如何在 Outlook 中自動壓縮郵件附件？

大型附件可能導致郵件寄送與接收延遲、拖慢 Outlook 執行速度，並迅速佔滿信箱容量，讓郵件管理變得令人煩躁。雖然手動刪除附件是一種選擇，卻相當耗時，且容易誤刪重要檔案。為避免這些困擾，壓縮附件是更聰明的做法——不僅能有效縮小檔案大小、加快郵件傳遞速度，還能提升 Outlook 整體效能。本指南將為您介紹三種在 Outlook 中壓縮附件的實用方法。

寄件前手動壓縮附件(基礎但耗時)

使用 Kutools for Outlook 批次壓縮所選郵件中的附件 👍(快速且高效)

使用 Kutools for Outlook 自動壓縮所有收到郵件中的附件 👍(智慧且完全自動化)

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寄件前手動壓縮附件

由於 Outlook 本身未內建壓縮功能，您可在附加檔案前，先手動將檔案壓縮為 ZIP 格式。

步驟 1：附加前先壓縮檔案

找到您想透過郵件傳送的檔案，對其按一下滑鼠右鍵，然後選擇「傳送至」>「壓縮（zipped） 資料夾」。

步驟 2：將壓縮檔附加至郵件

1. 對壓縮檔按一下右鍵，選擇「傳送至」>「郵件收件者」。

2. 系統將自動開啟一封新郵件，並已附上 ZIP 檔案。

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使用 Kutools for Outlook 批次壓縮所選郵件中的附件 👍

若想壓縮已收到郵件中的附件以節省儲存空間，Kutools for Outlook 提供一鍵式解決方案，可批次壓縮所選郵件中的所有附件。

步驟 1：選取多封郵件

在郵件檢視畫面中，選取您要壓縮附件的郵件。

• 按住 Ctrl，即可選取多個不相鄰的郵件！
• 按住 Shift 鍵，即可選取連續範圍的郵件！

步驟 2：執行批次壓縮

1. 點選 KUTOOLS PLUS > 附件工具 >「全部壓縮」。

2. 在「壓縮設定」對話方塊中，勾選「壓縮所有附件」後，按一下「確定」。

步驟 3：確認壓縮

1。「全部壓縮」確認對話方塊將出現，請按一下「是」以繼續。

2。Kutools for Outlook 將顯示通知，告知您成功壓縮的附件數量。

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使用 Kutools for Outlook 自動壓縮所有收到郵件中的附件 👍

即使寄件時已縮小附件大小，收到的大型附件仍可能拖慢 Outlook 並讓信箱變得雜亂。Kutools for Outlook 提供自動壓縮附件功能，能自動壓縮所有收到的附件，無需手動操作。

步驟 1：啟用自動壓縮功能

點選 KUTOOLS PLUS > 自動壓縮 >「啟用」。

步驟 2：設定自動壓縮選項

1. 在「自動壓縮附件」對話方塊中，勾選「自動壓縮所有收到的附件」。

2. 在「壓縮後副檔名」下方，選取您偏好的壓縮格式。

3. 按一下「確定」即可套用設定。

結果：

從現在起，所有收到的附件將自動壓縮，不僅有效節省信箱空間，更能提升郵件處理效能——全程無需任何手動操作。

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該選擇哪種方法？

以下比較三種方法，協助您選擇最符合需求的方案：

方法	最適合對象	易用性	成效	自動化程度
寄件前手動壓縮	偶爾使用、不介意手動操作的使用者	⭐⭐⭐	⭐	❌ 否
批次壓縮所選郵件中的附件	經常收到大型附件的使用者	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	❌ 否
自動壓縮收到的附件	希望完全自動化解決方案的使用者	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ 是

選對方法，就能提升 Outlook 效能、縮小郵件容量，讓信箱持續流暢運作！🚀

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示範：在 Outlook 中（自動）壓縮郵件附件