像專家一樣創建規則：在 Outlook 中使用 Kutools 高級規則掌握郵件管理

在繁忙的專業溝通世界中，有效管理收件匣與任何策略決策一樣重要。Microsoft Outlook 是許多企業處理郵件的基本工具，但透過 Kutools for Outlook 的高級規則，使用者可以超越典型限制，優化其郵件流程。本指南深入探討高級規則相較於標準 Outlook 規則的獨特優勢，展示如何設置它們，並探索實際應用，幫助您有效掌握郵件環境。

• 範例1：自動將郵件移動到特定資料夾
• 範例2：為高優先級通信設置提醒
• 範例3：自動回應常見詢問

Kutools 高級規則 VS Outlook 規則

雖然 Microsoft Outlook 的內建規則提供了基本的郵件管理功能，但 Kutools for Outlook 的 高級規則 功能將您的生產力提升到新的水平。高級規則 功能相較於標準 Outlook 規則 提供了幾個明顯的 優勢。以下是這些優勢的詳細介紹：

🌐 多帳號應用：

與 Outlook 的內建規則僅適用於設置的郵件帳號不同，Kutools 高級規則可以在 Outlook 中跨多個郵件帳號應用。此功能允許使用者輕鬆將單一規則應用於 所有 或 指定帳號 ，簡化過程並確保各種郵件通信的一致性。

🚀 更多規則創建條件：

Kutools 高級規則提供更廣泛的條件選項。例如，使用者可以根據郵件的語言 、附件名稱是否包含特定字詞 或附件類型 設置條件。這些新增的條件大大增強了收件匣的組織和管理。

⚙️ 增強的自定義：

雖然 Outlook 規則僅限於預定義的動作和條件，但 Kutools 高級規則提供廣泛的自定義選項，允許使用嵌套條件創建複雜規則。例如，Outlook 規則只能檢查主題或正文是否包含 特定字詞。相反，高級規則可以指定條件如「包含 」、「不包含 」、「是（精確地） 」、「不是 」、「開頭是 」、「開頭不是 」、「結尾是 」和「結尾不是 」。此外，在處理特定字詞的文本時，Outlook 規則只能使用「或 」來組合條件（意味著任何一個條件都可以觸發規則），高級規則允許通過啟用「和 」（所有條件必須滿足）和「或 」關係來實現更複雜的邏輯。這允許更精確的郵件篩選。

📂 分類類別：

在設置條件時，Outlook 規則將所有條件混合在一起。相反， Kutools 高級規則通過將條件整齊地分類為不同的規則類型來增強組織，簡化設置過程。

🔍 更清晰的概覽：

高級規則功能提供所有規則的全面概覽，清晰顯示每個規則將執行的動作。例如，如果規則設置為在滿足某些條件時將郵件移動到特定資料夾，界面將明確顯示動作為「移動到 」。這種清晰性不僅簡化了規則管理，還大大有助於故障排除。

🌟 使用者友好的界面：

雖然 Outlook 規則界面對新使用者來說可能很複雜，但 高級規則的直觀界面使得設置和管理規則變得簡單。

🤝 無縫整合：

Kutools 高級規則與 Outlook 無縫整合，確保所有現有郵件和設置都兼容，並且您可以繼續使用 Outlook 而不會中斷。

在 Outlook 中使用高級規則創建規則的範例

創建和管理郵件規則不必令人生畏。Kutools for Outlook 的 高級規則 功能以強大且直觀的界面簡化了此過程，適合新手和高級使用者。在本節中，我們將探討如何利用 高級規則 來簡化您的郵件工作流程，展示三個在 Outlook 中常用的規則範例。

