附件管理器：在Outlook中保存/刪除/壓縮/拆離所有或搜索到的附件
Kutools for Outlook
「Kutools for Outlook」推出了一個強大的「附件管理器」功能。通過這個工具，您可以輕鬆地從多封郵件中保存、刪除、壓縮或拆離所有選定的附件。此管理器還可以自動壓縮所有收發郵件中的附件。
- 在附件管理器中根據主題、附件名稱等搜索特定附件
- 將多個或所有郵件中的附件保存到特定文件夾
- 重命名選定附件文件中的附件
- 刪除郵件中的多個或所有附件
- 壓縮郵件中的多個或所有附件
- 在發送郵件之前自動壓縮所有附件
- 從郵件中拆離多個或所有附件
- 附件選項 – 設置一些默認保存、拆離、壓縮附件的設置
在附件管理器中根據主題、附件名稱等搜索特定附件
在「附件管理器」窗口中，您可以搜索和過濾特定的附件，然後根據需要保存、刪除或拆離它們。
1. 點擊「Kutools Plus」>「管理」，見截圖：
2. 在以下「Kutools for Outlook」對話框中，選擇您要管理附件的文件夾，見截圖：
提示：在此界面上，支持右鍵菜單，提供了一些快速選擇的選項。
3. 然後，點擊「確定」按鈕，所有附件都已列在「附件管理器」窗口中，在這個窗口中，您可以根據附件名稱、郵件主題、附件大小、郵件接收時間以及特定發件人的郵件來搜索和過濾附件。見截圖：
提示：
1. 若要根據附件名稱搜索附件，請從「搜索範圍」下拉列表中選擇「附件名稱」，然後輸入您要搜索的關鍵字並按下「Enter」鍵，相應的附件會如下面的截圖所示列出：
2. 若要根據郵件主題搜索所有附件，請從「搜索範圍」下拉列表中選擇「主題」，然後輸入您要搜索的關鍵字並按下「Enter」鍵，匹配的附件會如下面的截圖所示列出：
3. 根據附件大小搜索附件，請從「搜索範圍」下拉列表中選擇「大小」，然後從「等於」下拉列表中選擇一個條件，輸入您要搜索的附件大小值並按下「Enter」鍵，見截圖：
4. 根據接收時間搜索附件，請從「搜索範圍」下拉列表中選擇「接收時間」，然後從「等於」下拉列表中選擇一個條件，輸入您要搜索的日期時間並按下「Enter」鍵，見截圖：
5. 若要根據特定發件人搜索附件，請從「搜索範圍」下拉列表中選擇「發件人」，然後輸入您要搜索的發件人名稱關鍵字並按下「Enter」鍵，匹配的附件會如下面的截圖所示列出：
將多個或所有郵件中的附件保存到特定文件夾
在「附件管理器」窗口中，您可以輕鬆地將許多郵件中選定的多個附件一次性保存到某個特定文件夾中。請按照以下步驟操作：
1. 在「附件管理器」窗口中，勾選您要保存的附件，然後點擊「保存」按鈕。見截圖：
2. 在彈出的「保存設置」對話框中：
(1.) 點擊 
按鈕以選擇保存選定附件的文件夾；
(2.) 指定附件保存樣式如下：
- 勾選「按以下樣式保存附件」複選框。
您可以將附件保存在特定子文件夾內，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，然後選擇一種樣式；
您也可以重命名保存的附件，勾選「按以下樣式重命名保存的附件」，並指定要使用的名稱樣式。 - 取消勾選「按以下樣式保存附件」複選框，所有選定的附件將直接保存到您設置的特定文件夾中。
注意：如果您勾選了「在當前Outlook會話中不再顯示此對話框」選項，則在當前Outlook啟動時應用「全部保存」功能或「保存」選項時，「保存設置」對話框不會再出現。下次啟動Outlook時，該選項將默認為未勾選狀態。
提示：在「保存設置」對話框中，您還可以為保存特定附件設置一些高級條件，請點擊「高級」選項按鈕。在展開的對話框中，指定您需要的條件，如下截圖所示：
3. 然後，點擊「確定」，現在會彈出一個對話框告訴您有多少附件已被保存，如下截圖所示。所有選定的附件或符合您創建條件的附件將被保存到特定文件夾中。您可以點擊「打開此文件夾」超鏈接文本進入保存附件的文件夾。
4. 點擊「確定」關閉對話框。然後點擊「關閉」按鈕關閉「附件管理器」對話框。
