使用AI在Outlook中總結多封郵件並生成報告

如果您的日常工作經常涉及交換記錄工作的電子郵件，那麼在特定時間段內總結這些郵件就顯得尤為重要。手動打開每封郵件並將信息合併成報告既耗時又容易出錯。為了滿足這一需求，Kutools for Outlook推出了AI工作總結功能。該工具利用AI技術快速總結多封郵件，並直接在Outlook中生成詳細報告，從而使工作更加高效和準確。

AI工作總結功能的亮點：

• 利用先進的AI技術快速總結多封郵件的內容。
• 根據需要選擇不同的郵件總結時間段，例如今天、昨天、本週、本月或自定義時間範圍。
• 提供三種總結樣式：精確型、簡潔型和重點突出型，還允許您自定義需求。
• 總結報告可以翻譯成40種語言。
• 支持同時生成多個總結，您可以編輯當前的總結以生成一個更符合您需求的新版本。
• 生成的總結可以複製、導出為文本或PDF文件，或者直接用作新郵件的正文。

這些功能使郵件總結過程更加高效和靈活。

AI工作總結功能的使用方法

讓我們更詳細地了解如何有效使用AI工作總結功能。

步驟 1. 啟動Outlook。

步驟 2. 點擊 Kutools AI 選項卡並選擇 AI 工作總結 功能。

步驟 3. 在工作總結窗口的第一步中：

1. 首先，選擇所需的郵件總結時間段。有兩種方式指定時間段：

   從下拉菜單中快速選擇一個時間段。

   

   根據需要自定義時間段。

   注意：您需要先從下拉菜單中選擇“自定義”，才能啟用自定義日期選項。

   

2. 接下來，勾選您希望生成總結的文件夾。

   

點擊下一步進入工作總結窗口的第二步。

步驟 4. 在工作總結窗口的第二步中：

1. 首先，選擇您要總結的郵件。

2. 然後，選擇總結樣式和語言。

   

步驟 5. 開始總結

點擊 開始總結 按鈕 ，AI將總結列出的郵件。

如果您對當前總結不滿意，可以點擊 再次總結 按鈕獲取修訂版。

或者，您可以通過添加或刪除內容來編輯第一個總結，然後點擊 再次總結 以根據您的更改生成改進版本。您可以繼續調整直到獲得理想的總結。

步驟 6. 使用總結

• 點擊 複製 按鈕  將總結複製到剪貼板，然後粘貼到您想要的任何地方。

• 點擊 導出 並指定將當前總結導出到文件夾作為文本文件或PDF文件。

  

• 點擊 新建郵件 按鈕  ，將打開一個新的郵件窗口，總結會自動填充到正文中。您只需編輯發件人、收件人和主題，然後點擊 發送 即可發送總結郵件。

  

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