• 範例1：自動將郵件移動到特定資料夾
• 範例2：為高優先級通信設置提醒
• 範例3：自動回應常見詢問

範例1：自動將郵件移動到特定資料夾

此規則對於處理大量來自各種來源的郵件的使用者至關重要。它自動將郵件分類到指定的資料夾中，使使用者能夠更有效地優先處理和回應。例如，包含特定關鍵字的郵件將被移動到相應的資料夾。這種組織有助於保持收件匣的整潔和有序，使使用者能夠快速找到與特定主題或項目相關的郵件，而不必在混亂的收件匣中篩選。

步驟1. 啟用高級規則功能並開始創建新規則

1.轉到 Kutools 標籤並點擊高級規則。

2. 在 高級規則 對話框中，點擊 新建 按鈕以開始創建新規則。

步驟2：設置規則條件

在此情境中，我們旨在將包含「Kutools for Outlook」和「sales」或「KTO」和「sales」的郵件移動到指定資料夾。

1. 在新建規則 - 步驟1 的對話框中，勾選主題或正文包含特定字詞選項。

2. 該 包含文本 對話框彈出。點擊 新建按鈕。

3. 在搜索文本對話框中，請按以下步驟操作。

3.1 在新搜索關鍵字文本框中輸入「Kutools for Outlook」和「sales」。

3.2 點擊新增。

3.3 點擊確定。

這樣做會指定郵件必須包含這兩個字詞的條件。

4. 然後返回到 包含文本 對話框。要新增另一組短語，請再次點擊 新建 按鈕。

5. 在搜索文本對話框中，重複此步驟。

5.1 在新搜索關鍵字文本框中輸入「KTO」和「sales」。

5.2 點擊新增。

5.3 點擊確定。

6. 現在條件設置成功。此條件將應用於包含「Kutools for Outlook」和「sales」或「KTO」和「sales」的郵件。點擊確定。

7. 點擊下一步以移動到動作 設置。

步驟3：設置規則動作

1. 在新建規則 - 步驟2 的對話框中，勾選移動到指定資料夾 選項。

2. 在彈出的選擇資料夾對話框中，選擇指定的資料夾。

3. 點擊確定。

4. 點擊下一步以移動到例外 設置。

步驟4：設置規則例外

在新建規則 - 步驟3 的對話框中，指定例外。在此範例中，我們沒有例外，因此點擊下一步。

步驟5：完成規則設置

1. 在新建規則 - 步驟4 的對話框中，在規則名稱 文本框中輸入規則名稱。

2. （可選）在規則備註 文本框中輸入規則備註。

3. 點擊確定。

結果

現在規則已成功創建。點擊確定以完成設置。從現在開始，如果收到的郵件在主題或正文中包含「Kutools for Outlook」和「sales」或「KTO」和「sales」，它們將被移動到指定的資料夾。

範例2：為高優先級通信設置提醒

對於如經理等使用者來說，及時回應來自高層管理或重要客戶的通信至關重要，以確保有效的決策和客戶滿意度。為此，他們可以配置一個規則，以便在收到主題行中包含「緊急」或「ASAP」等字詞的郵件時觸發桌面提醒。實施此規則可確保經理立即收到重要郵件的通知，使他們能夠迅速處理關鍵問題，保持高水平的響應能力和專業性。

