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Word 中的追蹤修訂：啟用、查看、自定義、移除和隱藏

Author: Amanda Li Last Modified: 2025-05-13

視頻：Word 中的追蹤修訂

開啟追蹤修訂

在「審閱」選項卡的「追蹤」組中，點擊「追蹤修訂」按鈕以啟用該功能。

Track Changes button on the ribbon
當追蹤修訂啟用後：
  • 「追蹤修訂」按鈕會呈現按下狀態。
    Dark background color indicates that Track Changes is enabled
  • 刪除的部分會以刪除線顯示，新增的部分則以下劃線標記，使編輯清晰可見。不同作者的更改會以不同顏色顯示。
    Changes made to the original text

注意：

  • 若要使用密碼防止他人關閉追蹤修訂，請前往「審閱」>「追蹤修訂」>「鎖定追蹤」。
  • 根據您的標記設置，追蹤的更改可能與上述顯示有所不同。若要自定義顏色或樣式，請點擊選項啟動器 Options launcher icon 位於「追蹤」組右下角，然後點擊「高級選項」。

關閉追蹤修訂

在追蹤修訂已啟用的情況下，進入「審閱」選項卡，在「追蹤」組中，點擊突出顯示的「追蹤修訂」按鈕以關閉該功能。

Track Changes button on the ribbon
當追蹤修訂被禁用時：
  • 「追蹤修訂」按鈕不再呈現按下狀態。
    Dark background color indicates that Track Changes is enabled
  • 文檔中的任何未來編輯都不會被追蹤。
  • 之前的追蹤更改仍保留在文檔中，直到它們被接受或拒絕。

新增批註以增強文檔審閱

添加批註可以提供解釋、提出問題、建議替代方案、突出顯示問題，並促進文檔審閱過程中的協作反饋。

  1. 選擇您要添加批註的文字。
  2. 在「審閱」選項卡的「批註」組中，點擊「新建批註」。
  3. 在輸入框中輸入您的批註。
  4. 點擊「發送」按鈕，或按 Ctrl + Enter。
    Add comments in Word

以列表形式查看所有更改

以列表形式查看所有更改可以全面概覽文檔中的編輯情況。

  1. 在「審閱」選項卡中，點擊「審閱窗格」按鈕旁的下拉箭頭。
  2. 選擇「垂直審閱窗格」或「水平審閱窗格」以詳細列出文檔中的所有更改。
    Open Reviewing Pane
在「修訂窗格」中，您可以：
  • 以列表格式查看所有追蹤的更改，包括插入、刪除、格式更改和批註。
  • 點擊「修訂窗格」中的任何更改，跳轉到文檔中的特定編輯位置。
  • 點擊「修訂窗格」中的編輯，直接在文檔中進行修改，這些修改將自動反映在追蹤的更改中。
  • 右鍵點擊追蹤的更改以接受或拒絕它。
  • 右鍵點擊批註以回覆、刪除或解決它。

注意：「修訂窗格」旨在用於查看和導航更改，而非進行編輯。若要編輯文檔，例如刪除文字或批註，請直接在文檔中進行修改。這些修改將隨後反映在「修訂窗格」中。

控制更改的追蹤和顯示方式

無論您是在與多個協作者一起處理文檔、編輯草稿還是審閱他人所做的更改，了解如何控制和自定義更改的追蹤和顯示方式至關重要。

選擇要追蹤誰的更改

當與多位作者共同撰寫文檔時，您可能希望指定是否追蹤所有人的更改或僅追蹤自己的修改。以下是操作方法：

  1. 在「審閱」選項卡的「追蹤」組中，點擊「追蹤修訂」下拉箭頭。
    The Track Changes dropdown arrow
  2. 從下拉菜單中選擇：
    • 對於所有人來追蹤所有作者所做的更改。
    • 僅自己來追蹤您自己的更改。
      The For Everyone and Just Mine options

注意：若要使用密碼防止他人關閉追蹤修訂，請前往「審閱」>「追蹤修訂」>「鎖定追蹤」。

調整追蹤更改的顯示方式

如果您有大量追蹤的更改，當試圖閱讀文檔時，它們可能會分散注意力。本節將指導您如何調整文檔中追蹤更改的可見性和呈現方式。

在「審閱」選項卡的「追蹤」組中，點擊「顯示以供審閱」下拉菜單，並選擇您偏好的選項：

  • 簡單標記：顯示文檔如同所有更改已被接受，左邊距中的豎線指示更改的位置。
  • 所有標記：顯示文檔中的所有追蹤更改，包括插入、刪除和格式更改。
  • 無標記：顯示文檔如同所有更改已被接受。
  • 原始：顯示文檔在任何更改之前的原始狀態。

