專業打造郵件規則：用 Kutools 高級規則全面掌握 Outlook 郵件管理

在忙碌的專業通訊世界中，高效管理收件匣與任何戰略決策同樣重要。Microsoft Outlook 已是眾多企業處理郵件的核心工具，而 Kutools for Outlook 的高級規則功能，則讓用戶超越傳統限制，優化郵件處理流程。本指南將深入解析高級規則相較於標準 Outlook 規則的獨特優勢，說明設定流程並介紹實用範例，助您輕鬆掌控郵件環境。

• 範例一：自動將郵件移動至指定資料夾
• 範例二：設置高優先級通訊提醒
• 範例三：自動回覆常見詢問

Kutools 高級規則 與 Outlook 規則比較

雖然 Microsoft Outlook 的內建規則為郵件管理提供了基礎功能，Kutools for Outlook 的 高級規則 則能進一步提升您的工作效率。高級規則 具備多項顯著 優勢，遠勝於一般的 Outlook 規則。以下詳細介紹這些優勢：

🌐 多帳號應用：

與 Outlook 原生規則僅適用於設定時的單一郵件帳號不同，Kutools 高級規則可套用於 Outlook 中的多個郵件帳號。這使得用戶能夠輕鬆地對 全部 或 指定帳號 執行單一規則，簡化操作流程，並確保各郵件往來一致性。

🚀 更多條件選擇：

Kutools 高級規則提供更廣泛的條件選擇。例如，用戶可以根據郵件的語言 、附件名稱中是否包含特定文字，或附件類型 來設定條件。這些新增的條件大幅強化了收件匣的組織與管理效能。

⚙️ 更強自訂化：

Outlook 規則僅限於預設的動作與條件，但 Kutools 高級規則提供全面自訂選項，支持巢狀條件與複雜規則。例如，Outlook 規則僅能檢查主旨或正文是否包含 特定文字，而高級規則可細分「包含 」、「不包含 」、「是（精確地） 」、「不是 」、「開頭是 」、「開頭不是 」、「結尾是 」、「結尾不是 」等多種條件。另外，處理特定字詞的文字時，Outlook 規則只能用「或 」條件組合（意即其中任一條件符合即觸發規則），而高級規則則可同時組合「且 」與「或 」邏輯，使條件邏輯更加彈性與精確，有效提升郵件篩選準確度。

📂 分類條理：

在設定條件時，Outlook 規則會將所有條件混合在一起。相比之下， Kutools 高級規則會將條件按規則類型清楚分類，有助於簡化設定流程與提升操作組織性。

🔍 規則總覽更清晰：

高級規則提供所有規則的整體總覽，讓您能清楚掌握每個規則將執行的動作。例如設定某條件時自動移動郵件至指定資料夾，介面會明確顯示「移動到 」動作。如此一來不僅方便管理各項規則，也便於日後排查問題。

🌟介面友善易用：

Outlook 規則的介面對新手來說可能較為複雜，而 高級規則則採用直觀方式設計，讓規則建立與管理更加簡單明瞭。

🤝 無縫整合：

Kutools 高級規則與 Outlook 無縫整合，確保您現有郵件與設定皆能兼容，讓您繼續順暢使用 Outlook，業務不受干擾。

以高級規則在 Outlook 中建立規則的實例

建立及管理郵件規則並不困難。Kutools for Outlook 的高級規則以直觀且強大的介面，協助新手與進階用戶輕鬆打造理想郵件工作流程。本節將介紹利用高級規則優化郵件處理的三種常見範例。

• 範例一：自動將郵件移動至指定資料夾
• 範例二：設置高優先級通訊提醒
• 範例三：自動回覆常見詢問

範例一：自動將郵件移至指定資料夾

對於需處理大量來自不同來源郵件的用戶而言，此規則極為實用。它會自動將郵件歸類至指定位於資料夾，助您有效排序與優先處理。例如，含有特定關鍵字的郵件會自動移至各自資料夾，這種組織方式可保持收件匣整潔，讓您能快速找到相關主題或項目的郵件，免去搜尋雜亂信件的麻煩。

步驟1. 啟用高級規則並開始建立新規則

1.進入 Kutools 標籤頁，並點擊高級規則。

2. 在 高級規則 對話方塊中，點選 新增 按鈕來開始建立新規則。

步驟2：設置規則條件

本範例希望將主旨或正文中同時出現『Kutools for Outlook』與『sales』，或同時出現『KTO』與『sales』的郵件，自動移動到指定資料夾。

1. 在「新建規則 – 步驟1/4」對話方塊中，勾選「主旨或正文包含特定文字」選項。

2. 出現 包含文本 對話方塊，請點擊 新增按鈕。

3. 在「搜索文本」對話方塊，請依下列步驟操作。

3.1 輸入『Kutools for Outlook』和『sales』於新的搜索關鍵字文字框中。

3.2 點擊新增。

3.3 點擊確定。

如此即設定條件，要求郵件需同時包含這兩個字詞。

4. 系統會回到 包含文本 對話方塊。若要新增另一組關鍵字，請再點擊 新增 按鈕。

5. 在「搜索文本」對話方塊內重複上述操作。

5.1 在新的搜索關鍵字文字框輸入『KTO』和『sales』。

5.2 點擊新增。

5.3 點擊確定。

6. 條件已設定完成。將會針對同時包含『Kutools for Outlook』與『sales』或『KTO』與『sales』的郵件適用。點擊確定。

7. 點擊下一步前往動作 設定。

步驟3：設置規則動作

1. 在「新建規則–步驟2/4」對話方塊，勾選「移動到指定資料夾」選項。

2. 彈出的「選擇文件夾」對話方塊中，請選擇指定資料夾。

3. 點擊確定。

4. 點擊下一步進入例外條件 設定。

步驟4：設定例外條件

在「新建規則 – 步驟3/4」對話方塊，指定例外條件。本範例未設例外條件，直接點擊下一步。

步驟5：完成規則設置

1. 在「新建規則 – 步驟4/4」 對話方塊，於規則名稱 文字框中輸入規則名稱。

2.（可選）於規則備註 欄位輸入規則說明。

3. 點擊確定。

結果

現在規則已建立完成。點擊確定完成設定。往後所有主旨或正文同時包含『Kutools for Outlook』與『sales』或『KTO』與『sales』的郵件，系統將自動移動至指定資料夾。

