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Word 中的修訂標記：啟用、檢視、自訂、移除與隱藏

作者Amanda Li修改日期

影片：Word 中的「修訂標記」功能

開啟修訂標記

在「校閱」索引標籤的「追蹤」群組中，點擊「修訂標記」按鈕即可啟用此功能。

功能區上的「追蹤修訂」按鈕
啟用「追蹤變更」時：
  • 「追蹤修訂」按鈕處於按下狀態。
    深色背景表示已啟用「追蹤修訂」
  • 刪除的內容以刪除線標示，新增的內容則以下劃線顯示，讓所有編輯變動一目了然。每位作者的修改皆以專屬顏色區分，清晰呈現不同貢獻者的變更。
    對原始文字所做的變更

附註：

  • 若要以密碼防止他人關閉「追蹤修訂」功能，請前往「審閱」>「追蹤修訂」>「鎖定追蹤」。
  • 根據您的標記設定，所顯示的追蹤變更可能與上方所示有所不同。若要自訂顏色或樣式，請點擊「追蹤」群組右下角的選項啟動器選項啟動器圖示，再點擊「高級選項」立即調整！

關閉修訂標記

開啟修訂標記後，請前往「校閱」索引標籤中的「追蹤」群組，點擊已亮顯的「修訂標記」按鈕即可關閉此功能。

功能區上的「追蹤修訂」按鈕
停用「追蹤變更」時：
  • 「追蹤修訂」按鈕不再顯示為已按下狀態。
    深色背景表示已啟用「追蹤修訂」
  • 此後對文件進行的任何編輯將不會被追蹤。
  • 先前追蹤的變更將保留在文件中，直到您接受或拒絕為止。

新增註解以強化文件檢閱

新增註解不僅能提供說明、提出問題、建議替代方案或標示問題，更能有效促進文件檢閱流程中的協作與回饋。

  1. 選取您想新增註解的文字。
  2. 在「校閱」索引標籤的「註解」群組中，點選「新增註解」。
  3. 在輸入框中輸入您的註解。
  4. 點擊「傳送」按鈕，或按下 Ctrl + Enter。
    在 Word 中新增註解

以清單檢視方式查看所有變更

以清單方式檢視所有變更，全面掌握文件中的編輯內容。

  1. 在「校閱」索引標籤上，點擊「審閱窗格」按鈕旁的下拉箭頭。
  2. 選取「垂直審閱窗格」或「水平審閱窗格」，即可一覽文件中所有變更的詳細清單。
    開啟審閱窗格
在「修訂窗格」中，您可以：
  • 以清單格式檢視所有追蹤的變更，包括插入、刪除、格式調整與註解。
  • 點擊「修訂窗格」中的任一變更，即可立即跳轉至文件中對應的編輯位置。
  • 點擊「修訂窗格」中的編輯項目，即可直接在文件中修改，所有變更將自動同步至追蹤記錄。
  • 在追蹤的變更上按一下滑鼠右鍵，即可輕鬆選擇接受或拒絕。
  • 在註解上按一下滑鼠右鍵，即可回覆、刪除或解決該註解。

附註：「修訂窗格」主要用於檢視與瀏覽變更，而非直接編輯。若要編輯文件（例如刪除文字或註解），請直接在文件中進行修改，所有變更將自動同步至「修訂窗格」！

控制修訂標記的追蹤與顯示方式

無論您是與多位協作者共同處理文件、編輯草稿，還是審閱他人所做的變更，掌握如何控制並自訂變更的追蹤與顯示方式都至關重要。

選擇要追蹤誰的變更

與多位作者共同編輯文件時，您可以選擇是否追蹤所有人的變更，或僅追蹤自己的修改。操作方式如下：

  1. 在「校閱」索引標籤的「追蹤」群組中，點選「修訂標記」下拉箭頭。
    「追蹤修訂」下拉箭頭
  2. 從下拉式選單中選取：
    • 所有人：追蹤所有作者所做的變更。
    • 僅自己：只追蹤您自己的變更。
      「所有使用者」和「僅限我的」選項

附註：若要使用密碼防止他人關閉修訂標記功能，請前往「校閱」＞「修訂標記」＞「鎖定追蹤」。

調整修訂標記的顯示方式

若文件中包含大量修訂標記，可能會干擾閱讀體驗。本節將引導您調整這些標記在文件中的可見度與顯示方式。

在「校閱」索引標籤的「追蹤」群組中，按一下「顯示供審閱」下拉式選單，並選取您偏好的選項：

  • 簡易標記：以接受所有變更後的樣貌顯示文件，並在左側以豎線標示出變更位置。
  • 全部標記：顯示文件中所有追蹤的變更，包括插入、刪除與格式調整。
  • 無標記：以接受所有變更後的樣貌顯示文件。
  • 原始內容：呈現文件最初的狀態，也就是尚未進行任何變更前的樣貌。

