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如何使用 AI 翻譯 Word 文件

Author: Amanda Li Last Modified: 2025-05-12

在當今全球化的世界中，高效翻譯文件的能力對於跨語言溝通至關重要。AI驅動的翻譯工具提供了一種快速且準確的方式來轉換文本，同時保持上下文和可讀性。AI驅動的翻譯工具提供了一種無縫的方式來跨語言轉換文本，同時保留意義和上下文。Microsoft Word 和第三方 AI 解決方案（如 Kutools for Word）提供了內置的翻譯功能，簡化了這一過程。本指南將探討 AI 驅動的翻譯方法，幫助用戶輕鬆翻譯文件。

使用 Microsoft Word 的內置 AI 翻譯器翻譯 Word 文件

Microsoft Word 的重寫建議功能包含一個由 Azure AI 服務驅動的 AI 驅動翻譯工具 Translator，允許用戶無縫翻譯整個文件或文件中的選定文本。

注意：此功能適用於 Microsoft 365 訂閱者以及使用 Word 版本 1710 或更高版本的 Office 2021 或 2019 客戶。您還必須連接到互聯網，並且啟用 Office 連接體驗才能使用 Translator。

  1. 啟動 Microsoft Word 並打開要翻譯的文件。
  2. 導航到 審閱 > 翻譯，然後選擇 翻譯選定內容（針對部分文本）或 翻譯文件（針對整個文件）。
    A screenshot showing the Translate options in Microsoft Word's Review tab
  3. 從可用選項中選擇目標語言。
    A screenshot displaying the available language options
  4. 查看翻譯後的文本。如果需要，點擊 插入 以翻譯後的內容替換原始文本。
    A screenshot displaying the Insert button in the Translator pane

注意：

  • 如果您選擇 翻譯選定內容 選項，翻譯後的文本將顯示在現有文件中，如上面的截圖所示。如果您選擇 翻譯文件 選項，翻譯後的文件將在單獨的窗口中打開。
  • 這個功能和 Kutools 的超級翻譯都能保留格式。然而，超級翻譯方法提供了額外的功能，例如選擇翻譯樣式、生成回譯文進行驗證，並提供並排比較文件，方便參考原文和翻譯文本。

使用 Kutools for Word 的超級翻譯翻譯 Word 文件

Kutools for Word 的超級翻譯功能提供 AI 驅動的翻譯，同時保留文件格式。它擅長處理結構化佈局、表格和樣式文本。除了標準翻譯之外，它還使用戶能夠選擇翻譯樣式，通過回譯文驗證準確性，並通過並排文件視圖比較文本，方便參考。

Kutools for Word，內建人工智慧 ?，提供超過 100 種實用功能，簡化您的工作流程。
  1. 在 Microsoft Word 中打開文件並選擇要翻譯的內容。
  2. 從 Kutools 標籤中選擇超級翻譯。 Kutools 提供的 AI 功能完全免費供所有用戶使用。
    A screenshot of the Super Translate option in the Kutools tab on the Ribbon in Microsoft Word
  3. 在彈出的 超級翻譯 對話框中：
    1. 選擇目標語言。
    2. 選擇要翻譯的文件部分。
    3. 指定翻譯樣式。
    4. 決定是否生成回譯文以驗證準確性。
      A screenshot of the Super Translate dialog box in Microsoft Word
  4. 點擊確定。翻譯後的文件將被創建並與原始文件並排顯示。
使用這種並排視圖可以做什麼

借助超級翻譯的並排視圖，審查和比較翻譯內容與原始文件變得輕而易舉。此功能讓您可以輕鬆分析差異並進行必要的調整：

  1. 點擊翻譯段落會自動突出顯示原始文件中的相應段落。
  2. 每個翻譯段落下方的工具欄提供以下選項：
    • 替換：用翻譯版本替換原始段落。
    • 插入到下方：將翻譯文本直接添加到原始文本下方。
    • 更改翻譯樣式：選擇不同的翻譯樣式並點擊重新翻譯以獲得精煉版本。
    • 重新翻譯：如果初始結果需要改進，生成新的翻譯。
    • 完成：完成後關閉工具欄；一旦點擊該按鈕，它將在當前文件會話中永久關閉。
  3. 一旦您最終確定翻譯，您可以根據需求將文件保存為單獨的文件或關閉它。

使用 Kutools for Word 的即時助手翻譯 Word 文件

Kutools for Word 的即時助手提供 AI 驅動的實時翻譯協助，允許用戶在編寫或編輯時動態完善文本。此功能使用戶能夠自定義 AI 的角色提示並設置附加條件，例如保留原始語調和風格。通過提供準確且上下文感知的翻譯，它確保高質量的結果符合用戶偏好和文件要求。

Kutools for Word，內建人工智慧 ?，提供超過 100 種實用功能，簡化您的工作流程。
  1. 啟動 Microsoft Word 並打開要翻譯的文件。
  2. 在 Kutools 標籤上，選擇 即時助手 > 翻譯。Kutools 提供的 AI 功能完全免費供所有用戶使用。
    A screenshot of the Real-Time Assistant options in the Kutools tab on the Ribbon in Microsoft Word
  3. 這 即時助手 窗格將出現在 Word 文件的右側。選擇要翻譯的內容並按照以下步驟操作：
    1. 選擇翻譯的目標語言。
    2. 如有需要，選擇附加條件。
    3. 點擊生成按鈕。
      A screenshot showing the Real-Time Assistant pane in Microsoft Word, with translation displayed in the Real-Time Translation box
  4. 生成翻譯後，您可以選擇如何應用它：
    1. 複製特定內容：選擇翻譯文本，右鍵單擊並選擇複製，然後粘貼到需要的地方。
    2. 複製整個翻譯：點擊複製按鈕以複製完整的翻譯內容。
    3. 插入：在原始內容後添加翻譯文本以供參考。
    4. 替換：直接用翻譯版本覆蓋原始文本。
      A screenshot showing options to apply translated text, such as Replace, Insert, or Copy, from the Translation box in the Real-Time Assistant pane in Microsoft Word

