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精通 Outlook 郵件排程：輕鬆在最完美的時機傳送郵件

作者Xiaoyang修改日期

排程傳送郵件能大幅提升您的溝通效率，尤其在與不同時區的同事或客戶聯繫時更顯關鍵。它確保您的訊息於最佳時機送達收件者信箱，有效提升郵件的可見度與回應成效。「Kutools for Outlook」透過其強大的「計劃發送」功能，讓您輕鬆設定郵件於指定時間精準寄出，掌握每一封郵件的黃金曝光時刻。

排程電子郵件

為什麼要選擇計劃發送？

排程傳送郵件可讓您：

  • 掌握最佳寄信時機，大幅提升郵件成效！
  • 提前撰寫郵件並排程稍後傳送，讓工作流程更高效有序。
  • 避免在非上班時間傳送訊息，以維持專業界線。

使用 Kutools for Outlook「計劃發送」功能的優勢

📅 彈性排程搭配清晰的時區指引

提供以小時與天數為單位的預設選項（例如「1 小時後」、「明天」），或讓您指定確切的日期與時間。當涉及時區時，Kutools 會清楚顯示所選時間及其對應的本地時間，確保您精準掌握郵件傳送時刻。

🧠 智慧時間預覽，減少錯誤

對話方塊會顯示所選時區的目前時間，並預覽最終排程的發送時間（同時標示所選時區與您本地時區），讓跨地區排程更透明，有效避免郵件誤傳過早或過晚。

⚙️ 熱門時段 + 最近使用，快速選擇

快速從兩個智慧清單中選擇：熱門時段與最近使用。您可自訂「熱門時段」以貼合個人工作流程，而「最近使用」則會自動反映您最新的排程習慣！

🔔 即時傳送確認，附帶操作選項

點擊「傳送」後，通知列會提供三個選項：復原、立即發送或「我知道了」，讓您最後確認或調整排程決定。

🖱️ 與 Outlook 內建排程功能協同運作

Kutools 提供更直覺、高效的排程體驗，無縫融入您的 Outlook 工作流程；若有特殊需求，您仍可使用 Outlook 內建的「延遲傳送」功能靈活應對。

在 Outlook 中使用 Kutools for Outlook 進行計劃發送的步驟

告別 Outlook 效率低落！Kutools for Outlook 讓批次處理郵件更輕鬆——現提供 30 天免費試用！立即下載 Kutools for Outlook！

步驟 1：開啟計劃發送功能

1. 開啟 Outlook，然後點選 「Kutools」>「計劃發送」。

「排程電子郵件」按鈕的截圖

2. 系統將自動開啟新建郵件視窗，並顯示「計劃發送」對話方塊。

步驟 2：選取或建立排程發送時間

1. 在「計劃發送」對話方塊中，可透過以下兩種方式之一，輕鬆選擇您理想的發送時間：

選項 A：從提供的清單中選擇現有的排程發送時間，包含熱門時間與最近使用兩大類別。

現有排程發送時間的截圖

對熱門時段清單不滿意嗎？立即點擊「編輯熱門時段清單」，依您的需求輕鬆自訂！

「編輯常用時間清單」按鈕的截圖

在「編輯熱門時段清單」對話方塊中：
• 點選新增，立即加入新的熱門時段。
• 點選刪除，輕鬆移除現有項目。
• 使用上移或下移，快速調整時段順序。
• 勾選或取消勾選項目，即可控制其是否顯示於「計劃發送」對話方塊中。

當您點擊新增按鈕後，將立即彈出全新的「編輯熱門時段清單」對話方塊！

  1. 為排程傳送選擇時區。
  2. 在「請設置計劃發送時間」下方設定您的發送時間：使用預設選項，並透過 「Time」方塊指定發送時刻。
  3. 點擊 「OK」以確認。

新增常用時間的截圖

💡 提示：有關時區行為與預設計算方式的詳細資訊，請參閱 選項 B 下方的注意事項。

選項 B：點擊「選擇其他時間」按鈕，即可設定排程發送時間。

「選擇其他時間」按鈕的截圖

接著在「設置計劃發送的時區和時間」對話方塊中：

1）。請從「請選擇計劃發送時區」下拉選單中選取您想要的時區。

💡 提示：選取時區後，系統會顯示該時區的目前時間。請確保您設定的排程發送時間晚於該時間。
所選時區目前時間的截圖

2）。請在「請設置計劃發送時間」下方指定您的發送時間：

  • 自訂時間：選取 「Custom」，即可手動透過所提供的 「Calendar」、「Date」與 「Time」欄位，自由選擇任何日期與時間。
  • 預設選項：從預先定義的選項中挑選，例如 「In 1 Hour」、「Tomorrow」等。針對以天為單位的預設選項，您還可透過 「Time」方塊指定發送時間。

3）。按一下「確定」以確認您的排程時間。

「設定時區與排程發送時間」對話框的截圖

注意事項：

  • 若您選擇非「本地時區」的時區（例如「（UTC-12:00) 國際日期變更線西側」），對話方塊將同時顯示您所選時區中的排程發送時間，以及對應的電腦本地時間。
    ❗ 重要：郵件一律依據您的電腦本地時間傳送。所選時區僅供參考，不影響實際傳送行為。
    排程發送時間的截圖
  • 若您選擇非本地時區，並點選「自訂」手動指定日期與時間，系統會將該日期時間視為所選時區的時間，再自動轉換為您的本地時區。畫面上將同步顯示所選時區中的自訂日期時間，以及對應的本地時間。
  • 當您選擇基於小時的預設選項之一——「1 小時後」、「3 小時後」、「6 小時後」、「12 小時後」 或 「24 小時後」——並使用非本地時區時，系統會先根據您的本地時間計算，再轉換為所選時區顯示。
  • 當您使用基於天數的預設選項——例如「明天」、「後天」、「3 天後」、「今天之後最近的週六」、「今天之後最近的週日」或「今天之後最近的週一」——即可透過時間方塊指定發送時間。系統將根據所選時區的當前日期自動計算實際日期（而非您的本地時間），並以該時區的指定日期與時間顯示最終排程，同時附上對應的本地時間供您參考。

