將 Outlook 郵件匯出至 Excel 檔案（3 種簡易方法）

在 Outlook 中管理大量郵件可能很快變得難以負荷。有時您需要分析郵件資料、生成報告、追蹤溝通紀錄，或歸檔重要資訊。將 Outlook 郵件匯出至 Excel，即可將寄件者、主旨、日期與訊息內容等詳細資料轉為結構化格式，大幅提升後續分析與管理的效率。本指南將為您介紹三種實用方法，輕鬆將 Outlook 郵件匯出至 Excel。

為什麼要將 Outlook 電子郵件匯出至 Excel？

將 Outlook 電子郵件匯出至 Excel 檔案

• 方法 1：使用匯入/匯出功能匯出電子郵件
• 方法 2：透過 VBA 程式碼快速匯出電子郵件
• 方法 3：透過 Kutools for Outlook 快速匯出電子郵件

在 Excel 中優化郵件數據分析的技巧

結論

為什麼要將 Outlook 電子郵件匯出至 Excel？

將 Outlook 郵件匯出至 Excel 擁有多項優勢，尤其在處理大量郵件資料時更顯出色。

主要優點包括：

• 更佳的數據分析－運用 Excel 公式、樞紐分析表與圖表，深入解析溝通模式。
• 電子郵件追蹤－即時掌握客戶郵件、專案溝通與支援工單動態！
• 備份重要電子郵件資料——將關鍵資訊儲存於 Outlook 之外，確保萬無一失！
• 建立報告－從電子郵件資料快速生成結構化報告！
• 輕鬆篩選與排序－Excel 提供快速篩選、排序與搜尋功能，讓您操作更順手！

例如，您可以匯出郵件並快速分析：

• 誰寄給您最多的電子郵件
• 您每天或每月收到多少封電子郵件
• 哪些客戶最常與您聯繫

將 Outlook 電子郵件匯出至 Excel 檔案

以下提供三種可靠又實用的方法，可將 Outlook 郵件匯出至 Excel 檔案。無論您偏好使用 Outlook 內建的匯入/匯出功能、透過 VBA 自動化處理，還是選擇更快速便捷的第三方工具（如 Kutools for Outlook），每種方法都能提供不同程度的便利性與彈性。請根據您的工作流程及需匯出的郵件數量，挑選最適合的方式。

方法 1：使用匯入/匯出功能將郵件匯出至 Excel

Outlook 內建匯入/匯出精靈，可將郵件匯出為 CSV 檔案，方便您直接在 Excel 中開啟使用。

1. 開啟 Outlook，並前往檔案 > 開啟與匯出 > 匯入/匯出。
   
2. 在匯入與匯出精靈中，選取匯出至檔案，然後按一下下一步。
   
3. 選擇逗號分隔值作為檔案類型，然後點選下一步。
   
4. 選取您要匯出的電子郵件資料夾（例如收件匣），然後點擊下一步。
   
5. 點擊瀏覽按鈕，立即選擇儲存位置並為檔案命名！
   
6. 在最後一個匯出至檔案對話方塊中，請確認已勾選從資料夾匯出「電子郵件訊息」。
   

7. 最後，點擊完成按鈕，立即開始匯出！

匯出完成後，開啟 CSV 檔案，您的郵件將以行列形式清晰呈現，方便分析與整理。

方法 2：使用 VBA 程式碼將郵件匯出至 Excel

若您經常需要匯出郵件，使用 VBA 自動化可保存時間，並直接將郵件匯出至 Excel。

1. 在 Outlook 中，按下 Alt + F11 即可開啟 VBA 編輯器。
2. 點擊插入＞ 模組，將下列程式碼複製並貼上至視窗中：

Sub ExportEmailsWithBodyToExcel()

    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olNs As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olSubFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olItems As Outlook.Items
    Dim olMail As Object
    
    Dim xlApp As Object
    Dim xlWB As Object
    Dim xlWS As Object
    
    Dim i As Long
    Dim savePath As String
    Dim mailboxName As String
    Dim folderName As String
    
    '===== Modify here =====
    mailboxName = "skyyang@extendoffice.com"      'Specify the mailbox name
    folderName = "Inbox"                         'Specify the folder name (e.g., Inbox or Sent Items)
    savePath = "C:\Users\Public\OutlookEmails.xlsx"   'Specify the Excel file save path and file name    '=======================
    
