如何（自動）壓縮Outlook郵件中的附件？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

大型附件可能會導致發送和接收延遲、減慢Outlook的速度，並增加郵箱大小，使郵件管理變得令人沮喪。雖然手動刪除附件是一種選擇，但這既耗時又可能導致重要文件的丟失。為防止這些問題，壓縮附件是一個明智的解決方案。它能減少文件大小、加快郵件傳遞速度，並幫助Outlook更高效地運行。本指南介紹了在Outlook中壓縮附件的三種方法。

在發送前手動壓縮附件 （基本且耗時）

使用Kutools for Outlook批量壓縮選中郵件中的附件 ? （快速且高效）

使用Kutools for Outlook自動壓縮所有收到郵件中的附件 ? （智能且全自動）

在發送前手動壓縮附件

由於Outlook沒有內置的壓縮功能，您可以在將文件附加到郵件之前手動進行壓縮。

步驟1：在附加之前壓縮文件

找到您想通過電子郵件發送的文件。右鍵點擊選中的文件，然後選擇“發送到 > 壓縮(zipped)文件夾”。

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 1

步驟2：將壓縮文件附加到郵件中

1. 右鍵點擊壓縮文件，然後選擇“發送到 > 郵件收件人”。

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 2

2. 一個新的郵件窗口將打開，並且壓縮文件已經被附加。

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 3

局限性：

❌ 手動過程：每次附加之前都需要手動壓縮文件。
❌ 僅限於外發郵件：僅在發送附件時有幫助；不能減少郵箱大小或管理收到的郵件。
❌ 無自動壓縮：如果您忘記壓縮文件，它們將以原始的大尺寸發送。

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管理大量郵件附件變得毫不費力！使用 Kutools for Outlook 的自動拆離功能，所有傳入的附件會自動保存到指定文件夾，並在郵件中以超連結形式替代。告別手動操作和擁擠的收件匣，立即擁抱無縫自動化吧！

Auto Detach Feature in Kutools for Outlook

? 您會喜愛的優勢：

✔️ 附件到達時自動保存
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使用Kutools for Outlook批量壓縮選中郵件中的附件 ?

如果您需要壓縮收到郵件中的附件以節省存儲空間，Kutools for Outlook提供了一鍵解決方案，可以批量壓縮選中郵件中的所有附件。

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步驟1：選擇多封郵件

在郵件檢視中，選擇您要壓縮附件的郵件。

按住Ctrl鍵選擇多個不相鄰的郵件。
按住Shift鍵選擇一組相鄰的郵件。

步驟2：應用批量壓縮

1. 點擊Kutools Plus > 附件工具 > 壓縮所有附件。

shot of the Compress All feature

2. 在“壓縮設置”對話框中，勾選“壓縮所有附件”，然後點擊確定。

shot of the Compress Settings dialog

步驟3：確認壓縮

1. 將出現一個“壓縮所有附件”的確認對話框。點擊是繼續。

shot of the Compress All confirmation dialog box

2. Kutools for Outlook的通知將顯示成功壓縮的附件數量。

shot of the Kutools for Outlook notification

優勢：

✅ 快速且輕鬆：只需單擊即可壓縮多個附件。
✅ 減少Outlook郵箱大小：在不刪除附件的情況下節省存儲空間。
✅ 提高郵件性能：幫助Outlook運行更快並減少加載時間。

注意：要應用Kutools for Outlook的“壓縮所有附件”功能，首先，您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

使用Kutools for Outlook自動壓縮所有收到郵件中的附件 ?

即使減少了外發附件的大小，大型的收到附件仍然會減慢Outlook的速度並使您的郵箱混亂。Kutools for Outlook提供了自動壓縮附件的功能，該功能可自動壓縮所有收到的附件，消除了手動操作。

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步驟1：啟用自動壓縮功能

點擊Kutools Plus > 自動壓縮 > 啟用。

shot of the Auto Compress feature

步驟2：配置自動壓縮設置

1. 在“自動壓縮附件”對話框中，勾選“自動壓縮所有收到的附件”。

2. 在“壓縮後的文件擴展名”下，選擇您偏好的壓縮格式。

3. 點擊確定以應用設置。

shot of the Auto Compress Attachments dialog box

結果：

從現在開始，所有收到的附件將自動壓縮，減少郵箱大小並提高郵件性能——無需任何手動操作。

優勢：

✅ 全自動：實時壓縮附件，無需任何手動操作。
✅ 優化郵箱存儲：通過減少文件大小保持Outlook順暢運行。
✅ 適用於所有收到的郵件：確保附件不會堵塞您的收件匣。

注意：要應用Kutools for Outlook的“自動壓縮”功能，首先，您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

您應該選擇哪種方法？

以下是這三種方法的比較，幫助您決定哪一種最適合您的需求：

方法	適用於	易用性	有效性	自動化
在發送前手動壓縮	不介意手動步驟的偶爾用戶	⭐⭐⭐	⭐	❌ 否
批量壓縮選中郵件中的附件	經常收到大型附件的用戶	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	❌ 否
自動壓縮收到的附件	希望獲得全自動解決方案的用戶	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ 是