選擇追蹤更改的佈局（內嵌或右側邊距）

決定追蹤更改的佈局可以顯著影響您和他人審閱文檔的方式。您可以選擇在文本內顯示更改或在右側邊距的氣球中顯示。

在「審閱」選項卡的「追蹤」組中，點擊「顯示標記」>「氣球」，並選擇以下選項之一：

  • 在氣球中顯示修訂：
    • 刪除和格式更改的詳細信息將出現在右側邊距的氣球中。
    • 格式更改將直接在文檔文本中可見。
    • 插入將內嵌於文本中顯示。
  • 所有修訂內嵌顯示：
    • 插入、刪除和格式更改將直接在文本中顯示。
  • 僅在氣球中顯示格式：
    • 只有格式更改的詳細信息將在右側邊距的氣球中顯示。
    • 格式更改將直接在文檔文本中可見。
    • 插入和刪除將直接在文本中顯示。

注意：若要在氣球中查看追蹤的更改，請確保您處於「打印佈局」視圖或「網頁佈局」視圖中。

選擇要顯示的更改類型

過濾顯示的更改類型可以幫助您專注於特定的修改，例如文字編輯或格式更改，使審閱過程更易管理：

  1. 在「審閱」選項卡的「追蹤」組中，點擊「顯示標記」。您會看到當前可見的更改類型旁邊的勾選標記。
  2. 點擊任何類型以清除其勾選標記並隱藏這些更改。
    Show Markup options

注意：每次關閉並重新打開文檔時，隱藏的標記將自動重新出現。

選擇要顯示誰的更改

如果您的文檔已經由多人審閱，查看特定個人所做的更改可能有助於更好地理解他們的貢獻。

  1. 在「審閱」選項卡的「追蹤」組中，點擊「顯示標記」>「特定人員」>「所有審閱者」以取消選擇所有審閱者。
    Choose All Reviewers
  2. 再次點擊「顯示標記」>「特定人員」，並選擇您只想顯示其更改的審閱者。
    Select specific people to show their markups only

注意：如果您的文檔只有兩位審閱者，只需選擇另一位審閱者以取消勾選其名稱，隱藏其編輯，讓您專注於特定的審閱者。

移除追蹤的更改：接受或拒絕

本節將向您展示如何逐個或批量接受或拒絕更改，以移除文檔中的追蹤更改。

逐個接受或拒絕追蹤的更改

此方法最適合在做出決定之前需要仔細審查每個更改的情況。它允許對每個修改進行徹底檢查，以確保準確性和適當性。

  1. 在文檔中選擇一個編輯。
  2. 在「審閱」選項卡的「更改」組中，點擊以下按鈕之一：
    • 接受：保留此更改並繼續到下一個編輯。
    • 拒絕：捨棄此更改並繼續到下一個編輯。
      The Accept and Reject buttons

注意：

  • 由於 Word 在您點擊「接受」或「拒絕」後會自動跳到下一個編輯，請繼續點擊適當的按鈕，直到處理完所有更改。
  • 如果您只需要移除一個編輯而不跳到下一個，請右鍵點擊該編輯並從上下文菜單中選擇「接受」或「拒絕」。
    The Accept and Reject options

一次性接受或拒絕所有追蹤的更改

如果您準備最終確定文檔，可以一次性接受或拒絕所有追蹤的更改。此方法對於包含大量編輯且不需要逐個審查的文檔非常高效。

  1. 在「審閱」選項卡的「更改」組中，點擊以下下拉箭頭之一：
    The Accept and Reject dropdown buttons
  2. 在下拉菜單中，選擇「接受所有更改」或「拒絕所有更改」。（下圖顯示了當您點擊「接受」下拉箭頭時出現的下拉菜單。）
    The Accept All Changes option

注意：如果在移除所有追蹤更改後需要禁用「追蹤修訂」，請選擇「接受所有更改並停止追蹤」或「拒絕所有更改並停止追蹤」。

列印時隱藏追蹤的更改和批註

有時您需要列印文檔而不顯示追蹤的更改和批註。此方法確保您的列印文檔看起來乾淨專業，沒有審閱標記。

  1. 在文檔中，前往「文件」>「列印」。
  2. 在「設置」下，點擊「列印所有頁面」下拉菜單。
  3. 在「文檔信息」下，選擇「列印標記」以取消勾選它。
    The Print settings

注意：這樣做，您可以列印一份乾淨版本的文檔，不顯示追蹤的更改和批註。並且除非您接受或拒絕它們，否則追蹤的更改將保留在您的文檔中。

以上是與 Microsoft Word 中的追蹤修訂相關的所有內容。我希望您覺得本教程有所幫助。如果您想探索更多 Word 技巧和竅門，請點擊這裡訪問我們廣泛的教程集合。

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