如何在 Outlook 中依月份對電子郵件進行分組與排序？

預設情況下，Outlook 會根據郵件的接收日期整理收件匣，通常以時間順序排列。然而，許多使用者希望能以「月份」為單位來分析或管理郵件，例如檢視往來趨勢、追蹤活動紀錄，或稽核特定月份的訊息。遺憾的是，Outlook 並未內建直接依接收月份對所有郵件進行排序或分組的功能。本文將提供實用解決方案：透過建立自訂欄位並搭配 VBA 程式碼，輕鬆將郵件依月份分類，大幅提升每月分析效率。

當需要檢視專案進度、準備月度報告，或只是想更輕鬆地整理收件匣時，依月份對郵件進行分組或排序格外實用。此方法同樣適用於專業與個人信箱管理，以及針對不同時期歸檔郵件的情境。

透過 VBA 程式碼在 Outlook 中依月份對郵件進行分組或排序

替代方案：若您不想使用 VBA，可善用 Outlook 的搜尋功能查找特定月份的郵件，或設定篩選條件來檢視每月的往來紀錄。詳情請參閱替代方案章節。

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透過 VBA 程式碼在 Outlook 中依月份對郵件進行分組或排序

此解決方案讓您在郵件資料夾檢視畫面中新增一個名為「Month」的欄位，並透過 VBA 程式碼自動將每封郵件的接收月份填入該欄位。設定完成後，即可輕鬆依此欄位對郵件進行排序或分組。若您需要處理大量郵件或定期製作月度摘要，此方法遠比手動逐一篩選更省時、高效。

首先，開啟您想依月份整理郵件的資料夾。接著，在 Outlook 2010 及更新版本中，前往檢視頁籤，點選其中的檢視設定按鈕，即可開啟設定視窗，自訂郵件顯示方式！

注意：Outlook 2007 使用者請依序點選檢視＞ 目前檢視＞ 自訂目前檢視，以進入相關設定。

在進階檢視設定／自訂檢視對話方塊開啟後，請點選欄位按鈕（有時標示為）欄位），即可輕鬆調整並新增多個欄位至目前的郵件檢視畫面！

在顯示欄位／欄位對話方塊中，點選新增欄位（或）新增欄位）以開啟欄位建立視窗。於名稱欄位輸入 Month，並確保類型與格式皆設為文字。點選確定以確認設定。務必將類型設為文字，因為接下來的巨集將以文本格式（例如「Jan」、「Feb」等）寫入月份名稱。

新增欄位後，返回顯示欄位／欄位對話方塊。在 Month 的「以下列順序顯示這些欄位」清單中，選取 Month 項目，並使用上移按鈕將其置於 Received 正下方。如此排列可讓接收日期與月份並列顯示，便於快速比較。最後，點選確定以儲存變更！

在您點選確定關閉對話方塊後，資料夾檢視畫面就會包含新的 Month 欄位。

若要將 VBA 巨集套用至該資料夾內所有郵件，請先全選所有訊息：點選資料夾內任意郵件，再按下 Ctrl+A 即可一次全選！全選郵件可確保巨集完整處理資料夾內每一項內容，絕不遺漏。

注意：若已啟用閱讀窗格，建議暫時關閉以提升效能。請依序點選檢視＞ 閱讀窗格＞ 關閉。此舉可避免在處理大量郵件時出現顯示與選取問題。

接著按下 Alt+F11，立即開啟 VBA 編輯器！在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，點選插入＞ 模組，即可建立新模組來存放程式碼。

將下列 VBA 巨集複製並貼上至新建模組中。此程式碼會自動讀取每封已選郵件的接收日期，擷取月份，並寫入自訂的「Month」欄位。

VBA：依月份對郵件進行排序或分組

Sub ListSelectionMonth()
	Dim aObj As Object
	Dim oProp As Outlook.UserProperty
	Dim sMonth
	
	On Error Resume Next
	
	For Each aObj In Application.ActiveExplorer.Selection
		Set oMail = aObj
		
		sMonth = Month(oMail.ReceivedTime)
		Set oProp = oMail.UserProperties.Add("Month", olText, True)
		oProp.Value = sMonth
		oMail.Save
		
		Err.Clear
	Next
	
End Sub

在程式碼就緒後，於 VBA 編輯器中按下 F5 執行巨集。執行前請務必確認已選取所有相關郵件；若出現任何提示或權限對話方塊，請確認繼續操作。

執行巨集後，您會發現資料夾中的「Month」欄位已自動填入每封郵件的接收月份。若要依月份排序郵件，只需點選 Month 欄位標題——郵件將立即按接收月份整齊排列，非常適合掌握往來趨勢或準備歸檔報告！

若您希望依月份分組，而不僅僅是排序，請在 Month 欄位標題上按右鍵，並從快顯選單中選取以此欄位分組。此操作會將郵件整理為可展開的月份群組，清楚呈現各月的往來郵件數量！

疑難排解與提示：若「Month」欄位未正確填入，請確認您已嚴格依照指示使用完全相同的條件名稱與類型。請注意，此巨集僅處理已選取的郵件，務必確保未意外篩除任何項目。處理包含數千封郵件的大型資料夾時，偶爾可能耗時較長；若 Outlook 暫無回應，請耐心等待作業完成，或改為分批處理郵件。
執行 VBA 巨集前請務必謹慎，因 Outlook 的安全性設定可能要求您啟用巨集或調整權限。在執行會修改項目屬性的指令碼前，務必先備份重要資料。此外，收到新郵件後，只需重新執行巨集，即可自動更新這些新項目的「Month」值。

優點與限制：此方法彈性高，適用於所有 Outlook 資料夾，但需熟悉 VBA 編輯器才能正確執行。分組功能無需外掛工具，即可快速完成月度分析。然而，透過 VBA 所做的變更僅限於您的 Outlook 設定檔——除非另行實作，否則不會自動同步至其他裝置或使用者。

實用技巧：依月份排序或分組後，即可進一步篩選、分類或匯出各時期的郵件。若需重複使用，請儲存巨集，日後便能依新建郵件需求，快速更新「Month」欄位！

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替代方案：依接收月份篩選或搜尋郵件

若您希望避免使用 VBA 巨集，或偏好使用內建方法，可透過 Outlook 的搜尋與篩選功能顯示特定月份的郵件：

• 前往郵件資料夾頂端的搜尋欄。
• 輸入 received: January 2024（或依需求調整月份與年份），Outlook 將列出該期間內收到的郵件。
• 若需更進階的篩選條件，可使用「搜尋工具」>「依日期搜尋」指令，或在「檢視設定」中新增篩選條件，以顯示特定日期範圍內的郵件（例如 1 月 1 日至 1 月 31 日之間）。

此解決方案操作迅速，無需自訂欄位或程式碼，但無法直接分組或排序，且每個感興趣的月份都需重複設定一次。

另一種替代方案是使用 Outlook 的條件格式功能，以視覺化方式突顯特定月份收到的郵件，讓您一目了然、快速掌握重點！操作步驟：前往「檢視」>「檢視設定」>「條件格式」，並根據接收日期新增規則。