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如何（自動）將Outlook中的附件替換為連結？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

附件可能會大幅膨脹您的Outlook數據文件，導致性能變慢並使郵件管理變得更加困難。雖然壓縮Outlook數據文件有所幫助，但更好的解決方案是拆離附件並將其替換為連結，這樣可以減少郵件大小，同時仍然保持對文件的便捷訪問。本文介紹了兩種管理郵件附件的有效方法。這兩種方法都利用了Kutools for Outlook，這是一個強大的外掛程式，簡化了附件管理。

批次替換選定郵件中的附件為連結
- 一次手動替換多封郵件中的附件

自動替換新郵件中的附件為連結 ?
- 自動化處理過程，實現無縫且整潔的收件箱

批次替換選定郵件中的附件為連結

如果您需要快速釋放空間，此方法允許您一次性從多封郵件中拆離附件並將其替換為超連結。

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步驟 1：選擇多封郵件並打開「拆解所有」功能

在Outlook中，選擇要替換附件為連結的郵件。選擇後，點擊 Kutools Plus > 附件工具 > 拆解所有。

shot of the Detach All button

注意：按住Ctrl鍵選擇多個不相鄰的郵件，或按Shift鍵選擇一組相鄰的郵件。

步驟 2：配置拆離設置

  1. 在 拆解所有 對話框中，點擊 the folder icon 瀏覽 圖標選擇一個目標文件夾以保存附件。
  2. （可選）自定義拆離樣式。（在此示例中，保留「按以下樣式拆離附件」複選框未勾選，以直接將所有附件保存到文件夾中。）
  3. （可選）勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖示」選項以在郵件中保留視覺參考。
  4. 點擊確定確認。
    shot of the Detach Settings dialog box

步驟 3：確認並執行拆離

將出現一個「拆解所有」確認對話框。點擊是繼續。

shot of the Detach All confirmation dialog box

結果

✅ 已從選定郵件中移除附件。

✅ 超連結替換了原始郵件中的附件，提供便捷訪問。

✅ 所有文件都保存在指定文件夾中，減少了Outlook數據文件的大小，同時保持附件可訪問。

shot of the hyperlinks in the original emails

注意： 要應用 Kutools for Outlook的「拆解所有」 實用程序，首先，您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

? 節省空間，自動壓縮！

厭倦了附件塞滿收件匣嗎？使用 Kutools for Outlook 的 自動壓縮功能，您可以自動壓縮所有收到的郵件附件，或設定自定義規則來自動壓縮特定類型和大小的文件。

  • 壓縮所有附件：只需一鍵即可啟用對所有接收附件的自動壓縮功能。
  • 自定義規則：壓縮特定文件類型（例如 .xlsx、.docx）或超過一定大小（例如 600KB）的大文件。

shot the the Auto compress attachments dialog box

探索更多

自動替換新郵件中的附件為連結 ?

對於完全自動化且無憂的操作，Kutools for Outlook的「自動拆離」功能允許您在附件到達時立即自動保存並替換，確保收件箱整潔無雜亂。

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步驟 1：啟用「自動拆離」功能

點擊 Kutools Plus > 自動拆離 > 啟用。

shot of the Auto Detach feature

步驟 2：配置自動拆離偏好設置

  1. 在「自動拆離附件」對話框中，選擇「自動拆離所有收到的附件」選項。
  2. 點擊 the folder icon 瀏覽 圖標選擇一個目標文件夾以保存拆離的附件。
  3. （可選）自定義拆離樣式。（在此情況下，保留 「按以下樣式拆離附件 」 複選框未勾選，以將所有附件直接拆離到目標文件夾中。）
  4. （可選）勾選「拆離附件後，郵件依然保留附件圖示」選項以在Outlook中保留視覺參考。
  5. 點擊確定。
    shot of the Auto Detach Attachments dialog box

結果：

✅ 所有新進附件將自動移除並保存在所選文件夾中。

✅ 附件將在郵件中被替換為超連結，減少郵件大小，同時確保便捷訪問。

✅ 無需手動操作——該過程在後台運行，保持您的收件箱優化。

為什麼這種方法是最好的解決方案？

  • ? 無需手動操作：一旦啟用，附件將自動拆離。
  • ? 井井有條且高效：保持Outlook輕量化，同時確保快速訪問文件。
  • ?️ 防止Outlook變慢：消除大量附件在您的收件箱中累積。
注意： 要應用 Kutools for Outlook的「自動拆離」 實用程序，首先，您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

演示：（自動）將Outlook中的附件替換為連結

 

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