範例二：設置高優先級通訊提醒

對於如管理者等需及時回應高層或關鍵客戶郵件的用戶，快速掌握重要資訊有助於決策與提升客戶滿意度。透過設置規則，只要主旨含有「urgent」或「ASAP」等字樣，便自動彈出桌面提醒，有效即時通知管理者，使他們能迅速處理急件、保持高效率回應與專業形象。

步驟1. 啟用高級規則，開始建立新規則

1.進入 Kutools 分頁並點選高級規則。

2. 在 高級規則 對話方塊中，點擊 新增 按鈕開始建立新規則。

步驟2：設定規則條件

本範例將於收到主旨含「urgent」或「ASAP」時，自動觸發桌面提示。

1.於「新建規則 – 步驟1/4」對話框勾選「主旨包含特定文字」選項。

2. 出現 包含文本 對話方塊，請點擊 新增按鈕。

3.於「搜索文本」對話框，請參照下述操作。

3.1 輸入「urgent」到新的搜索關鍵字欄位中。

3.2 點擊新增。

3.3 點擊確定。

如此規定郵件條件必須包含「urgent」一詞。

4. 然後會返回 包含文本 對話方塊。要新增替代關鍵字，請再點擊 新增 按鈕。

5.於「搜索文本」對話框重複上述操作。

5.1 在新的搜索關鍵字欄位中輸入「ASAP」。

5.2 點擊新增。

5.3 點擊確定。

6. 條件設置完成，將套用於包含「urgent」或「ASAP」的郵件。點擊確定。

7. 點選下一步進入動作 設定。

步驟3：設置規則動作

1. 在「新建規則–步驟2/4」對話方塊，勾選「指定消息彈出新郵件通知視窗」選項。

2. 在開啟的「新建規則」對話方塊，於下方輸入桌面提醒訊息，如下。

「這是一封緊急郵件，請盡快回覆！」

3. 點擊確定。

4. 點擊下一步進入例外條件 設定。

步驟4：設置例外條件

在「新建規則 – 步驟3/4」對話方塊選擇例外條件。本範例不設例外，直接點擊下一步。

步驟5：完成規則設定

1.於「新建規則 – 步驟4/4」 對話框内，在「規則名稱」 文字框內輸入新規則名稱。

2.（可選）於「規則備註 」欄位輸入說明。

3. 點按確定。

結果

現在規則已完成。點擊確定結束設定。從此之後，只要新郵件主旨含有「urgent」 或「ASAP」，桌面將彈出『這是一封緊急郵件，請盡快回覆！』 的提醒。

範例三：自動回覆常見詢問

此規則非常適合需回覆大量重複詢問（如客服部門）的情境。利用 Kutools 高級規則，可針對包含產品資訊或報價等關鍵詞的郵件，設置自動以特定回覆模板自動回信。如此一來，團隊可專注於處理較複雜或特殊的問題，大大提升工作效率與客戶滿意度。

步驟1. 啟用高級規則，開始建立新規則

1.進入 Kutools 分頁並點選高級規則。

2. 在 高級規則 對話方塊中，按 新增 按鈕開始建立新規則。

步驟2：建立規則條件

本範例希望自動回覆主旨中包含「information」或「product details」的來信，使用預設的回覆模板。

1. 在「新建規則 – 步驟1/4」對話框勾選「主旨包含特定文字」選項。

2. 系統會顯示 包含文本 對話框，請點選 新增按鈕。

3. 在「搜索文本」對話框請依下列操作。

3.1於新的搜索關鍵字欄位輸入「information」。

3.2 點擊新增。

3.3 點擊確定。

如此設定條件為郵件必須含有「information」一詞。

4. 然後會回到 包含文本 對話框。若需加入其他字詞，請點選 新增 按鈕。

5. 在「搜索文本」對話框重複上述步驟。

5.1 在新的搜索關鍵字欄位輸入「product details」。

5.2 點擊新增。

5.3 點擊確定。

6. 條件建立完成。此條件會套用於主旨包含「information」或「product details」的郵件。請點擊確定。

7. 點選下一步進入動作 設定。

步驟3：設定規則動作

1. 在「新建規則–步驟2/4」對話方塊勾選「以特定模板自動回覆」選項。

2. 在出現的 「回覆模板」對話方塊，請於 「主題前綴」欄位輸入欲顯示的內容。

3. 繼續於正文欄位中輸入您的回覆內容。

4. 點擊確定。

4. 點擊下一步進入例外條件 設定。

步驟4：設置例外條件

於「新建規則 – 步驟3/4」對話框中，您可指定例外條件。本範例無例外，請點選下一步。

步驟5：完成規則設定

1. 在「新建規則 – 步驟4/4」 對話方塊輸入規則名稱於「規則名稱」 欄位。

2.（可選）於「規則備註 」欄位輸入說明。

3. 點擊確定。

結果

規則已成功建立。點擊確定完成設定。從現在開始，所有主旨中包含「information」或「product details」的新郵件都會自動按您事先設的回覆模板進行回覆。