🕒 時區轉換範例

已選時區排程方式使用者輸入解讀為（以所選時區顯示）轉換為（本地時區：UTC+8）最終發送時間（以本地時間為準）
UTC+1:00（中歐時間）自訂2025 年 4 月 20 日上午 10:00解讀為 2025 年 4 月 20 日上午 10:00（UTC+1）2025 年 4 月 20 日下午 5:00（UTC+8）✅ 2025 年 4 月 20 日下午 5:00
UTC+1:00（中歐時間）預設（基於小時）3 小時後—例如，從 2025 年 4 月 16 日上午 11:00 ➝ 下午 2:00（UTC+8）✅ 2025 年 4 月 16 日下午 2:00
UTC+1:00（中歐時間）預設（基於天數）明天 + 上午 09:00解讀為 2025 年 4 月 17 日上午 09:00（根據 UTC+1 的「明天」計算）2025 年 4 月 17 日下午 4:00（UTC+8）✅ 2025 年 4 月 17 日下午 4:00

2. 設定完排程的發送時間後，請在「確定」按鈕所在的「計劃發送」對話方塊中點選該按鈕，即可關閉對話方塊。

步驟 3：撰寫您的電子郵件內容

1. 請照常輸入收件人、主旨與郵件內容。

2. 完成郵件撰寫後，請點擊「傳送」按鈕。

「傳送」按鈕的截圖

步驟 4：確認通知

通知列會出現在 Outlook 視窗右下角，提供三種操作選項：

  • 復原：取消排程傳送，並將郵件恢復至編輯模式。
  • 立即發送：無視排程設定，馬上寄出郵件！
  • 我已了解：確認排程傳送並關閉通知。

通知列的截圖

💡 提示：若您未按任何按鈕，通知列將在幾秒後自動消失，排程傳送仍會保持啟用狀態。

結果

您的電子郵件將保留在「寄件匣」資料夾中，直到排程的發送時間到來；屆時，郵件將自動傳送！

寄件備份資料夾中電子郵件的截圖

📖 進階提示與重要注意事項

以下提示涵蓋了計劃發送功能的進階用法與實用建議，助您全面提升使用體驗。內容包含：

📋 管理排程時間

排程時間區域現包含兩種項目：熱門時間與最近使用，讓您無需重新設定，即可快速重複使用先前選定的時間！

若要個人化您的建議，請點選 「Edit Popular Time List」。在該對話方塊中，您可以新增時間、刪除現有項目、重新排序，並勾選或取消勾選項目，精準控制哪些時間會顯示於「計劃發送」對話方塊中。最近使用清單將根據您最新的排程操作自動更新，確保建議始終貼近您的需求！

現有排程發送時間的截圖

⚙️ 在「Send」下方啟用「Schedule」按鈕

1. 前往「Kutools」>「計劃發送」>「在『Send』按鈕下方顯示『計劃發送』按鈕」。

「傳送」按鈕下方的「顯示排程電子郵件」按鈕

2. 啟用此選項後，每當您撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件時，「Schedule」按鈕便會顯示在「Send」按鈕正下方。點擊其旁的向下箭頭，即可從下拉選單中存取以下三個選項：

下拉式選單中的選項

  • 計劃發送：開啟「計劃發送」對話方塊，即可為目前郵件設定排程發送時間。
  • 本次 Outlook 工作階段將暫時隱藏「排程」按鈕；重新啟動 Outlook 後，該按鈕將再次顯示。
  • 在「傳送」按鈕下方顯示「排程發送」按鈕：點擊後將開啟確認對話方塊。請點選「確定」以隱藏「排程」按鈕，或點選「取消」予以保留。
    確認對話框

💡 提示：若您尚未啟用「在『Send』按鈕下方顯示『計劃發送』按鈕」選項，撰寫郵件時，「Schedule」按鈕將不會出現在「Send」按鈕下方。不過，您隨時可透過點選功能區中的「Kutools」＞「計劃發送」來使用此功能。

📩 與 Outlook 延遲傳送功能的相容性

「Kutools for Outlook」的「計劃發送」功能與 Outlook 內建的「Delay Delivery」功能完全相容，兩者無縫協作，確保郵件準時於預定時間傳送。

  • 撰寫、回覆或轉寄郵件時，若符合下列任一條件：
    • 「排程」按鈕將顯示於「傳送」按鈕下方。
    • 該工作階段中曾開啟過「計劃發送」對話方塊。

    接著，若您在傳送郵件前啟用「延遲傳送」功能，點擊「傳送」後，Outlook 視窗右下角將顯示「Kutools 通知列」，確認「計劃發送」正在監控您的傳送排程。

    通知列截圖

  • 若您先透過 Outlook 的「延遲傳送」功能設定「不早於」的時間，再開啟「計劃發送」對話方塊，該時間便會自動顯示在排程時間清單中。
  • 若您先透過「計劃發送」對話方塊設定排程發送時間，再開啟「延遲傳送」對話方塊，「不早於」欄位將自動填入該排程時間。

這種雙向同步機制確保無論您先設定哪一項功能，郵件傳送行為始終保持一致。

⚠️ 重要提醒

為確保郵件能於預定時間準時發送，Outlook 必須保持開啟狀態。若在排程的發送時間關閉 Outlook，郵件將於下次開啟 Outlook 時立即傳送。