附件管理器：在 Outlook 中儲存／刪除／壓縮／分離全部或已搜尋的附件

「Kutools for Outlook」全新推出強大的「附件管理器」功能！透過此工具，您能輕鬆從多封郵件中儲存、刪除、壓縮或分離所有選定的附件。此外，該管理器還支援在收發郵件時自動壓縮所有附件，讓您的郵件處理更高效、更流暢！

• 根據主旨、附件名稱等條件，在附件管理器中搜尋特定附件
• 將郵件中的多個或全部附件儲存至指定資料夾
• 在選定的附件檔案中重新命名附件
• 從郵件中刪除多個或全部附件
• 壓縮郵件中的多個或全部附件
• 傳送郵件前自動壓縮所有附件
• 從郵件中分離多個或全部附件
• 附件選項 – 預設設定儲存、分離、壓縮附件的相關選項

根據主旨、附件名稱等條件，在附件管理器中搜尋特定附件

在「附件管理器」視窗中，您可以輕鬆搜尋並篩選特定附件，再依需求儲存、刪除或分離它們。

1. 點擊「KUTOOLS PLUS」>「管理員」，詳情請參閱截圖：

2. 在隨即出現的「Kutools for Outlook」對話方塊中，選取您要管理附件的資料夾，請參閱截圖：

提示：在此介面中，支援右鍵選單，提供多種選項讓您快速操作。

3. 接著點擊「確定」按鈕，所有附件將顯示於「附件管理器」視窗中。在該視窗中，您可依附件名稱、郵件主旨、附件大小、接收時間，以及特定寄件者的郵件來搜尋與篩選附件。請參閱截圖：

將郵件中的多個或全部附件儲存至指定資料夾

在「附件管理器」視窗中，您可輕鬆將多封郵件中的多個選定附件一次儲存至指定資料夾。請依下列步驟操作：

1. 在「附件管理器」視窗中，勾選您要儲存的附件，然後點擊「儲存」按鈕。請參閱截圖：

2. 在彈出的「儲存設定」對話方塊中：

（1.） 按一下「選擇資料夾」按鈕，即可儲存已勾選的附件；

（2.） 請依照下方指定附件的儲存格式：

• 勾選「按以下樣式保存附件」複選框。
  若要將附件儲存至特定子資料夾，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，並選擇您需要的樣式；
  若需重新命名已儲存的附件，請勾選「按以下樣式重命名保存的附件」，並指定您要使用的命名樣式。
• 取消勾選「按以下樣式保存附件」複選框，所有選定的附件將直接儲存至您指定的資料夾。

注意：若您勾選「本次 Outlook 會話中不顯示壓縮設定對話框」選項，在目前 Outlook 執行階段使用「全部儲存」功能或「附件管理器」中的「儲存」選項時，將不會彈出「儲存設定」對話方塊。下次啟動 Outlook 時，此選項預設為未勾選狀態。

3. 接著點擊「確定」，系統將彈出對話方塊，告知您已成功儲存的附件數量（如以下截圖所示）。所有勾選的附件，或符合您設定條件的附件，都會自動儲存至指定資料夾。您可點擊「打開此資料夾」超連結，立即前往附件儲存位置。

