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Microsoft Word 人工智慧：重寫、撰寫、翻譯、總結等。

作者：阿曼達李 最後修改時間：2024-08-15

Kutools AI Assistant 是一款尖端工具，旨在改變使用者在 Microsoft Word 中編寫和編輯的方式。從報告和電子郵件到手稿，它提供了先進的 重寫能力 以配合您喜歡的風格。此外，這個基於人工智慧的助手 擅長內容創作 直接根據您的提示或關鍵字，輕鬆掌握您的需求，產生與您的目標完美契合的內容。

除了基本的寫作支援之外，Kutools AI 還提供 翻譯能力，使您能夠快速將文件翻譯成多種語言，幫助您克服語言障礙，輕鬆進行國際交流。

此外，Kutools AI 在文件處理方面表現出色，具有高效等功能 長文檔的總結, 內容繼續展開未完成的段落和 綜合文件評估 基於預設的標準。

除了重寫、撰寫、翻譯和總結之外，Kutools AI 還透過其互動功能增強了 Word 文檔， 回答問題並提供澄清 基於文檔內容。本教學將向您展示這些功能如何使您的寫作過程更有效率、創意和智慧。

為什麼要使用 Kutools AI Assistant 而不是 ChatGPT 或其他 AI 工具？

  1. 💼 與 Microsoft Word 集成：Kutools AI Assistant 專為 Microsoft Word 設計，提供無縫集成，讓使用者可以直接在文件編輯工作流程中利用 AI 功能。這種整合提供了便利和效率，無需在單獨的應用程式或平台之間切換即可存取人工智慧驅動的寫作協助。
  2. ➡️ 直接插入生成的內容：使用 Kutools AI Assistant，使用者只需點擊幾下即可將 AI 產生的內容直接插入到他們的 Word 文件中。與從外部 ChatGPT 介面複製和貼上內容相比，此功能簡化了合併新文字的過程，節省了時間和精力。
  3. 🛠️ 文檔編輯的客製化功能：Kutools AI Assistant 提供專為 Word 使用者經常遇到的任務而設計的功能，例如潤飾文字使其清晰和專業，產生根據特定需求自訂的內容以及總結冗長的文件。這些功能針對文件建立和編輯進行了最佳化，確保使用者擁有適合各種寫作任務的工具。
  4. 💬 互動支持：Kutools AI Assistant 透過互動功能豐富您的 Word 文檔，能夠總結文字、回答查詢並直接從您的內容中提供說明。
  5. 🗂️ 友好的用戶界面：Kutools AI Assistant 的介面結構巧妙，有三個不同的選項卡。這項設計原則優先考慮可訪問性，讓使用者隨時輕鬆識別和應用他們需要的特定功能，從而促進更流暢、更有效率的寫作體驗，而無需不必要的複雜性。
  6. 🔑 輕鬆啟動：使用 OpenAI API 金鑰啟動 Kutools AI Assistant 是一個簡單的過程，可以釋放該工具在 Word 中的全部潛力。

在 Microsoft Word 中找到 Kutools AI Assistant

On 庫工具 標籤，點擊 AI助手. 你會看到 Kutools 人工智慧助手 窗格出現在 Microsoft Word 介面的右側。

kutools人工智慧助手

使用 OpenAI API 金鑰啟動 Kutools AI Assistant

釋放全部潛力 Kutools 人工智慧助手 在 Microsoft Word 中，您需要使用 OpenAI API 金鑰來啟動它：

  1. 選擇齒輪圖標 kutools 齒輪圖標 內 Kutools 人工智慧助手 窗格。
  2. 在 Kutools AI 設定 對話框中 人工智慧提供者 部分，選擇 OpenAI (ChatGPT) or Google人工智慧 如你所需。
    kutools ai 指定AI提供商
  3. 還是在 Kutools AI 設定 對話框：
提示：
  1. 啟動後，您的設定將安全存儲，保證在所有後續項目中無縫存取 AI Assistant，即使在重新啟動 Word 後也是如此。
  2. 如果你的系統設定為中文或使用的是中文版Office，你不僅會看到OpenAI（ChatGPT）和Google AI，還會看到智浦AI和阿里巴巴的統一錢文模型。
    中國人工智慧提供者

使用Kutools AI助手

在本節中，我們深入研究 Kutools AI Assistant 的實際應用。無論您的目標是提高寫作的清晰度、生成內容、將大量資訊壓縮為簡潔的摘要，還是在文件中尋求答案，本指南都將引導您完成每個步驟。

