進階掃描以識別並管理 Outlook 中的重複郵件

在 Outlook 中管理重複郵件可能相當棘手——尤其是當重複郵件分散在多個資料夾、擁有不同的郵件屬性，或需要以不同方式處理時。Kutools for Outlook 提供強大的「高級去重」功能，讓您精準篩選、跨資料夾比對，並靈活執行批次操作，例如刪除、移動或分類重複郵件。

本文提供完整且逐步的操作指南，協助您輕鬆掌握此進階功能，並充分發揮其核心優勢。

• 為什麼選擇「高級去重」？
• 如何使用高級去重

為何選擇「高級去重」？

高級去重工具所提供的控制力與深度，遠勝於基本的重複掃描功能。其主要優勢包括：

📂 跨資料夾重複偵測

• 在每個選取的資料夾內分別進行
• 同時跨所有選中的文件進行

🔍 深度且可自訂的掃描

🔧 彈性的處理選項

• 將其刪除（移至已刪除郵件）
• 將其移至指定的資料夾
• 使用一個或多個顏色類別對其進行分類

🎯 判斷保留哪封郵件的彈性規則

• 保留最早的郵件
• 保留最新的郵件

🧩 可調整的顯示與結果欄位

🖱️ 詳細的右鍵控制以實現精準管理

• 整個重複群組
• 個別項目

如何使用高級去重

透過進階去重功能，管理重複郵件變得更加輕鬆簡單！請依照以下步驟，在 Outlook 中執行徹底且客製化的重複郵件清理作業。

步驟 1：啟動高級去重功能

1. 前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤。
2. 按一下重複郵件 > 高級去重……

   

步驟 2：選取要搜尋重複郵件的資料夾

在「重複郵件 – 步驟 1」視窗中：

1. 所有帳戶將顯示於左側清單中；請勾選您希望納入重複掃描的資料夾。
2. 所選資料夾將顯示於右側清單中，當保留單一項目時，較高層級的資料夾享有優先權。您可透過控制按鈕輕鬆重新排序或移除資料夾。
3. 點擊下一步。

   

步驟 3：選取用於識別重複郵件的條件

在「重複郵件 – 步驟 2」視窗中：

1. 勾選您要比較的欄位。
   預設篩選條件已包含內文、附件與主旨。您可依需求選取其他欄位，精準提升重複偵測效果！
2. 指定比較是否應跨資料夾或跨信箱進行。
   • 跨信箱郵件比較：
     輕鬆比較您 Outlook 設定檔中各信箱的郵件內容，掌握資訊更有效率！
   • 跨資料夾郵件比較：
     可跨所有選中的資料夾比較郵件，不再侷限於單一資料夾內進行比對。
   若未選取任一選項，重複偵測將在每個選取的資料夾內分別執行，不同資料夾中的郵件不會相互比較。
3. 指定要保留哪一封郵件——最早的還是最新的。
4. 點擊下一步。

   

步驟 4：選取要在篩選結果中顯示的欄位

在「重複郵件 – 步驟 3」視窗中：

1. 選擇重複郵件在篩選結果中的顯示方式。
   您可從以下三種顯示模式中挑選最適合的選項：
   • 預設：在篩選結果中顯示預先定義的欄位（檔案路徑、主旨與內文）。
     此選項無需額外設定，適合大多數使用者，立即體驗高效篩選！
   • 自訂：手動設定篩選結果中要顯示的欄位。
     步驟：
     1. 選取自訂。
     2. 點擊使用者定義按鈕，即可開啟重複郵件 – 設定對話方塊。
     3. 在對話方塊中，勾選您想包含在請選擇下的欄位，並使用上移、下移、刪除或置頂按鈕，輕鬆調整或移除目前選區中的欄位！
     4. 預覽區段將呈現最終效果，一目了然！
     5. 點擊儲存，立即套用您的自訂設定！

        

