如何在 Outlook 中合併重複的聯絡人？
在 Outlook 中複製或移動聯絡人時，經常會出現重複的聯絡人。簡單地刪除它們可能不是最佳解決方案，因為不同的重複項可能在某些欄位中包含獨特的資訊。相反，合併重複的聯絡人可以確保不會遺失任何有價值的資料。在本指南中，我們將探討兩種方法來合併 Outlook 中的重複聯絡人。
方法一：在 Outlook 中移動時合併重複的聯絡人 （手動 & 有限制）
方法二：使用 Kutools for Outlook 輕鬆合併現有的重複聯絡人 👍（快速 & 自動化）
方法一：在 Outlook 中移動時合併重複的聯絡人
如果您要從 A 資料夾移動聯絡人到 B 資料夾，您可以啟用 Outlook 的內建重複檢查功能，在傳輸過程中合併重複的聯絡人。請按照以下步驟操作：
步驟 1：啟用 Outlook 的重複聯絡人檢測
1. 點擊「檔案」>「選項」以打開「Outlook 選項」對話框。
2. 在左側窗格中，選擇「人員」。
3. 在「姓名與填寫」部分下，勾選「儲存新聯絡人時檢查重複項目」。
4. 點擊「確定」保存設定。
步驟 2：移動聯絡人的同時合併重複項
1. 切換到「人員」（或「聯絡人」）視圖，打開 A 資料夾並選擇一個聯絡人，然後按下「Ctrl」+「A」全選該資料夾中的所有聯絡人。
2. 右鍵點擊所選的聯絡人，並從上下文菜單中選擇「移動」>「B」資料夾。
3. 如果存在重複的聯絡人，Outlook 將提示「發現重複的聯絡人」對話框。點擊「更新全部」以合併重複項，而不是創建單獨的條目。
結果
A 資料夾中的所有聯絡人都被移動到 B 資料夾，重複的聯絡人根據現有的聯絡人詳細信息自動合併。
此方法的限制：
- ❌ 僅在移動期間有效：此方法僅在移動聯絡人之間合併重複項；無法處理單個資料夾中已存在的重複項。
- ❌ 無法合併現有的重複項：如果同一資料夾內已經存在重複項，則此方法無法回溯性地合併它們。
- ❌ 需要手動確認：每次在移動過程中發現重複項時，您都必須在「發現重複的聯絡人」對話框中手動確認合併操作。
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方法二：使用 Kutools for Outlook 輕鬆合併現有的重複聯絡人 👍
如果您的聯絡人資料夾已經包含重複項，Outlook 則沒有內建的功能來合併它們。「Kutools for Outlook」中的「重複聯絡人」工具允許您快速查找、比較和合併多個資料夾中的重複聯絡人。
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步驟 1：啟用重複聯絡人工具
點擊「Kutools Plus」>「重複聯絡人」以啟動該工具。
步驟 2：選擇聯絡人數據文件
1. 在「重複聯絡人 – 第一步（共五步）」向導中，選擇存放聯絡人的數據文件。
2. 點擊「下一步：指定聯絡人資料夾」。
步驟 3：選擇要掃描重複項的聯絡人資料夾
1. 所有聯絡人資料夾將列在「重複聯絡人 – 第二步（共五步）」窗口中。選擇包含重複聯絡人的資料夾。
2. 點擊「下一步：選擇用於重複比較的聯絡人欄位」。
步驟 4：定義重複識別標準
1. 在「重複聯絡人 – 第三步（共五步）」中，選擇應匹配的聯絡人欄位以視為重複（例如，姓名、郵件地址、電話）。
2. 點擊「下一步：選擇要在結果中列出的欄位」。
步驟 5：選擇要在結果中顯示的欄位
1. 在「重複聯絡人 – 第四步（共五步）」中，選擇哪些欄位將在結果中顯示。
2. 點擊「開始篩選」。
步驟 6：合併重複的聯絡人
1. 在「重複聯絡人 – 第五步（共五步）」中，所有重複的聯絡人將出現在結果窗格中。從如何處理重複聯絡人的下拉菜單中選擇「合併」。
2. 點擊「立即執行」。
結果
所選資料夾中的所有重複聯絡人都被自動合併。合併的聯絡人在結果中標有刪除線，表示成功處理。
Kutools for Outlook 方法的優勢：
- ✅ 適用於現有聯絡人：無需移動聯絡人；此方法可找到並合併現有的重複項。
- ✅ 快速 & 自動化：自動掃描並合併重複項，無需手動干預。
- ✅ 跨資料夾支持：一次性合併多個聯絡人資料夾中的重複項。
- ✅ 可自訂合併標準：用戶可以定義哪些欄位應視為重複項，從而更好地控制合併過程。
您應該使用哪種方法？
以下是這兩種方法的快速比較，幫助您決定合併 Outlook 中重複聯絡人的最佳解決方案：
| 方法 | 最適合 | 易用性 | 自動化 | 靈活性 |
|---|---|---|---|---|
| 移動期間合併（手動） | 在資料夾之間傳輸時合併重複項的用戶 | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools for Outlook（自動化） | 輕鬆合併多個資料夾中的現有重複項 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
對於快速、輕鬆且自動化的重複聯絡人合併，「Kutools for Outlook」是您的最佳選擇！
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