在 Outlook 中從範本建立電子郵件簽名（逐步指南）

Microsoft Word 提供多款內建電子郵件簽名範本，讓您輕鬆自訂並直接複製到 Outlook 中使用。

步驟 1：從 Word 存取簽名藝廊

1. 啟動 Microsoft Word。在左側邊欄中，點擊新增。在頂部搜尋列輸入簽名，並按下 Enter。選取如截圖所示的電子郵件簽名藝廊範本：
   
2. 接著，在快顯視窗中點擊建立。

步驟 2：選取並複製您喜愛的設計

此時將開啟一份文件，內含多款簽名範本。瀏覽並選取您喜愛的簽名範本，將游標懸停於該簽名上，點擊左側邊緣以選取所有元素，再按下 Ctrl + C 即可複製！

步驟 3：匯入 Outlook

1. 切換至 Outlook，於「首頁」索引標籤中點擊新建郵件。
2. 在新郵件視窗中，前往插入索引標籤，點擊簽名，並從下拉選單中選取簽名……。
   
3. 在簽名與信箋對話方塊中，點擊位於電子郵件簽名索引標籤下方的新增按鈕。為您的簽名輸入一個描述性名稱，然後點擊確定。
   

步驟 4：貼上並個人化

1. 在「編輯簽名」框內點擊，然後按下 Ctrl + V 貼上範本。接下來，請執行下列操作：
   • 將詳細資料更新為您個人的資訊，例如姓名、職稱與電話號碼。
   • 更新照片：點擊選取預留位置圖片，然後點選圖片圖示，立即上傳您的個人大頭照或公司商標！
   • 更新連結：選取任一社群媒體圖示或網站文字，點擊連結圖示，並貼上您的專屬網址。
     
2. 點擊確定完成設定。

已成功從 Word 範本建立簽名。請關閉郵件視窗，但不要儲存。

建立簽名後，您可自由決定其在郵件中的呈現方式。

自動插入：

若您主要針對特定帳戶使用單一簽名，自動插入是理想選擇，確保您絕不會遺漏聯絡資訊或品牌元素。

1. 點擊首頁＞ 新建郵件，即可建立新郵件。在新郵件視窗中，點擊插入＞ 簽名＞ 簽名，即可開啟簽名與信箋對話方塊。
2. 在簽名與信箋對話方塊中，前往選擇預設簽名區段：
   • 選擇您的帳戶：從電子郵件帳戶下拉選單中，挑選您要使用的特定電子郵件帳戶。
   • 設定用於新建郵件：在「新郵件」下拉選單中，選取您希望自動套用於所有新草稿的簽名。
   • 設定用於回覆與轉寄：在「回覆／轉寄」下拉選單中，為所有來信對話選擇一個簽名（或「無」）。
     
3. 點擊確定套用變更。此後，每當您撰寫新郵件或轉寄現有郵件時，系統都會自動插入您的簽名。

手動插入：

若您身兼多職（例如同時負責銷售與支援業務），或需針對內部與外部收件人使用不同簽名，手動插入最為合適。

1. 開啟新郵件或點擊「回覆」。在郵件視窗中，切換至「插入」索引標籤。
2. 點擊簽名圖示，系統將立即顯示包含所有已儲存簽名的下拉選單。選取您需要的簽名，即可瞬間插入至游標位置！
   

📌 專業提示：

若您已設定自動簽名，但想針對某封特定郵件更換簽名，只需在草稿中的現有簽名上任意位置按一下滑鼠右鍵，系統就會彈出其他簽名的圖庫，讓您快速切換！

在 Outlook 中處理各式各樣的電子郵件簽名往往效率不彰。手動重建版面配置不僅耗時，還容易導致格式不一致，顯得不夠專業。Kutools for Outlook 提供數十種現成簽名範本，讓您一鍵套用，並能輕鬆建立、儲存、管理與重複使用專業的電子郵件簽名。

安裝 Kutools for Outlook 後，請照以下步驟操作：

1. 開啟新郵件或點擊回覆後，點擊 Kutools > 範本，即可開啟資源庫窗格。
2. 在範本索引標籤下的簽名選項中，Kutools 提供多款專業設計、視覺效果出色的電子郵件簽名，立即選用，讓您的郵件更顯專業！
   
3. 選取您喜愛的簽名樣式，並將滑鼠游標懸停其上。當下拉箭頭出現時，點擊該箭頭並選擇編輯。
   
4. 在範本對話方塊中，立即使用您的個人資料更新簽名資訊，打造專屬風格！
   
5. 完成後，點擊確定以儲存新資訊。

現在，每當您需要該簽名時，只需點擊窗格中的項目，簽名便會立即插入至郵件游標所在位置，特別適合需要為不同部門使用多組簽名的使用者。