   • 所選判定條件：僅列出於步驟 3 中選為重複比對條件的欄位。
2. 最後，點擊開始掃描，即可根據您的設定啟動重複偵測。

步驟 5：刪除、移動或分類重複郵件

篩選完成後，所有重複郵件將顯示於「重複郵件 – 步驟 4」視窗中。

每個重複群組都會顯示，其中所有重複項目皆為勾選狀態，而保留的郵件則維持未勾選。

您現在可以透過多種方式處理重複項目：

刪除所有已勾選的重複郵件，同時保留保留項目。

1. 在重複郵件處理方式下拉選單中，選擇刪除（保留項目除外，移至已刪除郵件資料夾）。
2. 立即按一下「套用」。

   

3. 對話方塊將顯示已刪除的重複郵件數量。點擊確定，即可關閉對話方塊並完成操作。

   

所有已勾選的重複郵件均已成功從所選資料夾移除，並移至「已刪除郵件」資料夾。

將重複郵件移至資料夾

若您只想將重複郵件移至特定資料夾，請執行下列操作：

1. 從重複郵件處理方式下拉列表中，選擇移動（保留項目除外）選項。
2. 點擊立即套用。

   

3. 在彈出的對話方塊中選取或建立目標資料夾，然後點擊確定。

   

4. 確認已移動項目的數量。點選確定即可關閉對話方塊並完成操作。

   

所有已勾選的重複郵件均已成功移至目標資料夾。

為重複郵件新增類別

除了刪除或移動重複郵件外，您也可以為其分類，以便更容易識別。

1. 從重複郵件處理方式下拉列表中，選擇新增分類（包含保留項目）選項。
2. 點擊立即套用。

   

3. 在顏色類別對話方塊中，選取一個或多個分類，然後按一下確定。

   

4. 對話方塊將顯示已分類的重複郵件數量。點擊確定即可關閉對話方塊，完成操作。

   

現在所有已勾選的重複郵件皆已完成分類，讓您在資料夾中更容易辨識。

更多實用操作（步驟 4 中的右鍵選單）

在步驟 4 期間，可透過右鍵選單執行更多操作。

選項會根據您右鍵點擊的是重複群組還是單一重複郵件而有所不同。

A. 管理整個重複群組

您可以右鍵點擊分組名稱，對該群組中所有已勾選項目執行操作。然後：

• 為群組中已勾選的項目（包含保留郵件）新增分類
• 移動群組中已勾選的項目（保留郵件除外）
• 刪除群組中已勾選的項目
  （保留郵件除外；已刪除的郵件將移至已刪除郵件資料夾）

  

B. 管理特定重複項目

您可以右鍵點擊單一重複郵件，針對該項目進行專屬管理。

可用的操作包括：

• 設為保留郵件－標示此郵件為需保留的重要郵件。
• 新增類別－為所選郵件指派一個或多個顏色類別。
• 移動該項目－將郵件移至其他資料夾。
• 刪除此項目 – 將移至「已刪除郵件」資料夾。

  

C. 快顯選單中的其他選項

• 恢復預設勾選狀態－將視窗中所有重複項目還原為原始的勾選或取消勾選狀態。
• 全選– 勾選視窗中列出的所有重複郵件（含保留的郵件）。
• 取消全選－取消勾選視窗中所有重複郵件的清單。
• 全部展開/全部摺疊－一鍵展開或摺疊所有資料夾視窗中的重複群組；摺疊時，僅顯示郵件帳戶。

  

結論

Kutools for Outlook 的進階去重功能，為管理重複郵件提供強大又靈活的解決方案——特別適合處理大型信箱或複雜的資料夾結構。透過深度篩選規則、跨資料夾掃描、自訂化結果顯示與多元操作方式，只需幾次點擊，即可讓您的 Outlook 保持整潔、有序且高效運作。

無論您偏好自動化批量處理，還是講求細緻的手動控制，這項進階功能都能全面滿足您對重複郵件管理的各種需求。