重命名選定附件文件中的附件
「附件管理器」功能支持在「附件管理器」對話框中直接重命名附件。
1. 進入「附件管理器」對話框，請點擊箭頭展開包含附件的指定郵件，點擊選擇您要重命名的附件，然後點擊「重命名」按鈕。見截圖：
或者您可以右鍵點擊要重命名的附件名稱，並在右鍵菜單中選擇「重命名當前附件」。
2. 現在附件名稱可編輯，請輸入新名稱並按下「Enter」鍵。
3. 然後點擊「關閉」按鈕關閉「附件管理器」對話框。
刪除郵件中的多個或所有附件
如果您需要批量刪除多封Outlook郵件中的過濾或所有附件，請按照以下步驟操作：
1. 在「附件管理器」對話框中，請搜索或勾選您要移除的附件，然後點擊「刪除」按鈕。見截圖：
2. 彈出警告對話框並要求確認。請點擊「是」按鈕繼續。
3. 現在會彈出一個對話框告訴您有多少附件已被刪除，如下截圖所示。請點擊「確定」按鈕。
4. 然後點擊「關閉」按鈕關閉「附件管理器」對話框。
壓縮郵件中的多個或所有附件
要壓縮多封Outlook郵件中的多個或所有選定附件，請按照以下步驟操作：
1. 進入「附件管理器」對話框，請搜索或勾選您要壓縮的附件，然後點擊「壓縮」按鈕。見截圖：
2. 彈出「壓縮設置」對話框，選擇您需要的操作，如下截圖所示：
(1.) 選擇「壓縮所有附件」選項，所有選定的附件將被壓縮；
(2.) 選擇「壓縮符合以下條件的附件」選項，然後指定您需要的條件，只有符合條件的附件將被壓縮。
注意：如果您勾選了「在當前Outlook會話中不再顯示此對話框」選項，則在當前Outlook啟動時應用「全部壓縮」功能或「壓縮」選項時，「壓縮設置」對話框不會再出現。下次啟動Outlook時，該選項將默認為未勾選狀態。
3. 然後，點擊「確定」按鈕，會彈出一個對話框顯示有多少附件已被壓縮。請點擊「確定」按鈕關閉此對話框。
4. 然後點擊「關閉」按鈕關閉「附件管理器」對話框。
在發送郵件之前自動壓縮所有附件
如果您需要在Outlook中發送郵件時自動壓縮所有附件，請按照以下步驟在「附件管理器」對話框中進行配置：
1. 進入「附件管理器」對話框，並點擊「選項」按鈕。見截圖：
提示：您也可以直接點擊Outlook功能區中的「Kutools」>「選項」（在「附件」組中）。
2. 在「附件選項」對話框中，點擊「壓縮」標籤，然後勾選「自動壓縮發送出去的附件」選項，並點擊「確定」按鈕。
3. 點擊「關閉」按鈕關閉「附件管理器」對話框。現在，當您發送帶有附件的郵件時，所有附件都會在發送前自動壓縮。
從郵件中拆離多個或所有附件
如果您想將多個附件從郵件中保存到某個特定文件夾，同時移除這些附件但保留指向保存附件的超鏈接，可以在「附件管理器」窗口中拆離附件。
1. 進入「附件管理器」對話框，請勾選您要拆離的附件，然後點擊「拆離」按鈕。見截圖：
2. 在「拆離設置」對話框中，
(1.) 點擊 按鈕以選擇保存拆離附件的文件夾；
(2.) 指定拆離附件保存樣式如下：
- 勾選「按以下樣式拆離附件」複選框。
您可以將拆離的附件保存在特定子文件夾內，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，然後選擇一種樣式；
您也可以重命名拆離的附件，勾選「按以下樣式重新命名拆離出的附件」，並指定要使用的名稱樣式。 - 取消勾選「按以下樣式拆離附件」複選框，所有拆離的附件將直接保存到您設置的特定文件夾中。
(3.) 如果您希望在郵件中保留附件圖標，請勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖標」選項。
注意：如果您勾選了「在當前Outlook會話中不再顯示此對話框」選項，則在當前Outlook啟動時應用「全部拆離」功能或「拆離」選項時，「拆離設置」對話框不會再出現。下次啟動Outlook時，該選項將默認為未勾選狀態。
3. 然後，點擊「確定」，現在會彈出一個對話框告訴您有多少附件已被拆離，如下截圖所示。所有選定的附件或符合您創建條件的附件將被移除，並且只會在原始郵件中顯示超鏈接。您可以點擊「打開此文件夾」超鏈接文本進入保存拆離附件的文件夾。
