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一次透過特定文字、主辦人、類別、主旨等條件搜尋行事曆

作者Xiaoyang修改日期

如果您的行事曆中包含數百甚至數千場會議與預約,該如何根據一或多項條件快速找出特定項目?一般情況下,您可以使用 Outlook 的搜尋功能進行查找,但此功能無法儲存搜尋條件以供日後重複使用。

接下來,我將為您介紹一項強大功能:高級搜尋,這是 Kutools for Outlook 的核心利器!透過此工具,您能快速搜尋並精準篩選電子郵件、任務、聯絡人,以及約會與會議,還可儲存搜尋條件,隨時一鍵重複使用,大幅提升工作效率!

依特定文字、主辦人、類別或主旨分別或同時搜尋行事曆

儲存常用搜尋條件,日後重複使用


依特定文字、主辦人、類別或主旨分別或同時搜尋行事曆

透過這項高級搜尋功能,您可依特定文字、主旨、主辦人、類別等條件,快速搜尋並精準篩選所需的約會與會議!

安裝 Kutools for Outlook 後,請依照下列步驟操作:

1. 啟動 Outlook,然後點擊 KUTOOLS PLUS > 高級搜尋,如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 1

2. 在高級搜尋窗格中,從約會與會議下拉清單中選擇搜尋項目選項,並依需求設定搜索範圍,如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 2Outlook 搜尋行事曆畫面 3

3. 接著,在條件區塊中,您可以點擊更多條件按鈕或新增按鈕畫面圖示,設定要搜尋的條件;同時,也能依需求刪除未使用的條件,如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 4

4. 接著,請依照下方截圖所示,在條件區塊中設定您所需的搜尋條件:

Outlook 搜尋行事曆畫面 5

5. 點擊立即搜尋按鈕後,所有符合條件的項目將立即被搜尋並篩選出來,如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 6

注意:您也可以僅根據單一條件,在行事曆中快速搜尋預約與會議!


儲存常用搜尋條件,日後重複使用

設定條件後,日後若需再次使用,可將該條件組合儲存為一個情境(scenario)。

1. 在高級搜尋窗格中設定條件後,請點擊全部儲存按鈕畫面全部儲存按鈕畫面按鈕,立即儲存目前的情境,如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 7

2. 接著,在彈出的 Kutools for Outlook 對話方塊中,輸入您所需的方案名稱,如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 8

3. 點擊確定按鈕後,情境即已儲存,日後即可重複使用。

注意事項:

1. 儲存情境後,您可以點擊資料夾按鈕畫面按鈕,立即開啟所需使用的情境。如截圖所示:

Outlook 搜尋行事曆畫面 9

2. 新增情境按鈕畫面按鈕:點擊此按鈕,立即建立全新空白方案!

3. 進階搜尋按鈕畫面按鈕:點擊此按鈕即可開啟進階尋找 – 方案管理對話方塊。在此對話方塊中,所有情境皆已儲存,您可依需求輕鬆進行重新命名、刪除或開啟等操作……

Outlook 搜尋行事曆畫面 10

4. 清除搜尋按鈕畫面按鈕:點擊此按鈕即可取消搜尋結果。

5. 當您變更搜尋條件後,切換搜尋項目或關閉高級搜尋窗格時,系統將彈出提醒對話方塊,詢問您是否要儲存此情境。

Outlook 搜尋行事曆畫面 11


示範:一次透過特定文字、主辦人、類別、主旨等條件搜尋行事曆

 

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