
本次 Outlook 運行期間不再顯示計劃發送按鈕：暫時隱藏當前會話中的“計劃”按鈕。下次重新啟動 Outlook 時它將重新出現。
在發送按鈕下方顯示計劃發送按鈕：打開確認對話框。點擊“確定”以隱藏“計劃”按鈕或“取消”以保留它。

? 提示：如果您尚未啟用“在發送按鈕下方顯示計劃發送按鈕”選項，則在撰寫郵件時“計劃”按鈕不會出現在“發送”下方。但是，您仍然可以隨時通過點擊功能區中的“Kutools” > “計劃發送”來訪問“計劃發送”功能。

? 與 Outlook 的延遲發送功能兼容

“Kutools for Outlook”中的“計劃發送”功能與 Outlook 內置的“延遲發送”功能完全兼容。它們無縫協作，確保您的郵件在預定時間發送。

在撰寫、回覆或轉發郵件時，如果以下任一條件成立：
- “計劃”按鈕可見於“發送”按鈕下方。
- 本會話中曾經打開過“計劃發送”對話框。
那麼，如果您在發送郵件之前使用“延遲發送”功能，點擊“發送”後，Outlook 窗口的右下角將出現“Kutools 通知欄”。該通知欄確認“計劃發送”正在監控發送排程。
如果您先使用 Outlook 的“延遲發送”功能設置“不要在此之前發送”時間，然後打開“計劃發送”對話框，該時間將自動出現在計劃時間列表中。
如果您先使用“計劃發送”對話框設置計劃發送時間，然後打開“延遲發送”對話框，“不要在此之前發送”字段將自動反映該計劃時間。