步驟1. 啟用高級規則功能並開始創建新規則

1.轉到 Kutools 標籤並點擊高級規則。

2. 在 高級規則 對話框中，點擊 新建 按鈕以開始創建新規則。

步驟2：設置規則條件

在此情境中，我們旨在在收到主題行中包含「緊急」或「ASAP」等字詞的郵件時觸發桌面提醒。

1. 在新建規則 - 步驟1 的對話框中，勾選主題包含特定字詞 選項。

2. 該 包含文本 對話框彈出。點擊 新建按鈕。

3. 在搜索文本對話框中，請按以下步驟操作。

3.1 在新搜索關鍵字文本框中輸入「緊急」。

3.2 點擊新增。

3.3 點擊確定。

這樣做會指定郵件必須包含「緊急」字詞的條件。

4. 然後返回到 包含文本 對話框。要新增替代文本，請再次點擊 新建 按鈕。

5. 在搜索文本對話框中，重複此步驟。

5.1 在新搜索關鍵字文本框中輸入「ASAP」。

5.2 點擊新增。

5.3 點擊確定。

6. 現在條件設置成功。此條件將應用於包含「緊急」或「ASAP」的郵件。點擊確定。

7. 點擊下一步以移動到動作 設置。

步驟3：設置規則動作

1. 在新建規則 - 步驟2 的對話框中，勾選在新消息通知窗口中顯示郵件並帶有特定消息 選項。

2. 在彈出的新建規則對話框中，輸入如下所示的特定消息以作為桌面提醒。

「這是一封緊急郵件，請立即回覆！」

3. 點擊確定。

4. 點擊下一步以移動到例外 設置。

步驟4：設置規則例外

在新建規則 - 步驟3 的對話框中，指定例外。在此範例中，我們沒有例外，因此點擊下一步。

步驟5：完成規則設置

1. 在新建規則 - 步驟4 的對話框中，在規則名稱 文本框中輸入規則名稱。

2. （可選）在規則備註 文本框中輸入規則備註。

3. 點擊確定。

結果

現在規則已成功創建。點擊確定以完成設置。從現在開始，任何包含「緊急」或「ASAP」字詞的郵件到達時，將顯示桌面提醒，顯示消息「這是一封緊急郵件，請立即回覆！」。

範例3：自動回應常見詢問

此規則非常適合於許多收到的郵件包含類似問題的客戶服務角色。Kutools 高級規則允許設置規則，自動回應常見詢問，例如產品信息或價格的請求，使用預先編寫的模板。通過自動化回應，團隊可以更專注於複雜的查詢，提高整體效率和客戶滿意度。

步驟1. 啟用高級規則功能並開始創建新規則

1.轉到 Kutools 標籤並點擊高級規則。

2. 在 高級規則 對話框中，點擊 新建 按鈕以開始創建新規則。

步驟2：設置規則條件

在此情境中，我們旨在自動回覆包含「信息」或「產品詳情」的郵件，使用預先編寫的模板。

1. 在新建規則 - 步驟1 的對話框中，勾選主題包含特定字詞 選項。

2. 該 包含文本 對話框彈出。點擊 新建按鈕。

3. 在搜索文本對話框中，請按以下步驟操作。

3.1 在新搜索關鍵字文本框中輸入「信息」。

3.2 點擊新增。

3.3 點擊確定。

這樣做會指定郵件必須包含「信息」字詞的條件。

4. 然後返回到 包含文本 對話框。要新增替代文本，請再次點擊 新建 按鈕。

5. 在搜索文本對話框中，重複此步驟。

5.1 在新搜索關鍵字文本框中輸入「產品詳情」。

5.2 點擊新增。

5.3 點擊確定。

6. 現在條件設置成功。此條件將應用於包含「信息」或「產品詳情」的郵件。點擊確定。

7. 點擊下一步以移動到動作 設置。

步驟3：設置規則動作

1. 在新建規則 - 步驟2 的對話框中，勾選使用特定模板回覆 選項。

2. 在彈出的 回覆模板對話框中，在 主題前綴文本框中輸入主題前綴。

3. 繼續在正文文本框中輸入您的回覆內容。

4. 點擊確定。

4. 點擊下一步以移動到例外 設置。

步驟4：設置規則例外

在新建規則 - 步驟3 的對話框中，指定例外。在此範例中，我們沒有例外，因此點擊下一步。

步驟5：完成規則設置

1. 在新建規則 - 步驟4 的 對話框中，在規則名稱 文本框中輸入規則名稱。

2. （可選）在規則備註 文本框中輸入規則備註。

3. 點擊確定。

結果

現在規則已成功創建。點擊確定以完成設置。從現在開始，任何包含「信息」或「產品詳情」的郵件到達時，將自動使用您先前配置的回覆模板進行回覆。