4. 按一下「確定」關閉對話方塊，再點選「關閉」按鈕以關閉「附件管理器」對話方塊。

在選定的附件檔案中重新命名附件

「附件管理器」功能支援直接在對話方塊中重新命名附件。

1. 進入「附件管理器」對話方塊後，請點擊箭頭展開包含附件的指定郵件，選取您要重新命名的附件，然後按一下「重新命名」按鈕。請參閱截圖：

或者，您也可以在要重新命名的附件名稱上按一下右鍵，然後從右鍵選單中選擇「重命名當前附件」。

2. 附件名稱現已可編輯，請輸入新名稱並按下 ENTER 鍵。

3. 接著點擊「關閉」按鈕，即可關閉「附件管理器」對話方塊。

從郵件中刪除多個或全部附件

若您需要批次刪除多封 Outlook 郵件中已篩選或全部的附件，請依下列步驟操作：

1. 在「附件管理器」對話方塊中，搜尋或勾選您要移除的附件，然後點擊「刪除」按鈕。請參閱截圖：

2. 系統將彈出警告對話方塊要求確認，請點選「是」按鈕以繼續執行。

3. 此時將彈出對話方塊，顯示您已刪除的附件數量（如以下截圖所示），請點選「確定」按鈕。

4. 接著點擊「關閉」按鈕，即可關閉「附件管理器」對話方塊。

壓縮郵件中的多個或全部附件

若要壓縮多封 Outlook 郵件中的多個或全部選定附件，請依下列步驟操作：

1. 進入「附件管理器」對話方塊後，請搜尋或勾選您要壓縮的附件，然後點擊「壓縮」按鈕。請參閱截圖：

2. 接著會彈出「壓縮設定」對話方塊，請依照下方截圖選擇您所需的操作：

（1.） 選取「壓縮所有附件」選項，即可將所有勾選的附件一併壓縮；

（2.） 選取「壓縮符合以下條件的附件」選項，並設定您指定的條件，僅符合這些條件的附件才會被壓縮。

注意：若您勾選「本次 Outlook 會話中不顯示壓縮設定對話框」選項，則在本次啟動 Outlook 後，於「附件管理器」中使用「全部壓縮」功能或「壓縮」選項時，將不會彈出「壓縮設定」對話方塊；下次啟動 Outlook 時，此選項將自動恢復為未勾選狀態。

3. 接著，點擊「OK」按鈕，系統將立即彈出一個對話方塊，顯示已壓縮的附件數量；請再次點擊「OK」按鈕以關閉該對話方塊。

4. 然後點擊「Close」按鈕，即可關閉「附件管理器」對話方塊。

傳送郵件前自動壓縮所有附件

若需在 Outlook 傳送郵件時自動壓縮所有附件，請依下列步驟於「附件管理器」對話方塊中進行設定：

1. 前往「附件管理器」對話方塊，點擊「Options」按鈕。請參閱截圖：
提示：您也可以直接在 Outlook 功能區中，點擊「Kutools」>「Options」（位於「Attachments」群組內）。

2. 在「附件選項」對話方塊中，點擊「Compress」頁籤，勾選「自動壓縮發送出去的附件」選項，然後點擊「OK」按鈕。

3. 點擊「Close」按鈕，關閉「附件管理器」對話方塊。此後，當您在傳送含附件的郵件時，所有附件都會於傳送前自動壓縮。

從郵件中分離多個或全部附件

若您希望將多封郵件中的附件儲存至指定資料夾，同時移除這些附件，並在原郵件中保留指向已儲存附件的超連結，可於「附件管理器」視窗中執行附件分離操作。

1. 前往「附件管理器」對話方塊，勾選您要分離的附件，然後點擊「Detach」按鈕。請參閱截圖：

2. 在「拆離設定」對話方塊中，

（1.）點擊按鈕，選擇用來儲存已分離附件的資料夾；

（2.）請依照下方指定的方式儲存分離的附件：

• 勾選「按以下樣式拆離附件」複選框。
  若要將分離的附件儲存至特定子資料夾，請勾選「按以下樣式建立子資料夾」選項，並選擇您需要的樣式；
  若需重新命名分離的附件，請勾選「按以下樣式重新命名拆離出的附件」，並指定您要使用的命名樣式。
• 取消勾選「按以下樣式拆離附件」複選框後，所有分離的附件將直接儲存至您指定的資料夾。

（3.）若您希望郵件中保留附件圖示，請勾選「拆離附件後，郵件仍保留附件圖示」選項。

注意：若您勾選「本次 Outlook 會話中不顯示壓縮設定對話框」選項，則在本次啟動 Outlook 後，於「附件管理器」中使用「全部分離」或「分離」功能時，將不會彈出「拆離設定」對話方塊；下次啟動 Outlook 時，此選項將自動恢復為未勾選狀態。

3. 接著點擊「Ok」，系統將彈出對話方塊，顯示已分離的附件數量（如以下截圖所示）。所有勾選的附件或符合您設定條件的附件都會被移除，僅在原始郵件中保留超連結。您可點擊「打開此文件夾」超連結，立即前往儲存已分離附件的資料夾。