文件問答：簡化文件任務（總結、分析、評估、繼續寫作等）

Kutools AI根據目前文件的內容提供一系列智慧處理功能，包括摘要、分析、翻譯、評估和內容延續。無論您是需要擷取關鍵資訊、深入分析文件結構、進行精準翻譯，或是擴充內容，Kutools AI 都可以幫助您有效率地管理文件內容，提昇文件的整體品質。

kutools ai 文件 qa 窗格

  • 總結文檔內容：此功能可讓您快速產生文件的簡潔摘要。
  • 翻譯文檔內容：此功能可讓您快速且準確地將文件翻譯成您指定的語言。
  • 分析文檔內容：此功能可讓您對文件進行深入分析，識別隱藏的見解、邏輯不一致以及需要改進的地方。
  • 評估文檔內容：此功能使您能夠根據預先定義的標準評估您的文檔，提供有關結構、語言風格和內容準確性的詳細回饋。
  • 繼續撰寫文檔內容：此功能可讓您透過產生與您已編寫的內容自然契合的新文字來輕鬆擴展文件。
提示：
  • 文檔 QA 模式根據目前文檔的內容進行操作。
  • 如果您選擇特定文本，QA 將專注於所選內容；如果未選擇任何文本，則 QA 將套用於整個文件。

這裡，我將以總結、續寫和提問功能為例。

範例 1：總結文件內容

Kutools AI 引入了 Summarize 功能，旨在簡化這些任務，使其比以往更容易消化大量資訊並提取見解，而無需手動梳理每個細節。您可以透過以下方式利用此功能：

  1. 在 文件品質檢查 的選項卡 Kutools 人工智慧助手 窗格中，您可以選擇要摘要的特定內容，也可以不選擇文字以摘要整個文件。然後，點擊 總結文檔內容 窗格中的命令。
    kutools ai 設定選項來總結文件內容
  2. Kutools AI 分析後，立即產生文件摘要。
  3. 然後，您可以點擊 複製  複製按鈕 圖示複製摘要並將其貼上到任意位置，或點擊 插入  插入按鈕 圖示將其放置在遊標位置。
    kutools ai總結文檔內容
 

範例2：繼續編寫文檔內容

此功能可讓您透過產生與現有文字對齊的內容來無縫擴展文件。無論您是要完成一個段落、擴展一個想法還是添加新的部分，助手都會聰明地繼續敘述，確保整個文件的一致性和連貫性。

  1. 在 文件品質檢查 的選項卡 Kutools 人工智慧助手 窗格中，您可以選擇要摘要的特定內容，也可以不選擇文字以摘要整個文件。然後，點擊 繼續撰寫文檔內容 窗格中的命令。
  2. Kutools AI 分析後，它將自動產生附加內容，從文件停止的位置無縫繼續。
    kutools ai 設定選項以繼續編寫文檔
  3. 然後，您可以點擊 複製  複製按鈕 圖示複製摘要並將其貼上到任意位置，或點擊 插入  插入按鈕 圖示將其放置在遊標位置。
    kutools ai 繼續寫文檔
 

範例 3：詢問有關您的文件的問題

在聊天框中輸入您的特定問題，然後點擊 送出 按鈕。 Kutools AI 將根據您的文件內容及時提供答案。完成後，響應框將顯示來源；點擊相鄰的數字將直接跳到對應的內容。請參閱下面的演示：

提示：
  • 1.編輯更改名稱和提示文字：
    點擊 編輯  編輯按鈕 彈出的命令項圖標 編輯提示 對話框，更改 名稱 提示 文字以便更符合您的特定需求或文件的上下文。看截圖：
    kutools ai 編輯和更改提示
  • 2.重新編輯提示並重新傳送：
    如果您對生成的內容不滿意，可以點擊重新編輯並重新發送圖示來調整提示並產生新內容。
    kutools ai 重新編輯
  • 3. 選擇指令並修改聊天框中的提示：
    您也可以直接從聊天框中選擇命令並調整提示文字。按一下提示庫，然後選擇命令項，提示文字將顯示在聊天框中，您可以根據需要進行修改。看截圖：
    kutools ai 修改聊天框的提示
聊天：回答任何問題或呼叫 Kutools 功能

此功能不僅回答您的問題，還根據您的查詢確定是否有任何 Kutools 功能可以解決您的問題，並直接呼叫相關工具來解決它們。

  1. 在 諮詢 的選項卡 Kutools 人工智慧助手 窗格中，在聊天框中輸入您的問題（按 Shift + Enter 鍵開始新行），請參閱螢幕截圖：
    kutools ai 在聊天窗格中設定選項
  2. 然後點擊 送出 按鈕或按下 Enter 關鍵，Kutools AI 將處理您的查詢並提供答案。
  3. 然後，您可以點擊 複製  複製按鈕 圖示複製摘要並將其貼上到任意位置，或點擊 插入  插入按鈕 圖示將其放置在遊標位置。
    kutools ai 插入內容
提示：

