使用AI在Outlook中總結多封郵件並生成報告
如果您的日常工作經常涉及交換記錄工作內容的郵件，那麼在特定時間段內總結這些郵件就顯得尤為重要。手動打開每封郵件並將信息整合到報告中既耗時又容易出錯。為了解決這一需求，Kutools for Outlook 推出了AI 工作總結功能。此工具通過AI 技術幫助您快速總結多封郵件，並直接在Outlook 中生成詳細的報告，讓這項任務更加高效和準確。
AI 工作總結功能亮點：
- 利用先進的AI技術快速總結多封郵件的內容。
- 根據需要選擇不同的郵件總結時間段，例如今天、昨天、本週、本月，或自定義時間範圍。
- 提供三種總結樣式：精確型、簡約型和重點突出型，還允許您進行用戶自定義需求。
- 總結報告可翻譯成40種語言。
- 支持同時生成多個總結，您可以編輯當前總結以生成更符合需求的新版本。
- 生成的總結可以複製、導出為文本或PDF文件，或直接用作新郵件的正文。
這些功能使郵件總結過程更加高效和靈活。
AI 工作總結功能的使用方法
讓我們進一步了解如何有效使用AI 工作總結功能。
步驟 1. 啟用Outlook。
步驟 2. 點擊 Kutools AI 選項卡並選擇工作總結功能。
步驟 3. 在工作總結窗口的第1步中：
首先，選擇所需的郵件總結時間段。有兩種方式指定時間段：
從下拉菜單中快速選擇一個時間段。
根據需要自定義時間段。
注意：您需要先從下拉菜單中選擇「自定義」以啟用自定義日期選項。
接下來，勾選您希望生成總結的資料夾。
點擊下一步進入工作總結窗口的第2步。
步驟 4. 在工作總結窗口的第2步中：
首先，選擇要總結的郵件。
然後，選擇總結樣式和語言。
步驟 5. 開始總結
點擊 開始總結 按鈕 
，AI 將對列出的郵件進行總結。
如果您對當前總結不滿意，可以點擊 再次總結按鈕以獲得修訂版本。
或者，您可以通過添加或刪除內容來編輯第一版總結，然後點擊再次總結以根據您的更改生成改進版本。您可以繼續調整，直到達到理想的總結效果。
步驟 6. 使用總結
點擊 複製 按鈕
將總結複製到剪貼板，然後粘貼到任何您想要的地方。點擊導出並指定將當前總結導出到資料夾作為文本文件或PDF文件。
點擊 新建郵件 按鈕
，將打開一個新的郵件窗口，總結內容會自動填充到正文中。您只需編輯發件人、收件人和主題，然後點擊 發送 即可發送總結郵件。
將總結複製到剪貼板，然後粘貼到任何您想要的地方。
，將打開一個新的郵件窗口，總結內容會自動填充到正文中。您只需編輯發件人、收件人和主題，然後點擊 發送 即可發送總結郵件。
點擊返回按鈕以重置上一步中的選項。
如果是首次使用AI 功能，則需要先配置AI 設置才能應用工作總結功能。
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