4. 然後點擊「Close」按鈕，即可關閉「附件管理器」對話方塊。

附件選項 – 預設設定附件儲存、分離與壓縮的相關選項

在「附件選項」對話方塊中，您可為這些附件工具預先設定部分預設選項。

點擊「附件管理器」視窗中的「Options」按鈕，即可進入「附件選項」；您也可以直接在 Outlook 功能區中，點選「Kutools」>「Options」（位於「Attachments」群組內）。

1. 在附件選項對話方塊的「一般」頁籤中：

A：若您想處理圖片類型的附件，請勾選「處理圖片附件」核取方塊。
在勾選「從純文本訊息中分離附件」核取方塊後，純文本郵件於分離附件時將自動轉換為 HTML 格式。

B：勾選或重新選擇用於管理的 Outlook 資料夾。

2. 在附件選項對話方塊的「Detach」頁籤中：

A：點擊按鈕，指定儲存已分離附件的資料夾；

B：請依下方指定分離附件的儲存樣式：

• 勾選「按以下樣式拆離附件」複選框。
  您可以將分離的附件儲存至特定子資料夾，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，然後選擇您需要的樣式；
  您也可以重新命名分離的附件，請勾選「按以下樣式重新命名拆離出的附件」，並指定您要使用的命名樣式。
• 取消勾選「按以下樣式拆離附件」複選框後，所有分離的附件將直接儲存至您指定的資料夾。

C：若您希望郵件中保留附件圖示，請勾選「拆離附件後，郵件仍保留附件圖示」選項。

D：若您勾選「Don’t show this 拆離設定 dialog again in current Outlook session」選項，則在本次 Outlook 工作階段中，於「附件管理器」使用「Detach All」功能或「Detach」選項時，將不會再彈出「拆離設定」對話方塊；下次啟動 Outlook 時，此選項會自動恢復為未勾選狀態。

3. 在「附件選項」對話方塊的「自動拆離」頁籤下：

設定專用資料夾以搜尋已拆離的附件，並指定是為每個附件建立獨立子資料夾，還是為單封郵件的所有附件建立共用資料夾，同時依據條件自訂資料夾命名規則。

4. 在附件選項對話方塊的「儲存」頁籤中：

A：點擊按鈕，指定儲存附件的資料夾；

B：請依下方指定附件的儲存樣式：

• 勾選「按以下樣式保存附件」複選框。
  若要將附件儲存至特定子資料夾，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，並選擇您需要的樣式；
  若要重新命名已儲存的附件，請勾選「按以下樣式重命名保存的附件」，並指定您要使用的命名樣式。
• 取消勾選「按以下樣式保存附件」複選框，所有附件將直接儲存至您指定的資料夾。

C：若您勾選「Don’t show this 儲存設定 dialog again in current Outlook session」選項，在本次 Outlook 工作階段中，於「附件管理器」使用「Save All」功能或「Save」選項時，將不會彈出「儲存設定」對話方塊；下次啟動 Outlook 時，此選項會自動恢復為未勾選狀態。

5. 在「附件選項」對話方塊的「自動保存」頁籤中：

設定附件儲存的專屬資料夾位置，並選擇是為每個附件建立獨立子資料夾，還是為單封郵件的所有附件統一建立一個資料夾，同時可依據條件自訂資料夾命名規則。

6. 在附件選項對話方塊的「壓縮」頁籤中：

A：勾選「自動壓縮發送出去的附件」選項，即可在傳送郵件前自動壓縮附件，讓您寄件更輕鬆高效。

B：指定壓縮附件的副檔名；

C：根據指定的附件副檔名或附件大小設定壓縮排除條件；

D：若您勾選「Don’t show this 壓縮設置 dialog again in current Outlook session」選項，則在本次 Outlook 工作階段中，於「附件管理器」使用「Compress All」功能或「Compress」選項時，將不再彈出「壓縮設置」對話方塊；下次啟動 Outlook 時，此選項會自動恢復為未勾選狀態。

7. 在「附件選項」對話方塊的「自動壓縮」頁籤中：

啟用「自動壓縮所有收到的附件」功能時，請指定所需的副檔名。

8. 在附件選項對話方塊的「Duplicate」頁籤中：

當儲存、自動儲存、分離或自動拆離附件附件時，若遇到重複或同名附件，可透過以下選項處理重複附件：

注意：在「附件管理器」視窗中，您也可以對單一附件項目點擊右鍵，並選擇所需操作進行處理。請參閱截圖：

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