注意：

  • 默認情況下，翻譯功能運行在 手動模式下，需要您選擇文本並點擊 生成 進行翻譯。
    • 如果您更喜歡自動翻譯，請切換自動按鈕（見下面截圖中的標記 1）。
    • 啟用後，自動模式將在您輸入、編輯、突出顯示內容或將光標放置在段落內時自動翻譯文本。
  • 要自定義翻譯樣式和焦點，或修改 AI 角色提示，請從附加條件下拉菜單中選擇編輯（見標記 2）以訪問設置。
    A screenshot of the Translation box in the Kutools Real-Time Assistant pane and the Settings dialog box

使用在線 AI 翻譯工具翻譯 Word 文件

在線 AI 翻譯工具如 ChatGPT、DeepL 和 Google Translate 提供了先進的翻譯能力，能夠快速準確地在語言之間轉換文本。然而，這些工具未集成到 Word 中，因此相比 Microsoft 的內置翻譯器或 Kutools for Word，它們的使用較不流暢。

使用在線 AI 翻譯工具的步驟：

  1. 從您的 Word 文件中複製文本。
  2. 打開 AI 翻譯工具（例如 Google Translate、DeepL、ChatGPT）。
  3. 將文本粘貼到輸入字段中。
  4. 選擇源語言和目標語言。
  5. 點擊翻譯以生成翻譯文本。
  6. 將翻譯文本複製並粘貼回您的 Word 文件中。
  7. 根據需要調整格式。

使用 AI 增強版的 Kutools for Word 在更短時間內完成更多工作

Kutools for Word 不僅是一套工具，更是專為提升您的生產力而設計的智慧解決方案。憑藉 AI 驅動的功能和最核心的特性，Kutools 幫助您在更短的時間內完成更多任務：

  • 輕鬆創建、完善、翻譯、總結並保護文檔。
  • 在即時撰寫過程中改善語法、清晰度和語氣。
  • 重新表述和翻譯內容，無需改變佈局或格式。
  • 詢問如何完成某項任務（例如刪除分節符），AI 將引導您完成操作甚至直接替您執行。
  • 所有工具都能在 Word 內無縫運行，隨時可用。
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提高 AI 翻譯結果的技巧

AI 驅動的翻譯工具提供了便利和速度，但為了獲得最佳結果，請遵循以下最佳實踐：

確保翻譯語氣適合上下文

一些 AI 翻譯工具允許用戶在正式和隨意語氣之間選擇。如果您正在使用像 ChatGPT 這樣的 AI 聊天機器人，您可以在翻譯請求中指定偏好，例如說：“將以下文本翻譯成 [語言]，使用正式語氣。” 始終選擇符合您的受眾和文件目的的語氣：

  • 對於專業或學術文件，選擇正式翻譯以保持可信度和清晰度。
  • 在翻譯非正式對話、電子郵件或社交媒體帖子時，隨意語氣可能更合適，以保持語言自然和吸引人。
  • 如果工具允許調整，嘗試不同的風格以找到最適合您內容的版本。
校對和完善 AI 生成的翻譯

雖然 AI 提供了高質量的翻譯，但它可能無法完美捕捉細微的含義或文化背景。始終檢查並編輯輸出以確保清晰和準確。

使用多個 AI 工具交叉檢查翻譯

不同的 AI 工具有獨特的算法和數據庫。使用多個服務（如 Google Translate、DeepL 和 ChatGPT）交叉檢查翻譯，以獲得最準確的結果。

通過自定義增強 AI 翻譯（如果可用）
  • 一些 AI 驅動的翻譯工具允許用戶自定義 AI 的角色提示以匹配特定的通信需求。例如，在 Kutools for Word 的即時助手中，您可以修改 AI 的角色以表現得像客戶服務代表，確保翻譯反映禮貌和專業的語氣。像“將以下文本翻譯成法語，同時保持友好和正式的客戶支持風格”這樣的提示有助於使翻譯與您的品牌聲音和客戶互動策略保持一致。
  • 一些 AI 模型提供定制選項以確保術語一致性，特別是在技術、法律和醫療領域，精度至關重要。例如，即時助手可以配置為在法律文件中始終將“合同終止”翻譯為“résiliation du contrat”，從而提高準確性和翻譯一致性。
  • 如果軟件提供用戶反饋選項，定期糾正翻譯可以幫助 AI 在未來的翻譯中改進。
結論

AI 驅動的翻譯工具使得準確高效地翻譯 Word 文件變得容易。無論是使用 Microsoft Word 的內置 AI 翻譯器、Kutools for Word 的高級功能還是在線 AI 翻譯服務，選擇正確的方法取決於您的需求。通過遵循上述最佳實踐，您可以確保高質量的翻譯，同時保持文件的完整性和格式。

以上是使用 AI 翻譯 Word 文件的所有相關內容。希望您覺得本教程有所幫助。如果您想探索更多 Word 技巧和竅門，請點擊這裡訪問我們廣泛的教程集合。

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