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如何在 Outlook 中自動將附件替換為連結？

作者Kelly修改日期

附件會大幅膨脹您的 Outlook 資料檔，導致效能變慢，並讓電子郵件管理更加困難。雖然壓縮 Outlook 資料檔能稍有幫助，但更有效的解決方案是將附件分離並替換為連結——在縮小郵件大小的同時，仍可輕鬆存取檔案！本文將介紹兩種高效管理電子郵件附件的方法，皆透過功能強大的增益集 Kutools for Outlook 實現，助您輕鬆掌握附件管理！

批次將所選郵件的附件替換為連結
－一次手動替換多封郵件中的附件

自動將新郵件的附件替換為連結 👍
－自動執行此程序，打造無雜訊、整潔的信箱

批次將所選郵件的附件替換為連結

若您需要快速釋放儲存空間，此方法可讓您一次從多封郵件中分離附件，並以超連結取代。

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步驟 1：選取多封郵件並開啟「全部分離」功能

在 Outlook 中，選取您要將附件替換為連結的郵件，然後點擊 KUTOOLS PLUS＞ 附件工具＞ 全部分離。

「全部分離」按鈕的截圖

注意：按住 Ctrl 可選取多個不相鄰的郵件，或按住 Shift 可選取連續範圍的郵件。

步驟 2：設定分離選項

  1. 在全部分離對話方塊中，點選資料夾圖示瀏覽圖示，即可選擇附件儲存的目標資料夾。
  2. （選用）自訂分離樣式。（本例中，請取消勾選「按以下樣式拆離附件」核取方塊，即可將所有附件直接儲存至資料夾。）
  3. （選用）勾選拆離附件後，郵件依然保留附件圖示選項，即可在電子郵件中保留視覺參考。
  4. 點擊確定以確認。
    「分離設定」對話框的截圖

步驟 3：確認並執行分離

將出現全部分離確認對話方塊，請按一下是以繼續。

「全部分離」確認對話框的截圖

結果

✅ 附件已成功從所選郵件中移除。

✅ 超連結已取代原始郵件中的附件，讓您輕鬆快速存取！

✅ 所有檔案均已儲存至指定資料夾，有效縮減 Outlook 資料大小，同時確保附件仍可輕鬆存取！

原始電子郵件中超連結的截圖

注意： 若要使用全部分離工具（來自 Kutools for Outlook），您必須先下載並安裝 Kutools for Outlook。

📂使用自動壓縮節省空間！

是否厭倦了附件塞爆您的收件匣？透過 Kutools for Outlook 的自動壓縮功能，您不僅能自動壓縮所有收到的電子郵件附件，還可設定自訂規則，針對特定檔案類型與大小進行自動壓縮，輕鬆釋放信箱空間！

  • 壓縮所有附件：只需一鍵，立即為所有收到的附件啟用自動壓縮功能！
  • 自訂規則：可壓縮特定檔案類型（例如.xlsx、.docx）或超過指定大小（例如 600KB）的大型檔案。

「自動壓縮附件」對話框的截圖

探索更多

自動將新郵件的附件替換為連結 👍

若想以完全自動化且省事的方式管理附件，Kutools for Outlook 的自動拆離功能可在附件一抵達時立即自動儲存並替換，確保信箱整潔無雜訊！

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步驟 1：啟用自動拆離功能

點擊 KUTOOLS PLUS＞ 自動拆離＞ 啟用。

「自動分離」功能的截圖

步驟 2：設定自動分離偏好

  1. 在自動拆離附件對話方塊中，選取自動拆離所有收到的附件選項。
  2. 按一下資料夾圖示瀏覽圖示，選擇用來儲存分離附件的目標資料夾。
  3. （選用）自訂分離樣式。（若要將所有附件直接分離至目的資料夾，請取消勾選按以下樣式拆離附件核取方塊。）
  4. （選用）勾選拆離附件後，郵件依然保留附件圖示選項，即可在 Outlook 中保留視覺參考。
  5. 按一下確定。
    「自動分離附件」對話框的截圖

結果：

✅ 所有新郵件的附件將自動移除並儲存至您指定的資料夾。

✅ 附件將以超連結取代，不僅縮小郵件容量，更確保您輕鬆存取！

✅ 無需手動操作－程式於背景自動執行，持續優化您的信箱。

為什麼這是最佳解決方案？

  • 🚀 無需手動操作：啟用後，附件將自動分離。
  • 📂 整齊有序且高效：讓 Outlook 輕盈流暢，同時確保檔案快速存取！
  • 🛡️ 防止 Outlook 變慢：避免大型附件在信箱中不斷累積，保持流暢運作！
注意： 若要使用 自動拆離 工具（來自 Kutools for Outlook），您必須先下載並安裝 Kutools for Outlook。

示範：在 Outlook 中（自動）將附件替換為連結

 

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