利用超級收件人增強 Outlook 聯絡人管理

管理電子郵件收件人可能是一項繁瑣的任務，特別是在跨多個帳戶工作或處理龐大的聯絡人列表時。Kutools for Outlook 推出了超級收件人功能，徹底改變您管理電子郵件收件人的方式，提供超越 Outlook 原生功能的增強能力。憑藉跨帳戶聯絡人訪問、高級搜索、輕鬆排序和篩選、可自定義的顯示選項以及直觀的視覺指示器，超級收件人確保您的電子郵件通信無縫且高效。本指南將探討為什麼超級收件人是一個不可或缺的工具，如何啟用它，以及如何充分利用其強大的功能。

為什麼選擇超級收件人

有效管理收件人對於提高生產力至關重要，特別是在處理多個帳戶或大型聯絡人列表時。Outlook 的內置工具在這些情況下可能不夠用，但超級收件人通過更大的控制和便利性增強了收件人管理。以下是該功能的主要優勢：

? 無縫的多帳戶聯絡人管理
超級收件人能夠無縫訪問 Outlook 中所有電子郵件帳戶的聯絡人，讓您可以同時查看所有帳戶的聯絡人，或者專注於特定帳戶。這種靈活性消除了在帳戶之間切換的麻煩，並確保您始終能快速找到合適的聯絡人。

? 高級快速搜索和篩選功能
使用超級收件人，您可以通過多個字段（包括姓名、郵件地址、公司或電話號碼）輕鬆搜索龐大的聯絡人列表。高級搜索和篩選功能使您能夠快速定位所需的確切聯絡人，即使在管理大型且複雜的聯絡人數據庫時也是如此。通過精煉結果，此功能有助於在向特定個人或群組發送郵件時節省寶貴時間。

↕️ 多樣且靈活的排序選項
超級收件人提供了多種排序選項，幫助您更有效地組織聯絡人。您可以根據各種字段（如姓名、郵箱地址域名、公司或自定義標準）進行升序、降序甚至隨機排序。這種靈活的排序方式確保您可以按照最適合自己工作流程的方式快速瀏覽聯絡人，從而更容易管理大型聯絡人列表而不會感到不知所措。

⚙️ 可自定義的聯絡人顯示以實現最大效率
超級收件人讓您完全掌控聯絡人信息的顯示方式。在超級收件人窗口的左側窗格中，您可以自定義哪些字段（如姓名、稱謂、公司或郵件地址）是可見的，幫助您專注於當前任務最相關的細節。這種個性化的視圖減少混亂並提升生產力，只顯示您需要的數據。在右側窗格中，所有選中聯絡人的非空字段（包括姓名、稱謂、公司、電話號碼和郵件地址）都會顯示出來。

✅ 使用視覺標記實現無誤的收件人處理
超級收件人的一個突出特點是其使用顏色編碼的視覺標記，當您將聯絡人添加到“收件人”、“抄送”或“密件抄送”字段時，這些標記會自動應用。這些標記幫助您立即看到哪些收件人已經被添加，防止重複條目，並確保您的收件人列表準確且井然有序。

⏱️ 流暢的界面以實現節省時間的效率
超級收件人直觀且易於導航的界面減少了管理收件人的時間，讓您可以更多地專注於撰寫郵件，而不是處理添加聯絡人的後勤工作。憑藉其簡化的設計，此功能提高了生產力並簡化了電子郵件收件人管理。

如何在 Kutools for Outlook 中啟用超級收件人功能

每次發送電子郵件時使用超級收件人：

步驟 1. 點擊“Kutools”選項卡。點擊“超級收件人”旁邊的箭頭。

步驟 2. 選擇“超級收件人”。

首次使用超級收件人時，會出現歡迎窗口

• 點擊“是”以啟用（這將取代 Outlook 的默認收件人窗口）。
• 點擊“否”繼續使用 Outlook 的默認窗口。
• 勾選“下次不再顯示此窗口”以跳過未來的歡迎消息。

僅針對當前電子郵件使用超級收件人：

步驟 1. 點擊“Kutools”選項卡。點擊“超級收件人”旁邊的箭頭。

步驟 2. 選擇“立即使用超級收件人發送一封Email”。

如何使用超級收件人功能

步驟 1: 選擇“Kutools” > “超級收件人”以啟動此功能。

步驟 2: 在“首頁”選項卡下點擊“新建郵件”開始撰寫新郵件。

步驟 3: 在郵件編輯窗口中，點擊“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按鈕以打開超級收件人窗口。

步驟 4: 在超級收件人窗口中添加收件人

1. 從“通訊簿”下拉列表中選擇要添加收件人的聯繫人文件夾。
2. 雙擊一個聯繫人，該聯繫人將被添加到“收件人”、“抄送”或“密件抄送”字段中。如果您想將聯繫人添加到其他字段，例如“抄送”字段，請將光標放在“抄送”字段上，然後在超級收件人窗口中雙擊一個聯繫人。該聯繫人將自動添加到“抄送”字段中。添加的聯繫人旁邊會出現顯著的視覺標記（顏色指示器），幫助您避免意外或重複選擇。
3. 選擇一個聯繫人，然後點擊“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按鈕將收件人添加到相應字段中。添加的聯繫人旁邊會出現顯著的視覺標記（顏色指示器），幫助您避免意外或重複選擇。
4. 點擊“確定”。

高級用法

• 要快速找到所需的聯繫人，請在“搜索”文本框中輸入關鍵字。它支持在所有聯繫人字段中進行搜索，匹配的聯繫人將以黃色高亮顯示。

  

• 要對聯繫人進行排序或篩選，請點擊您希望排序或篩選的列頂部的篩選按鈕。您可以按姓名、郵件地址、郵箱地址域名、公司和其他字段進行升序、降序或隨機排序。

  您還可以篩選顯示的列。如果您想根據特定條件篩選聯繫人，例如篩選名字包含“m”的聯繫人，點擊篩選按鈕以顯示篩選菜單，然後在“搜索”框中輸入“m”。篩選結果將顯示在篩選菜單中，點擊“確定”。只有名字包含“m”的聯繫人才會顯示。

  

  或者，您可以在字段中直接篩選聯繫人，通過在篩選菜單中勾選您想要的項目，然後點擊“確定”。

  

• 如果您想從聯繫人群組中添加特定聯繫人，

  1. 點擊聯繫人群組
  2. 進入右側部分的詳細信息列表，雙擊將特定成員的郵件地址添加到所需字段中。

  

禁用超級收件人功能

步驟 1. 點擊“Kutools”選項卡。點擊“超級收件人”旁邊的箭頭。

步驟 2. 選擇“超級收件人”。

步驟 3. 當確認對話框出現時，點擊“確定”以禁用該功能。

這將恢復到 Outlook 的默認收件人選擇窗口。

Demo: Comprehensive Guide to Smart Recipients Feature