在 Outlook 中處理電子郵件時，您可能會遇到大量重複的電子郵件。這些重複項可能源自於意外複製和貼上、多次發送-接收週期、電子郵件同步問題等。 重複電子郵件過多可能會使您的信箱超載，減慢其開啟速度並使其難以管理。此時，刪除這些重複項就變得至關重要。然而， Outlook中沒有內建工具可以大量刪除重複的電子郵件，只能手動刪除。為了快速輕鬆地保持我們的收件匣整潔有序，我們依靠 Kutools for Outlook. 此功能 提供三個不同的選項 針對特定用戶需求量身定制 從中刪除重複項 選定的電子郵件, 指定資料夾， 或者 應用自訂規則來刪除、移動或分類重複項.

使用刪除重複電子郵件的優點
如何套用刪除重複電子郵件

• 刪除選取電子郵件中的重複電子郵件
• 從指定資料夾中刪除重複的電子郵件
• 刪除、移動或分類指定資料夾中的重複電子郵件

使用刪除重複電子郵件的優點

 

提高效率：簡化收件箱，以便更輕鬆地導航和管理。
簡化收件匣：保持電子郵件環境整潔，讓您更輕鬆地專注於重要的電子郵件。
減少存儲：透過刪除重複項，它有助於減少 Outlook 帳戶的整體儲存需求。
易於使用：憑藉使用者友善的介面，它提供了管理重複項的無憂體驗。
多種刪除選項：無論您是喜歡快速清理選定的電子郵件、徹底掃描特定資料夾，還是需要對重複項套用自訂操作，Kutools for Outlook 都能滿足您的需求。
安全指引：確保安全流程，保護您的重要電子郵件，同時消除重複郵件。
全面掃描：執行深度掃描以識別收件匣中的重複項，確保不留下任何冗餘。
大量處理能力：與耗時耗力的手動刪除不同，此功能允許跨多個資料夾批量刪除重複項，從而節省大量時間。
一鍵刪除：一鍵刪除選定郵件中的所有重複郵件，省時省力。
智慧識別：可以智慧識別重複郵件，無需手動查找。
實時反饋：刪除完成後及時回饋刪除結果，讓使用者清楚了解刪除結果。
支援新增類別：快速尋找所有重複郵件，並支援您為所有重複郵件新增一個或多個類別，以便您輕鬆識別重複郵件，而無需刪除或移動它們。

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如何套用刪除重複電子郵件

Kutools for Outlook 提供了三個專門功能，旨在滿足消除重複電子郵件時的不同需求。繼續閱讀本指南，了解如何有效利用每個功能來清理收件匣的清晰、逐步方法。

🔵刪除所選電子郵件中的重複電子郵件

非常適合當您識別出特定電子郵件並希望快速清理時。

第 1 步：只需選擇電子郵件

• 選擇多封連續電子郵件：選擇第一封，按住 轉移 鍵，然後選擇最後一個。
• 選擇多封不連續的電子郵件：保留 按Ctrl 鍵，一一選擇電子郵件。

步驟 2：套用「從所選內容中刪除重複的電子郵件」功能

存取 Kutools 選項卡，然後按一下 電子郵件重複 > 從所選中刪除重複的電子郵件... 刪除您選擇中的重複項。

步驟 3：刪除重複的電子郵件

1. 將彈出「重複」對話框，列出所選電子郵件中的所有重複項，按一下 刪除 按鈕開始刪除所有重複的電子郵件。

   

2. 然後會彈出一個對話框，顯示已刪除的項目數，點擊 OK.

   

3. 現在，所有重複的電子郵件已被刪除，僅留下一份副本（電子郵件圖示右下角顯示紅點的電子郵件）。您可以單擊 完 按鈕關閉對話框。

   

🔵從指定資料夾中刪除重複的電子郵件

當您需要更廣泛的清理時，此選項可讓您定位整個資料夾。

第 1 步：套用快速掃描和刪除重複電子郵件功能

導航到 庫工具 標籤，點擊 電子郵件重複 > 快速掃描並刪除重複的電子郵件....