4. 然後，點擊「關閉」按鈕關閉「附件管理器」對話框。
附件選項 – 設置一些默認保存、拆離、壓縮附件的設置
在「附件選項」對話框中，您可以為這些附件工具指定一些默認設置。
通過點擊「附件管理器」窗口中的「選項」按鈕進入「附件選項」，或者直接點擊Outlook功能區中的「Kutools」>「選項」（在「附件」組中）。
1. 在附件選項對話框中，通用標籤下：
A: 如果您想處理圖片類型的附件，請勾選「處理圖片附件」框。
勾選「從純文本消息中拆離附件」框，當拆離附件時，純文本郵件將轉換為HTML格式。
B: 勾選或重新選擇用於管理的Outlook文件夾。
2. 在附件選項對話框中，拆離標籤下：
A: 點擊 按鈕以指定保存拆離附件的文件夾；
B: 指定拆離附件保存樣式如下：
- 勾選「按以下樣式拆離附件」複選框。
您可以將拆離的附件保存在特定子文件夾內，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，然後選擇一種樣式；
您也可以重命名拆離的附件，勾選「按以下樣式重新命名拆離出的附件」，並指定要使用的名稱樣式。 - 取消勾選「按以下樣式拆離附件」複選框，所有拆離的附件將直接保存到您設置的特定文件夾中。
C: 如果您希望在郵件中保留附件圖標，請勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖標」選項。
D: 如果您勾選了「在當前Outlook會話中不再顯示此拆離設置對話框」選項，則在當前Outlook啟動時應用「全部拆離」功能或「拆離」選項時，「拆離設置」對話框不會再出現。下次啟動Outlook時，該選項將默認為未勾選狀態。
3. 在附件選項對話框中，自動拆離標籤下：
設置保存拆離附件的特定文件夾。指定是否為每個附件創建子文件夾或創建文件夾保存所有附件的消息，並基於條件定義文件夾命名規則。
4. 在附件選項對話框中，保存標籤下：
A: 點擊 按鈕以指定保存附件的文件夾；
B: 指定附件保存樣式如下：
- 勾選「按以下樣式保存附件」複選框。
您可以將附件保存在特定子文件夾內，請勾選「按以下樣式創建子文件夾」選項，然後選擇一種樣式；
您也可以重命名保存的附件，勾選「按以下樣式重命名保存的附件」，並指定要使用的名稱樣式。 - 取消勾選「按以下樣式保存附件」複選框，所有附件將直接保存到您設置的特定文件夾中。
C: 如果您勾選了「在當前Outlook會話中不再顯示此保存設置對話框」選項，則在當前Outlook啟動時應用「全部保存」功能或「保存」選項時，「保存設置」對話框不會再出現。下次啟動Outlook時，該選項將默認為未勾選狀態。
5. 在附件選項對話框中，自動保存標籤下：
設置保存附件的特定文件夾。指定是否為每個附件創建子文件夾或創建文件夾保存所有附件的消息，並基於條件定義文件夾命名規則。
6. 在附件選項對話框中，壓縮標籤下：
A: 勾選「自動壓縮發送出去的附件」選項，幫助您在發送郵件前自動壓縮附件。
B: 指定壓縮附件的文件擴展名；
C: 根據指定的附件文件擴展名或附件大小設置壓縮排除；
D: 如果您勾選了「在當前Outlook會話中不再顯示此壓縮設置對話框」選項，則在當前Outlook啟動時應用「全部壓縮」功能或「壓縮」選項時，「壓縮設置」對話框不會再出現。下次啟動Outlook時，該選項將默認為未勾選狀態。
7. 在附件選項對話框中，自動壓縮標籤下：
啟用「自動壓縮所有收到的附件」功能時，指定所需的文件擴展名。
8. 在附件選項對話框中，重複標籤下：
如果在保存、自動保存、拆離或自動拆離附件時存在重複或同名附件，您可以使用以下選項處理重複附件：
注意：在「附件管理器」窗口中，您還可以通過右鍵點擊單個附件項目來處理單個附件，然後選擇所需的操作。見截圖：
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