如何在 Outlook 中新增並建立信箋？

傳送純文字郵件時，內容容易被收件人忽略或快速略過，尤其在繁忙的收件匣中更顯常見。透過使用信箋，您能個人化郵件的外觀與質感，讓訊息脫穎而出，大幅提升被仔細閱讀的機會。無論是日常溝通所需的專業模板，還是特殊場合適用的節慶設計，Outlook 都提供多元且彈性的選項，助您輕鬆建立並套用信箋。以下將逐步引導您如何自訂信箋，並根據不同溝通需求，為所有郵件或僅限單一郵件套用專屬設計。

為電子郵件建立新信箋

為所有電子郵件新增並套用信箋

為單一電子郵件新增並套用信箋

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為電子郵件建立新信箋

Outlook 內建了信箋資源庫，但現有選項未必符合您偏好的風格或品牌需求。建立自訂信箋，讓您全面掌控設計細節——包括字型、背景顏色或圖片等格式設定——完美契合個人風格或組織規範。以下步驟將引導您在 Microsoft Outlook 中建立並儲存專屬信箋。

1. 首先，在 Outlook 中建立一封新郵件。在此可調整字型、色彩、插入圖片或商標，並設定其他格式屬性來設計版面配置。此郵件將作為您的信箋模板，因此請在繼續下一步前完成所有所需設定。

2. 完成郵件設計後，請點擊左上角的「檔案」功能表，並選擇「另存新檔」。

3. 在出現的「另存新檔」對話方塊中，請指定正確的信箋儲存資料夾：點擊網址列，將 "%appdata%\microsoft\stationery"複製並貼上至該欄位，再按下鍵盤上的「Enter」鍵，即可直接導航至 Outlook 信箋資料夾，如下圖所示：

4. 接著，在「檔案名稱：」欄位中輸入獨特且易於辨識的信箋名稱，建議採用具描述性的命名方式，讓您日後能輕鬆辨認並快速選取。

5. 在「指定保存格式：」下拉式選單中，選取 HTML (*.htm; *.html)。選擇 HTML 格式，即可確保您加入的樣式與圖片在使用信箋時正確顯示！

6. 最後，點擊「儲存」按鈕，即可關閉原始郵件視窗。您剛剛建立的信箋模板現已儲存至 Outlook 資源庫，日後隨時都能輕鬆調用！

額外提示與注意事項：

• 設計自訂信箋時，請避免使用過大的圖片或過於複雜的格式，以免影響收件人的郵件效能與顯示效果。
• 若希望自訂信箋能在其他裝置或其他 Outlook 設定檔中使用，請務必將 .htm 檔案複製至對應的信箋資料夾，或與目標使用者共享該檔案。
• 請注意，信箋最適合用於 HTML 格式的電子郵件；純文字格式無法顯示背景顏色或圖片。

在 Outlook 中將多封電子郵件儲存或匯出為其他格式檔案（PDF/HTML/WORD/EXCEL）

有時您可能需要將 Outlook 中的電子郵件儲存或匯出為其他文件類型，例如 PDF、Word 或 Excel，以用於備份、分享或合規目的。Outlook 內建的「另存新檔」與「匯出」功能不支援批次匯出至多種格式。透過 Kutools for Outlook 的「Save as file"」功能，您可以一次高效地將多封電子郵件匯出至指定資料夾，並選擇多種格式，大幅簡化這項原本重複繁瑣的作業。

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為所有電子郵件新增並套用信箋

為所有寄件郵件套用信箋，不僅能維持一致的外觀、強化企業品牌形象，還能輕鬆展現個人風格。Outlook 可讓您設定預設信箋，讓所有新建郵件、回覆及轉寄郵件自動套用您挑選的設計。

1. 首先，請開啟「選項」對話方塊以調整 Outlook 設定。不同 Outlook 版本的操作方式如下：

• 若您使用的是 Outlook 2010 或 2013，請點擊工具列中的「檔案」，再從左側邊欄選取「選項」。
• 若您使用的是 Outlook 2007，請從功能表列選擇「工具」，然後點選「選項」。

2. 現在，在 Outlook 選項視窗中，請尋找並點擊「信箋與字型」按鈕：

• Outlook 2010／2013：點擊左側選單中的「郵件」，然後在「撰寫郵件」區段中找到「信箋與字型」。
• Outlook 2007：在「郵件格式」索引標籤的指定區段中，找到「信箋與字型」。

3. 在「簽名與信箋」對話方塊中，點擊「主題」即可瀏覽可用的信箋主題，並透過「字型」按鈕自訂字型；輕鬆為新郵件與回覆／轉寄郵件分別指定專屬樣式。

注意：若您在「新 HTML 電子郵件的主題或信箋」區域中選擇了主題並勾選「使用主題字型」，則新郵件與回覆／轉寄區段的「字型」按鈕將變為灰色且無法自訂。在此情況下，系統將僅套用所選主題提供的字型設定。

4. 點擊「確定」以確認選擇並關閉對話方塊。所有新撰寫、回覆及轉寄的郵件將自動套用您選定的信箋，無需每次手動格式化，即可輕鬆達成一致的專業設計。

實用提示與注意事項：

• 若您日後改變主意或想更換信箋，只需重複上述步驟即可；您隨時都能選擇其他主題，或切換回「無主題」。
• 信箋僅適用於以 HTML 格式撰寫的電子郵件；若使用純文字或 RTF 格式，部分視覺效果將無法呈現。
• 若收件人未能正確顯示信箋中的某些元素（例如圖片或色彩），請檢查其電子郵件設定——部分郵件用戶端預設會封鎖外部圖片。

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為單一電子郵件新增並套用信箋

有時，特定郵件需要獨特的格式——例如節慶問候、活動邀請或其他一次性通訊。Outlook 讓您為單一郵件選用專屬信箋，依郵件內容靈活調整呈現風格，完全不影響您的預設郵件設定。

1. 開始前，請先確認 Outlook 主介面已切換至郵件檢視模式。點擊導航窗格底部的「郵件」圖示，即可快速存取郵件資料夾與撰寫功能。

若使用 Outlook 2010／2013，請前往「首頁」索引標籤，點擊「新增項目」，選擇「使用」→「電子郵件訊息」，再選取「更多信箋」，系統將開啟信箋選擇對話方塊。

若您使用的是 Outlook 2007，請在頂部功能表中選擇「動作」，接著依序點選「使用」→「新郵件訊息」→「更多信箋」。

2. 在「主題或信箋」對話方塊中，從「選擇主題：」清單瀏覽可用選項，預覽設計並挑選最符合郵件情境的樣式，選定後點擊「確定」。

3. 隨即會開啟一個新建郵件視窗，並自動套用您選定的信箋。只需照常撰寫郵件內容，即可傳送給收件人。

若您想在此處使用資源庫中的自訂信箋模板，只需從對話方塊的清單中選取即可。

額外注意事項：

• 您可以為不同郵件選用專屬信箋，確保每封郵件都展現恰如其分的主題風格。
• 若所選信箋的顯示效果未達預期，請確認已選擇正確格式，並於撰寫前先行預覽。
• 在回覆或轉寄郵件時，無法為個別郵件套用信箋；此功能僅適用於新建郵件。