步驟 2：檢查您要掃描的資料夾並從中刪除重複項

步驟 3：刪除重複的電子郵件

1. 電子郵件重複 將彈出對話框，列出所選資料夾中的所有重複項，按一下 刪除 按鈕開始刪除所有重複的電子郵件。

   

2. 然後會彈出一個對話框，顯示已刪除的項目數，點擊 OK.

   

3. 現在，所有重複的電子郵件已被刪除，僅留下一份副本（電子郵件圖示右下角顯示紅點的電子郵件）。您可以單擊 關閉 按鈕關閉對話框。

   

🔵刪除、移動或分類指定資料夾中的重複電子郵件

步驟 1：套用進階掃描和刪除重複電子郵件功能

下 庫工具 標籤，點擊 電子郵件重複 > 進階掃描並刪除重複的電子郵件....

步驟 2：選擇要刪除重複電子郵件的資料夾

在彈出 重複電子郵件 - 步驟 1 窗口，

1. 檢查您要從中搜尋重複電子郵件的資料夾名稱，

2. 然後點擊 下一步：選擇字段以過濾重複的電子郵件 按鈕進入下一步。

   

步驟 3：指定篩選條件以識別重複電子郵件

在 重複電子郵件 – 第 2 步 窗口，

1. 檢查您想要過濾重複電子郵件的條件，

2. 點擊 下一步：選擇要在結果中列出的字段 按鈕。

   

步驟 4：確定要在結果中列出的字段

在 重複電子郵件 – 第 3 步 窗口，

1. 根據需要選擇一種顯示模式，

2. 單擊開始過濾按鈕。

   

步驟 5：根據需要刪除、移動或分類重複的電子郵件。

在 重複電子郵件 – 第 4 步 在視窗中，您可以看到所有重複的電子郵件均已根據您自訂和列出的條件進行篩選。

然後你可以 刪除, 移動 or 分類 這些重複的項目。

刪除重複的電子郵件（移至「已刪除郵件」資料夾）

1. 點擊旁邊的下拉列表 處理重複電子郵件的方法， 選擇 刪除（移至“已刪除郵件”文件夾） 選項，然後單擊 馬上報名 按鍵

   

2. 然後會彈出一個對話框提醒您已刪除的項目數，單擊 OK 關閉它。

   

3. 您可以看到精靈中會顯示重複的電子郵件，並帶有刪除線，這些重複的電子郵件已被刪除，但保留的電子郵件除外，該電子郵件圖示右下角有一個紅點表示。點選 完成 退出嚮導。

   

將重複的電子郵件移至資料夾

1. 點擊旁邊的下拉列表 處理重複電子郵件的方法， 選擇 移動所有已檢查的電子郵件 選項，然後單擊 馬上報名 按鈕。

   專家提示：預設情況下，將檢查除第一封之外的所有重複電子郵件。

   

2. 在 請選擇文件夾 在對話方塊中，選擇一個資料夾或建立一個新資料夾來放置重複的電子郵件，然後按一下 OK.

   

3. 然後會彈出一個對話框提醒您移動的項目數量，點擊 OK 關閉它。

   

4. 您可以看到精靈中會顯示重複的電子郵件，並帶有刪除線，這些重複的電子郵件已被刪除，但保留的電子郵件除外，該電子郵件圖示右下角有一個紅點表示。點選 完成 退出嚮導。

   

為重複的電子郵件新增類別

1. 點擊旁邊的下拉列表 處理重複的方法 電子郵件， 選擇 添加類別（包括保留） 選項，然後單擊 馬上報名 按鈕。

   

2. 在 顏色分類 在對話方塊中，根據需要選擇一個或多個類別（也可以建立新的顏色類別），然後按一下 OK.

   

3. 然後會彈出一個對話框提醒您已完成的項目數，單擊 OK 關閉它。

   

4. 點擊 完成 退出嚮導。

這就是使用 Kutools for Outlook 刪除重複電子郵件功能的逐步指南和說明。

如果你有興趣，你可以 點擊下載並嘗試。

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