如何在Outlook中合併重複的聯絡人？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-13

在Outlook中於資料夾之間複製或移動聯絡人時，經常會出現重複的聯絡人。簡單地刪除它們可能不是最佳解決方案，因為不同的重複項可能在某些欄位中包含獨特的資訊。相反，合併重複的聯絡人可以確保不會丟失任何有價值的數據。在本指南中，我們將探討兩種在Outlook中合併重複聯絡人的方法。

方法一：在Outlook中移動時合併重複的聯絡人 （手動且有限）

方法二：使用Kutools for Outlook輕鬆合併現有的重複聯絡人 ?（快速且自動化）

方法一：在Outlook中移動時合併重複的聯絡人

如果您要從A資料夾移動聯絡人到B資料夾，您可以啟用Outlook內建的重複檢查功能，在傳輸過程中合併重複的聯絡人。請按照以下步驟操作：

步驟1：啟用Outlook的重複聯絡人檢測

1. 點擊「文件」>「選項」以打開「Outlook 選項」對話框。

2. 在左側窗格中，選擇「個人」。

3. 在「姓名與填寫」部分下，勾選「儲存新聯絡人時檢查重複項」。

4. 點擊確定以保存設置。

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步驟2：在合併重複項的同時移動聯絡人

1. 切換到「人員」（或「聯絡人」）檢視，打開A資料夾，並選擇一個聯絡人。然後按「Ctrl」+「A」以選擇該資料夾中的所有聯絡人。

2. 右鍵點擊所選的聯絡人，並從上下文菜單中選擇「移動」>「B資料夾」。

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⚡ 提示：如果目標資料夾未列在菜單中，選擇「移動」>「其他資料夾」，在「移動項目」對話框中選擇目標資料夾，然後點擊確定。
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3. 如果存在重複的聯絡人，Outlook 將提示「發現重複聯絡人」對話框。點擊「更新全部」以合併重複項，而不是創建單獨的條目。

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結果

所有來自A資料夾的聯絡人都被移動到B資料夾，並且根據現有的聯絡人詳細信息自動合併了重複的聯絡人。

此方法的限制：

❌ 僅在移動期間有效：此方法僅在聯絡人在資料夾之間移動時合併重複項；無法處理已經存在於單個資料夾中的重複項。
❌ 無法合併現有的重複項：如果重複項已經存在於同一資料夾中，此方法無法回溯性地合併它們。
❌ 需要手動確認：每次在移動過程中發現重複項時，您必須在「發現重複聯絡人」對話框中手動確認合併操作。

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方法二：使用Kutools for Outlook輕鬆合併現有的重複聯絡人 ?

如果您的聯絡人資料夾已經包含重複項，Outlook 並未提供內建的功能來合併它們。「Kutools for Outlook」中的「重複聯絡人」工具可讓您快速查找、比較和合併多個資料夾中的重複聯絡人。

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步驟1：啟用重複聯絡人工具

點擊「Kutools Plus」>「重複聯絡人」以啟動該工具。

shot of the Duplicate Contacts button

步驟2：選擇聯絡人數據文件

1. 在「重複聯絡人 – 步驟1（共5步）」嚮導中，選擇存儲聯絡人的數據文件。

2. 點擊「下一步：指定聯絡人資料夾」。

shot of the Duplicate Contacts – Step 1 (of 5) wizard

步驟3：選擇要掃描重複項的聯絡人資料夾

1. 所有聯絡人資料夾將列在「重複聯絡人 – 步驟2（共5步）」窗口中。選擇包含重複聯絡人的資料夾。

2. 點擊「下一步：選擇用於重複比較的聯絡人欄位」。

shot of the Duplicate Contacts – Step 2 (of 5) wizard

步驟4：定義重複識別條件

1. 在「重複聯絡人 – 步驟3（共5步）」中，選擇應匹配的聯絡人欄位以視為重複項（例如，姓名、郵件地址、電話）。

2. 點擊「下一步：選擇要在結果中列出的欄位」。

shot of the Duplicate Contacts – Step 3 (of 5) wizard

⚡ 提示：勾選「搜索所有選擇的文件內的重複項」將跨所有選擇的資料夾比較聯絡人。如果不勾選，則在每個資料夾內分別搜索重複項。

步驟5：選擇要在結果中顯示的欄位

1. 在「重複聯絡人 – 步驟4（共5步）」中，選擇哪些欄位將在結果中顯示。

2. 點擊「開始篩選」。

shot of the Duplicate Contacts – Step 4 (of 5) wizard

步驟6：合併重複的聯絡人

1. 在「重複聯絡人 – 步驟5（共5步）」中，所有重複的聯絡人將出現在結果窗格中。從「如何處理重複聯絡人」下拉選單中選擇「合併」。

2. 點擊「立即執行」。

shot of the Duplicate Contacts – Step 5 (of 5) wizard

結果

所選資料夾中的所有重複聯絡人都已自動合併。合併的聯絡人在結果中標記為刪除線，表示成功處理。

shot of the merged contacts marked with a strikethrough in the results

Kutools for Outlook 方法的優勢：

✅ 適用於現有聯絡人：無需移動聯絡人；此方法可查找並合併現有的重複項。
✅ 快速且自動化：自動掃描並合併重複項，無需手動干預。
✅ 跨資料夾支持：一次合併多個聯絡人資料夾中的重複項。
✅ 可自定義的合併標準：用戶可以定義哪些欄位應視為重複項，從而更好地控制合併過程。

注意：要應用「Kutools for Outlook」的「重複聯絡人」工具，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

您應該使用哪種方法？

以下是這兩種方法的快速比較，幫助您決定合併Outlook中重複聯絡人的最佳解決方案：

方法	最適合	易用性	自動化	靈活性
移動期間合併（手動）	在資料夾之間傳輸時合併重複項的用戶	⭐⭐⭐	⭐	⭐⭐
Kutools for Outlook（自動化）	輕鬆合併多個資料夾中的現有重複項	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