    Set olApp = Outlook.Application
    Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olNs.Folders(mailboxName)
    Set olSubFolder = olFolder.Folders(folderName)
    Set olItems = olSubFolder.Items
    olItems.Sort "[ReceivedTime]", True
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
    xlApp.Visible = True
    Set xlWB = xlApp.Workbooks.Add
    Set xlWS = xlWB.Sheets(1)
    xlWS.Cells(1, 1).Value = "No."
    xlWS.Cells(1, 2).Value = "Subject"
    xlWS.Cells(1, 3).Value = "Sender Name"
    xlWS.Cells(1, 4).Value = "Sender Email"
    xlWS.Cells(1, 5).Value = "To"
    xlWS.Cells(1, 6).Value = "CC"
    xlWS.Cells(1, 7).Value = "Received Time"
    xlWS.Cells(1, 8).Value = "Email Body"
    i = 2
    For Each olMail In olItems
        If TypeName(olMail) = "MailItem" Then
           xlWS.Cells(i, 1).Value = i - 1
            xlWS.Cells(i, 2).Value = olMail.Subject
            xlWS.Cells(i, 3).Value = olMail.SenderName
            xlWS.Cells(i, 4).Value = olMail.SenderEmailAddress
            xlWS.Cells(i, 5).Value = olMail.To
            xlWS.Cells(i, 6).Value = olMail.CC
            xlWS.Cells(i, 7).Value = olMail.ReceivedTime
            xlWS.Cells(i, 8).Value = olMail.Body
            xlWS.Cells(i, 8).WrapText = True
            i = i + 1
        End If
    Next olMail
    xlWS.Columns("A:H").AutoFit
    xlWS.Columns("H").ColumnWidth = 80
    xlWS.Rows(1).Font.Bold = True
    xlWB.SaveAs savePath
    xlWB.Close
    xlApp.Quit
    MsgBox "Emails exported successfully!", vbInformation
End Sub

3. 按下 F5 即可執行巨集，Outlook 將自動將電子郵件匯出至 Excel！

方法 3：使用 Kutools for Outlook 將郵件匯出至 Excel

若您偏好無需編寫程式碼的解決方案，Kutools for Outlook 能讓您以更簡單、快速的方式，僅需幾次點擊即可匯出郵件。無須處理繁複的匯出設定或撰寫 VBA 腳本，只要選取目標資料夾，就能利用 Kutools 一鍵批次匯出該資料夾內所有郵件。此方法特別適合需要快速匯出大量郵件，同時維持流程簡潔高效的情境。

下載並安裝 Kutools for Outlook 後，請依下列步驟操作：

1. 選取您要匯出至 Excel 的電子郵件資料夾（收件匣、已傳送郵件等）。
2. 接著，按一下 KUTOOLS PLUS> 報告> 快速報告，請參閱截圖：
   
3. 在保存報告對話方塊中，先選取要儲存 Excel 檔案的目的資料夾，接著於「檔案名稱」欄位輸入匯出檔案的名稱，最後點擊儲存按鈕。
   
4. 在匯出完成後，系統會顯示對話方塊，詢問您是否要開啟匯出的檔案。按一下是，即可立即開啟！
   

郵件資料夾中的所有郵件已成功匯出，並顯示於新開啟的 Excel 工作表中。

在 Excel 中優化郵件數據分析的技巧

當您的 Outlook 郵件成功匯出至 Excel 後，即可充分運用 Excel 強大的數據分析功能，輕鬆對郵件資料進行整理、摘要與洞察萃取。以下技巧將協助您更高效地分析郵件資訊。

結論

將 Outlook 郵件匯出至 Excel，是更妥善地組織、管理與分析郵件資料的實用做法。本指南為您介紹三種高效達成此目標的方法。

若您只是偶爾需要匯出郵件，匯入/匯出精靈是簡單又可靠的選擇；若希望自動化整個流程，VBA 巨集則能提供更高的彈性。而若您偏好更快速、無需撰寫程式碼的解決方案，Kutools for Outlook 可讓您僅透過幾次按鍵，輕鬆匯出大量郵件。

當您的郵件在 Excel 中完成整理後，即可輕鬆分析溝通模式、產出報告，並更高效地管理郵件資訊。