呼叫 Kutools 功能（100+方便的功能）：

如果Kutools能夠滿足您的需求，AI助理將精準啟動相關功能，幫助您實現目標。

例如，如果您想要從目前Word文件中刪除所有影像，Kutools AI會建議「刪除所有圖片」功能。

在聊天框中輸入您的問題（按 Shift + Enter 鍵開始新行），然後按一下 送出 按鈕或按下 Enter 鑰匙。 Kutools AI 分析您的請求並確定適當的 Kutools 功能來滿足您的需求。然後，點擊 執行 按鈕調用該功能或單擊 放棄 按鈕產生適合您需求的詳細逐步指南。看截圖：
kutools ai 呼叫 Kutools 功能

重寫和潤飾內容使其清晰和專業

發現如何 改寫 的特點 Kutools 人工智慧助手 可以改變您的文件。無論是完善草稿還是完成演示文稿，此工具都能確保您的內容簡潔、引人入勝且無錯誤。只需點擊幾下，即可讓您的寫作大放異彩。

  1. 在 Kutools 人工智慧助手 窗格中，選擇 改寫 標籤。
  2. 選擇您想要 Kutools AI Assistant 重新措詞的文字。
  3. 從以下選項中選擇您想要的寫作風格 寫作風格 下拉清單（提供 21種寫作風格).
  4. 點擊 送出 按鈕啟動改寫過程。
  5. 點擊 插入 將選取的原始文字替換為在中產生的改寫版本 產生 盒子。或者，您可以選擇 複製 複製精煉文字並將其貼上到您喜歡的任何位置。
    kutools ai 重寫
提示：
  • 如果改寫的內容不符合您的期望，只需點擊 送出 再次對所選文字重新套用改寫過程。
  • 使用以下命令瀏覽重寫的文本 前一頁 下一頁 按鈕，方便比較。
  • 透過點擊存取您的改寫的全面歷史記錄 發展歷程 按鈕，允許您重新訪問並從過去的迭代中進行選擇。

文體應用場景

  • 正式風格：適合正式商業信函、報告和學術論文。它強調準確性和專業性，使用正式的語言和結構。
  • 簡潔直接：用於時事通訊、社群媒體更新等，著重有效率、簡潔地傳遞訊息。
  • 休閒風格：非常適合部落格文章、社群媒體貼文和非正式電子郵件。這種風格使用簡單、直接的語言和幽默來創造愉快的閱讀體驗。
  • 商務專業：適合商業提案、電子郵件通訊、市場分析等，強調清晰、專業的溝通。
  • 描述風格：用於描述性文章、旅行日誌和小說。它注重細節和生動的語言，幫助讀者更好地想像和體驗所描述的內容。
  • 說服風格：非常適合行銷內容、觀點文章和演講。這種風格旨在使用強有力的論點和有影響力的語言來說服讀者。
  • 敘事風格：適合故事、敘事文章、個人經驗分享。這種風格著重透過生動的描述和情節發展來講述一個連貫的故事。
  • 技術風格：用於技術文章、使用者手冊和專業報告。這種風格強調精確性和清晰度，使用技術術語和詳細的解釋。
  • 教學風格：用於教程、手冊、常見問題等，提供清晰的逐步指導。
  • 學術風格：適合學術論文、研究報告和學術出版。它強調準確的數據、嚴謹的分析和遵守學術標準。
  • 科幻風格：非常適合科幻小說、未來情境預測等，探索科技進步對社會和個人的影響。
  • 創作風格：用於小說、詩歌和創意寫作。這種風格鼓勵獨特的表達和語言的創新使用，強調個人風格和創造性思考。
  • 歷史回顧：對於歷史文章、傳記等，注重時間的流逝和歷史的深度。
  • 文化分析：適合文化評論、影評、書評等，深入探討文化現像或藝術作品背後的意義。
  • 批判性評論：用於藝術評論、產品評論等，透過分析和評估提供建設性回饋。
  • 散文與評論：非常適合個人部落格、雜誌專欄等，反映作者的個性和見解。
  • 訪談對話：用於採訪筆錄、播客腳本等，透過對話呈現訊息和觀點。
  • 情感豐富：適合個人日記、情感專欄等，強調情感的表達與共鳴。
  • “大眾科學”：非常適合科普文章、部落格等，以易於理解的方式呈現複雜的科學知識。
  • 勵志和勵志：適合勵志文章、演講等，提供正能量，鼓勵人們追求目標。
  • 新聞報道：用於新聞稿、新聞報導等，強調訊息傳遞的客觀性、及時性、準確性。
 

 

 

