如何在Outlook中合併重複的聯絡人?
在Outlook中於資料夾之間複製或移動聯絡人時,經常會出現重複的聯絡人。簡單地刪除它們可能不是最佳解決方案,因為不同的重複項可能在某些欄位中包含獨特的資訊。相反,合併重複的聯絡人可以確保不會丟失任何有價值的數據。在本指南中,我們將探討兩種在Outlook中合併重複聯絡人的方法。
方法一:在Outlook中移動時合併重複的聯絡人 (手動且有限)
方法二:使用Kutools for Outlook輕鬆合併現有的重複聯絡人 👍(快速且自動化)
方法一:在Outlook中移動時合併重複的聯絡人
如果您要從A資料夾移動聯絡人到B資料夾,您可以啟用Outlook內建的重複檢查功能,在傳輸過程中合併重複的聯絡人。請按照以下步驟操作:
步驟1:啟用Outlook的重複聯絡人檢測
1. 點擊「文件」>「選項」以打開「Outlook 選項」對話框。
2. 在左側窗格中,選擇「個人」。
3. 在「姓名與填寫」部分下,勾選「儲存新聯絡人時檢查重複項」。
4. 點擊確定以保存設置。
步驟2:在合併重複項的同時移動聯絡人
1. 切換到「人員」(或「聯絡人」)檢視,打開A資料夾,並選擇一個聯絡人。然後按「Ctrl」+「A」以選擇該資料夾中的所有聯絡人。
2. 右鍵點擊所選的聯絡人,並從上下文菜單中選擇「移動」>「B資料夾」。

3. 如果存在重複的聯絡人,Outlook 將提示「發現重複聯絡人」對話框。點擊「更新全部」以合併重複項,而不是創建單獨的條目。
結果
所有來自A資料夾的聯絡人都被移動到B資料夾,並且根據現有的聯絡人詳細信息自動合併了重複的聯絡人。
此方法的限制:
- ❌ 僅在移動期間有效:此方法僅在聯絡人在資料夾之間移動時合併重複項;無法處理已經存在於單個資料夾中的重複項。
- ❌ 無法合併現有的重複項:如果重複項已經存在於同一資料夾中,此方法無法回溯性地合併它們。
- ❌ 需要手動確認:每次在移動過程中發現重複項時,您必須在「發現重複聯絡人」對話框中手動確認合併操作。
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方法二:使用Kutools for Outlook輕鬆合併現有的重複聯絡人 👍
如果您的聯絡人資料夾已經包含重複項,Outlook 並未提供內建的功能來合併它們。「Kutools for Outlook」中的「重複聯絡人」工具可讓您快速查找、比較和合併多個資料夾中的重複聯絡人。
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步驟1:啟用重複聯絡人工具
點擊「Kutools Plus」>「重複聯絡人」以啟動該工具。
步驟2:選擇聯絡人數據文件
1. 在「重複聯絡人 – 步驟1(共5步)」嚮導中,選擇存儲聯絡人的數據文件。
2. 點擊「下一步:指定聯絡人資料夾」。
步驟3:選擇要掃描重複項的聯絡人資料夾
1. 所有聯絡人資料夾將列在「重複聯絡人 – 步驟2(共5步)」窗口中。選擇包含重複聯絡人的資料夾。
2. 點擊「下一步:選擇用於重複比較的聯絡人欄位」。
步驟4:定義重複識別條件
1. 在「重複聯絡人 – 步驟3(共5步)」中,選擇應匹配的聯絡人欄位以視為重複項(例如,姓名、郵件地址、電話)。
2. 點擊「下一步:選擇要在結果中列出的欄位」。
步驟5:選擇要在結果中顯示的欄位
1. 在「重複聯絡人 – 步驟4(共5步)」中,選擇哪些欄位將在結果中顯示。
2. 點擊「開始篩選」。
步驟6:合併重複的聯絡人
1. 在「重複聯絡人 – 步驟5(共5步)」中,所有重複的聯絡人將出現在結果窗格中。從「如何處理重複聯絡人」下拉選單中選擇「合併」。
2. 點擊「立即執行」。
結果
所選資料夾中的所有重複聯絡人都已自動合併。合併的聯絡人在結果中標記為刪除線,表示成功處理。
Kutools for Outlook 方法的優勢:
- ✅ 適用於現有聯絡人:無需移動聯絡人;此方法可查找並合併現有的重複項。
- ✅ 快速且自動化:自動掃描並合併重複項,無需手動干預。
- ✅ 跨資料夾支持:一次合併多個聯絡人資料夾中的重複項。
- ✅ 可自定義的合併標準:用戶可以定義哪些欄位應視為重複項,從而更好地控制合併過程。
您應該使用哪種方法?
以下是這兩種方法的快速比較,幫助您決定合併Outlook中重複聯絡人的最佳解決方案:
方法 | 最適合 | 易用性 | 自動化 | 靈活性 |
---|---|---|---|---|
移動期間合併(手動) | 在資料夾之間傳輸時合併重複項的用戶 | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
Kutools for Outlook(自動化) | 輕鬆合併多個資料夾中的現有重複項 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
對於快速、輕鬆且自動化的重複聯絡人合併,「Kutools for Outlook」是您的最佳選擇!
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