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如何在Outlook中使用內嵌註解(追蹤修訂)進行回覆?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-13

在Microsoft Word中,當您想要標記某些資訊或追蹤變更時,可以輕鬆應用「新建註釋」功能。同樣地,當您需要對原始郵件進行備註或在回覆時追蹤變更,您可以使用「內嵌註解」功能(請參見以下截圖)。接下來,我們將向您介紹如何在Microsoft Outlook中回覆時於原始郵件中添加內嵌註解,並像在Microsoft Word文檔中一樣,在Outlook郵件的任意位置插入註解。

the screenshot of replying with inline comments (tracking changes) in Outlook 1
the screenshot of replying with inline comments (tracking changes) in Outlook 1

使用內嵌註解(追蹤修訂)回覆Outlook郵件

無論您在哪裡輸入對原始郵件的註解,以下步驟都能讓您的註解更容易引起收件人的注意。

步驟1:點擊「文件」>「選項」。

步驟2:在Outlook選項對話框中,點擊左側欄中的「郵件」。

步驟3:前往「回覆和轉寄」部分,勾選「前綴註解為:」選項,然後在下方的框中輸入一些前綴文字。請參見以下截圖:

the screenshot of step about replying with inline comments (tracking changes) in Outlook 1

步驟4:點擊「確定」按鈕退出對話框。

到目前為止,您已經啟用了「內嵌註解」功能。當您回覆時,您在原始郵件中輸入的任何內容(註解)都會以區分的字型顏色格式化,並標記上您指定的前綴文字。請參見以下截圖:

the screenshot of step about replying with inline comments (tracking changes) in Outlook 2

注意:
(1) 如果原始郵件是純文本,內嵌註解(追蹤修訂)只會標記上您指定的前綴文字,而不會以特殊字型顏色格式化。
(2) 如果您使用的是Outlook 2007或更早版本,請點擊「工具」>「選項」,然後在選項對話框中點擊「電子郵件選項」按鈕 > 勾選「標記我的註解為:」選項並在下方的框中輸入前綴文字。請參見以下截圖:

the screenshot of step about replying with inline comments (tracking changes) in Outlook 3
the screenshot of step about replying with inline comments (tracking changes) in Outlook 4

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使用Kutools for Outlook插入與Microsoft Word相同的註解

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當您正在撰寫新郵件,或回覆/轉寄郵件時,選擇要添加註解的文字,然後點擊「Kutools」>「新建註釋」。

the screenshot of step about inserting comments same as those in Microsoft Word with Kutools for Outlook 1

現在,您會看到與Microsoft Word相同的註解立即插入到郵件中。請參見上面的截圖。

注意:此工具在Outlook 2007和2010中運行良好,但在Outlook 2013中無法使用。