如何在 Outlook 中合併重複的聯絡人資料？
當您在 Outlook 中於資料夾之間複製或移動聯絡人時，經常會產生重複的聯絡人。直接刪除未必是最佳做法，因為不同的重複項目可能在某些欄位中包含獨特資訊。與其刪除，不如合併重複聯絡人，才能確保寶貴資料完整保留。本指南將為您介紹兩種在 Outlook 中合併重複聯絡人資料的實用方法。
方法 1：在 Outlook 中移動時合併重複聯絡人資料（手動且功能有限）
方法 2：使用 Kutools for Outlook 輕鬆合併現有重複聯繫人 👍（快速且自動化）
方法 1：在 Outlook 中移動時合併重複聯絡人資料
若要將聯絡人從資料夾 A 移至資料夾 B，可啟用 Outlook 內建的重複檢查功能，在傳輸過程中自動合併重複項目。請依照下列步驟操作：
步驟 1：啟用 Outlook 的重複聯絡人偵測功能
1. 按一下「檔案」>「選項」，即可開啟「Outlook 選項」對話方塊。
2. 在左側窗格中，選取「人員」。
3. 在「名稱與填寫」區段中，勾選「儲存聯絡人時檢查重複項目」。
4. 點擊「確定」即可儲存設定。
步驟 2：在移動聯絡人時合併重複項目
1. 切換至「人員」（或「聯絡人」）檢視，進入資料夾並打開文件夾 A，選取其中任一聯絡人後，按下「Ctrl」+「A」即可選取該資料夾中的所有聯絡人。
2. 在選取的聯絡人上按一下滑鼠右鍵，然後從內容功能表中選擇「移動」>「資料夾 B」。
3. 若存在重複聯絡人，Outlook 將顯示「偵測到重複聯絡人」對話方塊；請按一下「全部更新」以合併這些聯絡人，而非建立獨立項目。
結果
資料夾 A 中的所有聯絡人已移至資料夾 B，並依據現有聯絡人詳細資料自動合併重複項目。
此方法的限制：
- ❌ 僅在移動期間有效：此方法僅於在資料夾之間移動聯絡人時進行合併；無法處理已存在於單一檔案中的重複項目。
- ❌ 無法合併現有重複項目：若資料夾內已存在重複項目，此方法將無法回溯並自動合併。
- ❌ 需手動確認：每次在移動過程中發現重複項目時，您都必須手動於「偵測到重複聯絡人」對話方塊中確認合併動作。
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方法 2：使用 Kutools for Outlook 輕鬆合併現有重複聯繫人 👍
若您的聯絡人資料夾中已存在重複項目，Outlook 並未內建合併功能。「Kutools for Outlook」的「重複聯繫人」工具可助您快速找出、比對並合併多個資料夾中的重複聯絡人資料。
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步驟 1：啟用重複聯繫人工具
點擊「KUTOOLS PLUS」>「重複聯繫人」即可啟動此工具。
步驟 2：選取聯絡人資料檔案
1. 在「重複聯繫人 – 步驟 1（共 5 步）」精靈中，選取用來儲存聯絡人的資料檔案。
2. 點擊「下一步：選擇聯絡人資料夾」。
步驟 3：選擇要掃描重複項目的聯絡人資料夾
1. 所有聯絡人資料夾將顯示於「重複聯絡人 – 步驟 2（共 5 步）」視窗中，請選取包含重複聯絡人的資料夾。
2. 按一下「下一步：選取用於重複比對的聯絡人欄位」。
步驟 4：定義重複項目識別條件
1. 在「重複聯繫人 – 步驟 3（共 5 步）」中，選取用來比對並判定為重複項目的聯絡人欄位（例如姓名、電子郵件或電話）。
2. 按一下「下一步：選取要顯示在結果中的欄位」。
步驟 5：設定結果中顯示的選擇要顯示的字段
1. 在「重複聯繫人 – 步驟 4（共 5 步）」中，選取您希望在結果中顯示的欄位。
2. 點擊「開始篩選」。
步驟 6：合併重複聯絡人資料
1. 在「重複聯繫人 – 步驟 5（共 5 步）」中，所有重複的聯絡人將顯示於結果窗格。請從「如何處理重複聯絡人」下拉式選單中選擇「合併」。
2. 點擊「立即套用」，即刻啟用設定！
結果
所選資料夾中的所有重複聯絡人皆已自動合併完成，合併後的聯絡人會在結果中以刪除線標示，代表已成功處理。
Kutools for Outlook 方法的優勢：
- ✅ 適用於現有聯絡人：無需移動聯絡人，即可找出並合併現有的重複項目！
- ✅ 快速且自動化：自動掃描並合併，無需手動介入。
- ✅ 支援跨資料夾操作：可一次合併多個聯絡人資料夾，大幅提升管理效率！
- ✅ 可自訂合併條件：您可自行定義哪些欄位視為重複項目，輕鬆掌握合併作業的主導權！
該選擇哪種方法？
以下快速比較兩種方法，協助您決定在 Outlook 中合併重複聯繫人的最佳解決方案：
| 方法 | 最適用情境 | 易用性 | 自動化程度 | 彈性 |
|---|---|---|---|---|
| 移動時合併（手動） | 在資料夾之間傳輸聯絡人時需合併重複項目的使用者 | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools for Outlook（自動化） | 輕鬆合併多個資料夾中的現有重複項目 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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