產生客製化內容以滿足您的需求

探索如何產生完全適合您需求的內容 Kutools 人工智慧助手's 構成 特徵。本部分將引導您建立符合您的特定主題、語氣和風格偏好的自訂內容。我們將示範如何有效地使用此功能來創建符合您目標的內容，非常適合克服作家障礙或增強內容創建工作流程。

  1. 在 Kutools 人工智慧助手 窗格中，選擇 構成 標籤。
  2. 在提供的 提示 文字框，描述您要建立的內容。
    小提示: 盡可能具體地說明主題、語氣、風格以及您想要包含的任何要點。您的描述越詳細，產生的內容就越能滿足您的需求。
  3. 點擊 產生 按鈕讓 Kutools AI Assistant 根據您的詳細說明製作內容。
  4. 點擊 插入 快速插入人工智慧生成的內容 產生 內容 框到文件中的遊標位置。 （在這裡，您可以插入帶有格式或純文字的內容。）或者，選擇 複製 如果您希望手動將內容貼到文件或其他應用程式中的其他位置。
    kutools ai 撰寫內容
提示：
  • 如果預設的主題無法滿足您的需求，您也可以輸入自己想要的主題。然後點擊 產生提示範例 產生提示文字。
  • 您可以隨意編輯提示 提示 框來微調您的請求。
  • 點擊 圖示以從下拉清單中刪除任何不需要的提示類型。
  • 如果初始內容產生與您的期望不符，請按 產生 再次產生新的內容。
  • 利用 前一頁 下一頁 按鈕可順利瀏覽產生內容的各種迭代，促進直接比較。
  • 通過點擊 發展歷程 按鈕，您可以存取內容生成嘗試的詳細日誌，從而可以輕鬆查看並從先前的輸出中進行選擇。

增強成果的策略：

  • 嘗試描述：人工智慧的輸出很大程度上取決於您如何描述您的內容需求。嘗試不同的描述可以幫助您發現將您的需求傳達給人工智慧的最有效方法。
  • 利用重寫功能：如果生成的內容幾乎完美但需要微調，請考慮使用 改寫 功能可以進一步完善它，而無需從頭開始。
 

將句子或整份文件翻譯成任何語言

Kutools AI 提供了強大的翻譯功能，可以快速且準確地將任何內容從單一句子到整個文件翻譯成多種語言。此功能對於需要在全球範圍內協作的用戶特別有用，使跨語言溝通更加順暢。使用Kutools AI，您可以輕鬆克服語言障礙，並實現高效的國際交流。

  1. 在 Kutools 人工智慧助手 窗格中，選擇 專業筆譯 標籤。
  2. 選擇您要翻譯的文檔內容，它會自動填充 要翻譯的內容 盒子。 （或者，您可以將您想要翻譯的任何其他內容複製並貼上到 要翻譯的內容 框。）
  3. 從 T 中選擇您想要翻譯成的語言目標語言 下拉列表;
  4. 點擊 送出 按鈕;
  5. 翻譯完成後，您可以點擊 插入 按鈕將翻譯後的內容放置在遊標位置，或按一下 複製 按鈕將翻譯的內容複製到另一個位置。
    kutools ai 翻譯內容
提示：
  • 利用 前一頁 下一頁 按鈕來瀏覽歷史記錄，從而更輕鬆地查看和管理先前的內容。
  • 通過點擊 發展歷程 按鈕，您可以存取內容翻譯嘗試的詳細日誌，從而可以輕鬆查看並從先前的輸出中進行選擇。

常見問題及其解決方法

本節致力於闡明使用者在使用 Kutools AI Assistant 時可能遇到的常見問題，並提供簡單的解決方案來克服這些問題。

AI助理未顯示在Kutools標籤中

確保您的電腦上正確安裝了 Kutools for Word，並且您使用的是 12.0 或更高版本。如果您使用的版本不正確，請考慮更新以存取 AI Assistant 功能。對於最新版本的 Kutools for Word， 點擊此處下載並安裝.

卡在“正在處理，請稍候…”
  • 網路連線檢查：確保您的裝置已連接至網際網路。 Kutools AI Assistant 需要有效的網路連線才能存取 OpenAI 的服務。
  • AI設定配置：導致此問題的另一個潛在原因可能是 AI 設定配置不當。要解決此問題，請確保您已正確 透過輸入有效的 OpenAI API 金鑰來設定您的 AI 設定.
Kutools AI 助理未如預期般運作
  • 選擇不同的AI模型：重新造訪 AI 設定以確保所選的 AI 模型符合您的需求。不同的模型被設計來產生截然不同的結果。
  • 嘗試輸入：有時，人工智慧在更多上下文或不同結構的輸入下表現更好。嘗試輸入的長度和細節。