選擇修訂標記的版面配置（內嵌或於右邊中顯示）

選擇修訂標記的版面配置，將大幅影響您與他人審閱文件的方式：您可以選擇將變更直接內嵌於文字中，或以氣球形式顯示在右側。

在「校閱」索引標籤的「追蹤」群組中，按一下「顯示標記」>「氣球」，然後選擇下列其中一個選項：

  • 在氣球中顯示修訂：
    • 刪除內容與格式變更的詳細資訊將以氣球提示顯示於右側。
    • 格式變更將立即反映在文件文字中。
    • 插入的內容將以內嵌方式直接顯示於文字中。
版面配置：在氣球中顯示修訂
  • 全部修訂以內嵌方式顯示：
    • 插入、刪除與格式變更將直接呈現在文字中。
版面配置：以內嵌方式顯示所有修訂
  • 僅在氣球中顯示格式變更：
    • 僅格式變更的詳細資訊會以氣球提示顯示於右側。
    • 格式變更將立即反映在文件文字中。
    • 插入與刪除的內容將直接呈現在文字中。
版面配置：僅在氣球中顯示格式設定

附註：若要在氣球中查看修訂標記，請務必切換至「列印版面配置」或「網頁版面配置」檢視模式。

選擇要顯示的變更類型

篩選顯示的變更類型，可協助您專注於特定修改（例如文字編輯或格式變更），讓審閱流程更易掌控：

  1. 在「校閱」索引標籤的「追蹤」群組中，點選「顯示標記」，即可看到目前可見的變更類型旁已標示勾選記號。
  2. 點選任一類型以取消勾選，即可隱藏該類變更。
    顯示標記選項

附註：隱藏的標記在每次關閉並重新開啟文件時，都會自動重新顯示。

選擇要顯示誰的變更

若您的文件經過多人審閱，查看特定人員所做的變更，能更清楚掌握他們的貢獻。

  1. 在「校閱」索引標籤的「追蹤」群組中，依序點選「顯示標記」>「特定人員」>「所有審閱者」，即可取消選取所有審閱者。
    選擇所有審閱者
  2. 再次點選「顯示標記」>「特定人員」，然後選取您只想顯示其變更的審閱者。
    僅選取特定人員以顯示其標記

附註：若您的文件僅有兩位審閱者，只需取消勾選另一位審閱者的姓名，即可隱藏其編輯內容，讓您專注於特定審閱者的變更。

移除修訂標記：接受或拒絕

本節將示範如何逐一或批量接受或拒絕變更，徹底清除文件中的修訂痕跡。

逐一接受或拒絕修訂標記

當您需要在決策前仔細審查每一項變更時，此方法最為合適——它能徹底檢視每項修改，確保其準確無誤且恰如其分。

  1. 選取文件中的特定編輯內容。
  2. 在「校閱」索引標籤的「變更」群組中，按一下下列其中一個按鈕：
    • 接受：保留此變更，並移至下一個編輯項目。
    • 拒絕：捨棄此變更，並移至下一個編輯項目。
      「接受」和「拒絕」按鈕

附註：

  • 由於 Word 在您點擊「接受」或「拒絕」後會自動跳至下一個編輯項目，請持續點擊適當按鈕，直到所有變更處理完畢為止。
  • 若您只想移除某個編輯項目而不移至下一個，請在該項目上按一下滑鼠右鍵，並從快顯功能表中選擇「接受」或「拒絕」。
    「接受」和「拒絕」選項

一次接受或拒絕所有修訂標記

當您準備定稿文件時，可一次性接受或拒絕所有追蹤變更。此方法特別適合編輯內容繁多、無需逐一審查的文件，大幅提升處理效率。

  1. 在「校閱」索引標籤的「變更」群組中，按一下下列其中一個下拉箭頭：
    「接受」和「拒絕」下拉按鈕
  2. 在下拉式選單中，選取「接受所有變更」或「拒絕所有變更」。（下圖顯示點選「接受」下拉箭頭後所出現的選單。）
    「接受所有變更」選項

附註：若您在移除所有修訂標記後，想停用「修訂標記」功能，請選取「接受所有變更並停止追蹤」或「拒絕所有變更並停止追蹤」。

列印時隱藏修訂標記與註解

有時您需要列印不含修訂痕跡與註解的文件，確保列印結果簡潔專業，不受審閱標記干擾。

  1. 在文件中，前往「檔案」>「列印」。
  2. 在「設定」下方，點選「列印所有頁面」下拉式選單。
  3. 在「文檔資訊」下方，取消勾選「列印標記」。
    列印設定

附註：如此一來，您即可列印不含修訂標記與註解的乾淨版本文件。只要尚未接受或拒絕這些變更，修訂標記就會持續保留在文件中。

以上即為追蹤變更在 Microsoft Word 中的所有相關內容。希望本教學對您有所幫助！若您想探索更多 Word 實用技巧，請立即點此處，輕鬆掌握豐富的教學資源！