使用 Kutools 在 Word 中建立並重複使用常用文字區塊

Kutools for Word 提供強大的自動圖文集功能，讓您在文件中快速重複使用常用內容，提升效率！

無論您經常插入問候語、簽名檔、標準段落、操作說明，還是任何其他重複使用的文字，「自動圖文集」都能讓您一次儲存，日後只需單擊一下即可立即插入。不僅節省寶貴時間，更能確保所有文件內容的一致性。您還可將可重複使用的文字分類整理，在「自動圖文集」窗格中輕鬆管理，甚至將項目匯出至其他裝置使用。

逐步教學：使用 Kutools for Word 建立並重複使用常用文字區塊

1. 開啟「自動圖文集」窗格
2. 建立添加到自動圖文集項目
3. 將已儲存的自動圖文集文字區塊插入文件中
4. 變更現有自動圖文集項目的內容
5. 跨裝置使用自動圖文集項目

開啟「自動圖文集」窗格

1. 開啟包含您欲儲存為自動圖文集之文字區塊的 Word 文件。
2. 切換至「Kutools」選項卡，點擊「自動圖文集」即可開啟自動圖文集窗格。

   

建立一個添加到自動圖文集項目

1. 選取您要儲存的常用文字，然後點擊「自動圖文集」窗格工具列中的「新增至自動圖文集」按鈕。
2. 在彈出的「新增至自動圖文集」對話方塊中，為文字區塊輸入易於日後識別的「名稱」。
3. 選擇現有的「類別」，或建立新群組以整理相似項目。
4. 點擊「新增」，即可將所選內容儲存為自動圖文集項目。

   

將已儲存的自動圖文集文字區塊插入文件中

1. 開啟您要重複使用已儲存文字的文件。
2. 將游標精確置於文字區塊應出現的位置。
3. 在自動圖文集窗格中，展開包含您項目的類別，點選該自動圖文集項目即可輕鬆插入文件中。
   提示：展開項目旁的下拉式功能表，還可選擇以純文字或圖片形式插入。

   

變更現有自動圖文集項目的內容

1. 將自動圖文集項目插入您的文件中。
2. 進行您想要的調整。
3. 選取編輯後的文字，點擊「加入自動圖文集」按鈕，並使用相同名稱儲存以取代現有項目。

跨裝置使用自動圖文集項目

一旦建立「自動圖文集」項目，只要安裝並啟用 Kutools for Word，該項目便可在同一台電腦上的所有 Word 文件中隨時使用，讓您無需重複建立或重新格式化，即可立即重用已儲存的表格。

若您在多台裝置上工作，Kutools 也能讓您輕鬆隨身攜帶「自動圖文集」資料庫。透過內建的「匯出」與「匯入」功能，您可將所有已儲存的「自動圖文集」項目從一台電腦匯出，再無縫匯入至另一台電腦，確保所有裝置上的可重複使用文字區塊及其他「自動圖文集」項目完全同步一致。